Riconciliare i pagamenti dei clienti dall'elenco dei documenti di vendita non pagati

Dopo che i clienti hanno effettuato pagamenti elettronici sul tuo conto bancario, devi intraprendere le seguenti azioni:

• Collegare ogni importo pagato al documento di vendita correlato.
• Registrare il pagamento per aggiornare i movimenti del cliente, della contabilità generale e della contabilità bancaria.

In base alle esigenze aziendali, è possibile registrare i pagamenti manualmente, in modo automatico e tramite i servizi di pagamento.

Nota

È possibile svolgere le stesse attività, inclusi i pagamenti ai fornitori, nella pagina Giornale di riconciliazione dei pagamenti . Ad esempio, è possibile importare estratti conto, utilizzare l'applicazione automatica e riconciliare i conti correnti bancari. Per ulteriori informazioni, vedere Riconciliare i pagamenti utilizzando il collegamento automatico.

Utilizzare la pagina Registra pagamenti clienti per bilanciare i conti interni utilizzando cifre di cassa effettive per garantire che i pagamenti vengano riscossi. Puoi verificare e registrare rapidamente pagamenti singoli o forfettari, elaborare pagamenti scontati e trovare i documenti non pagati.

I pagamenti per differenti clienti, con date di pagamento diverse, devono essere registrati come pagamenti singoli. I pagamenti per lo stesso cliente, con uguale data di pagamento, possono essere registrati come pagamento forfettario. I pagamenti forfettari sono utili, ad esempio, quando un cliente ha effettuato un pagamento singolo che copre più fatture di vendita.

Per impostare le registrazioni pagamenti

Poiché è possibile registrare tipi diversi di pagamento in conti di contropartita diversi, è necessario selezionare un conto di contropartita nella pagina Setup registrazione pagamenti prima di iniziare l'elaborazione dei pagamenti clienti. Se si esegue la registrazione sempre alla stessa contropartita, è possibile impostare tale conto come predefinito ed evitare ogni volta di aprire la pagina Registra pagamenti clienti.

1. Selezionare l'icona , immettere Impostazione registrazione pagamento, quindi scegliere il relativo collegare. Puoi anche andare nella pagina Registra pagamenti clienti e scegliere l'azione Setup.
2. Compilare i campi della pagina Setup registrazione pagamenti. Seleziona un campo per leggere una breve descrizione del campo o collegare per maggiori informazioni.

Gratifica

Per semplificare l'identificazione successiva dei movimenti che sono stati registrati tramite il giornale di registrazione, è possibile assegnare una numerazione specifica alla registrazione pagamenti. La serie numerica è utile se si utilizzano registrazioni riconciliazione pagamenti per registrare e collegare i pagamenti.

Per registrare i pagamenti del cliente singolarmente

1. Selezionare l'icona , immettere Registra pagamenti cliente, quindi selezionare il relativo collegare.

   Nella pagina Registra pagamenti clienti vengono visualizzati tutti i documenti registrati per cui un pagamento può essere registrato. È possibile aprire la pagina anche dalle pagine Clienti e Cliente scheda , filtrate in base al cliente specificato.

2. Seleziona la casella di controllo Pagamento effettuato sulla riga che rappresenta il documento registrato per il quale è stato effettuato un pagamento.

3. Nel campo Data ricezione immettere la data di esecuzione del pagamento. Questa data potrebbe essere diversa dalla data del lavoro.

   Se la casella di controllo Data di ricezione riempimento automatico è selezionata nella pagina Impostazione registrazione pagamento , il campo Data di ricezione conterrà la data di lavoro.

4. Nel campo Importo ricevuto immetti l'importo pagato.

   Per i pagamenti completi, questo importo è uguale a quello nel campo Importo residuo della riga. Per i pagamenti parziali, questo importo è minore di quello nel campo Importo residuo della riga.

5. Ripetere i passaggi da 2 a 4 per le altre righe per i documenti registrati per i quali vengono eseguiti i pagamenti.

6. Scegliere l'azione Registra pagamenti.

Le informazioni sul pagamento vengono pubblicate per i documenti sulle righe in cui è selezionata la casella di controllo Pagamento effettuato . I movimenti dei pagamenti vengono registrati nei conti di contabilità generale, nei conti bancari e nei conti clienti.

Per riconciliare i pagamenti forfettari

1. Selezionare l'icona , immettere Registra pagamenti cliente, quindi selezionare il relativo collegare.

2. Seleziona la casella di controllo Pagamento effettuato sulle righe dei documenti contabilizzati per lo stesso cliente e per i quali è stato effettuato un pagamento forfettario.

   Nota

   Il cliente nel campo Nome deve essere lo stesso su tutte le righe da includere nel pagamento forfettario.

   Se la casella di controllo Data di ricezione riempimento automatico è selezionata nella pagina Impostazione registrazione pagamento , il campo Data di ricezione conterrà la data di lavoro.

3. Nel campo Data ricezione immettere la data di esecuzione del pagamento. Questa data potrebbe essere diversa dalla data del lavoro.

   Nota

   Questa data deve essere uguale in tutte le righe che verranno registrate come pagamento forfettario.

4. Nel campo Importo ricevuto immettere gli importi su più righe che riassumono l'importo del pagamento forfettario.

   Gratifica

   Provare a registrare quanti più pagamenti completi è possibile con l'importo forfettario. Immettere gli importi che sono gli stessi presenti nel campo Importo residuo nel maggior numero di righe possibili.

5. Ripetere i passaggi da 2 a 4 per altre righe che rappresentano i documenti registrati per lo stesso cliente per cui è stato eseguito un pagamento forfettario.

6. Scegliere l'azione Registra come pagamento forfettario.

   Le informazioni sul pagamento vengono pubblicate per i documenti sulle righe in cui è selezionata la casella di controllo Pagamento effettuato . I movimenti dei pagamenti vengono registrati nei conti di contabilità generale, nei conti bancari e nei conti clienti. Ogni pagamento viene collegato al documento di vendita registrato correlato.

Se un pagamento in banca non è rappresentato da una riga nella pagina Registra pagamenti cliente , è possibile che il documento correlato non sia stato registrato. In questo caso, è possibile utilizzare una funzione di ricerca per trovare rapidamente il documento e registrarlo per elaborare il pagamento. Per ulteriori informazioni, vedi Per trovare un documento di vendita specifico non completamente fatturato.

Se un pagamento in banca non è rappresentato da un documento, è possibile aprire un giornale generale precompilato dalla pagina Registra pagamenti clienti per registrare il pagamento direttamente sul conto di compensazione senza associarlo a un documento. In alternativa, potresti registrare il pagamento nella registrazione fino a quando non viene chiarita l'origine del pagamento. Per ulteriori informazioni, vedere Per registrare un pagamento senza un documento correlato.

Per elaborare manualmente i pagamenti clienti con sconti

Se è stato pattuito uno sconto nei pagamenti con il cliente, gli importi del pagamento possono essere inferiori rispetto agli importi della fattura se il pagamento viene eseguito prima della data dello sconto stabilita.

Le seguenti procedure spiegano come registrare pagamenti scontati nella pagina Registrazione pagamenti .

• L'importo di pagamento è uguale all'importo residuo scontato e la data di pagamento è antecedente alla data di sconto. Il pagamento viene registrato così come è.
• L'importo di pagamento è uguale all'importo residuo scontato ma la data di pagamento è successiva alla data di sconto. Il pagamento viene registrato come parziale. Il documento rimane aperto per raccogliere/pagare l'importo residuo. Puoi anche impostare una data di sconto successiva per consentire il pagamento completo.
• L'importo di pagamento è inferiore all'importo scontato residuo. Il pagamento viene registrato come parziale. Il documento rimane aperto per raccogliere/pagare l'importo residuo.
• L'importo di pagamento è superiore all'importo scontato residuo. I pagamenti vengono registrati così come sono. Solo l'importo residuo viene registrato. L'importo extra viene accreditato al cliente.

Per elaborare un importo di pagamento uguale all'importo scontato e dove si trova la data di pagamento prima della data di sconto

1. Selezionare l'icona , immettere Registra pagamenti cliente, quindi selezionare il relativo collegare.

2. Immettere l'importo del pagamento nel campo Importo ricevuto. L'importo è uguale all'importo nel campo Importo Rem. Incl. Sconto .

   La casella di controllo Pagamento effettuato viene selezionata automaticamente e il campo Data di ricezione viene compilato con la data di lavoro.

3. Nel campo Data ricezione immettere la data di pagamento. La data è anteriore alla data nel campo Data sconto pagamento.

4. Verificare che il campo Importo residuo contenga zero (0).

5. Scegliere l'azione Registra pagamenti per registrare il pagamento completo nei conti di contabilità generale, bancario e cliente.

Per elaborare un importo di pagamento uguale all'importo scontato ma dove si trova la data di pagamento dopo la data di sconto

1. Selezionare l'icona , immettere Registra pagamenti cliente, quindi selezionare il relativo collegare.

2. Immettere l'importo del pagamento nel campo Importo ricevuto. L'importo è uguale all'importo nel campo Importo Rem. Incl. Sconto .

   La casella di controllo Pagamento effettuato viene selezionata automaticamente e il campo Data di ricezione viene compilato con la data di lavoro.

3. Nel campo Data ricezione immettere la data di pagamento che è posteriore alla data indicata nel campo Data sconto pagamento.

   Il carattere dei campi dati diventano rossi e un messaggio di errore viene visualizzato nella parte inferiore della pagina. I prossimi due passaggi risolvono il problema.

4. Scegliere l'azione Dettagli.

5. Nella pagina Dettagli registrazione pagamento , nel campo Data sconto pagamento della scheda rapida Sconto pagamento , immettere una data successiva alla data nel campo Data di ricezione nella pagina Impostazione registrazione pagamento .

   Il messaggio di errore e il carattere rosso scompaiono ed è possibile continuare a elaborare il pagamento scontato.

6. Verificare che il campo Importo residuo contenga l'importo residuo per pagare l'importo fattura completo.

7. Scegliere l'azione Registra pagamenti per registrare il pagamento parziale nei conti di contabilità generale, bancario e cliente.

Il documento correlato rimane aperto.

Per elaborare un pagamento inferiore all'importo scontato residuo

1. Selezionare l'icona , immettere Registra pagamenti cliente, quindi scegliere il relativo collegare.

2. Immettere l'importo del pagamento nel campo Importo ricevuto. L'importo è inferiore all'importo nel campo Importo Rem. Incl. Sconto .

   La casella di controllo Pagamento effettuato viene selezionata automaticamente e il campo Data di ricezione viene compilato con la data di lavoro.

3. Nel campo Data ricezione immettere la data di pagamento. La data è anteriore alla data nel campo Data sconto pagamento.

4. Verificare che il campo Importo residuo contenga l'importo residuo per pagare l'importo scontato.

5. Scegliere l'azione Registra pagamenti per registrare il pagamento parziale nei conti di contabilità generale, bancario e cliente.

Il documento correlato rimane aperto.

Per elaborare un pagamento superiore all'importo scontato residuo

1. Selezionare l'icona , immettere Registra pagamenti cliente, quindi selezionare il relativo collegare.

2. Immettere l'importo del pagamento nel campo Importo ricevuto. L'importo è superiore all'importo nel campo Importo residuo incluso sconto .

   La casella di controllo Pagamento effettuato viene selezionata automaticamente e il campo Data di ricezione viene compilato con la data di lavoro.

3. Nel campo Data ricezione immettere la data di pagamento. La data è anteriore alla data nel campo Data sconto pagamento.

4. Verificare che il campo Importo residuo contenga zero (0).

5. Scegliere l'azione Registra pagamenti per registrare il pagamento completo nei conti di contabilità generale, bancario e cliente.

Il documento correlato è chiuso e al cliente viene accreditato l'importo di pagamento in eccesso.

Per trovare un documento di vendita specifico non completamente fatturato

La pagina Registra pagamenti clienti ti supporta nelle attività necessarie per bilanciare i conti interni con gli importi effettivi in contanti, per garantire un incasso efficace dai clienti. Mostra i pagamenti in entrata inevasi come righe che rappresentano i documenti di vendita in cui è dovuto il pagamento di un importo.

In genere, quando viene effettuato un pagamento, registrato in banca o in altro modo, il documento di vendita o di acquisto viene rappresentato come una riga nella pagina Registra pagamenti cliente . Il documento è in attesa della registrazione del pagamento per l'importo dovuto. Tuttavia, a volte un pagamento effettuato non è rappresentato da una riga nella pagina Registra pagamenti cliente , in genere perché il documento non è completamente fatturato.

Utilizzare l'azione Cerca documenti per cercare i documenti non completamente fatturati. È possibile eseguire la ricerca in base a uno dei seguenti criteri:

• Numero documento
• Importo o intervallo di importi

Nella procedura seguente viene illustrato come trovare un documento specifico utilizzando entrambi i criteri di ricerca.

1. Selezionare l'icona , immettere Registra pagamenti cliente, quindi scegliere il relativo collegare.

2. Con il puntatore su una riga qualsiasi, scegliere l'azione Cerca documenti.

3. Nella pagina Ricerca documenti immettere un valore di ricerca nel campo Nr. documento.

   Nota

   Il valore immesso in questo campo è contenuta in caratteri jolly nascosti. Ciò significa che l'azione ricerca tutti i numeri dei documenti contenenti il valore immesso.

4. Nel campo Importo , inserisci l'importo specifico del documento che desideri trovare.

5. Nel campo % tolleranza importo immettere una percentuale per definire l'intervallo degli importi che si desidera cercare per trovare il documento aperto.

   Se si immette 10, l'azione cerca importi compresi in un intervallo pari a più o meno il 10 percento del valore nel campo Importo .

6. Scegliere l'azione Cerca.

Se uno o più documenti corrispondono ai criteri, si apre la pagina Risultato della ricerca documenti per visualizzare le righe che rappresentano tali documenti. Ogni riga contiene un numero di documento, una descrizione e un importo.

Se un pagamento in banca non è rappresentato da un documento, è possibile utilizzare l'opzione Apri un giornale generale precompilato dalla pagina Registra pagamenti clienti per registrare il pagamento direttamente sul conto di compensazione senza associarlo a un documento. In alternativa, potresti registrare il pagamento nella registrazione fino a quando non viene chiarita l'origine del pagamento.

Per registrare un pagamento senza un documento correlato

Se un pagamento in banca non è rappresentato da un documento, è possibile utilizzare l'azione Giornale di registrazione generale per aprire una riga del giornale di registrazione generale precompilata dalla pagina Registra pagamenti clienti . Utilizza la registrazione per registrare il pagamento direttamente nel conto di contropartita senza collegare il pagamento a un documento. In alternativa, potresti registrare il pagamento nella registrazione fino a quando non viene chiarita l'origine del pagamento.

1. Selezionare l'icona , immettere Registra pagamenti cliente, quindi selezionare il relativo collegare.

2. Scegliere l'azione Contabilità generale.

   Verrà visualizzata la pagina Contabilità generale con una riga contenente il conto di contropartita del batch registrazioni impostato nella pagina Setup registrazione pagamenti.

3. Compila i restanti campi della riga di registrazione. Ad esempio, fornisci l'importo, il numero del cliente o le informazioni dall'estratto conto. Per ulteriori informazioni, vedere Registrare le transazioni direttamente nella contabilità generale.

Puoi registrare la riga di registrazione per aggiornare il totale nel conto di contropartita. Puoi anche non registrare la riga di registrazione e magari aggiungere una nota indicante che per il pagamento è necessaria un'analisi più accurata.

Se non si registra la riga di giornale, il suo valore viene aggiunto al valore nel campo Importo saldo incl. sconto nella pagina Registrazione pagamento .

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