Conditions préalables à la mise en œuvre et au déploiement
Comme conditions préalables à un déploiement Dynamics 365 Guides réussi dans les secteurs réglementés, nous vous recommandons de définir les éléments suivants dès les phases initiales de la mise en œuvre :
- Le parcours utilisateur des Guides
- Le modèle de données
- Intégrations et réutilisation de systèmes
- Notification
Considérez ces quatre éléments dès le début du processus, car ils ont une influence significative sur le processus global de mise en œuvre et sur les possibilités de développement futur.
Le parcours utilisateur des Guides
Nous vous recommandons d’animer une série d’ateliers internes avec les parties prenantes pour les employés ayant des points de contact de procédures opérationnelles standard (SOP). Le groupe de parties prenantes doit inclure, sans s’y limiter, les auteurs de SOP, les consultants en formation numérique, les spécialistes de l’assurance qualité (AQ) métier et informatique, Microsoft Power Platform le personnel informatique et les opérateurs.
Le but des ateliers est de recevoir les commentaires des parties prenantes sur les étapes et les rôles pertinents impliqués depuis la création d’un guide jusqu’à son archivage, et d’identifier les points sensibles potentiels du cycle de vie. Lorsque ces informations sont cartographiées dans un parcours utilisateur détaillé, elles vous aident à concevoir la bonne structure d’environnement et le flux de guides entre les environnements, et à sélectionner les bons rôles à associer à chaque environnement. Il vous aide également à identifier les systèmes existants dont votre organisation peut tirer parti et les processus que votre organisation peut réutiliser ou simplifier.
Le modèle de données
Un modèle de données fournit un plan qui montre d’où proviennent les données, dans quel format elles se trouvent, comment elles sont stockées et accessibles, et quels contrôles sont activés. Il est essentiel que vous définissiez le modèle de données dès le début du processus de mise en œuvre. Vous devez préparer un modèle de données si vous envisagez d’automatiser des processus à l’avenir et prévoyez donc d’effectuer des intégrations de systèmes. La préparation consiste à s’assurer que votre modèle de données correspond aux champs de données et aux identifiants avec le futur système d’intégration. De cette façon, vous garantissez que les données peuvent être connectées.
Nous recommandons que votre modèle de données spécifie également les exigences d’audit, telles que les éléments de données qui doivent être suivis, la fréquence à laquelle les éléments de données doivent être audités et qui a le pouvoir d’apporter des modifications aux données. Ces informations aident votre organisation à garantir une piste d’audit appropriée.
Intégrations et réutilisation de systèmes
L’intégration de systèmes est le processus consistant à rassembler des systèmes et des composants distincts en un système unique et unifié. Vous devriez en tenir compte lorsque vous mettez à l’échelle des guides. Par exemple, déterminez s’il est pertinent de lier les guides à des systèmes existants, comme un système de gestion de la qualité (QMS) ou un système de gestion de l’apprentissage (LMS).
Nous vous recommandons de gérer initialement la communication entre les systèmes (par exemple, entre Microsoft Power Platform et un QMS) manuellement. Si vous identifiez des champs de données manquants dans l’un ou l’autre système, il est plus facile de corriger ce problème manuellement plutôt qu’en utilisant un processus automatisé via une intégration. De cette manière, vous pouvez détecter et corriger toutes les erreurs mineures pouvant survenir lors de la mise en œuvre avant de configurer l’intégration automatisée.
Nous vous recommandons de planifier les intégrations dès le début des phases de mise en œuvre. Même si des intégrations peuvent être développées ultérieurement, le travail est nettement plus facile si le modèle de données est préparé à l’avance.
Pour une évolution au fil du temps, l’intégration automatisée du système est recommandée. Parce qu’il remplace les contrôles manuels par des contrôles automatisés, ce type d’intégration de système rend les choses plus robustes.
Notification
Lorsque vous créez un guide, plusieurs rôles sont impliqués dans les différentes étapes du cycle de vie du contenu. Pour garantir que vous respectez les exigences de validation et que le processus se déroule sans problème, il est important que les rôles appropriés soient notifiés au bon moment. Par exemple, si un guide est en attente d’approbation dans un environnement de validation, le service d’assurance qualité doit en être immédiatement informé. Ces notifications peuvent être configurées sous forme d’e-mails, d’alertes ou tout autre élément adapté aux systèmes de votre organisation. Votre organisation doit s’assurer qu’il existe un flux fonctionnel entre les systèmes et les rôles impliqués dans le cycle de vie du contenu. Pensez à tirer parti des flux de notifications existants, déjà fonctionnels et connus des utilisateurs.