Métadonnées requises pour les types de routage des enregistrements

Étant donné que chaque emplacement de stockage de type de routage des enregistrements est une bibliothèque de documents SharePoint, définissez les métadonnées requises que ce type de routage des enregistrements en définissant les colonnes affectées à la bibliothèque de documents.

Lorsqu'un fichier est envoyé, le site du centre d'enregistrements détermine son type de routage d'enregistrements et examine les métadonnées soumises avec le fichier. Toutes les propriétés de métadonnées de fichiers correspondant aux propriétés de la bibliothèque de documents sont promues et stockées au niveau de la bibliothèque. Les métadonnées soumises avec le fichier et qui ne correspondent à aucune propriété de la bibliothèque de documents sont converties en document XML, nommé nom_fichier.xml, où nom_fichier est le nom du fichier envoyé (qui inclut un chiffre aléatoire ajouté au nom de fichier d'origine pour éviter qu'une version plus récente d'un fichier n'écrase une version antérieure). Ce document XML est stocké dans un sous-répertoire de la bibliothèque de documents, nommé Properties.

De même, le site du centre d'enregistrements convertit l'historique d'audit du fichier en un document XML, nommé nom_fichier.xml, où nom_fichier est le nom du fichier envoyé (qui inclut un chiffre aléatoire ajouté au nom de fichier d'origine pour éviter qu'une version plus récente d'un fichier n'écrase une version antérieure). Ce document XML est stocké dans un sous-répertoire de la bibliothèque de documents, nommé AuditHistory.

Pour plus d'informations sur la création des colonnes, voir Colonnes dans le Kit de développement Windows SharePoint Services 3.0.

Si les métadonnées qui accompagnent le fichier sont incomplètes, elles sont placées dans un emplacement de stockage temporaire. Le site du centre des enregistrements renvoie alors une URL à l'application ou à la technologie expéditrice. Il s'agit de l'URL d'une page où l'utilisateur peut entrer les métadonnées requises manquantes pour le fichier. L'accès à cette URL est contrôlé afin que seul l'utilisateur qui a envoyé le fichier puisse y ajouter des métadonnées.

Si la technologie qui envoie les métadonnées est Windows SharePoint Services, les opérations suivantes sont effectuées :

• Si le fichier a été envoyé manuellement, Windows SharePoint Services dirige l'utilisateur vers l'URL afin qu'il entre les métadonnées requises manquantes et mette à jour l'envoi.

• Si le fichier a été envoyé par automatisation, Windows SharePoint Services retourne une structure XML qui indique que des informations supplémentaires sont nécessaires. Cette structure XML inclut une URL à laquelle l'utilisateur doit accéder pour entrer les métadonnées requises.

Le fichier demeure dans l'emplacement de stockage temporaire jusqu'à ce que l'utilisateur entre les métadonnées requises. Une fois que l'utilisateur a effectué cette opération, Office SharePoint Server 2007 déplace le fichier vers l'emplacement du type de routage d'enregistrements approprié.

Vous pouvez appliquer une stratégie de rétention à l'emplacement de stockage temporaire, de sorte que si un fichier ne dispose pas des métadonnées requises lorsque sa limite de rétention est atteinte, il est supprimé.

Pour plus d'informations sur la suite d'étapes qu'Office SharePoint Server 2007 effectue pour traiter et stocker les fichiers soumis, voir Traitement des fichiers du Centre d'enregistrements.

Pour plus d'informations sur les stratégies, voir Introduction à la stratégie de gestion des informations.

Voir aussi

Autres ressources

Modèle de site Centre des enregistrements
Gestion du site du centre des enregistrements
Vue d'ensemble du tableau des types de routage d'enregistrements
Métadonnées requises pour les types de routage des enregistrements