Verkooporders synchroniseren en uitvoeren
In dit artikel worden de benodigde instellingen en stappen beschreven die u moet uitvoeren om verkooporders te synchroniseren en af te handelen met Shopify in Business Central.
De import van orders instellen op de Shopify-winkelkaart
Voer een Valutacode in als uw online winkel een andere valuta gebruikt dan de lokale valuta (LV). Voor de opgegeven valuta moeten wisselkoersen zijn geconfigureerd. Als uw online winkel dezelfde valuta gebruikt als Business Central, laat u het veld leeg.
U kunt winkelvaluta zien in de Winkelgegevens-instellingen in uw Shopify-beheer. Shopify kan worden geconfigureerd om verschillende valuta's te accepteren. In Business Central geïmporteerde bestellingen gebruiken echter de winkelvaluta.
Een normale Shopify-order kan kosten bevatten naast het subtotaal, zoals verzendkosten of, indien ingeschakeld, fooien. Deze bedragen worden direct geboekt op de grootboekrekening die u wilt gebruiken voor specifieke transactiesoorten:
- Rekening voor verzendkosten: u kunt verschillende soorten verzendkosten kiezen, zoals grootboekrekening, artikel of artikelkosten, en de expediteur en expediteurservice opgeven op de pagina Verzendingskosten . Ga naar Toewijzing van verzendwijzen voor meer informatie.
- Rekening voor verkochte geschenkbonnen: zie voor meer informatie Geschenkbon
- Fooienrekening
Schakel Automatisch orders maken in om automatisch verkoopdocumenten te maken in Business Central zodra de Shopify-order is geïmporteerd.
Als u automatisch een verkoopdocument wilt vrijgeven, schakelt u de schakelaar Verkooporder automatisch vrijgeven in.
Als u geen automatische verzendbevestigingen naar klanten wilt sturen, schakelt u de schakelaar Verzendbevestiging verzenden uit. U kunt de schakelaar bijvoorbeeld uitschakelen als u digitale goederen verkoopt of een ander meldingsmechanisme wilt gebruiken.
Als u het veld Shopify-order-nr. op documentregel selecteert, voegt Business Central verkoopregels in van het type Opmerking, met het Shopify-ordernummer.
Notitie
Het verkoopdocument in Business Central is gekoppeld aan de Shopify-order en u kunt het veld Shopify-ordernummer toevoegen aan de lijst- of kaartpagina's voor verkooporders, facturen en verzendingen. Ga voor meer informatie over het toevoegen van een veld naar Een pagina personaliseren via de modus Personaliseren.
In het veld Prioriteit van belastinggebied kunt u de prioriteit definiëren voor het selecteren van de btw-gebiedscode voor adressen in orders. De Shopify-order die u importeert, bevat informatie over belastingen. Belastingen worden opnieuw berekend wanneer u verkoopdocumenten maakt, dus het is belangrijk dat de btw- of belastinginstellingen correct zijn in Business Central. Voor meer informatie over belastingen zie Belastingen instellen voor de Shopify-verbinding.
Opgeven hoe u retouren en terugbetalingen verwerkt:
- Leeg geeft aan dat u geen retouren en terugbetalingen importeert en verwerkt.
- Alleen importeren geeft aan dat u informatie importeert, maar dat u handmatig de bijbehorende creditnota maakt.
- Creditnota automatisch maken geeft aan dat u informatie importeert en dat Business Central automatisch de creditnota's maakt. Voor deze optie moet u de schakelaar Automatisch verkooporder maken inschakelen.
Retouren en terugbetalingen instellen
Geef een vestiging op voor retouren en grootboekrekeningen voor terugbetalingen voor goederen en andere terugbetalingen.
Voor terugbetalingen en retourzendingen kunt u de oorspronkelijke retourlocatie van Shopify gebruiken. De locatie zorgt ervoor dat locaties op creditnota's correct zijn. Hierdoor worden handmatige aanpassingen beperkt en wordt het retourproces gestroomlijnd.
Om de functie in te schakelen kiest u op de pagina Shopify-winkelkaart in het veld Prioriteit van retourlocatie de optie Oorspronkelijk > Standaardlocatie.
Het veld Prioriteit van retourlocatie biedt de volgende opties:
Standaardretourlocatie: dit is de standaardoptie. Bij het maken van verkoopcreditnota's wordt de waarde uit het veld Standaardretourlocatie gebruikt.
Oorspronkelijk > Standaardlocatie: selecteer deze optie als u wilt dat de connector de oorspronkelijke locatie in de Shopify-terugbetaling of, indien van toepassing, in het Shopify-retourdocument vindt. Als de connector de oorspronkelijke locatie niet kan vinden, bijvoorbeeld omdat een artikel op meerdere locaties opnieuw op voorraad is, wordt de Standaardretourlocatie gebruikt die is gedefinieerd op de pagina Shopify-winkelkaart.
Terugbetalingsrekening voor niet-herbevoorradingsartikelen: geeft een grootboekrekeningnummer op voor artikelen waarvoor u geen voorraadcorrectie wilt.
Terugbetalingsrekening: geeft een grootboekrekening op voor het verschil tussen het totale terugbetaalde bedrag en het totaalbedrag van de artikelen.
Lees meer op Retouren en terugbetalingen
Tijdzoneoverweging
Er zijn verschillende gevallen waarin de connector datum- en tijdwaarden die zijn ontvangen van Shopify, converteert naar datumwaarden in Business Central. Het veld Documentdatum in orders is zo'n veld.
Shopify retourneert datum- en tijdwaarden als een ISO 8601-gecodeerde datum- en tijdreeks. Bijvoorbeeld 15:50 uur op 7 september 2019 in de tijdzone UTC (Coordinated Universal Time) wordt weergegeven als 2019-09-07T15:50:00Z. Als de tijdzone van uw bedrijf afwijkt, kan dit leiden tot fouten bij de conversie. Om dit te voorkomen, gaat u naar de pagina Bedrijfsgegevens, zoekt u het veld Postcode en controleert u of de waarde Tijdzone van de geselecteerde postcode is ingevuld.
Toewijzing van verzendwijzen
De Code van verzendwijze voor verkoopdocumenten die worden geïmporteerd uit Shopify; kan automatisch worden ingevuld. U moet de Toewijzing van verzendwijzen configureren.
Kies het pictogram
, voer Shopify-winkels in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.Selecteer de winkel waarvoor u een toewijzing wilt definiëren, om de pagina Shopify-winkelkaart te openen.
Kies de actie Toewijzing van verzendwijzen. Met deze actie worden automatisch records gemaakt voor verzendmethoden die zijn gedefinieerd in de Verzenden-instellingen in uw Shopify-beheer.
In het veld Naam kunt u de naam van de verzendmethode zien vanuit Shopify.
Voer de Code van verzendwijze in met de bijbehorende verzendmethode in Business Central.
Als u andere rekeningen voor verzendkosten wilt gebruiken dan de rekening die is opgegeven in het veld Rekening voor verzendkosten op de pagina Shopify-winkelkaart, vult u de velden Type verzendkosten en Nr. van verzendingskosten in. De Shopify-connector ondersteunt de volgende typen:
- Grootboekrekening
- Artikel
- Artikeltoeslag. Artikeltoeslag wordt automatisch toegewezen aan alle artikelen in het verkoopdocument.
U kunt de velden Expediteur en Servicecode van expediteur ook vinden op de pagina Shopify-verzendmethoden. Als u deze invult, worden ze in de overeenkomstige velden in het verkoopdocument ingevuld.
Notitie
Als er meerdere verzendkosten aan een verkooporder zijn gekoppeld, wordt er slechts één geselecteerd als de verzendmethode en toegewezen aan het verkoopdocument.
Met Shopify kunt u meerdere verzendkosten aan een order toevoegen. Door bijvoorbeeld de volgorde in Shopify-beheer te bewerken. Wanneer u meerdere verzendkosten ontvangt met een Shopify-order, gebruikt de Shopify-connector de eerste om de velden Code van verzendwijze, Expediteur en Servicecode van expediteur in de koptekst van het document te initialiseren.
In sommige gevallen voegt Shopify meerdere verzendtarieven samen tot één waarde, genaamd Verzenden, en worden geen individuele tarieven overgedragen.
Locatietoewijzing
De vestigingstoewijzing is vereist om de Vestigingscode in te vullen voor verkoopdocumentregels geïmporteerd uit Shopify. Deze toewijzing is belangrijk wanneer de schakelaar Locatie verplicht is ingeschakeld op de kaart Voorraadinstellingen. Anders kunt u geen verkoopdocumenten maken.
- Kies het pictogram , voer Shopify-winkels in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Selecteer de winkel waarvoor u de toewijzing van vestigingen wilt configureren om de pagina Shopify-winkelkaart te openen.
- Kies de actie Vestigingen om de Shopify-winkellocaties te openen.
- Kies de actie Shopify-vestigingen ophalen om alle locaties te importeren die zijn gedefinieerd in Shopify. U vindt ze in de Vestigingen-instellingen in uw Shopify beheer-venster.
- Voer de Standaard vestiging in met de bijbehorende locatie in Business Central.
Notitie
Locatietoewijzing wordt ook gebruikt om de inventaris te synchroniseren. Ga voor meer informatie naar Voorraad synchroniseren aan Shopify.
De ordersynchronisatie uitvoeren
In de volgende procedure wordt beschreven hoe u de verkooporders importeert en bijwerkt.
Notitie
Gearchiveerde orders in Shopify kunnen niet worden geïmporteerd. Als u de bestelstatus wilt controleren, opent u de order op de pagina Orders van het deelvenster Shopify-beheer en controleert u de ordergegevens.
Deactiveer de optie De order automatisch archiveren in het gedeelte Orderverwerking van de Algemeen-instellingen in uw deelvenster Shopify-beheer om ervoor te zorgen dat alle orders worden geïmporteerd naar Business Central. Als u gearchiveerde orders moet importeren, gebruikt u de actie Orders dearchiveren op de pagina Orders van het deelvenster Shopify-beheer.
Kies het pictogram
, voer Shopify-winkels in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.Selecteer de winkel waarvoor u orders wilt importeren, om de pagina Shopify-winkelkaart te openen.
Kies de actie Orders.
Kies de actie Orders synchroniseren vanuit Shopify.
Definieer indien nodig filters op orders. U kunt bijvoorbeeld volledig betaalde orders of orders met een laag risiconiveau importeren.
Notitie
Bij het filteren op tag moet u filtertokens
@en*gebruiken. Als u bijvoorbeeld orders wilt importeren die tag1 bevatten, gebruikt u@*tag1*.@zorgt dat het resultaat niet hoofdlettergevoelig is, terwijl*orders met meerdere tags vindt.Kies de knop Ok.
U kunt ook zoeken naar de batchverwerking Orders synchroniseren vanuit Shopify.
U kunt plannen dat de taak automatisch wordt uitgevoerd. Zie voor meer informatie Periodieke taken plannen.
Onder de motorkap
De Shopify-connector importeert orders in twee stappen:
Het importeert orderkoppen naar de tabel Shopify - Te importeren orders wanneer ze aan bepaalde voorwaarden voldoen:
- Ze worden niet gearchiveerd. Dit betekent dat u orders kunt opnemen of uitsluiten van synchronisatie door ze te archiveren of uit het archief te halen in Shopify-beheer.
- Ze zijn gemaakt of gewijzigd na de laatste synchronisatie. Dat betekent dat u opnieuw importeren van een specifieke order kunt afdwingen als u deze wijzigt, bijvoorbeeld door de Notities of Tag toe te voegen.
Het importeert Shopify-orders en aanvullende informatie.
De Shopify-connector verwerkt alle records in de tabel Shopify - Te importeren orders die overeenkomen met de filtercriteria die u hebt gedefinieerd op de aanvraagpagina Orders synchroniseren vanuit Shopify. Bijvoorbeeld tags, kanaal of de afhandelingsstatus. Als u geen filters opgeeft, worden alle records verwerkt.
Wanneer een Shopify-order wordt geïmporteerd, vraagt de Shopify-connector om aanvullende informatie vanuit Shopify:
- Orderkoptekst
- Orderregels
- Informatie over verzending en afhandeling
- Transacties
- Retourzendingen en terugbetalingen, indien geconfigureerd
De pagina Shopify - Te importeren orders is handig voor het oplossen van problemen met het importeren van orders. U kunt de beschikbare orders beoordelen en de volgende stappen uitvoeren:
- Controleer of een fout de import van een specifieke order heeft geblokkeerd en bekijk de details van de fout. Controleer het veld Bevat fout.
- Verwerk alleen specifieke orders. Vul het veld Winkelcode in, selecteer een of meer orders en kies vervolgens de actie Geselecteerde orders importeren.
- Verwijder orders van de pagina Shopify - Te importeren orders om ze uit te sluiten van de synchronisatie.
Geïmporteerde bestellingen bekijken
Nadat de import is voltooid, kunt u de Shopify-order verkennen en alle gerelateerde informatie vinden. Bijvoorbeeld de betalingstransacties, de verzendkosten, het risiconiveau, orderkenmerken en -tags of afhandelingen als de order al is uitgevoerd in Shopify. U kunt ook de orderbevestiging zien die naar de klant is verzonden door de actie Shopify-statuspagina te kiezen.
Notitie
U kunt rechtstreeks navigeren naar het venster Shopify-orders en u ziet dan orders met de status Geopend van alle winkels. Om voltooide orders te bekijken moet u de pagina Shopify-orders openen vanuit de specifieke pagina Shopify-winkelkaart.
Voordat verkoopdocumenten worden gemaakt in Business Central, kunt u de actie Orders van Shopify synchroniseren gebruiken op de pagina Shopify-order om specifieke bestellingen opnieuw te importeren.
U kunt een bestelling ook als betaald markeren, wat handig is in een B2B-scenario waarin betalingen buiten de Shopify-kassa worden verwerkt. Kies de actie Markeren als betaald op de pagina Shopify-order. U kunt een bestelling ook als geannuleerd markeren om het teruggaveproces in Shopify te starten. Kies de actie Order annuleren op de pagina Shopify -order, vul indien nodig de velden in op de pagina Shopify-order annuleren en druk op OK. Voer ordersynchronisatie uit om de updates te importeren naar Business Central.
Verkoopdocument maken in Business Central
Als de schakelaar Automatisch orders maken is ingeschakeld op de Shopify-winkelkaart, probeert Business Central een verkoopdocument te maken nadat de order is geïmporteerd. Als er problemen optreden, zoals een ontbrekende klant of product, moet u de problemen oplossen en vervolgens de verkooporder opnieuw maken.
Verkoopdocumenten maken
- Kies het pictogram , voer Shopify-winkels in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Selecteer de winkel waarvoor u orders wilt synchroniseren om de pagina Shopify-winkelkaart te openen.
- Kies de actie Orders.
- Selecteer de order waarvoor u een verkoopdocument wilt maken en kies de actie Verkoopdocumenten maken.
- Kies Ja.
Als de Shopify-order afhandeling vereist, wordt een verkooporder gemaakt. Voor volledig afgehandelde Shopify-orders, zoals bestellingen die alleen een cadeaubon bevatten of die al zijn afgehandeld in Shopify, wordt een verkoopfactuur gemaakt.
Er wordt een verkoopdocument gemaakt en het kan worden beheerd met behulp van de standaardfunctionaliteit van Business Central.
Als u een verkoopdocument opnieuw wilt maken, gebruikt u de actie Verwerkte documenten ontkoppelen op de pagina Shopify-order. Met deze actie wordt het al gemaakte verkoopdocument niet verwijderd. U moet het handmatig verwerken.
Ontbrekende klanten beheren
Als uw instellingen voorkomen dat automatisch een klant wordt gemaakt en geen juiste overeenkomstige klant kan worden gevonden, wijst u handmatig een klant toe aan een Shopify-order. Er zijn een paar manieren om klanten aan orders toe te wijzen:
- Wijs het Orderklantnr. en Factuurklantnr. rechtstreeks toe op de pagina Shopify-orders door een klant te kiezen uit de lijst met bestaande klanten.
- Selecteer een klantsjablooncode, maak vervolgens de klant en wijs deze toe via de actie Nieuwe klant maken op de pagina Shopify-orders. De Shopify-klant moet minimaal één adres hebben. Bij orders die u maakt via het verkoopkanaal Shopify POS ontbreken vaak adresgegevens.
- Wijs een bestaande klant toe aan de gerelateerde Shopify-klant op de pagina Shopify-klanten en kies vervolgens de actie Toewijzing zoeken kiezen op de pagina Shopify-orders.
Hoe de connector kiest welke klant te gebruiken
De functie Order importeren uit Shopify probeert de klant in de volgende volgorde te selecteren:
- Als het veld Standaardklantnr. is gedefinieerd in de Shopify-klantensjabloon voor de Land/regio-code van verzending, wordt het Standaardklantnr. gebruikt, ongeacht de instellingen in de velden Klant importeren vanuit Shopify en Type klanttoewijzing. Meer informatie op Klantensjabloon per land/regio.
- Als Klant importeren vanuit Shopify is ingesteld op Geen en het Standaardklantnr. is gedefinieerd op de pagina Shopify-winkelkaart, dan is het Standaardklantnr. gebruikt.
De volgende stappen zijn afhankelijk van het Type klanttoewijzing.
- Als het Altijd de standaardklant nemen is, gebruikt de connector de klant die is gedefinieerd in het veld Standaardklantnr. op de pagina Shopify-winkelkaart.
- Als het Op e-mail/telefoon is, probeert de connector eerst de bestaande klant te vinden op id, vervolgens op e-mailadres en dan op telefoonnummer. Als de klant niet wordt gevonden, maakt de connector een nieuwe klant.
- Als het Op factureringsadresinfo is, probeert de connector eerst de bestaande klant te vinden op id en vervolgens op het factuuradres. Als de klant niet wordt gevonden, maakt de connector een nieuwe klant.
Opmerking
De connector gebruikt informatie van het factuuradres en creëert de factuurklant in Business Central. De orderklant is dezelfde als de factuurklant.
Voor B2B-orders is de stroom vergelijkbaar, hoewel de connector de velden Standaardbedrijfsnr., Bedrijf importeren uit Shopify en Type bedrijfstoewijzing op de pagina Shopify-Winkelkaart gebruikt. Er is geen Standaardbedrijfsnr. in de Shopify-klantensjabloon omdat voor B2B benoemde klanten worden verwacht.
Verschillende verwerkingsregels voor orders
Misschien wilt u orders anders verwerken op basis van een regel. Voor bestellingen van een specifiek verkoopkanaal, zoals POS, moet bijvoorbeeld de standaardklant worden gebruikt, maar u wilt dat uw online winkel echte informatie over de klant heeft.
Een manier om aan deze vereiste te voldoen, is door een extra Shopify-winkelkaart te maken en filters te gebruiken op de aanvraagpagina Orders synchroniseren vanuit Shopify .
Voorbeeld: u hebt een online winkel en een Shopify POS. Voor uw POS wilt u een vaste klant gebruiken, maar voor uw webwinkel wilt u klanten maken in Business Central. De volgende procedure somt de stappen op hoog niveau op. Ga voor meer informatie naar de bijbehorende Help-artikelen.
- Maak een Shopify-winkel met de naam STORE en koppel deze aan uw Shopify-account.
- Configureer artikel-/productsynchronisatie zodat deze winkel productinformatie beheert.
- Geef op dat klanten met orders worden geïmporteerd. De connector moet klanten vinden door naar hun e-mailadres te zoeken. Als het geen adres vindt, gebruikt het de klantsjabloon om een nieuwe klant te maken.
- Maak een Shopify-winkel met de naam POS en koppel deze aan hetzelfde Shopify-account.
- Zorg ervoor dat synchronisatie van artikel/product is uitgeschakeld.
- Configureer de connector om de standaardklant te gebruiken.
- Maak een terugkerend taakwachtrij-item voor rapport 30104 Orders synchroniseren vanuit Shopify. Selecteer STORE in het veld Shopify-winkelcode en gebruik filters om alle orders te krijgen, behalve de orders die het POS-verkoopkanaal maakt. Bijvoorbeeld <>Point of Sale
- Maak een terugkerend taakwachtrij-item voor rapport 30104 Orders synchroniseren vanuit Shopify. Selecteer POS in het veld Shopify-winkelcode en gebruik filters om orders te krijgen die zijn gegenereerd door het POS-verkoopkanaal. Bijvoorbeeld <>Point of Sale.
Elke taakwachtrij importeert en verwerkt orders binnen de gedefinieerde filters en gebruikt de regels van de bijbehorende Shopify-winkelkaart. Ze maken bijvoorbeeld verkooppuntorders voor de standaardklant.
Belangrijk
Om conflicten bij het verwerken van orders te voorkomen moet u eraan denken dezelfde taakwachtrijcategorie te gebruiken voor beide taakwachtrij-items.
Impact van orderbewerkingen
In Shopify:
| Bewerken | Effect op Shopify-orders die nog niet verwerkt zijn in Business Central | Effect op Shopify-orders die al verwerkt zijn in Business Central |
|---|---|---|
| De afhandelingslocatie wijzigen | De afhandelingslocatie wordt gesynchroniseerd met Business Central. | De afhandelingslocatie wordt gesynchroniseerd met Business Central. |
| Een order bewerken en de hoeveelheid verhogen | Geïmporteerde order gebruikt de nieuwe hoeveelheid. | Connector detecteert de wijziging en markeert de orders. |
| Een order bewerken en de hoeveelheid verlagen | Geïmporteerde order gebruikt de nieuwe hoeveelheid. Eem Shopify-terugbetaling met een bedrag van nul wordt geïmporteerd en kan niet worden omgezet in een creditnota. | Connector detecteert de wijziging en markeert de orders. |
| Een order bewerken en een bestaand artikel verwijderen | Het verwijderde item wordt niet geïmporteerd. Eem Shopify-terugbetaling met een bedrag van nul wordt geïmporteerd en kan niet worden omgezet in een creditnota. | Connector detecteert de wijziging en markeert de orders. |
| Een order bewerken en een nieuw artikel toevoegen | Originele en toegevoegde artikelen worden geïmporteerd. | Connector detecteert de wijziging en markeert de orders. |
| Order verwerken: afhandelen, betalingsinformatie bijwerken | Orderkop wordt bijgewerkt. | Orderkop wordt bijgewerkt. De afhandeling wordt niet gesynchroniseerd met Shopify. |
| Betaalde order annuleren | Orderkop wordt bijgewerkt en afzonderlijk verwerkt | Connector detecteert de wijziging en markeert de orders. |
| Niet-betaalde order annuleren | Het verwijderde item wordt niet geïmporteerd. Eem Shopify-terugbetaling met een bedrag van nul wordt geïmporteerd en kan niet worden omgezet in een creditnota. | Connector detecteert de wijziging en markeert de orders. |
Als een order al is verwerkt in Business Central, geeft de connector het volgende foutbericht weer: De order is reeds verwerkt in Business Central, maar er is een editie ontvangen uit Shopify. Wijzigingen zijn niet doorgevoerd in de verwerkte order in Business Central. Werk de verwerkte documenten bij zodat ze overeenkomen met de ontvangen gegevens van Shopify. Als u de synchronisatie wilt afdwingen, gebruik dan de actie Order van Shopify synchroniseren op de kaartpagina van de Shopify-order.
Afhankelijk van de status van het gemaakte verkoopdocument kunt u de volgende acties uitvoeren:
- Gemaakte verkoopdocument verwijderen
- Kies de actie Verwerkte documenten ontkoppelen om de indicator Verwerkt opnieuw in te stellen.
- Kies de actie Order van Shopify synchroniseren om de afzonderlijke order bij te werken met recente gegevens uit Shopify.
In Business Central:
| Bewerken | Effect |
|---|---|
| Wijzig de vestiging in een andere vestiging. Verzending boeken | Order wordt gemarkeerd als afgehandeld. Afhandelingslocatie van Shopify wordt gebruikt. |
| De hoeveelheid verlagen. Verzending boeken | De Shopify-order wordt gemarkeerd als gedeeltelijk afgehandeld. |
| De hoeveelheid verhogen. Verzending boeken | De afhandeling wordt niet gesynchroniseerd met Shopify. Hetzelfde als de afhandeling is opgesplitst in Shopify maar verwerkt als één regel in Business Central. |
| Een nieuw artikel toevoegen. Verzending boeken | De Shopify-order wordt gemarkeerd als afgehandeld. Er worden geen nieuwe regels toegevoegd. |
Geboekte verkoopfacturen exporteren naar Shopify
U kunt geboekte verkoopfacturen exporteren naar Shopify, zodat kopers kunnen inloggen op Shopify en toegang hebben tot al hun facturen, ongeacht in welke app ze zijn gemaakt.
U kunt geboekte verkoopfacturen exporteren naar Shopify als orders door gebruik te maken van de actie Geboekte facturen synchroniseren met Shopify op de Shopify-kaartpagina of gebruik de Vertel me-zoekfunctie om het te vinden. U kunt het rapport ook uitvoeren met behulp van de taakwachtrij.
Om de mogelijkheid voor een specifieke winkel in te schakelen, gaat u naar de pagina Shopify-winkelkaart en schakelt u de schakelaar Geboekte factuursynchronisatie in. U moet ook de Toewijzing van de betalingsvoorwaarden configureren.
De synchronisatie omvat facturen onder de volgende voorwaarden:
- Het veld Shopify-order-id bevat 0.
- De factuurklant heeft een toewijzing op de pagina's Shopify-klanten of Shopify-bedrijven.
- De factuurklant wordt niet gebruikt als standaardklant op de Shopify-winkelkaart of de Shopify-klantensjabloon.
- De geboekte factuur bevat minimaal één regel zonder opmerkingen, waarbij het veld Nr. een waarde heeft.
Wanneer u het rapport uitvoert, gebeurt het volgende in Business Central en Shopify.
Business Central
Het veld Shopify-order-id bijwerken op basis van de resultaten van de synchronisatie:
- Geslaagde export: het veld Shopify-order-id bijwerken met de id van de order in Shopify.
- Exporteren mislukt: stel '-1' in
- Factuur is uitgesloten van synchronisatie om een reden die in de eerder genoemde voorwaarden staat: stel '-2' in
Notitie
Hetzelfde patroon wordt gebruikt in de geboekte verkoopverzending, waar u op de pagina Document bijwerken -1 en -2 door 0 kunt vervangen om de export opnieuw te proberen.
Shopify
De Shopify-connector voert de volgende stappen uit:
- Maakt een conceptorder met kop- en artikelregels
- Converteert de conceptorder naar een order
Velden worden geëxporteerd naar orderkoppen en -regels
De volgende velden worden geëxporteerd in de orderkop:
- De toegewezen factuur-klant/bedrijf wordt gebruikt.
- Het veld Afhandelingsstatus geeft Afgehandeld weer. Trackinggegevens worden niet gesynchroniseerd.
- Het veld Betaalde status toont Betaald of Gedeeltelijk betaald, op basis van de klantenpost die is gekoppeld aan de verkoopfactuur. Bij gedeeltelijk betaald wordt het veld Resterend bedrag weergegeven.
De volgende velden worden geëxporteerd op de orderregels:
- Artikelen en regels van andere typen, zoals Grootboekrekening of Artikelkosten, worden geëxporteerd als aangepaste producten in Shopify.
- Verzendkosten in Shopify worden niet gemaakt. De verzendkosten worden geregistreerd als een aangepast product in Shopify.
- Btw-bedragen. Omdat de Graph API het TaxLine-object momenteel niet ondersteunt, wordt de berekende belasting toegevoegd als een aangepast product. Belastinginformatie van Business Central is niet beschikbaar in het belastingrapport in Shopify-beheer. Om te voorkomen dat belastingen door Shopify herberekend worden, worden orders gemarkeerd als Belastingvrij.
- Hoeveelheid in gehele getallen. Shopify ondersteunt geen breuken.
Effect op het proces van het synchroniseren van orders
Tijdens de synchronisatie wordt de order geïmporteerd en wordt gecontroleerd of deze eerder is geëxporteerd. Als deze eerder is geëxporteerd:
- De order wordt als verwerkt gemarkeerd.
- Er wordt een koppeling toegevoegd aan de geboekte verkoopfactuur (gerelateerde documenten, dit zou automatisch moeten gebeuren omdat de Shopify-order-id al is ingevuld). Shopify archiveert volledig betaalde en afgehandelde orders mogelijk automatisch en de synchronisatie verwerkt deze niet.
Omgaan met updates
Omdat de order al is afgehandeld, zijn de enige zinvolle wijzigingen in Shopify notities, betalingsstatus en betalingstransacties. Als betalingen in Shopify worden verwerkt, worden terugbetalingen en retourneringen ook verwerkt.
De Business Central-app houdt geen wijzigingen bij. Als u de order als betaald wilt markeren, gebruikt u momenteel de actie Markeren als betaald op de pagina Shopify-orderkaart.
Verzendingen synchroniseren met Shopify
Wanneer een verkooporder die is gemaakt op basis van een Shopify-order, wordt verzonden, kunt u de verzendingen synchroniseren met Shopify.
- Kies het pictogram , voer Verzendingen combineren met Shopify in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Definieer indien nodig de filters op verzendingen. U kunt bijvoorbeeld een verzending bijwerken die op een specifieke datum is geboekt.
- Klik op OK.
De order in Shopify wordt gemarkeerd als afgehandeld. De klant ontvangt automatisch een verzendbericht per e-mail of sms. Als er een expediteur en een traceringscode op de verzending zijn vermeld, wordt de trackinginformatie in de e-mail opgenomen.
Gebruik als alternatief de actie Verzendingen synchroniseren op de pagina Shopify-verkooporders of Shopify-winkel.
U kunt de volgende taken plannen om geautomatiseerd te worden uitgevoerd. Zie voor meer informatie Periodieke taken plannen.
Notitie
Bekende beperkingen. Orders met meerdere regels van hetzelfde product worden niet uitgevoerd. Markeer dergelijke orders als afgehandeld in Shopify-beheer. Dit probleem kan optreden bij het gebruik van de korting Koop X, ontvang Y met identieke producten voor Klant krijgt en Klant koopt.
Vergeet niet Orders synchroniseren vanuit Shopify uit te voeren om de afhandelingsstatus van een order bij te werken in Business Central. De connectorfunctionaliteit archiveert ook volledig betaalde en afgehandelde orders in zowel Shopify als Business Central, mits aan de voorwaarden is voldaan.
Expediteurs en tracerings-URL
Als het document van de geboekte verkoopverzending de Expediteur en/of het Traceringsnummer (zending) bevat, wordt deze informatie in de e-mail met de verzendbevestiging verzonden naar Shopify en naar de klant.
Het traceringsbedrijf wordt ingevuld in de volgende volgorde (van hoog naar laag) op basis van de expediteurrecord:
- Shopify-traceringsbedrijf
- Naam
- Code
Als het veld Tracerings-URL van pakket is ingevuld voor de expediteursrecord, bevat de verzendbevestiging een tracerings-URL.
Fooi
Als u geen automatische verzendbevestigingen naar klanten wilt sturen, schakelt u de schakelaar Verzendbevestiging verzenden uit op de pagina Shopify - Winkelkaart.
De expediteur en de Servicecode van expediteur kunnen automatisch worden ingevuld op basis van de instellingen op de pagina Verzendkosten. Ga naar Toewijzing van verzendwijzen voor meer informatie.
Retouren en terugbetalingen
Bij een integratie tussen Shopify en Business Central is het belangrijk om zoveel mogelijk bedrijfsgegevens te kunnen synchroniseren. Dat maakt het gemakkelijker om uw financiën en voorraadniveaus up-to-date te houden in Business Central. De gegevens die u kunt synchroniseren, omvatten retouren en terugbetalingen die zijn geregistreerd in Shopify-beheer of Shopify POS.
Retouren en terugbetalingen worden geïmporteerd met hun gerelateerde orders als u het verwerkingstype op de Shopify-winkelkaart hebt ingeschakeld.
Retouren worden alleen ter informatie geïmporteerd. Er is geen verwerkingslogica aan verbonden.
Financiële en indien nodig voorraadtransacties worden verwerkt via terugbetalingen. Terugbetalingen kunnen producten omvatten of alleen bedragen, bijvoorbeeld als een handelaar heeft besloten verzendkosten of een ander bedrag te compenseren.
U kunt verkoopcreditnota's voor terugbetalingen maken. De creditnota's kunnen de volgende typen regels hebben:
| Type | Nr. | Opmerking |
|---|---|---|
| Grootboekrekening | Rekening voor verkochte geschenkbonnen | Gebruik voor terugbetalingen met betrekking tot cadeaubonnen. |
| Grootboekrekening | Terugbetalingsrekening niet-herbevoorrading | Gebruik voor terugbetalingen met betrekking tot producten die niet zijn aangevuld. |
| Artikel | Artikelnr. | Gebruik voor terugbetalingen met betrekking tot producten die zijn aangevuld. Geldig voor directe terugbetalingen of terugbetalingen gekoppeld aan retouren. De locatiecode op de creditnotaregel wordt ingesteld op basis van de geselecteerde waarde voor de retourlocatie. |
| Grootboekrekening | Terugbetalingsrekening | Gebruik voor andere terugbetaalde bedragen die niet gerelateerd zijn aan producten of cadeaubonnen. Bijvoorbeeld fooien of als u handmatig een terug te betalen bedrag hebt opgegeven in Shopify. |
Notitie
De retourvestiging, inclusief lege vestigingen, gedefinieerd op de Shopify-winkelkaart, worden gebruikt op de gemaakte creditnota. Het systeem negeert de oorspronkelijke vestigingen van ordes of zendingen.
Geschenkbonnen
In de Shopify-winkel kunt u cadeaubonnen verkopen, die kunnen worden gebruikt om voor echte producten te betalen.
Bij het omgaan met geschenkbonnen is het belangrijk om een waarde in te voeren in het veld Rekening voor verkochte geschenkbonnen op de pagina Shopify-winkelkaart. De verkochte geschenkbon wordt gesynchroniseerd met de orders. Een toegepaste geschenkbon wordt ook geïmporteerd met de order, maar nu als transactie. De geschenkbon verlaagt het te factureren bedrag niet.
Als u de uitgegeven en toegepaste cadeaubonnen wilt bekijken, kiest u het pictogram , voert u Cadeaubonnen in en kiest u vervolgens de gerelateerde koppeling.