Automatisch vastleggen
Gebruik de functie voor automatisch vastleggen om activiteiten met betrekking tot uw e-mails en contactpersonen vast te leggen en op de tijdlijn weer te geven.
Wat is de functie voor automatisch vastleggen?
De activiteiten die zijn vastgelegd door de functie voor automatisch vastleggen worden weergegeven op de tijdlijn in Dynamics 365 Sales. De functie vindt activiteiten door een set regels toe te passen die specifiek zijn voor het recordtype. Wanneer u bijvoorbeeld naar een verkoopkans kijkt in Microsoft Dynamics 365 Sales, geeft de tijdlijn alle activiteiten weer die u hebt geregistreerd. Bovendien worden er suggesties weergegeven voor maximaal 50 recente e-mails en vergaderingen van de afgelopen drie dagen in uw Outlook-account die gerelateerd zijn aan de primaire contactpersoon voor de verkoopkans of de belanghebbenden van deze verkoopkans.
Opmerking
De afspraaksuggestie verschijnt drie dagen voor het daadwerkelijke vergadermoment op de tijdlijn.
De volgende afbeeldingen laten zien hoe bijgehouden en automatisch vastgelegde (nog niet bijgehouden) e-mails en vergaderingen op de tijdlijn worden weergegeven:
E-mails en vergaderingen automatisch vastleggen: deze e-mails en vergaderingen zijn door Automatisch vastleggen gedetecteerd als relevant voor de huidige record, maar ze zijn nog steeds privé, dus alleen u kunt ze zien. In vergelijking met bijgehouden berichten worden deze berichten weergegeven als niet-bijgehouden e-mails of vergaderingen. In de volgende afbeelding wordt een niet-bijgehouden e-mail weergegeven.
Opmerking
Vanaf versie 9.2.24031.00102 volgt Dynamics 365 Sales het principe van toegang met de minste bevoegdheden, waardoor de toegang tot niet-bijgehouden e-mails en vergaderingen wordt geblokkeerd voor gebruikers die beleid voor voorwaardelijke toegang hebben voor hun tenants. Als u de niet-bijgehouden e-mails en vergaderingen niet ziet, neemt u contact op met uw beheerder om te verifiëren of het probleem te wijten is aan het beleid voor voorwaardelijke toegang in uw tenant. Daarnaast kan uw beheerder Microsoft 365 Copilot voor Sales in Outlook inschakelen, zodat u afzonderlijke activiteiten kunt vastleggen of serversynchronisatie om alle e-mails en vergaderingen automatisch bij te houden.
Koppeling voor bijhouden: selecteer het pictogram Bijhouden voor een niet-bijgehouden activiteit die is vastgelegd met Automatisch vastleggen. Hierdoor wordt de activiteit zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot de tijdlijn van deze specifieke record. De activiteiten die Automatisch vastleggen vindt, zijn alleen zichtbaar voor u. Andere leden van uw verkoopteam zien deze niet in Dynamics 365 Sales. Wanneer u de koppeling Bijhouden selecteert voor een automatisch vastgelegd bericht, zet u het om in een bijgehouden e-mailbericht. De activiteit wordt in dat geval opgeslagen in de Dynamics 365 Sales-database en zichtbaar voor andere leden van uw team. Het kan een paar minuten duren voordat een activiteit wordt omgezet van niet-bijgehouden naar bijgehouden. Gedurende deze tijd wordt de melding Bijhouden in behandeling weergegeven.
Bijgehouden e-mails en vergaderingen: het envelopsymbool geeft aan dat deze e-mail of vergadering al wordt bijgehouden, dus al is geïmporteerd in Sales en wordt gedeeld met uw team.
Net als bij andere typen activiteitentegels die op de tijdlijn worden weergegeven, kunt u de tegel selecteren om de inhoud op de tegel uit of samen te vouwen.
Welke activiteiten worden vastgelegd?
Automatisch vastleggen zoekt in uw Outlook-account naar activiteiten met betrekking tot de record waarnaar u kijkt. In de volgende tabel wordt samengevat hoe Automatisch vastleggen gerelateerde activiteiten identificeert.
| Entiteitstype | Vergelijkt deze veldwaarden met de waarden voor Aan, CC of Van voor alle e-mailberichten en vergaderingen |
|---|---|
| Account |
E-mailadres van de vermelde primaire contactpersoon. E-mailadres van de eerste 50 contactpersonen die deze account als hun bovenliggende account hebben. Alle e-mail-adressen die zijn gedefinieerd voor de betreffende accountrecord. |
| Verkoopkans |
E-mailadres van de vermelde contactpersoon voor de verkoopkans. E-mailadres van alle contactpersonen in de lijst Belanghebbenden. Alle e-mail-adressen die zijn gedefinieerd voor de betreffende verkoopkansrecord. E-mailadressen van contactpersonen van het account dat aan de verkoopkans is gekoppeld. Als de verkoopkans is gekoppeld aan een potentiële klant, e-mailadres van de contactpersoon in de potentiële klant. |
| Lead |
E-mailadres dat is vermeld in de sectie Contactpersoon. Alle e-mail-adressen die zijn gedefinieerd voor de record van de betreffende potentiële klant. |
| Contactpersoon | Alle e-mail-adressen die zijn gedefinieerd voor de betreffende contactpersoonrecord. |
| Aangepaste entiteiten | Voor accountvelden: het e-mailadres voor de primaire contactpersoon van de account, plus alle e-mailadressen die voor de betreffende accountrecord zijn gedefinieerd. Voor contactpersoonvelden: alle e-mailadressen die voor de contactpersoonrecord zijn gedefinieerd. Voor klantvelden die verwijzen naar een contactpersoon: alle e-mailadressen die voor de contactpersoonrecord zijn gedefinieerd. Voor klantvelden die verwijzen naar een account: het e-mailadres van de vermelde primaire contactpersoon, plus alle e-mailadressen die voor de betreffende accountrecord zijn gedefinieerd. |