Oversikt over ordreagenten (forhåndsversjon)
[Denne artikkelen inneholder dokumentasjon for forhåndsversjonen og kan bli endret.]
Ordreagenten hjelper Business Central-brukere med å automatisere registrering av ordrer. Agenten bruker kunstig intelligens til å analysere kundeforespørsler mottatt via e-post, finne kunden i Business Central og delta i e-postsamtaler med flere vendinger for å avklare forespørsler hvis viktige detaljer mangler eller flere valg er tilgjengelige. Den kontrollerer og informerer også kunden om tilgjengeligheten av varene de leter etter, og følger opp med et tilbud. Tilbudet er formatert som en PDF-fil og inkluderer forespurte varer, antall, enheter, priser, avgifter, forespurte leveringsdatoer, oppgitt referanse til eksterne dokumenter og andre viktige detaljer.
Tips
Se en kort video i Dynamics Business Central-kanalen på YouTube under Kom i gang med ordreagenten for Dynamics 365 Business Central.
Viktig!
- Dette er en evalueringsfunksjonalitet.
- Evalueringsfunksjonalitet er ikke ment for produksjonsbruk og kan ha begrenset funksjonalitet. Disse funksjonene er underlagt tilleggsvilkår for bruk og er tilgjengelige før en offisielle utgivelse, slik at kunder kan få tidlig tilgang og gi tilbakemeldinger.
- Hvis du vil registrere deg for denne lukkede forhåndsversjonen, fyller du ut registreringsskjemaet for forhåndsversjon.
Funksjonalitet
Aktivering og konfigurasjon
Agenten er lett tilgjengelig i produktet. Du aktiverer den ved å angi e-postinnboksen du vil at agenten skal overvåke. I tillegg må du angi innstillingene for visse aspekter av agentvirkemåten og angi brukerne som er autorisert til å bruke agenten til å behandle kundenes bestillinger, slik at agenten kan handle på vegne av et selskap, en avdeling eller et team – ikke bare en individuell bruker.
Tillatelser og profiler
Agenten opererer innenfor tillatelsene og profilen (rollen) som er tildelt til den av administratoren. Tillatelser definerer hvilke områder av produktet (tabeller) agenten har tilgang til. Profilen skisserer UX-elementene (sider og handlinger) agenten kan engasjere seg i under arbeidet. Standardtillatelser og profilen tildeles til agenten som standard. Administratorer kan imidlertid oppdatere disse tillatelsene etter behov.
Operasjon
Ordreagenten er utformet for å kjøre selvstendig i bakgrunnen, ved hjelp av kunstig intelligens til å utføre oppgavene, samtidig som brukerne holdes informert om viktige trinn og involverer dem når det er nødvendig. Involvering kan være nødvendig i bestemte scenarioer, for eksempel for å se gjennom utgående meldinger eller for å gi manglende detaljer, basert på konfigurerte innstillinger.
Konseptuelt samhandler agenten med Business Central-funksjonaliteten på en måte som ligner på hvordan Business Central-brukere samhandler med den. Agenten er utstyrt med generelle instruksjoner, uttrykt i naturlig språk, som beskriver hvordan prosessen med å registrere ordrer skal håndteres. Deretter bruker den brukergrensesnittmetadata, for eksempel bildetekster, verktøytips og andre egenskaper, kombinert med dataene som presenteres på Business Central-sider og egne instruksjoner, til å bestemme hvert trinn som kreves for å fullføre oppgaven. Fra det angitte rollesenteret navigerer agenten sidene, aktiverer brukergrensesnitthandlinger og skriver inn data slik en bruker ville gjort. Denne tilnærmingen tillater en høy grad av fleksibilitet og tilpasningsevne for agenten for å nå målet sitt fordi agentens samhandlingsoverflate og trinn ikke er hardkodet. I stedet bestemmer kunstig intelligens dem basert på konteksten til hvert trinn.
Denne fleksibiliteten gjør det mulig for agenten å oppdage og samhandle med relevante egendefinerte felter og handlinger. Den kan også forsøke å løse valideringsfeil automatisk ved å behandle feilmeldinger som vises, og justere inndataene i henhold til dette.
E-postovervåking og kommunikasjon
Agenten er avhengig av at en intern e-postordrefordeler kjører siden en bakgrunnsoppgave kontinuerlig overvåker en angitt postboks for vareforespørsler. Ordrefordeleren utløser agenten til å utføre oppgaver og sender deretter resultater, for eksempel forberedte tilbud eller ordrer, til kunden i svar.
Agenten hjelper med å komponere e-posttekster basert på konteksten til nåværende trinn. Den kan for eksempel vise disponibel beholdning eller gi en kort beskrivelse av det vedlagte tilbudet eller den vedlagte ordren. I tillegg kan den oppdage og rapportere irrelevant eller potensielt skadelig e-postinnhold, og be brukerne om å gjennomgå og bestemme hvordan de skal fortsette.
Kundemedvirkning og Business Central-brukermedvirkning
Brukere kan inspisere agentens trinn og de opprettede salgsdokumentene. De kan enkelt identifisere dataene som legges inn av agenten sammenlignet med data generert av Business Centrals egen forretningslogikk, og gi flere innspill om nødvendig, for eksempel å legge til rabatter eller oppdatere fraktkostnader.
Hvis kunden bestemmer seg for å oppdatere tilbudet ved å sende en ny e-postoppføring med nødvendige endringer, hjelper agenten til med disse endringene ved å finne tilbudet og foreta de forespurte oppdateringene. Når kunden bekrefter tilbudets nøyaktighet, konverterer agenten det til en ordre, som deretter også deles med kunden via e-post, etter brukerens bekreftelse.
Agenten involverer alltid utpekte Business Central-brukere til å gjennomgå og godkjenne alle utgående meldinger, før de sendes på nytt til kundene.
Slik behandler agenten forespørsler
Agenten overvåker en angitt postboks for innkommende kunde-e-poster om vareforespørsler. Postboksen er angitt i ordreagentkonfigurasjonen (finn ut mer i Konfigurer ordreagenten). Når agenten identifiserer en potensiell forespørsel i en e-postmelding, begynner den å forberede et tilbud. Den kontrollerer for eksempel om kunden er registrert i Business Central. Den kontrollerer deretter varedisposisjonen, oppretter et tilbud og forbereder en e-post svar til kunden som inkluderer tilbudet som PDF-vedlegg.
Noen trinn krever inngripen fra deg, som gjennomgang av e-postkorrespondanse og å hjelpe agenten etter behov. Inntil en ordre er opprettet, håndterer agenten e-postutvekslinger frem og tilbake med kunden for å løse manglende detaljer og tillater endringer i den opprinnelige forespørselen om nødvendig. Finn ut mer i Agentprosessflyt.
Identifiser kunder/kontakter og relaterte dokumenter
Agenten sikrer at en forespørsel fra en kunde ikke kan handle om en annen kundes forespørsler. Når agenten behandler en forespørsel, identifiserer den først kunden i Business Central ved hjelp av avsenderens e-postadresse. Agenten søker etter e-posten blant de registrerte Business Central-kontaktene, -tilbudene og -ordrene, og slår deretter opp kunden som er koblet til den e-postadressen:
Hvis en kunde blir funnet, filtrerer agenten slik at den bruker bare tilbud og ordrer som tilhører kunden.
Denne virkemåten sikrer at agenten bare oppretter og oppdaterer dokumenter som tilhører kunden som sendte e-postmeldingen
Hvis en kontakt blir funnet, men det ikke er en kunde, filtrerer agenten slik at den bare bruker dokumenter som tilhører kontakten. Tilbud kan sendes til kontakter som ikke er registrert som kunde.
Hvis ingen kontakt blir funnet, filtrerer agenten ut alle dokumenter, og den kan be om brukermedvirkning fordi den ikke finner dokumentet.
For å hindre agenten fra å be om medvirkning og for å hjelpe til med gjennomgang av innkommende meldinger, kontrollerer agenten om kontakten er registrert, og viser et varsel på gjennomgangssiden for innkommende meldinger hvis den ikke er det. Du kan løse dette problemet ved å registrere en ny kontakt/kunde eller oppdatere kontaktinformasjonen for en eksisterende kontakt/kunde. Agenten genererer varselet for å indikere at kontakt-e-postadressen ikke ble funnet.
Finn produkter/varer
Agenten analyserer innkommende e-postmeldinger for å finne parametere for å forberede et nytt tilbud eller oppdatere et eksisterende tilbud. I tillegg til selve varene kan parametere inkludere vareattributter, antall, enheter, ønsket leveringsdato, eksternt dokumentnummer med mer. Agenten søker deretter etter disse varene i Business Centrals beholdning, innenfor et bredt spekter av relaterte tabeller.
| Bord | Felter |
|---|---|
| Varer | Nr. Description Beskrivelse 2 Søkbeskrivelse GTIN Leverandørvarenummer |
| Varevariant | - kode Description Beskrivelse 2 |
| Varereferanse | Referansenr. Description Beskrivelse 2 |
| Vareattributter | Name Verdi |
| Varekategori | - kode Description Overordnet kategori – 1 nivå |
| Vareoversettelse | Språk Description Beskrivelse 2 |
| Vare-ID | - kode |
| Utvidet tekstlinje | Tekst |
Selv om agenten kan finne produkter basert på vage og ufullstendige beskrivelser, påvirkes effektiviteten av kvaliteten på produktinformasjonen i Business Central. Du kan forbedre agentens evne til å finne produkter ved å forbedre beskrivelser, attributter, kategorier og utvidet tekst for lagervarene dine.
Når den finner varene, kontrollerer agenten varenes disposisjon ved å analysere flere parametere, for eksempel nødvendig antall, leveringsdato, lokasjon, tidsplanlagte og planlagte mottak med mer.
Agentprosessflyt
Behandling av en tilbudsforespørsel til en ordre involverer tre deltakere:
- Kunde som ber om et tilbud via e-post
- Ordreagenten, som overvåker postboksen, behandler den innkommende forespørselen og oppretter tilbudet og ordren
- Business Central-brukeren som går gjennom agentoppgaver
Den generelle flyten er illustrert i figuren, som etterfølges av flere detaljer om trinnene. Den faktiske flyten kan variere avhengig av faktorer som oppfølgingsforespørsler, endringer eller annulleringer i gjennomgangen, blokkeringsproblemer og så videre.
- Kunde: Sender e-post til Business Central-postboksen og ber om et tilbud på varer.
- Ordreagent: Plukker opp ulest e-post fra innboksen og oppretter en oppgave med et trinn for gjennomgang av den innkommende forespørselen.
- Kontrollør: Gjennomgår/bekrefter trinn med e-post.
- Ordreagent:
- Finner kontakten eller kunden.
- Finner de forespurte varene og kontrollerer disposisjonen av dem.
- Oppretter tilbudet.
- Legger til gjennomgangstrinn med et svar e-post med vedlagt tilbud som PDF.
- Kontrollør: Gå gjennom / bekrefter e-post og tilbud.
- Ordreagent: Sender e-post og tilbuds-PDF til kunde.
- Kunde: Gå gjennom tilbudet og sende e-post som ber om ordren.
- Ordreagent: Plukker opp e-post og legger til gjennomgangstrinn.
- Kontrollør: Gå gjennom / bekrefter e-postbekreftelsen for en salgsordre.
- Ordreagent:
- Konverterer tilbud til ordre.
- Legger til gjennomgangsoppgave med utgående e-post som bekrefter ordren.
- Kontrollør: Gå gjennom / bekrefter utgående e-post.
- Ordreagent: Sender e-post til kunde.