Power Automate로 순차적 승인 관리
일부 워크플로는 최종 승인자를 로그오프하기 전에 사전 승인이 필요합니다. 예를 들어 재무 부서에서 $1000.00가 넘는 송장을 승인하기 전에 회사에는 이에 대한 사전 승인이 필요한 순차적 승인 정책이 있을 수 있습니다.
순차적 승인 설정에서 순차적 승인을 빠르고 쉽게 설정하는 방법을 알아보세요.
이 자습서에서는 직원 휴가 요청을 관리하는 순차적 승인 흐름을 수동으로 만듭니다. Power Automate와 함께 SharePoint를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용을 보려면 SharePoint 설명서를 참조하세요.
Power Automate와 함께 SharePoint를 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 SharePoint 설명서를 참조하세요.
참고
여기서는 SharePoint가 예시로만 사용되었습니다. 승인 흐름을 만들 필요는 없습니다. 흐름을 실행하기 위해 Power Automate가 통합되는 200개 이상의 서비스를 사용할 수 있습니다. SharePoint 2010를 사용하는 경우, SharePoint 2010 워크플로 사용 중지를 참고하세요.
흐름의 자세한 단계
흐름은 다음과 같이 작동합니다.
- SharePoint Online 목록에 휴가 요청이 만들어질 때 시작됩니다.
- 휴가 요청을 승인 센터에 추가한 후 그 요청을 사전 승인자에게 전자 메일로 보냅니다.
- 직원에게 사전 승인 결정을 전자 메일로 보냅니다.
- 사전 승인자의 결정과 의견을 SharePoint Online 목록에 업데이트합니다. 참고: 요청이 사전 승인된 경우 흐름은 다음과 같은 단계를 진행합니다.
- 최종 승인자에 요청을 보냅니다.
- 직원에게 최종 결정을 전자 메일로 보냅니다.
- 최종 의사 결정을 SharePoint 목록에 업데이트합니다.
이 이미지에서는 앞의 단계를 요약합니다.
전제 조건
- Power Automate.
- SharePoint Online 목록.
- Office 365 Outlook 및 Office 365 사용자 계정.
노트
이 안내서에서 SharePoint Online 및 Office 365 Outlook이 사용될 때, Zendesk, Salesforce, Gmail와 같은 다른 서비스를 사용해도 됩니다. SharePoint 2010를 사용하는 경우, SharePoint 2010 워크플로 사용 중지를 참조하세요.
흐름을 만들기 전에 SharePoint Online 목록을 만드세요. 이 목록은 나중에 휴가 승인 요청에 사용됩니다.
이 연습에서 사용하기 위해 사용자는 SharePoint Online 목록을 만들 때 다음 열을 포함해야 합니다.
사용자는 SharePoint Online 목록을 만들 때 다음 열을 포함해야 합니다.
| 직함 | 한 줄 텍스트 |
|---|---|
| 휴가 시작 날짜 | 날짜 및 시간 |
| 휴가 종료 날짜 | 날짜 및 시간 |
| 코멘트 | 한 줄 텍스트 |
| 승인됨 | 예/아니요 |
| 관리자 의견 | 여러 줄 텍스트 |
| 수정됨 | 날짜 및 시간 |
| 만듦 | 날짜 및 시간 |
| 사전 승인됨 | 예/아니요 |
| 만든 사람 | 개인 또는 그룹 |
| 수정한 사람 | 개인 또는 그룹 |
SharePoint Online 목록의 이름 및 URL을 기록해 둡니다. 이러한 항목은 나중에 SharePoint - 새 항목이 만들어진 경우 트리거를 구성할 때 사용합니다.
흐름 만들기
Power Automate에 로그인합니다.
왼쪽 탐색 창에서 내 흐름을 선택합니다.
왼쪽 상단 메뉴에서 새 흐름>자동화된 클라우드 흐름을 선택합니다.
흐름에 이름을 지정합니다.
흐름 트리거 선택 아래에서 항목이 만들어진 경우 - SharePoint를 선택한 다음, 만들기를 선택합니다.
항목이 만들어진 경우 카드에서, 이전에 만든 SharePoint 목록에 대한 사이트 주소 및 목록 이름을 선택합니다.
- 항목이 만들어진 경우 카드에서, 이전에 만든 SharePoint 목록에 대한 사이트 주소 및 목록 이름을 선택합니다.
휴가를 요청한 사용자에 대한 관리자를 가져옵니다.
+새 단계를 선택한 다음, 작업 선택 검색 상자에 관리자 가져오기를 입력합니다.
관리자 가져오기(V2) - Office 365 Users 작업을 찾은 다음 선택합니다.
관리자 가져오기 카드의 사용자(UPN) 상자에 이메일로 만듦 토큰을 삽입합니다.
이 작업은 SharePoint에서 휴가를 요청한 사용자에 대한 관리자를 가져옵니다.
노트
진행하면서 흐름에 대한 변경 사항을 주기적으로 저장하는 것이 좋습니다.
사전 승인을 위한 승인 작업 추가
새 단계를 선택합니다.
작업 선택 검색 상자에 승인을 입력합니다.
시작 및 승인 대기 작업을 선택합니다.
필요에 맞게 승인 시작 및 대기 카드를 구성합니다.
노트
승인 유형, 제목, 할당 대상 필드는 필수입니다. Markdown을 사용하여 세부 정보 필드의 형식을 지정할 수 있습니다.
이 작업은 사전 승인 요청을 할당 대상 상자의 이메일 주소로 보냅니다.
조건 추가
새 단계를 선택한 다음 작업 목록에서 조건을 선택합니다.
조건 카드 왼쪽에 있는 값 선택을 선택합니다.
동적 값 표시 목록입니다.
동적 값 목록에서 승인자 응답에 응답을 선택합니다.
오른쪽에 있는 값 선택 상자를 선택한 다음 상자에 승인을 입력합니다.
노트
승인 - 승인 시작 작업에 대한 유효한 응답은 "승인" 및 "거부"입니다. 이러한 응답은 대/소문자를 구분합니다.
이제 조건 카드에 다음 항목이 표시됩니다.
노트
이 상태는 시작 및 승인 대기 작업에서 응답을 확인합니다.
사전 승인을 위한 전자 메일 작업 추가
예인 경우 조건 분기에서 작업 추가를 선택합니다.
작업 선택 카드에 있는 검색 상자에 이메일 보내기를 입력합니다.
이메일 보내기(V2) 작업을 선택합니다.
필요에 맞게 이메일 카드를 구성합니다.
노트
받는 사람, 제목, 본문이 필요합니다.
이 카드는 휴가 요청 상태가 변경될 때 전송되는 이메일에 대한 템플릿입니다.
이메일 보내기(V2) 카드의 본문 상자 내 승인 - 승인 시작 작업에서 주석 토큰을 사용합니다.
사전 승인된 요청에 업데이트 작업 추가
예인 경우 분기에서 작업 추가를 선택합니다.
작업 선택 카드의 검색 상자에 SharePoint를 입력하고 SharePoint 필터를 선택한 다음 항목 업데이트 작업을 선택합니다.
필요에 맞게 항목 업데이트 카드를 구성합니다.
사전 승인자의 관리자 가져오기
앞서 수행한 휴가를 요청한 사람에게 관리자 가져오기 단계를 사용하여 다른 관리자 가져오기 작업을 추가하고 구성합니다. 이번에는 사전 승인자의 관리자를 가져옵니다.
작업을 완료하면 관리자 가져오기 2 카드가 이 이미지와 유사하게 표시됩니다. 이 흐름에서 사용되는 앱 및 서비스에서 동적 콘텐츠 추가 카드의 관리자 가져오기 범주에서 전자 메일 토큰을 사용해야 합니다.
최종 승인 작업 추가
이전에 수행한 사전 승인을 위한 승인 작업 추가 단계를 사용하여 다른 시작 및 승인 대기 작업을 추가한 다음 구성합니다. 이 작업은 최종 승인을 위한 전자 메일 요청을 보냅니다.
작업을 완료하면 카드가 이 이미지와 비슷하게 표시됩니다.
최종 승인 조건 추가
조건 추가 단계를 반복하여 최종 승인자의 결정을 확인하는 조건을 추가하고 구성합니다.
최종 승인을 포함한 전자 메일 보내기
사전 승인을 위한 전자 메일 작업 추가 단계를 사용하여 휴가 요청이 승인될 때 전자 메일을 보내는 작업을 추가하고 구성합니다.
작업을 완료하면 카드가 이 이미지와 비슷하게 표시됩니다.
승인을 받아 SharePoint 업데이트
사전 승인된 요청에 업데이트 작업 추가 단계를 사용하여 휴가 요청이 승인될 때 SharePoint를 업데이트하는 동작을 추가하고 구성합니다.
작업을 완료하면 카드가 이 이미지와 비슷하게 표시됩니다.
사전 승인 거부를 포함한 전자 메일 보내기
아니요일 경우 분기에서 작업 추가를 선택합니다.
작업 선택 카드의 검색 상자에 보내기를 입력하고 작업을 필터링하기 위해 Office 365 Outlook을 선택한 다음 이메일 보내기(V2) - Office 365 Outlook 작업을 선택합니다.
필요에 맞게 이메일 카드를 구성합니다.
이 카드는 휴가 요청 상태가 변경될 때 전송되는 이메일에 대한 템플릿을 나타냅니다.
이 작업 조건 카드 아래에서 아니면 아무 작업도 수행하지 않음 분기에 추가되어야 합니다.
사전 승인 거부를 SharePoint에 업데이트
작업 추가를 선택합니다.
작업 선택 카드의 검색 상자에 업데이트를 입력한 다음, 항목 업데이트 - SharePoint 작업을 선택합니다.
필요에 맞게 카드를 구성합니다.
최종 거부를 포함한 전자 메일 보내기
사전 승인 거부를 포함한 전자 메일 보내기 단계를 사용하여 최종 승인자가 휴가 요청을 거부하는 경우 전자 메일을 보내는 작업을 추가하고 구성합니다.
이 작업 조건 2 카드 아래에서 아니면 아무 작업도 수행하지 않음 분기에 추가되어야 합니다.
작업을 완료하면 카드가 이 이미지와 비슷하게 표시됩니다.
최종 거부를 SharePoint에 업데이트
사전 승인 거부를 포함한 SharePoint 업데이트 단계를 사용하여 최종 승인자가 휴가 요청을 거부하는 경우 SharePoint를 업데이트하는 작업을 추가하고 구성합니다.
작업을 완료하면 카드가 이 이미지와 비슷하게 표시됩니다.
수행한 작업을 저장하려면 흐름 업데이트을 선택합니다.
따라 했다면 사용자의 흐름이 이 이미지 비슷해야 합니다.
흐름을 만들었으므로 이제 작동하는지 확인합니다.
승인 요청
앞부분에서 만든 SharePoint Online 목록에 휴가 요청을 만듭니다.
이 요청을 저장하면 흐름이 트리거되고, 그런 다음:
- 승인 센터에 요청이 생성됩니다.
- 승인자에게 승인 요청 이메일을 보냅니다.
사용자 요청은 이 이미지와 비슷해야 합니다.
보류 중인 승인 요청 보기
보류 중인 승인 요청을 모두 보려면 다음 단계를 따르세요.
Power Automate에 로그인합니다.
왼쪽 탐색 창에서 작업 항목>승인을 선택합니다.
보류중인 승인 요청은 수신 탭에 표시됩니다.
요청 사전 승인
승인 흐름에서 승인자인 경우, 누군가 요청을 만들 때마다 이메일을 받게 됩니다. 승인 요청은 승인 센터에도 전송됩니다. 그런 다음 이메일, 승인 센터, 또는 Power Automate 앱을 통해 받은 요청을 승인하거나 거부할 수 있습니다.
요청을 승인하려면:
이메일에서
항목이 SharePoint Online 목록에 추가될 때 수신한 이메일에서 승인을 선택합니다.
참고: Power Automate 앱이 설치된 모바일 디바이스를 사용하는 경우, Power Automate 앱이 시작되고, 그렇지 않을 경우 사용자 브라우저에 승인 센터가 열립니다.
의견을 입력한 다음 확인 단추를 선택합니다.
승인 센터에서
Power Automate에 로그인합니다.
왼쪽 탐색 창에서 승인을 선택합니다.
승인하려는 요청에 승인 을 선택합니다.
의견을 추가한 다음, 화면 하단에 있는 확인을 선택합니다.
Power Automate 앱에서
Power Automate 앱이 설치된 휴대폰에서 승인 요청 이메일에 있는 승인을 선택합니다.
화면 오른쪽 위에서 확인을 선택합니다.
승인이 기록되었음을 나타내는 성공 페이지가 표시됩니다.
노트
Android, iOS, Windows Phone에서 화면은 약간씩 서로 다를 수 있지만 기능은 모든 디바이스에서 동일합니다.
요청 승인
요청을 승인하는 단계는 요청을 사전 승인하는 단계와 동일합니다.
최종 승인자는 요청이 사전 승인된 후에만 휴가 요청을 가져옵니다.
요청 거부
전자 메일, 승인 센터, 또는 Power Automate 앱을 통해 받은 요청을 거부할 수 있습니다. 요청을 거부하려면 요청을 승인하기 위한 단계를 수행하지만, 승인 대신에 거부를 선택합니다.
결정(요청 거부)을 확인한 후에 흐름은 다음 단계를 실행합니다.
- 휴가를 요청한 사람에게 이메일을 보냅니다.
- 승인자의 결정과 의견을 SharePoint Online 목록에 업데이트합니다.