Opprett nummerserier
For hvert selskap som opprettes, må du tilordne unike identifikasjonskoder til elementer som for eksempel hovedbokkontoer, kunde- og leverandørkontoer, fakturaer og andre dokumenter. Nummerering er ikke bare viktig for identifikasjonsformål. Med et godt utformet nummereringssystem er det enklere å styre og analysere selskapet, og det kan redusere feil ved dataregistrering.
Viktig!
Som standard er det ikke tillatt med mellomrom i nummerserier, fordi den nøyaktige historikken for finanstransaksjoner må være tilgjengelige for revisjon, i henhold til lovgivningen, og må derfor følge en ubrutt sekvens uten slettede numre.
Hvis du vil tillate hull i visse nummerserier, må du rådføre deg med revisor eller regnskapssjefen for å være sikker på at du overholder de juridiske kravene i landet/regionen din. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen Tomrom i nummerserier.
Merk
Vi anbefaler at du bruker de samme nummerseriekodene som er oppført på siden Nummerserieliste i demoselskapet CRONUS. Koder som P-INV+ gir kanskje ikke umiddelbar mening for deg, men Business Central har en rekke standardinnstillinger som avhenger av disse nummerseriekodene.
Et nummereringssystem lager du ved å opprette én eller flere koder for hver hoveddatatype eller dokumenttype. Du kan for eksempel opprette én kode for å nummerere kunder, en annen kode for å nummerere salgsfakturaer, og enda en kode for å nummerere dokumenter i finanskladder. Når du har opprettet en kode, må du opprette minst én nummerserielinje. Nummerserielinjen inneholder informasjon som for eksempel første og siste nummer i serien, samt startdato. Du kan opprettet mer enn én nummerserielinje per nummerseriekode, med ulik startdato for hver linje. Nummerseriene er i rekkefølge, og hver serie starter på sin respektive startdato.
Bemerkning
Den maksimale lengden på et tall i en nummerserie er 20 tegn. Det finnes noen tilfeller der Business Central vil føye til et nummer med en systemgenerert ID. Når dokumenter som fakturaer for eksempel brukes til å gjennomføre transaksjoner, for eksempel betalinger, genererer Business Central identifikatorer for de utlignede transaksjonene. Identifikatoren består av et tall fra en nummerserie og en systemgenerert ID på seks tegn, for eksempel -12345. Hvis du forventer å behandle mer enn 9999 dokumenter i bank-eller GIRO-kladder, eller innbetalingskladder, kan du definere en nummerserie for disse dokumenttypene for å inkludere færre enn 14 tegn.
Du setter vanligvis opp i nummerserien automatisk skal sette inn neste nummer i rekken på nye kort eller dokumenter du oppretter. Men kan du også definere en nummerserie som tillater at du angir et nummer manuelt. Hvis du vil angi numre manuelt, slår du på Manuelle nr.-vekslebryteren.
Hvis du vil bruke mer enn én nummerseriekode for én type hoveddata - det vil si hvis du for eksempel vil bruke ulike nummerserier for ulike varekategorier - kan du bruke nummerserieforbindelser.
Få hjelp fra Copilot
Den forslåtte nummerserien med Copilot-funksjonen kan hjelpe administratorer med å opprette og vedlikeholde nummerserier for alle enheter og dokumenter i Business Central basert på strukturerte inndata eller naturlig språk. Hvis du vil vite mer om denne KI-baserte funksjonen, kan du gå til Foreslå nummerserie med Copilot.
Tomrom i nummerserier
Ikke alle poster du oppretter i Business Central, er finanstransaksjoner som må bruke sekvensiell nummerering. Du kan for eksempel tildele nummerserier til kunder, tilbud og lageraktiviteter, men de er ikke underlagt finansrevisjon og kan slettes. For slike nummerserier kan du merke av for Tillat tomrom i nr. på siden Nr.serielinjer. Denne innstillingen kan også endres etter at du har opprettet nummerserien. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en ny nummerserie.
Virkemåten til feltet Nr. i dokumenter og kort
På salgs-, kjøps-, overførings- og servicedokumenter og på alle kort kan feltet Nr. fylles ut automatisk fra en forhåndsdefinert nummerserie, eller du kan legge den til manuelt. Under visse omstendigheter er feltet Nr. usynlig for å hindre deg i å redigere det.
Nr.-feltet kan fylles ut på tre måter:
Hvis det bare finnes én nummerserie for dokumenttypen eller kortet, og feltet Standardnr. er valgt og feltet Manuelle nr. er ikke valgt for nummerserien, fylles feltet ut automatisk med neste nummer i serien. Nr.-feltet vises ikke på kortet eller dokumentet.
Selv om du definerer maler med forskjellige nummerserier for kunder, hvis nummerserien som er definert i siden Salgsoppsett er definert på denne måten, er feltet Nr. vises ikke på kundekortet, uansett hvilken mal du bruker. Det samme gjelder andre typer kort og dokumenter.
Bemerkning
Hvis nummerserien ikke fungerer, for eksempel fordi den har nådd det siste tallet som er definert for området, vises feltet Nr. slik at du kan angi et nummer manuelt. Du kan løse problemer på siden Nr.serie.
Hvis du har mer enn én nummerserie for en dokumenttype eller korttype, og det ikke er merket av for Standardnr. for den tildelte nummerserien, er vises feltet Nr. og du kan gå til siden Nr.serie og velge nummerserien du vil bruke. Det neste nummeret i serien settes deretter inn i feltet Nr..
Hvis du ikke har en nummerserie for typen dokument eller kort, eller hvis feltet Manuelle nr. er valgt for nummerserien, vises Nr.-feltet og du må angi et nummer manuelt. Du kan angi opptil 20 alfanumeriske tegn.
Når du åpner et nytt dokument eller kort som det finnes en nummerserie for, åpnes siden Oppsett for nummerserie, slik at du kan definere en nummerserie for denne dokumenttypen eller dette kortet og fortsette arbeidet.
Bemerkning
Hvis du vil aktivere manuell nummerering på for eksempel nye varekort som er opprettet med en dataoverføring som har skjult Nr. som standard, går du til Lageroppsett-siden og velger Varenr.-feltet for å åpne og sette de tilknyttede nummerseriene til Manuelle numre.
Det samme gjelder hvis du bruker serviceadministrasjonsfunksjoner. Du kan løse dette problemet ved å gå til siden Serviceoppsett og velge feltet Servicevarenr. for å sette nummerserien til Manuelle nr.
Opprette en ny nummerserie
- Velg ikonet
, angi Nummerserie, og velg den relaterte koblingen. - Velg handlingen Ny.
- Fyll ut feltene etter behov på den nye linjen. Hold markøren over et felt for å lese en kort beskrivelse.
- Velg handlingen Linjer.
- På siden Nr.serielinjer fyller du ut feltene for å angi faktisk bruk og innhold i nummerserien du opprettet i trinn 2.
- Gjenta trinn 5 for så mange typer bruk av nummerserien du trenger. Feltet Startdato definerer hvilken nummerserielinje som er aktiv.
Tips
Hvis du vil tillate at brukere angir numre manuelt når de registrerer en ny kunde eller leverandør, kan du for eksempel velge feltet Manuelle nr. på selve nummerserien. Hvis du vil forhindre manuell nummerering, fjerner du merket i feltet.
Du kan knytte nummerserier til malene du har definert for de ulike typene kunder og leverandører som selgere og innkjøpere oftest legger til . I dette tilfellet kan du definere de aktuelle nummerseriene, knytte dem til relasjoner og deretter legge til den første nummerserien i den relevante relasjonen på den relevante oppsettsiden. Når en bruker deretter oppretter en kunde, velger de den relevante malen, og den nye kunden får tildelt et nummer fra nummerserien som er definert for denne malen.
Slik oppretter du forbindelser mellom nummerserier
Hvis du opprettet mer enn én nummerserie for den samme typen opplysninger eller transaksjoner, kan du opprette forbindelser mellom seriene. Denne funksjonen kan hjelpe deg med å bestemme mellom koder når du bruker et nummer. Når du definerer et forhold mellom en gruppe med nummerserier, knytter du alle de relaterte seriene til én nummerserie. Deretter kan du sette inn koden i et felt på hurtigfanen Nummerering på oppsettssider, for eksempel Salgsoppsett.
- Velg ikonet , angi Nummerserie, og velg den relaterte koblingen.
- Velg linjen med nummerserien du vil opprette forbindelser for, og velg deretter Forbindelser.
- I Seriekode-feltet angir du koden for nummerserien du vil knytte til serien du valgte i trinn 2.
- Legg til en linje for hver kode du vil knytte til den valgte nummerserien.
- Lukk siden.
Når du så registrerer noe som trenger et nummer, kan du bruke forbindelsene du har opprettet til å velge mellom nummerseriene som er koblet til hverandre.
Slik definerer du der det brukes en nummerserie
Følgende fremgangsmåte viser hvordan du konfigurerer nummerseriene for Salg-området. Trinnene er de samme for andre områder.
- Velg ikonet , angi Salg, og velg den relaterte koblingen.
- På siden Salg på hurtigfanen Nummerserie velger du ønsket nummerserie for hvert salgskort eller dokument.
Det valgte nummeret fylles nå ut i feltet Nr. på kortet eller dokumentet, i henhold til innstillingene.