Définitions de ligne dans les rapports financiers
Les définitions de ligne dans les rapports financiers fournissent un emplacement pour les calculs qui ne peuvent pas être effectués directement dans le plan comptable. Par exemple, vous pouvez créer des sous-totaux pour des groupes de comptes, puis inclure ce total dans d'autres totaux. Vous pouvez également calculer des étapes intermédiaires qui ne sont pas affichées dans le rapport final.
Créer ou modifier une définition de ligne
Pour créer ou modifier une définition de ligne, procédez comme suit :
Sur la page Rapports financiers, sélectionnez le rapport financier souhaité, puis sélectionnez l’action Modifier la définition de ligne.
Choisissez les actions Insérer des comptes GL, Insérer des comptes CF, et Insérer des types de coût pour créer une ligne pour chaque élément financier que vous souhaitez analyser. Par exemple, vous pouvez avoir une ligne pour les actifs à court terme et une autre ligne pour les immobilisations. Pour avoir de l’inspiration, explorez les rapports financiers de la compagnie de démonstration CRONUS.
Note
Le champ N° ligne affiche les 10 premiers caractères d’un identificateur, par exemple, un numéro de compte. Vous utilisez ces identificateurs pour les lignes calculées dans le champ Totalisation . Si nécessaire, vous pouvez modifier manuellement les identificateurs après avoir inséré les éléments.
Note
Les colonnes que vous définissez dans une définition de colonne représentent les colonnes 3 et supérieures de la page Rapport financier. Les deux premières colonnes, N° ligne et Description sont fixes.
Pour appliquer un format aux lignes, cochez les cases Gras, Italique, Souligné et Double souligné. Pour en savoir plus sur le formatage, accédez à Appliquer un format à vos rapports financiers.
Utilisation des formules de lignes
La gestion des rapports financiers intègre une fonctionnalité puissante qui vous permet d’utiliser les valeurs calculées dans les lignes précédentes dans les formules de ligne définies dans les lignes suivantes. Définissez le Type totalisation sur Formule, puis écrivez votre calcul dans le champ Totalisation de la même ligne.
L’extrait suivant d’une définition de ligne illustre le fonctionnement des formules de ligne. La structure du plan comptable peut différer de celle indiquée.
| N° ligne totalis. | Désignation | Type totalisation | Totalisation | ... | Afficher |
|---|---|---|---|---|---|
| ## Début du calcul des revenus | Formule | N° | |||
| R | Revenus du produit | Report comptes | 40000..40209 | Oui | |
| R | Escomptes et retours | Report comptes | 40910..40919 | 40940..49999 | Oui | |
| F1 | Revenu total | Formule | R | Oui | |
| ## Fin du calcul des revenus | Formule | N° | |||
| L | Total passif | Catégorie de compte | Passif | Oui | |
| Revenus par rapport au passif | Formule | F1 / L | Oui |
L’exemple illustre différents trucs et astuces :
- Vous pouvez utiliser une ligne de formule comme commentaire de code. N’oubliez pas de définir l’option Afficher sur Non.
- La formule de la ligne F1 récapitule tous les nombres des lignes dont la ligne N° a pour valeur R (le paramètre N° ligne n’a pas besoin d’être unique).
- Vous pouvez utiliser les résultats des calculs précédents dans de nouvelles formules de lignes.
Définitions de ligne intégrées
Business Central fournit des exemples de définitions de ligne qui peuvent vous aider à démarrer rapidement la configuration de rapports financiers adaptés à vos besoins.
Note
Les exemples de rapports financiers présentés dans Business Central ne sont pas prêt à être utilisés directement. En fonction de la façon dont vous configurez vos comptes du grand livre, vos dimensions, vos catégories de comptes du grand livre et vos budgets, ajustez les exemples de définitions de lignes et de colonnes ainsi que les rapports financiers qui les utilisent pour correspondre à votre configuration.
Appliquer un format aux lignes dans vos rapports financiers
Sur la page Définition de ligne, vous pouvez appliquer un format aux lignes dans vos définitions de ligne pour fournir des indications visuelles qui facilitent la recherche rapide d’informations clés. Par exemple, les lignes qui calculent les totaux utilisent souvent des caractères en gras.
Le tableau suivant décrit les différentes options de mise en forme sur une ligne :
| Propriété de mise en forme | Mode d’affichage de la ligne | À l'écran | PDF/Impression |
|---|---|---|---|
| Gras | L’en-tête de ligne est mis en gras. | Oui | Oui |
| Italique | L’en-tête de ligne est mis en italique. | N° | Oui |
| Souligner | Les colonnes du rapport sont soulignées. Lignes généralement utilisées qui affichent un sous-total. | N° | Oui |
| Souligné double | Les colonnes du rapport sont doublement soulignées. Lignes généralement utilisées qui affichent un total. | N° | Oui |
| Nouvelle page | Si vous souhaitez créer un rapport avec différentes sections séparées par des sauts de page dans la sortie du rapport (pour PDF ou impression), utilisez cette propriété sur une ligne. Ce paramètre insère un saut de page après la ligne. | N° | Oui |
| Afficher signe opposé | Les données dans les colonnes sont mises en forme avec le signe opposé à la façon dont elles sont calculées. Utilisé généralement pour afficher dans les rapports les débits comme des montants négatifs avec un signe moins et les crédits comme des montants positifs. | Oui | Oui |
Note
Certaines options de format ne sont pas transférées aux rapports lorsque vous utilisez l’action Exporter vers Excel. Si vous exportez souvent des rapports vers Excel, vous pouvez simplement utiliser les outils fournis par Excel plutôt que les définitions de ligne.
Ajout de lignes vides dans vos rapports financiers
Pour ajouter une ligne vide à un rapport financier, vous pouvez ajouter une ligne et définir le champ Type totalisation.
Le tableau suivant décrit les différentes options de mise en forme d’une ligne qui définit une ligne vide :
| Valeur de la propriété Type totalisation | Mode d’affichage de la ligne | À l'écran | PDF/Impression |
|---|---|---|---|
| Formule (avec valeur de totalisation vide) | La ligne est vide. | Oui | Oui |
| Souligner | Les colonnes sur les lignes sont vides et mises en forme avec soulignées. Lignes généralement utilisées qui affichent une section. | N° | Oui |
| Souligné double | Les colonnes sur les lignes sont vides et mises en forme avec doublement soulignées. Lignes généralement utilisées qui affichent la partie finale d'une section. | N° | Oui |
Afficher sous certaines conditions des lignes dans vos rapports financiers
Sur la page Définition de ligne, le paramètre Afficher sur les lignes définit si elles s’affichent dans la sortie du rapport au format PDF ou imprimé.
Le tableau suivant décrit les différentes options d'affichage sur une ligne :
| Valeur du paramètre Afficher | Indique si la ligne affiche |
|---|---|
| Oui | Afficher toujours la ligne. |
| N° | La ligne ne s’affiche jamais. Utilisez ce paramètre pour les lignes qui ne sont utilisées que dans les étapes de calcul. |
| Si une colonne est différente de 0 | Si une colonne du rapport a une valeur différente de zéro, la ligne s’affiche. Sinon, ça ne se voit pas. |
| Si solde positif | Si les données d'une colonne du rapport ont des valeurs positives, la ligne s’affiche. Sinon, ça ne se voit pas. |
| Si solde négatif | Si les données d'une colonne du rapport ont des valeurs négatives, la ligne s’affiche. Sinon, ça ne se voit pas. |
Utiliser les catégories de compte du grand livre pour modifier la présentation de vos états financiers
Vous pouvez utiliser les catégories de compte du grand livre pour modifier la présentation de vos relevés financiers. Par exemple, après avoir configuré vos catégories de compte sur la page Catégories de compte du grand livre, vous pouvez choisir l’action Générer les rapports financiers, et mettre à jour les rapports financiers sous-jacents pour les rapports financiers de base. La prochaine fois que vous exécuterez l’un de ces rapports, par exemple le rapport Relevé de solde, de nouveaux totaux et des sous-entrées seront ajoutés.
Un autre avantage de l’utilisation des catégories de comptes du grand livre par rapport aux comptes du grand livre dans vos définitions de lignes est qu’une modification dans la structure de votre plan comptable n’affecte pas vos rapports financiers.
L’extrait suivant de définition de ligne présente le mode d’utilisation des catégories de compte. La structure de votre plan comptable et l’utilisation des catégories de compte peuvent différer de l’exemple.
| N° ligne totalis. | Désignation | Type totalisation | Totalisation | ... | Afficher |
|---|---|---|---|---|---|
| // Le plus petit bilan du monde | Formule | N° | |||
| A | Total des actifs | Catégorie de compte | Actifs | Oui | |
| L | Total passif | Catégorie de compte | Passif | Oui | |
| Souligner | Oui | ||||
| Solde | Formule | A+L | Oui | ||
| Souligné double | Oui |
Note
Les catégories de compte de niveau supérieur, telles que le nœud Passif, sont fixes et vous ne pouvez pas ajouter les vôtres. Cependant, vous pouvez supprimer et ajouter des catégories de compte à des niveaux inférieurs et définir la façon dont le rapport financier associé apparaît.
Vous devez créer et structurer vos propres catégories de compte GL de niveau inférieur à partir de zéro, dans une hiérarchie si nécessaire, plutôt que d’essayer de réorganiser les catégories existantes. Par exemple, vous pouvez restructurer le nœud Passif pour contenir un nouveau nœud Équité suivi des nœuds Passif à court terme et Passif à long terme. Pour en savoir plus, voir Mappage des comptes GL aux catégories de comptes.
Meilleures pratiques pour utiliser les définitions de lignes
Les définitions de lignes ne sont pas versionnées. Lorsque vous modifiez une définition de ligne, l’ancienne version est remplacée lorsque votre modification est enregistrée dans la base de données. La liste suivante contient quelques bonnes pratiques pour utiliser les définitions de lignes :
- Si vous ajoutez des définitions de ligne, choisissez un bon code et remplissez le champ de description avec un texte significatif tout en sachant à quoi vous utilisez la définition de ligne. Ces informations aident vos collègues (et votre futur moi) à travailler avec les rapports financiers et peut-être à modifier la définition de ligne.
- Avant de modifier une définition de ligne, envisagez d’en faire une copie comme sauvegarde, au cas où votre modification ne fonctionnerait pas comme prévu. Vous pouvez soit simplement copier la définition (lui donner un bon nom), soit l’exporter. Pour en savoir plus, voir importer ou exporter des définitions de lignes.
- Si vous avez besoin d’une nouvelle copie d’une définition fournie par Business Central, un moyen simple d’en obtenir une consiste à créer une nouvelle compagnie contenant uniquement des données de configuration. Ensuite, exportez la définition et importez-la dans la compagnie où la définition doit être actualisée.
Importer ou exporter des définitions de ligne dans des rapports financiers
Vous pouvez importer et exporter des définition de lignes comme des packages de configuration RapidStart. Par exemple, les packages de configuration s’avèrent utiles pour le partage d’informations avec d’autres compagnies. Le package est créé dans un fichier RAPIDSTART, qui compresse le contenu.
Note
Lorsque vous importez les définitions de ligne, les enregistrements remplacent les enregistrements existants portant les mêmes noms. Cela ne remplace pas les définitions de ligne ou de colonne existantes utilisées par la définition de rapport.
Pour importer ou exporter des définitions de lignes de rapports financiers, procédez comme suit :
- Choisissez l'icône
, entrez Définitions de ligne, puis lien associé. - Choisissez la définition de ligne, puis choisissez l’action Importer définition de ligne ou Exporter définition de ligne, selon ce que vous voulez faire.
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