Microsoft 365 での組織データの使用方法と保持方法を理解する
組織のデータをユーザーの Microsoft 365 ユーザー プロファイルの入力としてorganizationのMicrosoft Entra ID インスタンスのデータと共に使用し、Microsoft Vivaを含む Microsoft 365 アプリケーションの特定の機能を強化できます。
次の情報を確認して、組織データの使用方法、格納方法、削除方法を理解します。
データ使用状況
アップロードする組織データは、Viva、Microsoft 365 サービス、および Microsoft Graph APIを介してアクセス権が付与された Microsoft 以外のサービスによって使用される場合があります。 このデータは、組織内で 公開されている ものとして 扱われます。つまり、組織内の任意のエンド ユーザーに表示される可能性があります。 このデータは、テナント間のコラボレーション シナリオ、Microsoft 365 Copilot、機械学習モデルのトレーニングでも使用できます。
Microsoft 365 ユーザー プロファイルでは、Microsoft Entraデータが既定で Microsoft 365 の組織データよりも優先されます。 サービスが Microsoft 365 ユーザー プロファイルに対してクエリを実行すると、1 つの属性の組織データとMicrosoft Entraデータの両方がある場合、Microsoft Entra値が返されます。 たとえば、特定のエンド ユーザーは、Microsoft Entra ID の jobTitle プロパティとして "ソフトウェア エンジニア" を持っています。 組織のグローバル管理者は、Microsoft 365 機能の組織データを使用して、同じエンド ユーザーの Microsoft_JobTitle 属性の値 "シニア ソフトウェア エンジニア" をアップロードします。 アップロード後、両方の値がエンド ユーザーの Microsoft 365 ユーザー プロファイルに格納されます。 Microsoft 365 のプロファイル カードのようなエクスペリエンスが Microsoft 365 ユーザー プロファイルに対してクエリを実行して、そのエンド ユーザーの jobTitle プロパティを取得すると、"ソフトウェア エンジニア" が返されます ("シニア ソフトウェア エンジニア" ではなく)。
ただし、Entra ID に属性のデータがない場合は、対応する組織データ値が使用されます。 したがって、前の例では、Entra ID に jobTitle の値がない場合、Microsoft 365 のプロファイル カードでは、Microsoft 365 の組織データの "シニア ソフトウェア エンジニア" が使用されます。
Microsoft 365 ユーザー プロファイルの組織データの値を使用する場合は、 orgdatainm365support@microsoft.comに要求を送信して Microsoft に問い合わせてください。 "Microsoft 365 ユーザー プロファイル for テナント [名前] [テナント ID] のMicrosoft Entraデータよりも組織のデータの優先順位を付与するように要求する" という件名行を含めます。この変更が有効になるまでに最大 4 日かかることがあります。
後で既定の動作 (Microsoft Entra データが優先される場所) に戻す場合は、"Microsoft 365 ユーザー プロファイルの組織データに対するデータの優先順位を Microsoft 365 ユーザー プロファイル [名前] [テナント ID] にMicrosoft Entraするように要求する) という件名行を使用して、もう一度 Microsoft に問い合わせてください。この変更には、最大 4 日間かかります。
Microsoft 365 ユーザー プロファイルのデータが常に最新かつ正確になるように、更新された組織データを定期的にアップロードすることをお勧めします (週単位など)。 これにより、organizationの人的資本管理システムのデータと比較して、ユーザー プロファイル内のデータが古くなるのを防ぐことができます。
アップロードするデータが、属性リファレンス に記載されている属性名と説明と一致していることを確認します。 また、機密性の高い個人データ のアップロードも避けてください。
組織データとViva Insightsのしくみ
Microsoft 365 の組織データの一部としてアップロードされたデータは、Viva Insightsでも使用され、次のViva Insights予約フィールドにマップされます。
- Personid
- ManagerId
- Organization
- LevelDesignation
- FunctionType
- Layer
- 場所
次のデータは組織データ機能からアップロードされますが、Viva Insightsでは使用できません。
- Microsoft_DisplayName
- Microsoft_FirstName
- Microsoft_LastName
- Microsoft_SecondaryJobTitle
- Microsoft_UserSkillNames
これらの属性は、Viva Insightsでカスタム属性として使用できます。
- Microsoft_JobTitle
- Microsoft_City
- Microsoft_CountryOrRegion
- Microsoft_PostalCode
- Microsoft_PostOfficeBox
データの削除
ユーザー データの削除については、「 組織データの更新または他の変更 」を参照してください。 更新が処理されるとすぐに、関連付けられているユーザー データが空白フィールドで上書きされます。つまり、そのデータは実質的にすぐに削除されます。
テナントが Microsoft 365 から削除されると、すべてのテナント データが 30 日以内に消去されます。
データ保持
組織データは、エンド ユーザーがアクティブであり、有効なライセンスを持ち、エンド ユーザーまたはグローバル管理者によって削除要求が行われなかった限り、保存されます。
データ所在地
組織データをアップロードすると、.csv ファイルが SharePoint Online サイトに格納され、各エンド ユーザーの組織データ属性のスコープは Microsoft 365 ユーザー プロファイルに設定され、ユーザーのExchange Online メールボックスに格納されます。 SharePoint Online と Exchange Onlineのデータ所在地情報については、「SharePoint Online のData Residency」と「Exchange OnlineのData Residency」を参照してください。
データ主体要求を管理する
データ主体要求 (DSR) とは、データ主体 (エンドユーザー) が管理者に対して、自己の個人データに関する措置を講じるよう求める正式な要求のことです。 エンド ユーザーが持つデータ主体の権利を理解するには、「GDPR および CCPA に基づく Office 365 データ主体の要求」 を参照してください。
エンド ユーザーからの DSR を満たすには、次の情報を使用します。
- アクセスとエクスポート – エンド ユーザーは、グローバル管理者によってアップロードされ、プロファイル カードのデータ エクスポート機能を使用して Microsoft 365 ユーザー プロファイルに格納されている組織データにアクセスおよびエクスポートできます。 「プロファイル カード からデータをエクスポートする」 を参照してください。
- 編集 - 組織データの更新または他の変更に関するページを参照してください。
- 削除 – 組織データの更新または他の変更とデータの削除に関するページを参照してください。