Gouverner les guides à travers Microsoft Power Platform environnements et Power Apps
Les organisations doivent contrôler leurs données, et elles doivent contrôler qui a accès à quoi et quand. Pour régir les guides, nous recommandons aux entreprises du secteur réglementé de les séparer en fonction de leur étape de leur cycle de vie. Par exemple, un guide spécifique est-il en cours d’élaboration ou est-il approuvé pour une utilisation quotidienne ? En fonction de l’étape du cycle de vie d’un guide, des rôles spécifiques dans votre organisation doivent être autorisés à accéder et à modifier le guide et son contenu, ou doivent être empêchés d’accéder au guide du tout.
Pour parvenir à cette séparation des guides en fonction de leur étape du cycle de vie, vous pouvez créer des Microsoft Power Platform environnements qui correspondent aux étapes du cycle de vie pertinentes pour votre organisation et votre secteur d’activité. Un cycle de vie typique comprend les étapes de création, de validation, d’exécution et d’archivage.
En pratique, un guide donné n’existe que dans un seul environnement à la fois. Toutefois, plusieurs versions d’un guide peuvent exister simultanément dans différents environnements. En séparant les guides en fonction de leur étape du cycle de vie, vous contribuez à réduire le risque d’erreurs de production qui peuvent survenir si un opérateur de machine suit les instructions d’un guide inachevé, non validé ou obsolète. Dans le même temps, nous recommandons aux organisations d’appliquer un contrôle d’accès basé sur les rôles via des unités commerciales et des rôles de sécurité, afin que les salariés aient accès uniquement aux environnements où ils ont des tâches à accomplir. De cette manière, vous garantissez une répartition stricte entre les données et l’accès des utilisateurs.
Pour faciliter une circulation fluide des guides entre les environnements, nous vous recommandons d’utiliser Power Apps pour permettre aux collaborateurs concernés de transférer les guides d’un environnement à un autre. De cette manière, votre organisation peut établir une piste d’audit, dans laquelle les métadonnées requises sont ajoutées pour prendre en charge les exigences réglementaires de votre secteur, les contrôles qualité de l’entreprise et la traçabilité.
Le diagramme suivant montre la structure de flux recommandée entre quatre environnements typiques. Les flèches indiquent les directions dans lesquelles les guides peuvent être transférés. Par exemple, un guide peut être transféré de la rédaction à la validation, puis inversement s’il est jugé incorrect ou pas assez précis pour être approuvé. Cependant, un guide ne peut pas contourner l’environnement de validation. Il doit passer par une validation avant d’être transféré vers l’exécution, où il est utilisé par les opérateurs sur une chaîne de production par exemple.
Pour rendre plus concret le concept d’environnements correspondant aux étapes du cycle de vie, le reste de cet article fournit une description plus approfondie de chacun des quatre exemples d’environnements mentionnés précédemment : création, validation, exécution et archivage. Bien que cette structure d’environnement et le flux entre les environnements qu’elle contient soient généralement pertinents pour les entreprises du secteur réglementé, ils peuvent ne pas être pertinents pour votre entreprise spécifique ou conformes aux réglementations spécifiques auxquelles vous êtes soumis. Pour identifier la structure et le flux pertinents pour votre entreprise, nous vous recommandons d’animer des ateliers internes avec les parties prenantes. Pour plus d’informations, consultez Le parcours utilisateur des Guides.
Exemple d’environnement 1 : environnement de création
Au cours de la première étape du cycle de vie d’un guide, votre organisation crée le guide sur un PC, ainsi que les tâches et les étapes que les utilisateurs du guide suivront. Vous placez ensuite le contenu holographique 3D dans l’espace physique pour aider les utilisateurs à comprendre les instructions étape par étape. Ce processus est également appelé création. Pendant la création des guides, nous recommandons qu’ils existent dans un environnement dédié à la création.
Parce que les guides sont encore en cours de création et qu’ils ne sont pas validés, voire incomplets, il est crucial que les utilisateurs d’un laboratoire, par exemple, ne puissent pas les utiliser. En créant des guides dans un environnement de création dédié, les auteurs peuvent créer, développer, tester et évaluer le contenu et la formulation holographiques sans aucun risque que les guides soient utilisés avant d’être finalisés, approuvés et publiés pour un usage quotidien.
Dans votre organisation, un auteur peut être un consultant en formation, un ingénieur de projet ou un opérateur possédant des connaissances spécialisées sur un équipement de production spécifique. Même si les guides en sont à cette première étape de leur cycle de vie, il incombe à l’auteur de :
- Ajoutez les métadonnées réglementaires requises en préparation du processus d’approbation.
- Assurez-vous que le contenu et le placement dans l’espace tridimensionnel fonctionnent comme prévu avant que le guide ne soit transféré vers l’environnement suivant, l’environnement de validation.
Exemple d’environnement 2 : environnement de validation
L’environnement de validation est utilisé pour valider, rejeter et approuver les guides créés par les auteurs dans l’environnement de création.
Très probablement, la validation est une responsabilité de vos spécialistes en assurance qualité (AQ). Les spécialistes de l’assurance qualité évaluent, entre autres, le contenu du guide (comme le respect des procédures opérationnelles standard [SOP]), le placement des objets 3D dans l’espace physique et la qualité globale.
À la suite de ces évaluations, les spécialistes de l’assurance qualité décident si un guide est prêt à être utilisé sur un site de production, par exemple, et peut donc être transféré vers l’environnement d’exécution, ou s’il nécessite une rédaction supplémentaire avant de pouvoir être approuvé pour utilisation. . Dans ce dernier cas, le guide est retransféré vers l’environnement de création afin que l’auteur puisse améliorer les instructions augmentées en utilisant Power Apps.
Si des éléments holographiques tels que des flèches 3D sont inclus dans le contenu instruisant l’utilisateur, la validation doit être effectuée au moins partiellement sur un HoloLens appareil. De cette manière, les spécialistes de l’assurance qualité peuvent accéder, par exemple, aux flèches 3D qui attirent l’attention de l’utilisateur vers un point d’intérêt spécifique sur la machine, et ils peuvent vérifier que ces flèches sont placées avec précision et ne sont pas potentiellement trompeuses.
Bien que des réviseurs techniques ou des experts en la matière puissent devoir soutenir le processus d’AQ ou être responsables de l’examen par des experts techniques/en la matière, l’AQ a l’approbation finale.
Note
Par rapport à l’environnement de création, l’environnement de validation peut nécessiter davantage de contrôles réglementaires et de limitations en matière de modifications, d’accès et de traçabilité.
Exemple d’environnement 3 : Environnement d’exécution
Une fois les guides créés, validés et approuvés, ils résident dans l’environnement d’exécution, où ils deviennent en lecture seule. Les guides dans cet environnement sont prêts à être utilisés sur un site (par exemple, sur une ligne de production dans une entreprise manufacturière).
Sur le site, une référence unique aux guides agréés est établie : les codes QR imprimés sont placés sur les machines, ou à côté des équipements sur des tablettes ou d’autres surfaces. Les opérateurs portent un HoloLens appareil et scannent les codes QR via la HoloLens caméra. Chaque code QR comporte un lien intégré. Par conséquent, lors de son analyse, un guide spécifique est ouvert depuis l’environnement d’exécution. L’opérateur suit ensuite les instructions du guide pour l’activité ou le processus concerné.
Votre organisation peut également utiliser des tablettes ou des téléphones mobiles au lieu d’ HoloLens appareils pour ouvrir, consulter et suivre les guides pédagogiques. Néanmoins, HoloLens les appareils offrent certains avantages par rapport aux tablettes et aux téléphones mobiles :
- HoloLens superpose des images holographiques sur le monde réel. Par conséquent, les utilisateurs interagissent avec le contenu numérique d’une manière plus immersive que ce que les tablettes et les téléphones mobiles peuvent offrir.
- Vous pouvez utiliser les codes QR avec un HoloLens appareil, mais pas avec une tablette ou un téléphone mobile.
- Contrairement aux tablettes et aux téléphones mobiles, HoloLens est un appareil mains libres qui permet aux utilisateurs d’interagir avec du contenu numérique via des commandes vocales, des gestes et un suivi oculaire. Par conséquent, les utilisateurs peuvent facilement suivre le guide pendant qu’ils effectuent des tâches avec leurs mains.
Lorsqu’il existe un environnement d’exécution distinct, les utilisateurs peuvent avoir pleinement confiance dans l’exactitude et la qualité des instructions fournies. Les options de création étant verrouillées dans cet environnement, les opérateurs, le contrôle qualité et les responsables savent que les modifications intentionnelles ou accidentelles des guides ne sont pas possibles. L’environnement d’exécution est uniquement destiné à l’utilisation quotidienne des guides par les opérateurs.
Note
Par rapport à l’environnement de création, l’environnement d’exécution peut nécessiter davantage de contrôles réglementaires et de limitations en matière de modifications, d’accès et de traçabilité.
Exemple d’environnement 4 : environnement d’archivage
À terme, les guides que votre organisation a rédigés, approuvés et utilisés deviennent obsolètes et doivent être retirés. Par exemple, les guides peuvent devenir obsolètes lorsque votre organisation remplace des machines pour optimiser les flux de production. Si les nouvelles machines sont manipulées différemment, de nouvelles instructions pour faire fonctionner les équipements de production sont nécessaires.
Un guide peut également devenir obsolète parce qu’un opérateur se rend compte que les instructions qu’il contient pourraient être plus efficaces ou plus précises. Dans ce cas, le guide doit être mis à jour en créant une nouvelle version corrigée. Parce qu’il est recommandé de suivre l’évolution de vos guides, le processus de mise à jour d’un guide inefficace ou inexact implique de dupliquer le guide s’il était accessible dans l’environnement d’exécution, puis de rendre obsolète le guide dans l’environnement d’exécution. Pour plus d’informations, consultez Stratégie des guides de gestion des versions.
Vous devez conserver les guides obsolètes à des fins de piste d’audit, car les pistes d’audit peuvent constituer une exigence réglementaire ou de qualité commerciale. Nous vous recommandons de retirer les guides dans un environnement dédié à l’archivage. La période de conservation des guides dans l’environnement d’archives doit être définie en fonction des exigences du secteur et d’autres normes de votre organisation.
Note
Par rapport à l’environnement de création, l’environnement d’archivage peut nécessiter davantage de contrôles réglementaires et de limitations en matière de modifications, d’accès et de traçabilité.