Hankintaluettelojen yleiskatsaus

Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Valitse , oston asiantuntijat voivat luoda ja ylläpitää luetteloita, joita yrityksen työntekijät voivat käyttää tilatessaan nimikkeet ja palvelut sisäiseen käyttöön. Luetteloiden käyttämisellä epäsuoralle hankinnalle on seuraavat edut:

• Työntekijät voivat etsiä nopeasti ja helposti tarvitsemansa nimikkeet tai palvelut ja luoda ostoehdotukset näille nimikkeille tai palveluille.

• Hankintojen asiantuntijat voivat valvoa ja pakottaa ostokäytäntöjä ja taata, että työntekijät tilaavat vain hyväksyttyjä nimikkeitä ja palveluita.

Kun luot tuotteiden hankintaluettelo, suoritat seuraavat tehtävät:

• Määritä hankintasivustossa työntekijöille näytettävät luokat. Voit luoda luettelosi hankintaluokkahierarkian avulla tai voit määrittää luetteloluokat manuaalisesti. Voit halutessasi käyttää hankintaluokkahierarkiaa määrittämällä hierarkian, ennen kuin voit luoda luettelon.

• Määritä mitä tuotteita työntekijät voivat tilata. Voit tuoda luettelotietoja tuotteista suoraan toimittajilta, manuaalisesti lisätä tuotteet luettelon luokkiin tai käyttää tuotteita, jotka on jo liitetty hankintaluokkiin.

• Määritä tuotteille annettavien tietojen yksityiskohtien taso. Voit lisätä määritteitä ja määrittää tuotteen suhteet tarjoamaan useita ohjattuja tilausmalleja työntekijöille.

• Määritä, voivatko työntekijät tilata tuotteita suoraan ulkoiselta toimittajalta. Voit halutessasi antaa käyttöoikeudet ulkoisiin toimittajaluetteloihin, sinun on määritettävä käyttöoikeusparametrit toimittajan luettelosivustolle ja linkata sitten toimittajan luettelosivustolle hankinta-luetteloon.

• Määritä vaadittavien tuotteiden hankintaluetteloidenmäärä. Tuotteiden hankintaluettelon käyttöoikeus määritellään luettelon käytäntösäännössä, jonka konfiguroit yritykselle ja toimintayksikölle, johon työntekijä on liitetty. Lisätietoja katalogikäytäntösäännön asentamisesta on Hankintaluettelon käytäntösäännön asettaminen:ssa.

Tuotteiden hankintaluettelon luominen

Uuden luettelon luontiprosessi sisältää useita vaiheita. Seuraava kaavio havainnollistaa prosessivirtauksen, ja jokaisesta vaiheesta vastuussa olevan roolin.

Edellytykset

Seuraavassa taulukossa kuvataan tehtävät, jotka on suoritettava ennen kuin ostaja voi luoda tuotteiden hankintaluettelon.

Tehtävä	Rooli	Kuvaus
Määritä hankintaluokkahierarkia	Ostopäällikkö	Hankintaluokkahierarkioilla luokitellaan nimikkeitä tai tapahtumia raportointia ja analysointia varten. Käyttämällä hankintaluokkahierarkiaa yritykset voivat strategisesti hallita luokat, tuotteet, toimittajat ja hankintojen tekijät keskitetysti. Koko organisaatiolle on määritetty yksi hankintaluokkahierarkia. Voit luoda luettelon siirtymärakenteen kopioimalla hankintaluokkahierarkian tuotteiden hankintaluetteloon. Kopioiduista hankintaluokista tulee luetteloluokkia ja hankintaluokkiin liitetyt toimittajat, tuotteet ja määritteet sisällytetään automaattisesti luetteloosi. Kun olet kopioinut hankintaluokkahierarkian luetteloon, voit muokata luetteloluokkien rakennetta hankintasivustosi vaatimusten mukaan. Voit määrittää tuotteet, toimittajat, ulkoisen toimittajan tuoteluettelosivustot jne., jotka haluat näyttää sivustossa. Lisätietoja hankintakategoriahierarkian perustamisesta on Avaintehtävät: Aseta kategoriahierarkia:ssa.
Toimittajien määrittäminen	Ostopäällikkö	Ennen kuin voit lisätä toimittajan tuotteita tuotteiden hankintaluetteloon, toimittaja on rekisteröitävä Microsoft Dynamics AX:ssä ja sisällytettävä toimittajan päätietoihin. Toimittaja on myös liitettävä hankintaluokkaan, joka on sisällytetty hankintaluetteloon. Saat lisätietoja toimittajien rekisteröinnistä -järjestelmässä kohdasta Toimittajan pyynnöt yleistä hallinta.
Lisää tuotteita päätuotteeseen	Ostopäällikkö	Ennen kuin voit lisätä tuotteita tuotteiden hankintaluetteloon, tuotteet on sisällytettävä päätuotteeseen Microsoft Dynamics AX:ssä. Voit lisätä tuotteita tuotteen päätietoihin, voit tuoda tuotetiedot toimittajaluetteloista tai kirjoittaa tuotetiedot manuaalisesti Tuotteen tiedot-lomakkeella tai Vapautetun tuotteen tiedot-lomakkeella. Kun olet lisännyt tuotteen päätuotteeseen, tuotteelle on määritettävä myös hankintaluokka. Vain hankintaluokkiin määritetyt tuotteet voidaan liittää hankintaluetteloon. Lisätietoja tuotepäivämäärän tuomisesta toimittajalta on Toimittajan luettelon tuonti:ssa. Lisätietoja hankintatuotteiden lisäämisestä manuaalisesti Microsoft Dynamics AX:een on Avaintehtävät: Määritä tuotteet:ssa.
Määritä tuotesuhteet (valinnainen)	Ostopäällikkö	Tuotesuhteet tunnistavat, miten tuotteet liittyvät toisiinsa. Tuotesuhteita käyttämällä voit kannustaa työntekijöitä valitsemaan ensisijaisen tuotesarjan ja hallita työntekijöiden aiheuttamia kustannuksia aiempaa paremmin. Voit esimerkiksi ehkä haluta liittää tietokoneen tiettyyn hyvä monitoriin, jonka arvo on hyvä. Tämän vuoksi, kun työntekijä valitsee tietokoneen, järjestelmä tarjoaa sopivaa näyttöä. Toimittaja voi määrittää tuotteiden yhteydet tai voit määrittää ne päätuotteessa. Lisätietoja tuotesuhteiden määrittämisestä on Set up product relationship types:ssa.
Lisää määritteet (valinnainen).	Ostopäällikkö	Attribuutteja määrittämällä voit määrittää tietotason, jonka haluat pitää luettelon tuotteilla. Määritteet ovat tietoja, joita organisaatiosi haluaa seurata tietyn tuotteen tai luokan osalta. Määritteiden esimerkkejä ovat SKU-numero, tuoteversio, väri ja koko. Määritteet voidaan määrittää hankintaluokalle. Kaikki hankintaluokkaan määritetyt tuotteet perivät luokalle määritetyt määritteet. Kun luokka ja sen tuotteet on liitetty luetteloon, kaikki tuotteen ominaisuudet näytetään hankintasivustolla. Lisätietoja piirteiden määrittämisestä on Aseta ominaisuudet ja ominaisuustyypit:ssa.
Lisää toimittajat ja tuotteet hankintaluokkiin	Ostopäällikkö	Kun hankintaluokkahierarkia luodaan organisaatioon, kukin hankintaluokka voidaan liittää tiettyihin toimittajiin ja tuotteisiin jne. Jos luettelon avulla luodaan hankintaluokkahierarkia, näiden määrityksiä voidaan kopioida automaattisesti luetteloon. Samat rajoitukset voidaan pakottaa käyttöön luettelotasolla ja hankintasivustolla. Lisätietoja toimittajien ja tuotteiden, joilla on hankintakategorioita, lisäämisestä on Avaintehtävät: Määritä ja ylläpidä hankintaluokan hierarkioita:ssa.
Määritä käyttöoikeus ulkoisen toimittajan tuoteluetteloihin	Ostopäällikkö	Voit määrittää ulkoisen toimittajaluettelon käyttöoikeudet, jotta käyttäjät voivat tilata tuotteita suoraan toimittajan luettelon sivuston. Määrität pääsyn toimittajan ulkoisen toimittajan luettelosivulle toimittajan antamien tietojen perusteella. Voit vahvistaa määritykset ja aktivoida luettelomääritykset -järjestelmässä. Huomautus Ennen kuin voit määrittää käyttöoikeuden ulkoisen toimittajan luettelosivustoon, toimittaja on rekisteröitävä Microsoft Dynamics AX:ssä. Lisätietoja ulkopuolisiin toimittajakatalogeihin pääsyn järjestämisestä on Ulkoisen toimittajaluettelon asettaminen:ssa.

Luettelon määrittäminen

Kun edellytykset täyttyvät, voit määrittää luettelon. Voit luoda yhden luettelon, jota käyttää koko organisaatio. Luettelon käyttöoikeutta hallitaan ostojen käytäntösäännöissä. Voit myös luoda useita luetteloita, joita organisaation eri osastot käyttävät.

Seuraavassa taulukossa kuvataan tehtävät, jotka on suoritettava luettelon määrittämiseksi.

Tehtävä	Rooli	Kuvaus
Luo uusi luettelo	Ostopäällikkö	Luettelo luodessasi voit määrittää nimi ja kuvaus luettelolle. Voit myös määrittää, kuinka siirtymisrakenteen luodaan, määrittää, päivitetäänkö luettelo manuaalisesti tai automaattisesti ja määrittää luettelon omistajan. Lisätietoja hankintakatalogin perustamisesta on Tärkeimmät tehtävät: Hankintojen luetteloiden luominen:ssa.
Luo siirtymisluokat hankintasivustolle	Ostopäällikkö	Siirtymisluokille asetettava rakenne määrittää, mitä käyttäjät näkevät hankintasivuston siirtymisruudussa. Voit luoda siirtymärakenteen manuaalisesti tai kopioimalla organisaation hankintaluokkahierarkian. Tuotteita voidaan liittää useisiin luokkiin, jotta käyttäjät voivat helpommin löytää tarvitsemansa. Esimerkiksi kannettavien tietokoneiden virtajohto voidaan sisällyttää sekä tietokonelaitteet-luokkaan että toimistotarvikkeet-luokkaan. Lisätietoja navigointikategorioiden perustamisesta katalogeja varten on Tärkeimmät tehtävät: Hankintojen luetteloiden luominen:ssa.
Lisää tuotteet luetteloon	Ostopäällikkö	Käytettäessä hankintaluokkahierarkiaa luettelon luomiseksi, hankintaluokkiin liittyvät tuotteet lisätään ja yhdistetään automaattisesti ja luettelon luokkiin. Voit lisätä tuotteita Tuotteet välilehdessä Luettelot lomakkeessa. Tuotteita, jotka lisätään luetteloon hankintaluokkahierarkian avulla, ei voi poistaa. Voit piilottaa, tuotteet, joiden et halua, näkyvän hankintasivuston hallintarakennenäkymässä. Jos luetteloluokat luodaan manuaalisesti, sinun pitää lisätä manuaalisesti tuotteet, jotka haluat lisätä luettelon kussakin luokassa. Manuaalisesti lisätyt tuotteet voi poistaa luetteloluokasta. Lisätietoja tuotteiden lisäämisestä hankintakatalogiin on Tärkeimmät tehtävät: Hankintojen luetteloiden luominen:ssa.
Lisää käyttöoikeus ulkoisen toimittajan tuoteluetteloihin (valinnainen)	Ostopäällikkö	Jos nimikkeiden ja palveluiden tilaaminen suoraan toimittajalta sallitaan työntekijöille, voit lisätä linkin toimittajan ulkoistettuun luettelosivustoon joko hankintaluokkiin tai valittuihin tuoteluokkiin. Lisätietoja ulkopuolisiin toimittajakatalogeihin pääsyn asettamisesta on Ulkoisen toimittajaluettelon asettaminen:ssa.
Julkaise luettelo hankintasivustolla	Ostopäällikkö tai -edustaja	Ennen kuin luettelo voidaan näyttää hankintasivustossa, luettelolle on määritettävä käytäntösääntö, tilaksi on määritettävä Aktiivinen ja luettelo on julkaistava. Voit myös poistaa luetteloita, joita et enää halua olevan hankintasivustossa käyttäjien käytettävissä. Lisätietoja hankintakatalogin julkaisemisesta on Tärkeimmät tehtävät: Hankintojen luetteloiden luominen:ssa.
Synkronoi tuotteen hakutiedot	Ostopäällikkö tai -edustaja	Voit rakentaa tehokkaamman hakukoneen varmistamalla, että synkronoit tuotetiedot yritysportaalin kanssa. Sinun on synkronoitava tuotteen hakutiedot yritysportaalin kanssa jokaisen päivityksen osalta.

Lisätietoja

Tärkeimmät tehtävät: Hankintojen luetteloiden luominen

Tuodut toimittajan luettelot yleistä

Ulkoinen toimittaja luettelot yleiskatsaus