Yleisiä tietoja ostoehdotustyönkulusta
Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Työnkulkuprosessi siirtää hankintapyyntöjä arvosteluprosessin läpi, alkuperäisestä tilasta Luonnos lopulliseen tilaan Hyväksytty. Kun hankintapyyntö lähetetään tarkastettavaksi, työnkulkuprosessi alkaa. Sen jälkeen kun hankintapyyntö on hyväksytty, ostotilaus voidaan kehittää hankintapyyntöriveille ja lähettää toimittajalle, jotta tilaus voidaan toteuttaa.
Huomautus
Ennen kuin hankintapyyntö voidaan lähettää tarkastettavaksi, työnkulku pitää määrittää. Työnkulkuprosessi voi sisältää yhden tai useamman tarkastusvaiheen missä vain järjestyksessä. Työnkulkuprosessi voidaan myös määrittää ohittamaan tarkastustehtävät ja hyväksymään hankintapyynnön automaattisesti. Voit määrittää työnkulun lähettämään hankintapyynnön yksittäisenä asiakirjana. Vaihtoehtoisesti, voit kanavoida yksittäiset hankintapyyntörivit sopiville tarkastajille.. Voit myös luoda skenaarion, jossa hankintapyyntö johdetaan yhtenä asiakirjana joillekin tarkastajille ja valitut ostopyyntörivit ohjautaan muille tarkastajille.
Jos hankintapyyntörivit tarkistetaan yksitellen, arviointiprosessin on täytettävä kaikki hankintapyyntörivit ennen, kuin työnkulku voi siirtyä seuraavaan vaiheeseen prosessissa, ja ennen hankintaehdotuksen arvosteluprosessi kokonaisuudessaan voidaan suorittaa. Kun hankintaehdotus, kaikki rivit mukaanlukien, on käynyt läpi koko tarkastusprosessin, hankintaehdotuksen yleinen tila päivitetään Hyväksytty.
Voit määrittää työnkulkusi kuvaamaan hankintapyyntöjen työprosessia omassa organisaatiossasi. Kun määrität hankintapyyntöjen työnkulkuprosessia, ota huomioon seuraavat seikat:
Mitkä menot pitää tarkistaa?
Mitkä menot voidaan hyväksyä automaattisesti?
Kenen tulee tarkistaa ja hyväksyä hankintapyynnöt? Missä roolissa nämä käyttäjät ovat?
Mitä prosessia silloin seurataan, kun tarkistaja ei ole paikalla?
Seuraavat esimerkit näyttävät kaksi tapaa määrittää hankintapyyntöjen työnkulku.
Huomautus
Tässä ohjeaiheessa on päivitetty sisältämään tietoja ominaisuuksista, jotka on lisätty tai muutettu Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Kohdassa "uusi tai muutettu Microsoft Dynamics AX 2012 R2-aiheen myöhemmin.
Esimerkki 1: Lähetä hankintapyyntö yksittäisenä asiakirjana tarkastettavaksi.
Seuraava esimerkki näyttää kuinka hankintapyyntö voi mennä työnkulun tarkastusprosessin läpi yksittäisenä asiakirjana. Hankintaehdotuksen rivejä ei lähetetä yksittäin.
Tässä esimerkissä, seuraavat roolit sisältyvät työnkulkuun:
Pyytäjä - käyttäjä, joka pyytää artikkeleita tai palveluja. Pyytäjä voi valmistella hankintapyynnön tai joku muu työntekijä voi valmistella sen hänen puolestaan. Tämä työntekijä on valmistelija. Valmistelija on vastuussa hankintapyynnön käsittelemisestä koko tarkistusprosessin ajan. Hankintaehdotuksien valmistelija on ainoa, joka voi muokata sitä.
Huomautus
Työntekijälle tulee antaa tarvittavat luvat luoda hankintapyyntö jonkun toisen puolesta. Lisätietoja siitä, kuinka asettaa luvat, katso Set up permissions for ordering products on behalf of someone else.
Hankintaedustaja - käyttäjä, joka tekee hankintatarkistuksen ja voi hyväksyä asiakirjan.
Pyytäjän esimies - käyttäjä, joka tekee johtotason tarkistuksen ja voi hyväksyä asiakirjan.
.gif "Tarkista ostoehdotustyönkulkuprosessin")
Tässä esimerkissä hankintapyyntöjen työnkulkuprosessi sisältää seuraavat vaiheet:
Valmistelija lähettää hankintapyynnön tarkistettavaksi.
Hankintaedustaja saa tiedotuksen, jossa pyydetään hankintaedustajaa vahvistamaan hankintapyynnön tiedot. Jos tarvittavaa tietoa puuttuu, hankintaedustaja voi lisätä tiedot tai lähettää hankintapyynnön takaisin valmistelijalle, joka lisää ne. Kun tarvittavat kentät on täytetty, hankintapyyntö voidaan siirtää seuraavaan vaiheeseen tarkistusprosessissa.
Pyytäjän esimies tarkistaa hankintapyynnön.
Hankintapyyntö voidaan reitittää pyytäjän esimiehelle, jos esimerkiksi, hankintaehdotuksen summa ylittää pyytäjän kulutusrajan hankintaehdotuksille. Pyytäjän esimies voi hyväksyä tai hylätä hankintapyynnön tai lähettää sen takaisin valmistelijalle, joka tekee muutokset.
Esimerkki 2: Lähetä yksittäiset hankintapyyntörivit tarkastettavaksi
Seuraava esimerkki näyttää kuinka yksittäiset hankintapyyntörivit voidaan ohjata työnkulun läpi. Jokaisen yksittäisen rivin prosessi on yleisesti ottaen sama, kuin prosessi, jossa hankintapyyntö tarkistetaan yksittäisenä asiakirjana. Mutta, jokaisen rivin on suoritettava työnkulkuprosessi yksin, ennen kuin työnkulku koko hankintapyynnölle voidaan suorittaa loppuun asti.
Tässä esimerkissä, työntekijä syöttää pyynnön julisteille ja t-paidoille markkinointikampanjaa varten. Julisteiden maksaminen jaetaan markkinointiosaston ja myyntiosaston kesken. Jos julisteiden ja t-paitojen hinta ylittää osaston johtajien allekirjoitusvallan rajan, ryhmän johtajan on myös tarkistettava hankintapyyntö.
Tässä esimerkissä, seuraavat roolit sisältyvät työnkulkuun:
Pyytäjä - käyttäjä, joka pyytää artikkeleita tai palveluja. Pyytäjä voi valmistella hankintapyynnön tai joku muu työntekijä voi valmistella sen hänen puolestaan. Tämä työntekijä on valmistelija. Valmistelija on vastuussa hankintapyynnön käsittelemisestä koko tarkistusprosessin ajan. Hankintaehdotuksien valmistelija on ainoa, joka voi muokata sitä.
Huomautus
Työntekijälle tulee antaa tarvittavat luvat luoda hankintapyyntö jonkun toisen puolesta. Lisätietoja siitä, kuinka asettaa luvat, katso Set up permissions for ordering products on behalf of someone else.
Hankintaedustaja - käyttäjä, joka tekee hankintatarkistuksen ja voi hyväksyä asiakirjan.
Pyytäjän esimies - käyttäjä, joka tekee johtotason tarkistuksen ja voi hyväksyä asiakirjan.
Osaston esimies - käyttäjä, joka tekee menojen tarkistuksen ja voi hyväksyä asiakirjan.
Ryhmän esimies - käyttäjä, joka tekee allekirjoitusvaltaisen tarkistuksen ja voi hyväksyä asiakirjan.
.gif "Osto hankintalistan rivi työnkulun liiketoimintaprosessin kulkua")
Tässä esimerkissä hankintapyyntölinjojen työnkulkuprosessi sisältää seuraavat vaiheet:
Valmistelija lähettää hankintapyynnön tarkistettavaksi. Jokainen rivi lähetetään tarkistajalle, joka on määrätty työnkulkuprosessissa.
Hankintaedustaja saa tiedotuksen, jossa pyydetään hankintaedustajaa vahvistamaan hankintapyynnön tiedot sekä hankintapyyntörivit. Jos tarvittavaa tietoa puuttuu, hankintaedustaja voi lisätä tiedot tai lähettää hankintapyyntörivin takaisin valmistelijalle, joka lisää ne. Kun tarvittavat kentät on täytetty, hankintapyyntörivi voidaan siirtää seuraavaan vaiheeseen tarkistusprosessissa. Hankintapyyntörivit voivat jatkaa tarkistusprosessin läpi riippumatta toisistaan.
Pyytäjän esimies tarkistaa ja hyväksyy hankintapyyntörivit.
Hyväksyntä voidaan reitittää pyytäjän esimiehelle, jos esimerkiksi, hankintapyyntörivin summa ylittää pyytäjän kulutusrajan hankintaehdotusriveille. Esimies voi hyväksyä tai hylätä yhden tai molemmat hankintapyyntörivit.
Marketointiosaston osastonjohtaja tarkistaa hankintapyyntörivit sekä julisteille, että t-paidoille. Myyntiosaston osastonjohtaja tarkistaa hankintapyyntörivin ainoastaan julisteille, koska se on ainoa meno johon veloitetaan myyntiosastolta.
Ryhmän esimies tarkistaa ja hyväksyy hankintapyyntörivin t-paidoille ainoastaan tarvittaessa. Esimerkiksi, jos hankintapyyntörivin summa ylittää osastonjohtajan hyväksymisrajan. Ryhmän esimiehen ei tarvitse hyväksyä hankintapyyntöriviä julisteille.
Hankintaehdotusten työnkulun määrittäminen
Lähettääksesi hankintapyynnön tarkistettavaksi, sinun tulee määrittää hankintapyynnön työnkulkuprosessi. Määrittelemäsi työnkulkuprosessi ohjaa vuorovaikutusta käyttäjän, joka pyysi artikkeleita (pyytäjä) ja työnkulun tarkastajan sekä hyväksyjän välillä. Se määrää hankintapyynnön reitityksen, perustuen työnkulkumääritelmässä eriteltyihin ehtoihin, kuten siihen milloin hankintapyyntö lähetetään, käyttäjä tai rooli kenelle se lähetetään ja käyttäjien seuraavaksi sallitut toiminnot.
Esimerkit tässä aiheessa näyttävät kuinka hankintapyyntö voidaan ohjata työnkulun läpi yksittäisenä asiakirjana tai yksittäisinä hankintapyyntöriveinä. Voit myös määrittää hankintapyyntöjen työnkulun kuvaamaan organisaatiosi sisäistä hankintapyyntöjen tarkastusvalvontaa. Lisätietoa siitä, miten määritetään hankintaehdotuksien työnkulku, löytyy tästä Määritä hankintoja ja sourcing työnkulut.
Uusi tai muutettu Microsoft Dynamics AX 2012 R2-järjestelmälle
Microsoft Dynamics AX 2012 R2, käsite ehdotuksen tarkoitus on esitelty. Ehdotuksen tarkoitus mahdollistaa joustavammin, miten ostoehdotusten kysyntä voidaan täyttää. Ehdotuksen luodessasi voit liittää yksi kahdesta tarkoituksesta siihen: kulutus tai täydennys. Riippuen tarkoituksesta, pyyntö kysyntä voidaan täyttää ostotilauksella, siirtotilauksella, tuotantotilauksella tai kanbanilla. Saat lisätietoja ehdotuksen tarkoituksista ja miten ne vaikuttavat ehdotusprosessiin Tietoja ostoehdotuksista.
Pyynnöt kulutustarkoitukseen
Vaatimus, joka on luotu kulutustarkoitukseen liittyvään pyyntöön, täytetään aina ostotilauksella. Microsoft Dynamics AX on asetettu automaattisesti luomaan ostotilauksia, ostotilaukset on luotu sen jälkeen kun hankintapyyntö on hyväksytty. Ostotilaus luodaan jokaiselle valuutalle, toimittajalle tai oikeushenkilölle, joka tunnistetaan ostoehdotusriveillä. Jos ostoehdotuksessa on esimerkiksi kaksi riviä ja jokaisella rivillä on eri toimittaja, valuutta tai oikeushenkilö, järjestelmä luo kaksi ostotilausta.
Riippuen siitä kuinka ostosäännökset määritellään organisaatiossasi, erilliset ostotilaukset voidaan myös luoda, jos hankintapyyntöriveillä on eri pyytäjät, rivityypit tai hankintakategoriat.
Jos Microsoft Dynamics AX ei ole asetettu automaattisesti luomaan ostotilauksia, ostoedustajan on valittava manuaalisesti hankintapyyntörivit ja luotava ostotilaukset.
Huomautus
Tietoa siitä, kuinka asetetaan säännöt jotta ostotilaukset luodaan automaattisesti hyväksytyille hankintaehdotuksille, katso Sääntöjen määrittäminen kysynnän konsolidointiin ja ostotilausten luomiseen.
Ehdotukset, joiden tarkoitus täydennys
Pyyntövaatimus, joka on luotu kulutustarpeisiin, voidaan täyttää ostotilauksella, siirtotilauksella, tuotantotilauksella tai kanbanilla. Microsoft Dynamics AX pitää asettaa sisältämään pyyntövaatimuksen pää aikataulussa. Kun se on asennettu, kulutustarpeisiin luotujen pyyntövaatimuksien toteutuskeinot, ovat automaattisesti määräytyneet tarjonnan säännöksien kautta, jotka on perustettu organisaatiosi artikkeleille ja suunniteltu käyttämällä pääaikatauluja.
Huomautus
Jos haluat lisää tietoa siitä, kuinka asettaa pääsuunnittelu automaattisesti harkitsemaan pyyntökysyntää, kun pyynnön tarkoitus on täydennys, katso Aseta yleissuunnitelmat sisältämään tilaukset.
Uusi tai vaihdettu pikakorjauksella KB3047235
Jos käytät työnkulkua yleisillä budjettivarauksilla julkisella sektorilla, katso Set up general budget reservation workflows (Public sector).
Lisätietoja
Määritä hankintoja ja sourcing työnkulut