Verkoopoffertes maken
U maakt een verkoopofferte om uw aanbod aan een klant of prospect vast te leggen om producten tegen bepaalde leverings- en betalingscondities te verkopen. U kunt de verkoopofferte aan de klant verzenden om het aanbod te bevestigen. U kunt het document als een PDF-bijlage via e-mail versturen. U kunt ook de hoofdtekst van de e-mail vooraf laten invullen met een overzicht van de offerte. Zie documenten per e-mail verzenden voor meer informatie.
Terwijl u met de klant of prospect onderhandelt, kunt u zo veel als u wenst de verkoopofferte wijzigen en opnieuw zenden. Als de klant de offerte accepteert, zet u de verkoopofferte om in een verkoopfactuur of een verkooporder waarin u de verkoop verwerkt. Zie Verkopen factureren of Producten verkopen voor meer informatie.
In de meeste gevallen stuurt u verkoopoffertes naar potentiële klanten. Vaak hebt u een contactpersoon met wie u onderhandelt. Als zij uw aanbod vervolgens accepteren, maakt u van de verkoopofferte een order en registreert u de prospect als klant in Business Central. In de volgende procedure richten we ons op contacten, maar u kunt ook offertes sturen naar bestaande klanten.
Een verkoopofferte maken
Kies het pictogram
, voer Verkoopoffertes in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Geef het contact of de klant op naar wie u de verkoopofferte wilt sturen.
Als de verkoopofferte voor een bestaand contact is, geef dan de naam op in het veld Contactnr.
Als de verkoopofferte voor een bestaande klant is, geeft u de naam op in het veld Klant.
Als het contact niet is geregistreerd, volgt u deze stappen:
- Kies in het veld Contactnr. de knop voor bewerken
. - Kies in het dialoogvenster over het selecteren van het contact de actie Nieuw en vul vervolgens de relevante velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen. Zie Contactpersonen maken voor meer informatie.
- Wanneer u de contactkaart hebt ingevuld, selecteert u het nieuw gemaakte contact in de lijst met contacten en kiest u vervolgens de knop OK om terug te keren naar de verkoopofferte.
Verschillende velden in de verkoopofferte worden nu ingevuld met gegevens die u hebt opgegeven op de nieuwe contactkaart.
Opmerking
Om de belastingen en prijzen voor een offerte correct te berekenen, moet u de relevante klantsjabloon kiezen in het veld Klantensjablooncode. De sjabloon wordt gebruikt om het contact naar een klant te converteren zodra de offerte is geconverteerd naar een verkooporder of factuur.
- Kies in het veld Contactnr. de knop voor bewerken
Als de offerte voor een nieuwe klant is, moet u de klant toevoegen. Zie voor meer informatie Nieuwe klanten registreren.
Vul desgewenst de overige velden op de pagina Verkoopofferte in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
U kunt nu de verkoopregels invullen voor producten die u verkoopt of voor elke transactie met de klant of prospect die u in een grootboekrekening wilt registreren.
Als u terugkerende verkoopregels voor de klant hebt ingesteld, zoals een maandelijkse aanvullingsorder, kunt u deze regels invoegen op de order door de actie Terugkerende verkoopregels ophalen te kiezen.
Selecteer op het sneltabblad Regels in het veld Type welk type product, kosten of transactie u wilt boeken voor de klant met de verkoopregel.
Selecteer in het veld Nr. een record die u wilt boeken op basis van de waarde in het veld Soort.
In de volgende gevallen laat u het veld Nr. leeg:
- Als de regel voor een opmerking is. Schrijf de opmerking in het veld Omschrijving.
- Als de regel voor een catalogusartikel is. Kies de actie Catalogusartikelen selecteren. Zie voor meer informatie Werken met catalogusartikelen.
Voer in het veld Aantal in hoeveel eenheden van het product, de kosten of de transactie met de regel voor de klant worden geregistreerd.
Opmerking
Als het een artikel van de soort Service betreft of als het veld Type de waarde Resource bevat, is de hoeveelheid een tijdseenheid, bijvoorbeeld uren, zoals aangegeven in het veld Eenheidscode op de regel. Zie Artikeleenheden instellen voor meer informatie
De waarde in het veld Regelbedrag wordt berekend als Eenheidsprijs x Aantal.
De prijs en de regelbedragen worden weergegeven met of zonder btw, afhankelijk van wat u hebt geselecteerd in het veld Prijzen inclusief btw op de klantenkaart.
Als u een korting wilt geven, kunt u een percentage invoeren in het veld Regelkorting %. De waarde in het veld Regelbedrag wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.
Als u speciale artikelprijzen hebt ingesteld op het sneltabblad Verkoopprijzen en verkoopregelkortingen op de klantenkaart of de artikelkaart, worden de prijs en het bedrag op de offerteregel automatisch bijgewerkt als aan de overeengekomen prijscriteria wordt voldaan. Zie voor meer informatie Afspraken over prijzen, kortingen en betalingen van verkopen vastleggen.
Herhaal stap 4 t/m 7 voor elk product dat u aan het contact wilt aanbieden.
De totalen onder de regels worden automatisch berekend wanneer u regels maakt of wijzigt.
Voer in het veld Inv. kortingsbedrag een bedrag in dat moet worden afgetrokken van de waarde die wordt weergegeven in het veld Totaal incl. belasting .
Als u factuurkortingen voor de klant hebt opgegeven, wordt het opgegeven percentage automatisch ingevoegd in het veld Factuurkorting %als aan de voorwaarden wordt voldaan, en het gerelateerde bedrag wordt ingevoegd in het veld Factuurkortingsbedrag excl. btw . Zie voor meer informatie Afspraken over prijzen, kortingen en betalingen van verkopen vastleggen.
Tip
Om ervoor te zorgen dat de Offerte geldig tot datum automatisch wordt ingevuld met een bepaald aantal dagen na het maken van de offerte, kunt u het veld Berekening geldigheid offerte op de pagina Verkoop en vorderingen invullen.
Wanneer de verkoopofferteregels zijn ingevuld, kiest u de actie Verzenden via e-mail.
Vul op de pagina E-mail verzenden eventuele overige velden in en controleer de ingesloten verkoopofferte. Zie documenten per e-mail verzenden voor meer informatie.
Als het contact de offerte accepteert, kiest u de actie Order maken.
Als uw organisatie de voorkeur geeft aan dat proces, kiest u de actie Factuur maken.
Opmerking
Als u in stap 2 een klant heeft toegevoegd, wordt u gevraagd om de omzetting van de offerte naar een order te bevestigen.
Als u in stap 2 een contact van een potentiële klant heeft toegevoegd, wordt u gevraagd de volgende stappen uit te voeren:
- Converteer het contact of de prospect naar een klant door een van de contactconversiesjablonen te kiezen. Zie voor meer informatie Een klant, leverancier, werknemer of bankrekening maken van een contact.
- Bevestig de conversie van de offerte naar een order.
De conversie verwijdert de verkoopofferte uit de database. Een verkoopfactuur of een verkooporder wordt gemaakt op basis van de informatie in de verkoopofferte, zodat u de verkoop kunt verwerken. Op de verkoopfactuur of verkooporder vermeldt het veld Offertenr. het nummer van de verkoopofferte van waaruit het is gemaakt. Zie Verkopen factureren of Producten verkopen voor meer informatie.
Externe documentnummer
Op verkoopdocumenten en dagboeken kunt u een documentnummer opgeven dat verwijst naar het nummeringssysteem van de klant. In dit veld kunt u het nummer vastleggen dat de klant aan de bestelling, factuur of creditnota heeft toegewezen. U kunt dit externe documentnummer later gebruiken als u om de een of andere reden de geboekte post moet zoeken met dit nummer.
Het veld Ext. Doc. No. Verplicht op de pagina Verkoop- en debiteureninstellingen geeft aan of het verplicht is om een extern documentnummer in te voeren in het veld Extern documentnummer in een verkoopheader en het veld Extern documentnummer in een algemeen dagboekregel.
Als u dit veld selecteert, is het niet mogelijk om een factuur of een algemene dagboekregel te boeken zonder extern documentnummer.
Het externe documentnummer wordt opgenomen in geboekte documenten waar u kunt zoeken op het betreffende nummer. U kunt ook zoeken met behulp van het externe documentnummer wanneer u door klantposten navigeert.
Een andere manier om met externe documentnummers om te gaan is het veld Uw referentie te gebruiken. Als u het veld Uw referentie gebruikt, wordt het nummer opgenomen in geboekte documenten en kunt u er op dezelfde manier op zoeken als naar waarden van Extern documentnr.-velden. Maar het veld is niet beschikbaar op journaalregels.
Zie ook
Verkoop
Verkoop opzetten
documenten per e-mail verzenden
Archiefdocumenten
Werken met Business Central