Microsoft 365 で組織データをインポートして使用する

[アーティクル]
08/22/2024

組織データ とは、Microsoft 365 の組織データ機能を使用して管理者がアップロードする従業員データを指します。 Microsoft 365 の組織データは、このアップロードされたデータと既存のMicrosoft 365データを組み合わせて、Microsoft 365 アプリケーションの特定の機能を強化します。また、この機能は、組織の外部システム (人的資本管理システムなど) に現在存在する組織データを取り込むことで、Microsoft 365 ユーザープロファイルデータを改善するのにも役立ちます。これにより、不足しているユーザープロファイルデータや古いユーザープロファイルデータに関連するギャップを埋め、Microsoft 365 と Microsoft Viva のエクスペリエンスが充実します。

Microsoft 365 ユーザープロファイルデータ は、ユーザーのアカウントに関連付けられている情報を参照し、Microsoft 365 ユーザープロファイルに格納されます。この情報には、メールアドレス、電話番号、役職、その他の説明情報が含まれます。

Microsoft 365 ユーザープロファイルデータは、既定の設定である Microsoft Entra ID (以前のAzure Active Directory) と、アップロードした .csv ファイルを使用したMicrosoft 365 の組織データの 2 つの主なソースから取得されます。 Microsoft Entra スキーマおよび Microsoft 365 ユーザープロファイルのプロパティは、.csv ファイル内の列名と一致し、Microsoft 365 の組織データの属性と呼ばれます。

注:

あなたはCopilotを持っていますか? 組織データの構成とアクセスに関する重要な情報については、「 Microsoft Copilot ダッシュボードで組織データを使用する」を参照してください。

データ属性

.csv ファイルをアップロードするときは、従業員ごとに少なくとも 1 つの必須属性である Microsoft_PersonEmail を含める必要があります。このデータを使用するアプリケーションの特定の要件 (Copilot ダッシュボードなど) に基づいて、追加のフィールドをアップロードする必要がある場合があります。組織データ .csv ファイルを設定して構造化する方法については、「組織データの準備とインポート」を参照してください。

次の省略可能な属性を含めることもできます。 (かっこ内の値は、Microsoft 365 User Profile schema. の対応するプロパティ名です)。

Microsoft 365 属性の組織データが Microsoft 365 ユーザープロファイルデータにどのようにマップされるかについては、「属性リファレンス」を参照してください。

Names
- Microsoft_FirstName (first)
- Microsoft_LastName (last)
- Microsoft_DisplayName (displayName)
Positions
- 詳細
  - Microsoft_JobTitle (jobTitle)
  - Microsoft_SecondaryJobTitle (secondaryJobTitle) - スキルマッピングに使用されます
  - Microsoft_JobDiscipline (role)
  - Microsoft_LevelDesignation (level)
  - Microsoft_Layer (layer)
    - 会社名
      - Microsoft_Company (displayName)
      - Microsoft_CompanyCode (companyCode)
      - Microsoft_Organization (department)
      - Microsoft_CompanyOfficeLocation (officeLocation)
        
        アドレス
        
        Microsoft_CompanyPostOfficeBox (postOfficeBox)
        
        Microsoft_CompanyOfficeStreet (street)
        
        Microsoft_CompanyOfficeCity (city)
        
        Microsoft_CompanyOfficeState (state)
        
        Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion (countryOrRegion)
        
        Microsoft_CompanyOfficePostalCode (postalCode)
Manager
- Microsoft_ManagerEmail (userId)
ユーザースキル
- Microsoft_UserSkillNames

重要

Microsoft 365 ユーザープロファイルでは、Microsoft Entra データが Microsoft 365 の組織データよりも優先されます。サービスが Microsoft 365 ユーザープロファイルに対してクエリを実行する場合、1 つの属性に対して組織データと Microsoft Entra データの両方がある場合は、Microsoft Entra 値が使用されます。「データ使用量」でテナントのデータ優先順位をカスタマイズする方法について説明します。
Microsoft 365 管理センターを通じて組織データをアップロードする場合、そのデータには Viva Insights からもアクセスして使用できます (「 Microsoft 365 の組織データと Viva Insights の連携方法」に記載されている除外された属性を除く)。最初に Viva Insights からデータをアップロードした後、Microsoft 365 の組織データを使用してデータをアップロードすると、データがマージされ、Viva Insights も組織データを使用します。このインスタンスでは、最も最近アップロードされたデータ値が優先されます。
3 つの名前関連属性 (Microsoft_FirstName、 Microsoft_LastName、および Microsoft_DisplayName) は、Microsoft 365 ユーザープロファイルのグループとして扱われます。そのため、いずれかの属性に入力 .csv ファイルに値がある場合は、他の 2 つの属性にも値が必要です。それ以外の場合、指定された値は Microsoft 365 ユーザープロファイルに格納されません。

組織のデータを準備してインポートする

組織のデータをアップロードする前に、次の操作を行う必要があります。

.csv テンプレートのダウンロード
組織データを構造化する
組織のデータを初めてインポートする
データを更新または変更する

手順 1 - .csv テンプレートをダウンロードする

グローバル管理者アクセス許可を持つユーザーとしてMicrosoft 365 管理センターにサインインします。
[Microsoft 365 の組織データ] ページ ([セットアップ] > [移行とインポート] で、[開始] (初めてデータをインポートする場合) または [新しいインポート] を選択します。
［CSV テンプレートをダウンロード］を選択します。

注:

「組織データのエクスポートを取得する」の説明に従って、人事ソフトウェアなどの別のシステムからエクスポートされた組織データを出発点として使用することもできます。

手順 2 - 組織データを構造化する

.csv ファイルの開始点が作成されたので、Microsoft 365 で使用する組織データを追加し、ファイルを保存します。

組織のデータファイルに追加できる属性には、必須と予約済みの省略可能の 2 種類があります。属性は、ファイル内で任意の順序で指定できます。

必須 - 既定で必要な属性はメールアドレスのみです。
予約済み - 属性は、データの計算、フィルター処理、およびグループ化に現在使用されている属性の予約列ヘッダーです。

サンプルデータファイル

有効な .csv ファイルのスニペットの例を次に示します。

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

属性の詳細については、「属性リファレンス」を参照してください。

手順 3 - 組織のデータを初めてインポートする

データを含む .csv ファイルを作成した後、次の手順は、ローカルコンピューター (Viva Insights ライセンスを持つ顧客向け) または SharePoint サイトからデータをインポートすることです。

コンピューターから .csv ファイルをアップロードする (Viva Insights ライセンスのお客様向け)

データを含む .csv ファイルを作成した後、ローカルファイルから直接アップロードできます。

注:

ローカルアップロードは、Viva Insights のライセンスを持つお客様のみが利用できます。
ローカルファイルから直接アップロードされたファイルには、25 MB の制限があります。 .csv ファイルが大きい場合は、最初に SharePoint にアップロードしてから、そこからインポートします。

ローカルインポートオプションを示すスクリーンショット。

SharePoint から .csv ファイルをアップロードする

まず、ローカルコンピューターから安全な SharePoint の場所にファイルをアップロードする必要があります。データをインポートします。

ファイルを SharePoint にアップロードする

SharePoint にデータをアップロードするには、次の手順に従います。 SharePoint サイトに適切なアクセス許可があり、データにアクセスできる必要があるアクセス許可のみがサイトにアクセスできることを確認します。最大 5 Gb のサイズのファイルをアップロードできます。

SharePoint サイトライブラリを開きます。
[ アップロード] を選択し、[ファイル] を選択 します。
.csv ファイルを保存した場所に移動し、[ 開く] を選択します。

ドラッグアンドドロップを使用してファイルをアップロードすることもできます。

データを Viva にインポートする前に、SharePoint 上のファイルへのパス (https:// domain.sharepoint.com/sites/sitename/Documents/foldername/filename.csv) が必要です。ファイルへのパスを取得するには、次の手順を使用します。パスは、ファイルを表示するときにブラウザーに表示される URL と同じではありません。
ファイルの横にある省略記号 (...) を選択し、[詳細] を選択 します。
[パス] の値を見つけて、コピーアイコンを選択します。

注:

ファイルへのパスを取得するには、次の手順に従ってください。これは、SharePoint で .csv ファイルを表示するときにブラウザーの URL フィールドに表示されるパスとは異なるパスです。

Microsoft 365 にデータをインポートする

これで、データをインポートする準備ができました。

[Microsoft 365 の組織データ] ページ ([セットアップ] > [移行とインポート] で、[開始] (初めてデータをインポートする場合) または [新しいインポート] を選択します。
[ SharePoint からデータをインポート する] ページで、.csv ファイルを保存した SharePoint の場所を入力します。 (アップロード手順の最後に場所をコピーした場合は、ここに貼り付けます)。
ここでアップロードしたデータは、Viva と Microsoft 365、および Microsoft Graph を通じてデータへのアクセスを許可した Microsoft 以外のサービスによって処理される可能性があることを確認してください。 [次へ] を選択します。
アップロードの詳細を確認し、[検証の開始] を選択します。

組織データは、Viva および Microsoft 365 サービスで使用するための要件に照らして検証されます。検証には数時間かかります。ただし、完全なデータアップロードがプロファイルストアで利用できるようになるまで最大 3 日かかる場合があります。検証の状態は、管理センターの [組織のデータ] ページで確認できます。検証が完了すると、データが使用中であり、Viva と Microsoft 365 によって管理されていることを示すメッセージが表示されます。

各エンドユーザーの組織データは、そのエンドユーザーのメールボックスに格納され、Exchange Online のデータ所在地ルールを尊重します (「 Exchange Online のデータ所在地」の説明に従います)。

手順 4 - データを更新または変更する

Microsoft 365 ユーザープロファイルに格納されている組織データを更新または削除できるのは、グローバル管理者だけです。

エンドユーザーの組織データを更新または削除するには、データを更新または削除するユーザーのみを含む新しい .csv ファイルを作成してアップロードします。

値を更新するには、更新するすべての属性を含めます。変更する属性に別の値を指定します。属性を含め、値を指定しない場合 (ただし、空の文字列に設定 しない 場合)、Microsoft 365 ユーザープロファイルの現在の値が使用されます (更新されません)。
値を削除するには、2 つの単一引用符 ('') を使用して、属性の値を空の文字列に設定します。 ( Microsoft_Layer 属性 "-1" を設定します)。ユーザーのすべてのデータを削除するには、すべての属性の空の文字列または整数値を入力します。

注:

Excel を使用して .csv ファイルを編集する場合は、2 つの ('')ではなく 3 つの単一引用符 (''') を使用します。Excel では、エスケープ文字として単一引用符 (') が表示されます。

Microsoft 365 の組織データのデータの使用状況、保持、管理に関する情報

次の情報を確認して、組織データの使用方法、格納方法、削除方法を理解します。

Microsoft 365 の組織データが Viva Insights とどのように連携するか

ここにアップロードされたデータは Viva Insights でも使用され、次の Viva Insights 予約フィールドにマップされます。

Personid
ManagerId
Organization
LevelDesignation
FunctionType
Layer
場所

次のデータは組織データ機能からアップロードされますが、Viva Insights では使用できません。

Microsoft_DisplayName
Microsoft_FirstName
Microsoft_LastName
Microsoft_SecondaryJobTitle
Microsoft_UserSkillNames

これらの属性は、Viva Insights でカスタム属性として使用できます。

Microsoft_JobTitle
Microsoft_City
Microsoft_CountryOrRegion
Microsoft_PostalCode
Microsoft_PostOfficeBox

データ使用状況

アップロードする組織データは、Viva、Microsoft 365 サービス、Microsoft Graph API を介してアクセス権が付与された Microsoft 以外のサービスによって使用される場合があります。このデータは、組織内で 公開されている ものとして扱われます。つまり、組織内の任意のエンドユーザーに表示される可能性があります。このデータは、テナント間のコラボレーションシナリオ、Microsoft 365 Copilot、機械学習モデルのトレーニングでも使用できます。

Microsoft 365 ユーザープロファイルでは、Microsoft Entra データが既定で Microsoft 365 の組織データよりも優先されます。サービスが Microsoft 365 ユーザープロファイルに対してクエリを実行すると、組織データと Microsoft Entra データの両方が 1 つの属性に対して存在する場合、Microsoft Entra 値が返されます。たとえば、特定のエンドユーザーは、Microsoft Entra ID の jobTitle プロパティとして "ソフトウェアエンジニア" を持っています。組織のグローバル管理者は、Microsoft 365 機能の組織データを使用して、同じエンドユーザーの Microsoft_JobTitle 属性の値 "シニアソフトウェアエンジニア" をアップロードします。アップロード後、両方の値がエンドユーザーの Microsoft 365 ユーザープロファイルに格納されます。 Microsoft 365 のプロファイルカードのようなエクスペリエンスが Microsoft 365 ユーザープロファイルに対してクエリを実行して、そのエンドユーザーの jobTitle プロパティを取得すると、"ソフトウェアエンジニア" が返されます ("シニアソフトウェアエンジニア" ではなく)。

Microsoft 365 ユーザープロファイルの組織データの値を使用する場合は、 orgdatainm365support@microsoft.comに要求を送信して Microsoft に問い合わせてください。 "Microsoft 365 User Profile for Tenant [Name] [Tenant ID] の Microsoft 365 ユーザープロファイルの Microsoft Entra データよりも組織のデータの優先順位を付ける要求」という件名行を含めます。この変更が有効になるまでに最大 4 日かかることがあります。

後で既定の動作 (Microsoft Entra データが優先される場合) に戻す場合は、"Microsoft 365 ユーザープロファイルの組織データよりも Microsoft Entra データの優先順位をテナント [名前] [テナント ID] の件名行に指定して、Microsoft にもう一度連絡してください。この変更には、最大 4 日間かかります。

Microsoft 365 ユーザープロファイルのデータが常に最新かつ正確になるように、更新された組織データを定期的にアップロードすることをお勧めします (週単位など)。これにより、組織の人的資本管理システムのデータと比較して、ユーザープロファイル内のデータが古くなるのを防ぎます。

アップロードするデータが、属性リファレンスに記載されている属性名と説明と一致していることを確認します。また、機密性の高い個人データのアップロードも避けてください。

データの削除

ユーザーデータの削除については、「組織データの更新または他の変更」を参照してください。更新が処理されるとすぐに、関連付けられているユーザーデータが空白フィールドで上書きされます。つまり、そのデータは実質的にすぐに削除されます。

テナントが Microsoft 365 から削除されると、すべてのテナントデータが 30 日以内に消去されます。

データ保持

組織データは、エンドユーザーがアクティブであり、有効なライセンスを持ち、エンドユーザーまたはグローバル管理者によって削除要求が行われなかった限り、保存されます。

データ所在地

組織データをアップロードすると、.csv ファイルが SharePoint Online サイトに格納され、各エンドユーザーの組織データ属性のスコープは Microsoft 365 ユーザープロファイルに設定され、ユーザーの Exchange Online メールボックスに格納されます。 SharePoint Online と Exchange Online のデータ所在地情報については、「SharePoint Online のデータ所在地」および「 Exchange Online のデータ所在地」を参照してください。

データ主体要求を管理する

データ主体要求 (DSR) とは、データ主体 (エンドユーザー) が管理者に対して、自己の個人データに関する措置を講じるよう求める正式な要求のことです。エンドユーザーが持つデータ主体の権利を理解するには、「GDPR および CCPA に基づく Office 365 データ主体の要求」を参照してください。

エンドユーザーからの DSR を満たすには、次の情報を使用します。

アクセスとエクスポート – エンドユーザーは、グローバル管理者によってアップロードされ、プロファイルカードのデータエクスポート機能を使用して Microsoft 365 ユーザープロファイルに格納されている組織データにアクセスおよびエクスポートできます。「プロファイルカードからデータをエクスポートする」を参照してください。
編集 - 組織データの更新または他の変更に関するページを参照してください。
削除 – 組織データの更新または他の変更とデータの削除に関するページを参照してください。

属性リファレンス

次の表に、Microsoft 365 属性の組織データの詳細を示します。

注:

Microsoft_LevelDesignation属性とMicrosoft_Layer属性には、Microsoft Entra に対応するプロパティが含まれていないことに注意してください。このため、これらの値を Microsoft 365 ユーザープロファイルに追加する唯一の方法は、Microsoft 365 の組織データ機能を使用することです。

#	属性	説明	データ型	例
1	Microsoft_PersonEmail	従業員レコードの一意識別子 - 従業員のメールアドレス。	電子メール	person.name@xyz.com
2	Microsoft_ManagerEmail	従業員の上司の一意識別子 - 従業員のマネージャーのメールアドレス。	電子メール	manager.name@xyz.com
3	Microsoft_Organization	従業員が属する内部組織または部門名。	String	財務計画と分析
4	Microsoft_LevelDesignation	組織内の従業員の経験、管理レベル、または年配を表すレベル。これは、会社が使用するパブリックレベルの指定です。	String	ディレクター
5	Microsoft_JobDiscipline	従業員が属する規範。より実用的な分析情報を得る場合は、一意のジョブ規範の使用が少なすぎるか、多すぎないようにしてください。これは、パブリックジョブの規範です。	String	財務管理
6	Microsoft_Layer	組織の最上位リーダーからの距離として表される、組織階層内の従業員の位置。たとえば、CEO はレイヤー 0 です。一意のレイヤーが少なすぎるか、多すぎないようにします。これは、会社で一般公開されているレイヤーです。	整数	2
7	Microsoft_FirstName	エンドユーザーの名。	String	Alexa
8	Microsoft_LastName	エンドユーザーの姓。	String	Smith
9	Microsoft_DisplayName	表示する従業員の優先名。これは、従業員が一覧表示することを選択したパブリック表示名です。	String	Alexa Smith
10	Microsoft_JobTitle	従業員の一般向け役職。	String	ソフトウェアエンジニア
11	Microsoft_CompanyOfficeLocation	従業員の会社のオフィスの場所。これは、建物番号、フロア、部屋などの場所コードです。これは、従業員の自宅や個人の住所にしないでください。	String	2N
12	Microsoft_CompanyPostOfficeBox	私書箱の番号。これは一般に公開されている会社の私書箱番号です。	String	私書箱 12
13	Microsoft_CompanyOfficeStreet	番地。これは、一般公開されている会社のオフィスの住所です。	String	NE 12th Street
14	Microsoft_CompanyOfficeCity	ユーザーが関連付けられている会社のオフィスの市区町村。これは、一般公開されているオフィスアドレスの市区町村です。	String	レドモンド
15	Microsoft_CompanyOfficeState	都道府県。これは、一般公開されている会社のオフィスの州です。	String	ワシントン
16	Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion	国または地域。自由形式の文字列値です。例: 「米国」。これは、一般公開されている会社のオフィスの国または地域です。	String	米国
17	Microsoft_CompanyOfficePostalCode	公開されている会社のオフィスの郵便番号。	String	98004
18	Microsoft_Company	会社名。	String	Contoso
19	Microsoft_CompanyCode	会社またはその下位区分の法人番号。	String	A2518
20	Microsoft_SecondaryJobTitle	従業員のセカンダリ役職	String	ソフトウェアエンジニア
21	Microsoft_UserSkillNames	従業員が持つスキルをコンマで区切って指定します。この値は Viva スキル推論に使用されるため、ここにアップロードされたフィールドが、ユーザーのスキルを生成するために使用するフィールドであることを確認することが重要です。	String	プロジェクト管理、組織

属性からプロパティへのマッピング

次の表は、Microsoft 365 属性の組織データが Microsoft 365 ユーザープロファイルスキーマのプロパティにどのようにマップされるかを示しています。

#	.csv ファイルの属性 (列見出し)	Microsoft 365 ユーザープロファイルスキーマのプロパティ
1	Microsoft_PersonEmail	該当なし電子メールはエンドユーザーの Microsoft Entra objectId に変換され、内部処理に使用されます。
2	Microsoft_ManagerEmail	positions -> manager -> userId メールはマネージャーの Microsoft Entra objectId に変換され、Microsoft 365 ユーザープロファイルに格納されます。
3	Microsoft_Organization	positions -> positionDetail -> companyDetail -> 部署
4	Microsoft_LevelDesignation	positions -> positionDetail -> level
5	Microsoft_JobDiscipline	positions -> positionDetail -> role
6	Microsoft_Layer	positions -> positionDetail -> layer
7	Microsoft_FirstName	名前 -> 名前
8	Microsoft_LastName	名前 -> 名字
9	Microsoft_DisplayName	names -> displayName
10	Microsoft_JobTitle	positions -> positionDetail -> jobTitle
11	Microsoft_CompanyOfficeLocation	positions -> positionDetail -> companyDetail -> officeLocation
12	Microsoft_CompanyPostOfficeBox	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> postOfficeBox
13	Microsoft_CompanyOfficeStreet	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> street
14	Microsoft_CompanyOfficeCity	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> city
15	Microsoft_CompanyOfficeState	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> state
16	Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> countryOrRegion
17	Microsoft_CompanyOfficePostalCode	positions -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> postalCode
18	Microsoft_Company	positions -> positionDetail -> companyDetail -> displayName
19	Microsoft_CompanyCode	positions -> positionDetail -> companyDetail ->companyCode
20	Microsoft_SecondaryJobTitle	positions -> positionDetail -> secondaryJobTitle

次の方法で共有

Microsoft 365 で組織データをインポートして使用する

データ属性