Stratégie des guides de versionnage
Pour gérer les modifications apportées aux guides, utilisez une stratégie de gestion des versions. Nous recommandons à votre organisation de distinguer deux types de versions : majeure et mineure.
Versions majeures
Chaque fois que votre organisation a besoin d’une nouvelle version d’un guide existant dans un environnement d’exécution, créez une nouvelle version majeure. Dans ce cas, un guide nommé "Guide 1.0" change son nom en "Guide 2.0". Le "2.0" indique que le guide mis à jour a remplacé une version précédente. La gestion des versions majeures permet de suivre les modifications apportées aux guides concernés. Validez une nouvelle version majeure d’un guide avant de la passer à l’étape d’exécution, comme vous le faites pour n’importe quel guide. La version est enregistrée dans le système de gestion de la qualité (QMS) et est donc traçable.
Lorsque vous créez une nouvelle version majeure d’un guide, réfléchissez à ce que vous souhaitez faire avec le guide que la nouvelle version majeure remplace :
- Retrait immédiat : retirez le guide remplacé vers un environnement d’archivage avant la création de la nouvelle version majeure.
- Retrait du remplacement : retirez le guide remplacé vers un environnement d’archivage lorsque la nouvelle version majeure est approuvée et prête à être exécutée.
Si une procédure a changé et que le guide actuel n’est plus conforme, envisagez d’utiliser l’approche de retrait immédiat . Dans le cas contraire, la sécurité ou la conformité réglementaire pourraient être menacées si un opérateur ouvre le guide actuel et suit les instructions qu’il contient. Dans ce cas, la première étape consiste à retirer le guide en le déplaçant vers l’archive. Vous créez ensuite, validez et ouvrez la nouvelle version majeure du guide.
Dans un autre scénario, Power BI les rapports sur les données d’utilisation d’un guide montrent que les opérateurs s’arrêtent à une carte d’étape spécifique. Parce qu’une telle pause peut indiquer que les instructions ne sont pas claires, vous décidez de les affiner. Étant donné que cette mise à jour implique une optimisation et non des modifications procédurales, il n’est pas nécessaire de retirer la version actuelle jusqu’à ce que la nouvelle soit approuvée et prête à être exécutée. Par conséquent, envisagez d’utiliser l’approche de remplacement de la retraite . Dans ce cas, le guide n’est pas retiré tant qu’il n’est pas remplacé par la nouvelle version majeure.
Versions mineures
Alors que les versions majeures sont obligatoires, les versions mineures sont facultatives. Les versions mineures sont toutes les modifications de version apportées avant que le guide n’atteigne l’environnement d’exécution. Si votre organisation ne juge pas nécessaire de suivre le cycle de vie du contenu avant la phase d’exécution, les versions mineures peuvent être omises.
Seule la version mineure la plus élevée est transférée vers l’environnement d’exécution.
Dans ce cas, versioning fait référence au versioning des guides dans Microsoft Power Platform. Ce n’est pas nécessairement la même chose que la gestion des versions d’enregistrement dans le QMS. (Dans ce cas, l’enregistrement dans le QMS est lié au guide dans Microsoft Power Platform.) En fonction du système et du processus mis en œuvre, la version de l’enregistrement dans le QMS peut changer chaque fois que des modifications sont apportées aux métadonnées., comme le titre ou l’auteur.
Nous vous recommandons de dissocier le versioning dans Microsoft Power Platform et le QMS, pour rendre le processus aussi flexible que possible. Il peut être fastidieux de maintenir la synchronisation des versions, car un changement de version dans le QMS nécessite un changement de version dans Microsoft Power Platform. Même si la modification de l’enregistrement dans le QMS n’a aucun impact sur le guide lui-même, une nouvelle approbation du guide est requise.