Werken met dimensies
Dimensies zijn waarden waarmee posten worden gecategoriseerd, zodat u ze kunt bijhouden en analyseren in documenten, zoals verkooporders. Dimensies kunnen bijvoorbeeld aangeven tot welk project of welke afdeling een post behoort.
Dus in plaats van voor elke afdeling en project aparte grootboekrekeningen in te stellen, kunt u bijvoorbeeld dimensies gebruiken als basis voor analyse en hoeft u geen ingewikkeld rekeningschema te maken. Meer informatie vindt u op Bedrijfsinformatie.
Een ander voorbeeld is een dimensie in te stellen met de naam Afdeling en die dimensie vervolgens te gebruiken wanneer u verkoopdocumenten boekt. Zo kunt u BI-programma´s gebruiken om te bekijken welke afdeling welke artikelen heeft verkocht. Hoe meer dimensies u gebruikt, hoe gedetailleerder de rapporten waarop u uw bedrijfsbeslissingen kunt baseren zijn. Eén verkooppost kan zelfs informatie uit meerdere dimensies bevatten, zoals:
- De rekening waarnaar de artikelverkoop is geboekt.
- Waar het artikel is verkocht.
- Wie het heeft verkocht.
- Welke klant het heeft gekocht.
Analyseren per dimensie
Dimensies spelen een belangrijke rol in bedrijfsinformatie, zoals bij het definiëren van analyseweergaven. Meer informatie vindt u op Gegevens analyseren per dimensie.
Tip
Een snelle manier om transactiegegevens te analyseren per dimensie is om de actie Dimensiefilter instellen te gebruiken om de totalen per dimensie te filteren in het rekeningschema en op pagina's voor posten.
Opmerking
Analyseweergaven gebruiken vaak gegevens uit dimensies. Als u ontdekt dat een onjuiste dimensie is gebruikt voor geboekte grootboekposten (GB), kunt u de dimensiewaarden corrigeren en uw analyseweergaven bijwerken. Zo blijven uw financiële rapporten en analyses nauwkeurig. Meer informatie vindt u op Problemen met dimensies oplossen en dimensies corrigeren.
Dimensiesets
Een dimensieset is een unieke combinatie dimensiewaarden. Ze worden opgeslagen als dimensieset-items in de database. Elke dimensiesetpost vertegenwoordigt één dimensiewaarde. Bovendien wordt elke dimensieset en de dimensiesetpost daarin geïdentificeerd door een gemeenschappelijke dimensieset-id.
Wanneer u een dagboekregel, documentkop of documentregel maakt, kunt u een combinatie van dimensiewaarden opgeven. In plaats van elke dimensiewaarde expliciet in de database op te slaan, wordt een dimensieset-id toegewezen aan de dagboekregel, documentkop of documentregel om zo de dimensieset op te geven.
Dimensies instellen
U kunt dimensies en dimensiewaarden definiëren om dagboeken en documenten te categoriseren, zoals verkooporders en inkooporders. U stelt dimensies op de pagina Dimensies in. Op deze pagina maakt u één regel voor elke dimensie, zoals Project, Afdeling, District en Verkoper.
U stelt ook waarden voor dimensies in. Stel dat waarden de afdelingen van uw bedrijf vertegenwoordigen. Dimensiewaarden kunnen worden ingesteld in een hiërarchische structuur die vergelijkbaar is met het rekeningschema. Dat betekent dat gegevens kunnen worden opgesplitst in verschillende niveaus en dat subsets van dimensiewaarden kunnen worden opgeteld. U kunt zoveel dimensies en dimensiewaarden definiëren als u nodig hebt en iedereen in uw bedrijf kan deze gebruiken.
Wanneer dimensies en waarden worden ingesteld kunt u globale en shortcutdimensies definiëren op de pagina Grootboekinstellingen. Deze dimensies zijn dan altijd beschikbaar voor u om te selecteren als velden op journaal- en documentregels en grootboekposten, zonder eerst de pagina Dimensies te openen. Meer informatie vindt u in de sectie Globale dimensies en shortcutdimensies instellen.
- Globale dimensies worden gebruikt als filters, bijvoorbeeld in rapporten, batchtaken en XML-poorten. U kunt slechts twee globale dimensies gebruiken. Kies daarom dimensies die u vaak gebruikt.
- Snelkoppelingsdimensies zijn beschikbaar als velden in dagboeken, documentregels en grootboekposten. U kunt er maximaal acht maken.
Opmerking
Nadat u een nieuwe dimensie in een post hebt gebruikt, zoals een regel of een nieuwe record, kunt u de dimensie niet verwijderen, zelfs niet als u de post niet boekt. Dit komt doordat Business Central onmiddellijk een dimensieset voor de regel of record maakt. Meer informatie vindt u in de sectie Dimensiesets.
Standaarddimensies voor klanten, leveranciers en andere accounts instellen
U kunt een standaarddimensie toewijzen voor een specifieke rekening. De dimensie wordt naar het dagboek of document gekopieerd wanneer u het rekeningnummer op een regel invoert, maar u kunt de code op de regel desgewenst verwijderen of wijzigen. U kunt ook een dimensie maken die is vereist om een post te boeken in een specifiek rekeningsoort. >
Notitie
Standaarddimensieprioriteiten openen zich voor scenario's in verkoop en inkoop waaraan u misschien speciale aandacht wilt besteden. Wanneer u standaarddimensieprioriteiten gebruikt op verkoop- en inkoopdocumenten, beschouwt Business Central de dimensies in de koptekst altijd als afkomstig van de klant of leverancier. Dit geldt voor dimensies die u handmatig of standaard instelt, en is met name relevant wanneer u standaarddimensies gebruikt voor vestigingen en artikelen, maar niet voor klanten of leveranciers.
Voorbeeld
U hebt een scenario met de volgende dimensie-instellingen:
- Een klant zonder standaarddimensies
- Een artikel met ADM als de dimensiewaarde voor de AFDELING-dimensie
- Een vestiging met PROD als de dimensiewaarde voor de AFDELING-dimensie
- Standaarddimensieprioriteiten zijn ingesteld als Klant > Artikel > Locatie
Wanneer u in dit scenario een nieuw document maakt, worden dimensies als volgt gebruikt:
Als u een nieuw document maakt en een vestiging toevoegt, is de standaardwaarde voor nieuwe regels PROD. Wanneer u regels met artikelen toevoegt, behoudt Business Central PROD omdat dit uit de koptekst van het document komt.
Als u een nieuw document maakt en artikelen toevoegt met de ADM-code dimensiewaarde en vervolgens een locatie in de koptekst van het document opgeeft, vraagt Business Central of u de bestaande regels wilt overschrijven omdat er een conflict is.
We raden u aan uw standaarddimensie-instellingen, dimensieprioriteiten en de volgorde waarin u gegevens in documenten invoert, te testen.
- Kies het pictogram
, voer Afmetingen in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen. - Selecteer op de pagina Dimensies de relevante dimensie en kies vervolgens de actie Std. dimensierekeningsoort.
- Vul een regel in voor elke nieuwe standaarddimensie die u wilt instellen. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
Tip
Als u een dimensie verplicht wilt maken maar geen standaardwaarde aan de dimensie wilt toewijzen, laat u het veld Dimensiewaardecode leeg en selecteert u vervolgens Code verplicht in het veld Waardeboeking.
Waarschuwing
Als een rekening wordt gebruikt in een batchverwerking Wisselkoers herwaarderen of batchverwerking Voorraadwaarde boeken, selecteert u Code verplicht of Zelfde code niet. U kunt geen dimensiecodes gebruiken voor deze batchverwerkingen.
Opmerking
Als een rekening een andere dimensie moet hebben dan de standaarddimensie die aan de rekeningsoort is toegewezen, moet u een nieuwe standaarddimensie voor de rekening instellen. De standaarddimensie voor de rekening vervangt dan de standaarddimensie voor het rekeningtype.
Standaarddimensieprioriteiten instellen
Verschillende rekeningsoorten, bijvoorbeeld een klantrekening en een artikelrekening, kunnen verschillende standaarddimensies hebben. Er kunnen dus meerdere standaarddimensies worden voorgesteld voor een post. Als u dergelijke conflicten wilt voorkomen, kunt u prioriteitregels toepassen op verschillende bronnen.
- Kies het pictogram , voer Standaarddimensieprioriteiten in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Voer op de pagina Standaarddimensieprioriteiten in het veld Broncode de broncode voor de invoertabel in waarop de prioriteiten voor standaarddimensies van toepassing zijn.
- Vul een regel in voor elke prioriteit voor standaarddimensies die u wilt instellen voor de geselecteerde broncode.
- Herhaal de procedure voor elke broncode waarvoor u prioriteiten voor standaarddimensies wilt instellen.
Belangrijk
Als u twee tabellen instelt met dezelfde prioriteit voor dezelfde broncode, selecteert Business Central altijd de tabel met de laagste tabel-id.
Dimensiecombinaties instellen
U kunt bepaalde combinaties van twee dimensies blokkeren of beperken om te voorkomen dat u posten boekt met tegenstrijdige of onjuiste dimensies. Een geblokkeerde dimensiecombinatie betekent dat u beide dimensies niet in hetzelfde item kunt plaatsen, ongeacht de dimensiewaarden. Daar tegenover betekent een beperkte dimensiecombinatie dat u beide dimensies naar dezelfde post kunt boeken, maar alleen voor bepaalde combinaties van dimensiewaarden.
Kies het pictogram
, voer Dimensiecombinaties in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Kies op de pagina Dimensiecombinaties het veld met de gewenste dimensiecombinatie uit de volgende opties.
Veld Omschrijving Geen beperking Deze dimensiecombinatie heeft geen beperkingen. Alle dimensiewaarden zijn toegestaan. Beperkt Deze dimensiecombinatie heeft beperkingen afhankelijk van de dimensiewaarden die u invoert. U moet de beperkingen opgeven op de pagina Dimensiewaardecombinatie. Geblokkeerd Deze dimensiecombinatie is niet toegestaan. Als u de optie Beperkt hebt geselecteerd, moet u opgeven welke combinaties van dimensiewaarden u wilt blokkeren. Kies hiervoor het veld om de dimensiewaardecombinatie te definiëren.
Selecteer vervolgens de dimensiewaardecombinatie die is geblokkeerd en voer Geblokkeerd in het veld in. Met een leeg veld geeft u aan dat de dimensiewaardecombinatie is toegestaan. Herhaal deze stap als meerdere combinaties zijn geblokkeerd.
Opmerking
In rijen en kolommen worden dezelfde dimensies weergegeven, wat inhoudt dat alle dimensiecombinaties twee keer voorkomen. Business Central geeft de instelling automatisch in beide velden weer. U kunt niets in de velden in de linkerbovenhoek en daaronder selecteren, omdat die velden dezelfde dimensie bevatten in de rijen en de kolommen.
De geselecteerde optie is niet zichtbaar voordat u het veld sluit.
Als u de naam van de dimensies wilt weergeven en niet de code, klikt u op het veld Kolomnaam weergeven.
Globale dimensies en shortcutdimensies instellen
Globale dimensies en shortcutdimensies kunnen als filter worden gebruikt in Business Central , inclusief in rapporten, batchverwerkingen, pagina's met posten en analyseweergaven. Globale dimensies en shortcutdimensies kunnen altijd direct worden ingevoegd zonder eerst de pagina Dimensies te openen. Op dagboek- en documentregels kunt u globale dimensies en shortcutdimensies selecteren in een veld op de regel. U kunt twee globale dimensies en acht shortcutdimensies instellen. Kies de dimensies die u het vaakst gebruikt.
Belangrijk
Het wijzigen van een globale of shortcutdimensie vereist dat alle posten met de dimensie worden bijgewerkt. Als u een globale dimensie wilt wijzigen, kunt u de functie Globale dimensies wijzigen gebruiken, maar dat kan enige tijd duren, kan vertragend werken en tabellen kunnen tijdens de update worden vergrendeld. Zorg dat uw globale dimensies en shortcutdimensies zorgvuldig kiest, zodat u deze niet later moet wijzigen. Als u een shortcutdimensie wilt wijzigen, gebruikt u de actie Dimensies wijzigen.
Meer informatie vindt u in de sectie Globale dimensies wijzigen.
Opmerking
Wanneer u een globale of shortcutdimensie toevoegt of wijzigt, wordt u automatisch afgemeld en weer aangemeld, zodat de nieuwe waarde voorbereid is voor gebruik.
- Kies het pictogram , voer grootboek Setup in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Vul de velden van het sneltabblad Dimensies in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
Globale dimensies wijzigen
Wanneer u een globale of shortcutdimensie wijzigt, worden alle met die dimensie geboekte posten bijgewerkt. Omdat dit proces tijdrovend kan zijn en de prestaties kan beïnvloeden, zijn er twee verschillende modi beschikbaar om het proces aan te passen aan de grootte van de database.
Kies het pictogram
, voer grootboek Setup in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Kies de actie Globale dimensies wijzigen.
Selecteer bovenaan de pagina een van de volgende twee modi voor uitvoering van de batchtaak.
Optie Omschrijving Sequentieel (Standaard) De wijziging wordt in één transactie uitgevoerd, waarbij alle posten worden teruggebracht naar de dimensies die ze hadden vóór de wijziging.
Deze optie wordt aanbevolen als het bedrijf relatief weinig geboekte posten bevat, in welk geval de uitvoering van de batchtaak zo kort mogelijk duurt. Het proces vergrendelt meerdere tabellen en blokkeert andere gebruikers totdat Gereed optreedt. Houd er rekening mee dat bij grote databases het proces in deze modus mogelijk niet wordt voltooid. Gebruik in dat geval de optie Parallel.Parallel De dimensiewijziging vindt plaats in meerdere achtergrondsessies en de bewerking wordt opgesplitst in meerdere transacties. Om deze optie te gebruiken, zet u de schakelaar Parallelle verwerking aan.
Wij raden deze optie aan voor grote databases of bedrijven met veel geplaatste vermeldingen, omdat dit in de kortste tijd wordt voltooid. Houd er rekening mee dat het updateproces in deze modus niet start als er meer dan één actieve databasesessie is.Voer in de velden Code globale dimensie 1 en/of Code globale dimensie 2 de nieuwe dimensiecode(s) in. De huidige afmetingen worden grijs weergegeven achter de velden.
Voer, afhankelijk van de modus, een van de volgende handelingen uit:
- Kies in de modus Sequentieel de actie Starten.
- Kies in de modus Parallel de actie Voorbereiden.
Het tabblad Logposten wordt gevuld met informatie over de dimensies die worden gewijzigd.
Meld u af bij Business Central en meld u vervolgens weer aan.
Kies de actie Starten om de parallelle verwerking van de dimensieveranderingen te starten.
Voorbeeld van dimensie-instelling
Stel dat uw bedrijf transacties wil traceren op basis van organisatorische structuur en geografische locaties. Daarvoor kunt u twee dimensies instellen op de pagina Dimensies:
- GEBIED
- AFDELING
| Code | Name | Codebijschrift | Filterbijschrift |
|---|---|---|---|
| DISTRICT | District | Districtcode | Districtfilter |
| KSTNPLAATS | Kostenplaats | Afdelingscode | Kostenplaatsfilter |
Voeg voor DISTRICT de volgende dimensiewaarden toe:
| Code | Naam | Dimensiewaardesoort |
|---|---|---|
| 10 | Noord- en Zuid-Amerika | Begintotaal |
| 20 | Noord-Amerika | Standaard |
| 30 | Stille Oceaan | Standaard |
| 40 | Zuid-Amerika | Standaard |
| 50 | Noord- en Zuid-Amerika, totaal | Eindtotaal |
| 60 | Europa | Begintotaal |
| 70 | EU | Standaard |
| 80 | Niet-EU | Standaard |
| 90 | Europa, totaal | Eindtotaal |
Voor de twee belangrijke geografische gebieden, Noord- en Zuid-Amerika en Europa, voegt u subcategorieën toe voor regio's door de dimensiewaarden te laten inspringen. Zo kunt u rapporteren over verkoop of kosten in regio's en totalen ophalen voor de grotere geografische gebieden. U kunt er ook voor kiezen landen, regio's, provincies of steden te gebruiken als uw dimensiewaarden. Dit hangt af van uw bedrijf.
Opmerking
Als u een hiërarchie wilt instellen, moeten de codes op alfabetische volgorde staan Dit omvat de codes van de dimensiewaarden die worden verschaft in Business Central.
Voeg voor AFDELING de volgende dimensiewaarden toe:
| Code | Naam | Dimensiewaardesoort |
|---|---|---|
| ADMIN | Beheer | Standaard |
| PROD | Productie | Standaard |
| VERKOOP | Verkoop | Standaard |
Met deze instellingen kunt u uw twee dimensies toevoegen als twee globale dimensies op de pagina Grootboekinstellingen. Dit betekent dat u DISTRICT en AFDELING kunt gebruiken als filters voor grootboekposten en voor alle rapporten. Beide globale dimensies kunnen ook automatisch worden gebruikt als shortcutdimensies in postregels en documentkoppen.
Een overzicht krijgen van dimensies die meerdere keren zijn gebruikt
Op de pagina Standaarddimensies - Multi wordt opgegeven hoe een groep rekeningen gebruikmaakt van dimensies en dimensiewaarden. U kunt dit instellen door meerdere rekeningen te markeren en er vervolgens standaarddimensies en dimensiewaarden voor op te geven. Daarna stelt de toepassing automatisch deze dimensies en dimensiewaarden voor wanneer een van deze rekeningen wordt gebruikt, bijvoorbeeld op een dagboekregel. Dit maakt het boeken van een post eenvoudiger voor de gebruiker, omdat de dimensievelden automatisch worden ingevuld. Let echter wel ook op dat de voorgestelde dimensiewaarden kunnen worden gewijzigd, bijvoorbeeld op een dagboekregel.
De pagina Standaarddimensies - Multi bevat de volgende velden:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Dimensiecode | Bevat alle dimensies die zijn ingesteld als standaarddimensies in een of meer gemarkeerde rekeningen. Kies dit veld voor een overzicht van de beschikbare dimensies. Als u een dimensie selecteert, wordt die dimensie voor de gemarkeerde rekeningen ingesteld als standaarddimensie. |
| dimensiewaarde-code | Bevat een dimensiewaarde of de term (Conflict). Als het veld een dimensiewaarde bevat, hebben de gemarkeerde rekeningen dezelfde standaard dimensiewaarde voor een dimensie. Bevat het veld de term (Conflict), dan hebben niet alle gemarkeerde rekeningen dezelfde standaard dimensiewaarde voor een dimensie. Zodra u het veld Dimensiecode kiest, ziet u een overzicht van alle beschikbare dimensiewaarden voor een dimensie. Als u een dimensiewaarde selecteert, wordt deze ingesteld als standaard dimensiewaarde voor de gemarkeerde rekeningen. |
| Waardeboeking | Bevat een regel voor waardeboeking of de term (Conflict). Als het veld een regel voor waardeboeking bevat, hebben de gemarkeerde rekeningen dezelfde regel voor waardeboeking voor een dimensiewaarde. Bevat het veld de term (Conflict), dan hebben niet alle gemarkeerde rekeningen dezelfde regel voor waardeboeking voor een dimensiewaarde. Zodra u het veld Waardeboeking kiest, ziet u een overzicht van de regels voor waardeboeking voor een dimensie. Als u een regel voor waardeboeking selecteert, wordt deze toegepast op alle gemarkeerde rekeningen. |
Dimensies gebruiken
In een document zoals een verkooporder kunt u dimensiegegevens toevoegen voor een afzonderlijke documentregel en voor het document zelf. Op de pagina Verkooporder zou u dus dimensiewaarden kunnen invoeren voor de eerste twee shortcutdimensies op de afzonderlijke verkoopregels en vervolgens meer dimensiegegevens toevoegen als u de knop Dimensies kiest.
Als u in plaats daarvan in een dagboek werkt, kunt u ook op dezelfde manier dimensiegegevens toevoegen aan een post als u shortcutdimensies direct als velden hebt ingesteld op dagboekregels.
U kunt ook standaarddimensies instellen voor rekeningen of rekeningsoorten, zodat dimensies en dimensiewaarden automatisch worden ingevuld.
Globale dimensies bekijken op pagina's met posten
Globale dimensies zijn altijd gedefinieerd en benoemd door het bedrijf. Als u de globale dimensies voor het bedrijf wilt bekijken, opent u de pagina Boekhoudinstellingen.
Op een pagina met posten kunt u bekijken of er globale dimensies van toepassing zijn op de posten. In tegenstelling tot uw andere dimensies kunnen de twee globale dimensies overal in Business Central als filter worden toegepast.
- Kies het pictogram , voer Rekeningschema in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Kies op de pagina Rekeningschema de actie Posten.
- Stel een of meer filters op de pagina in om alleen de gewenste posten weer te geven.
- Als u alle dimensies voor een post wilt zien, selecteert u de post en kiest u vervolgens de actie Dimensies.
Opmerking
Op de pagina Postdimensies worden de dimensies per post weergegeven. Als u de posten doorloopt, ziet u dat de inhoud op de pagina Postdimensies hieraan aangepast.
Zie ook
Zakelijke intelligentie
Financiën
Gegevens analyseren op dimensies
Werken met Business Central