Jaa

Tapaamisten, yhteystietojen ja tehtävien synkronointilogiikka

  • Artikkeli

Tässä artikkelissa on tietoja tapaamisten, yhteystietojen ja tehtävien synkronoimisesta Dynamics 365:n ja Exchangen välillä. Sähköposti synkronoidaan erikseen.

Tapaamisten, yhteystietojen ja tehtävien synkronointi tehdään oletusarvoisesti molempiin suuntiin Dynamics 365:n ja Exchangen välillä. Palvelinpään synkronointi, jota kutsutaan myös Exchange-synkronoinniksi, on suositeltava menetelmä. Synkronointi tehdään eri tavalla sen perusteella, mikä on synkronoitava kohde ja synkronointisuunta.

Synkronoinnin määritysvaatimukset

Ennen tapaamisten, yhteystietojen ja tehtävien synkronointia Dynamics 365:n vastaavan postilaatikkotietueen on täytettävä seuraavat vaatimukset. On huomattava, että jonon postilaatikot eivät tue tapaamisen, yhteystiedon tai tehtävän synkronointia.

  • Käyttäjän sähköpostiosoite on hyväksytty.
  • Postilaatikko on testattu ja otettu käyttöön.
  • Tapaamiset, yhteystiedot ja tehtävät on määritetty käyttämään palvelinpään synkronointia.

Lisätietoja on kohdissa Exchange Online -yhteyden muodostaminen ja Palvelinpään synkronointi.

Synkronointisuodattimet määrittävät Dynamics 365:n ja Exchangen välillä palvelinpään synkronoinnilla synkronoitavat tietueet. Lisätietoja on kohdassa Asiakkaiden aktivointisovellusten ja Exchangen välillä synkronoitavien tietueiden valitseminen.

Synkronointi Dynamics 365:stä Exchangeen

Kohteen synkronointi Exchangeen muodostaa linkin. Synkronointi on aina kaksisuuntainen. Toisella puolella tapahtuvat muutokset näkyvät myös toisella puolella.

Synkronointi Exchangesta Dynamics 365:een

Tapaamiset, yhteystiedot ja tehtävät synkronoidaan Exchangesta Dynamics 365:een vain seuraavien toteutuessa:

  • Kohde luotiin Dynamics 365 for Outlook -sovelluksessa.
  • Kohdetta seurataan Dynamics 365:een Dynamics 365 for Outlookissa.
  • Seurattu kohteeseen Dynamics 365 -luokkaa käytetään Outlookissa tai jossain muussa sähköpostipalvelussa mutta ei Dynamics 365 for Outlookissa.

Muistiinpano

Palvelinpään synkronointi synkronoin tapaamiset Seurattu kohteeseen Dynamics 365 -luokan kanssa, jos tapaamisen kalenterin pääkansiossa tai sen alikansioissa. Kalenterin muiden kansioiden kohteita ei synkronoida.

Näyttökuva Outlookin postilaatikosta, jossa näkyvissä kalenterin pääkansiossa synkronoitavat tapaamiset

Kun edellä mainitut edellytykset toteutuvat, palvelinpään synkronointi luo kohteen Dynamics 365:ssä ja muodostaa linkin. Synkronointi on aina kaksisuuntainen. Toisella puolella tapahtuvat muutokset näkyvät myös toisella puolella.

Lisätietoja:

Tapaamisten synkronointi

Tapaamisten synkronointi Dynamics 365:n ja Exchangen välillä määräytyy synkronoinnin suunnan ja tapaamisien ominaisuuksien mukaan.

Tapaamisen järjestäjä

Tapaamisen järjestäjä on tapaamisen synkronoinnin tärkein kenttä. Synkronointitapa määräytyy sen perusteella. Esimerkiksi vain Dynamics 365 -tapaamisen järjestäjä voi synkronoida ja jakaa tapaamisia Dynamics 365:stä Exchange-osallistujille. Kun tapaamisia luodaan käyttämällä mukautuksia, kuten Power Automatea tai mukautettua koodia, on varmistettava, että järjestäjä on määritetty oikein. Järjestelmäkenttä ei näy oletusarvoisesti tapaamislomakkeessa. Se voidaan lisätä tarvittaessa lomakkeisiin, näkymiin tai erikoishakukyselyihin vahvistamaan, että oikea arvo on annettu.

Jos tapaamisen järjestäjää muutetaan Dynamics 365:ssä, kun tapaaminen on synkronoitu Exchangeen, tämä voi aiheuttaa sen, että alkuperäinen järjestäjä peruu tapaamisen. Näin voi käydä, koska tapaaminen ei enää täytä käyttäjän synkronointisuodattimien ehtoja. Lisäksi uusi järjestäjä voi synkronoida tapaamisen uutena kokouksena Exchangessa. Edelliseltä järjestäjältä peruutuksen lähettämisen toimintatapaa voi muuttaa käyttämällä OrgDBOrgSetting-asetusta DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Muistiinpano

Dynamics 365:ssä luodun tapaamisen luojana näytetään JÄRJESTELMÄ, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Tapaamista seurannut käyttäjä ei ole järjestäjä
  • OrgDBOrgSetting, jonka nimi on DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities, on määritetty oletusarvoon False.

Jos Outlook-kokouksen järjestäjä on Dynamics 365 -käyttäjä, omistajaksi tulee järjestäjä. Jos Outlook-kokouksen järjestäjä ei ole Dynamics 365 -käyttäjä, omistajaksi tulee käyttäjä, joka seurasi sitä.

Tapaamisten synkronointi Dynamics 365:stä Exchangeen

  • yhdistämismääritys: Dynamics 365 tapaamiset synkronoidaan Exchangeen kokouksina.

  • Tapaamisen tila: Jos Dynamics 365 tapaamisen tila on Valmis, Peruutettu tai Ilmainen (Avoin), tapaamisen tila synkronoidaan Exchangeen vapaana .

  • Muistutus:Muistutusta ei aseteta, jos tapaamisesta on kulunut yli seitsemän päivää tai tapaamisen tila on Ilmainen (Avoin).

  • Kutsut: Kutsua ei lähetetä, jos:

    • Tapaaminen on menneisyydessä.
    • Osallistujia ei ole kutsuttu.
    • Tapaamisen synkronoiva käyttäjä ei ole järjestäjä.
    • Mitään seuraavista ominaisuuksista ei ole muuttunut: aihe, teksti, sijainti, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, järjestäjä, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Peruutettujen ja poistettujen tapaamisten synkronointi Dynamics 365:stä Exchangeen

Exchange lähettää tapaamisen peruutuksen osallistujille, kun tapaaminen poistetaan järjestäjän postilaatikossa.

Jos tapaaminen poistetaan Dynamics 365:ssä, peruutuksia ei lähetetä seuraavissa tilanteissa:

  • Tapaaminen on menneisyydessä.
  • Tapaamisen synkronoiva käyttäjä ei ole tapaamisen järjestäjä.
  • Tapaamisessa ei ole osallistujia.

Dynamics 365:ssä peruutettuja tapaamisia ei oletusarvoisesti synkronoida Exchangeen peruutettuina. Tämän toiminnan voi muuttaa ottamalla SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange käyttöön OrgDbOrgSettings-asetuksessa. Kun tämä asetus on otettu käyttöön, tapaamisen peruuttaminen Dynamics 365:ssä peruuttaa tapaamisen Exchange, mikä lähettää peruutuksen osallistujille.

Kun tapaamisen peruutetaan Dynamics 365:ssä ja synkronoidaan Exchangeen, tapaaminen poistetaan Exchangessa vain seuraavien ehtojen täyttyessä:

  • Tapaaminen on linkitetty.
  • Synkronoiva käyttäjä on tapaamisen järjestäjä.
  • Tapaaminen on tulevaisuudessa.
  • Tapaamista ei ole poistettu loogisesti.

Jos kaikki edellä mainitut ehdot eivät toteudu, tapaaminen jää Exchangeen, mutta sitä ei ole linkitetty.

Toistuvaa kokousta seurattaessa Dynamics 365 ei lähetä uusia kutsuja osallistujille seuraavissa tilanteissa:

  • Kaikki sarjan esiintymät ovat edelleen Outlookissa ja Exchangessa.
  • Osallistujia ei ole lisätty tai poistettu.

Jos järjestäjä on poistanut sarjan aiempia esiintymiä, Dynamics 365 katsoo niiden puuttuvan Exchangesta. Se luo ne uudelleen ja lähettää osallistujille uuden kutsun.

Tapaamisten synkronointi Exchangesta Dynamics 365:een

  • yhdistämismääritys: Exchange-kokoukset synkronoidaan Dynamics 365-viestiin tapaamisina. Toistuvat kokoukset synkronoidaan Dynamics 365:een toistuvana päätapahtumana ja sen esiintyminä. Jos toistuvan kokouksen yksittäisiä esiintymiä muokataan Exchangessa, ne synkronoidaan Dynamics 365:een tapaamisen poikkeustietueina.

  • Tapaamisen tila ja Vapaa/varattu-tila: Jos Exchangen tapaamisen tila on Ilmainen, tapaamisen tilaksi synkronoidaan Dynamics 365 vapaa . Jos tila on Dynamics 365:ssä Valmis tai Peruutettu, tapaamisen tilaksi määritetään Dynamics 365:ssä Valmis. Jos tapaamisen tila Dynamics 365:ssä on Avoin, tapaamisen tilaksi määritetään Vapaa. Jos Exchange-tapaamisen Vapaa/Varattu-tilaksi on määritetty Työskentelee muualla, Dynamics 365 -tapaamisen tilaksi tulee Avoin ja tila on Vapaa.

  • Tapaamiset, joiden tila on Valmis tai Peruutettu, kohdassa Dynamics 365: Jos tapaamisen tila Dynamics 365 on Valmis tai Peruutettu, kokoukseen Exchangessa tehtyjä muutoksia ei synkronoida kohtaan Dynamics 365.

  • Ajanvaraus ja ristiriitojen hallinta: Kun tapaamista seurataan Dynamics 365, palvelinpuolen synkronointi varmistaa varauksen ohjelmointirajapinnan avulla, että osallistujat ovat käytettävissä määritettynä ajankohtana. Jos esimerkiksi järjestäjän kalenterissa on Dynamics 365:ssä toinen samanaikainen tapaaminen, varaus epäonnistuu eikä tapaamista synkronoida. Käyttäjä voi käsitellä aikataulutuksen ristiriidan, valita sen ohittamisen ja antaa tapaamisen synkronoitua kaikesta huolimatta. Outlookissa tehtävä Dynamics 365:n varaus piilottaa aikataulutuksen ristiriidan automaattisesti. Lisätietoja on kohdassa Aikataulutuksen ristiriita havaittiin tallennettaessa tapaamista [tapaamisen aihe] Exchangesta Microsoft Dynamics 365:een.

Peruutettujen ja poistettujen tapaamisten synkronointi Exchangesta Dynamics 365:een

Kun seurattu tapaaminen tai poikkeustapaaminen poistetaan Exchangessa, tapaamista ei poisteta Dynamics 365:ssä synkronoinnin aikana seuraavissa tilanteissa.

  • Tilana on Valmis tai Peruutettu.
  • Tapaaminen on menneisyydessä.
  • Tapaamisen synkronoiva käyttäjä ei ole tapaamisen järjestäjä.

(Poikkeustapaaminen on toistuvan tapaamisen erikoisesiintymä, jota on muokattu erikseen.)

Palvelutapaamisen synkronointi

  • yhdistämismääritys: Dynamics 365 palvelutapaamiset synkronoidaan Exchangeen kokouksina.

  • Kutsut ja peruutukset: Kutsuja ja peruutuksia ei koskaan lähetetä huoltotapaamisiin.

  • Kopiot: Synkronoinnin aikana käyttäjät saavat oman kopion palvelutapaamisesta postilaatikoihinsa. Palvelutapaamisille ei ole keskitettyä järjestäjää.

Yhteystietojen synkronointi

  • yhdistämismääritys: Dynamics 365 yhteyshenkilöt synkronoidaan Exchangeen yhteystietoina.

  • Osoitteiden synkronointi: Katso Yhteystietojen osoitteiden synkronointi.

  • Poistetut yhteystiedot:

    • Dynamics 365:ssä poistetut yhteyshenkilöt poistetaan Exchangessa vain, jos synkronoiva käyttäjä ei ole yhteyshenkilön omistaja.
    • Exchangessa poistetut yhteyshenkilöt poistetaan Dynamics 365:ssä vain, jos synkronoiva käyttäjä on yhteyshenkilön omistaja.

Tehtävien synkronointi

Tehtävien synkronointi Dynamics 365:n ja Exchangen välillä määräytyy synkronoinnin suunnan ja tehtävien ominaisuuksien mukaan.

Tehtävien synkronointi Dynamics 365:stä Exchangeen

  • yhdistämismääritys: Faksit, kirjeet, puhelut ja Dynamics 365-tilassa olevat tehtävät synkronoidaan Exchangeen tehtävinä.

  • Muistutus: Jos tehtävän määräpäivä on yli päivä sitten ja tehtävän tila Dynamics 365 on Avoin tai Ajoitettu, muistutus asetetaan synkronoinnin aikana.

  • Määräpäivä: Dynamics 365 tehtävän ajoitettu päättymispäivä synkronoidaan Exchangeen tehtävän määräpäiväksi.

  • Tehtävän tila: Kun valmistumisprosenttia ei ole määritetty:

    • avoin tehtävä synkronoituu Exchangeen ei aloitettuna
    • valmis tai peruutettu tehtävä synkronoituu Exchangeen valmiina.

  • Valmistumispäivämäärä: Tehtävän todellinen päättymispäivä synkronoidaan Exchangeen tehtävän valmistumispäivänä.

  • Poistetut tehtävät:Dynamics 365 poistetut tehtävät poistetaan Exchangessa vain, jos niiden tila Exchangessa ei ole Valmis.

  • Tehtävän automaattinen valmistuminen: Dynamics 365:ssä valmiiksi merkittyjen tehtävien arvo on actualEnd-kentässä . Jos tehtävän actualEnd-kenttä on täytetty ja päivämäärä on mennyt, tehtävä synkronoituu automaattisesti Exchangeen valmiina. Jos tehtävä aktivoidaan uudelleen mukauttamisen avulla, actualEnd-päivämäärä on muistettava tyhjentää, sillä muutoin palvelinpään synkronoitu muuttaa sen automaattisesti valmiiksi.

Tehtävien synkronointi Exchangesta Dynamics 365:een

  • yhdistämismääritys: Exchangen tehtävät synkronoidaan Dynamics 365:ään tehtävinä.

  • Tehtävän tila:Tehtävät, joita ei ole aloitettu Exchangessa, synkronoidaan Dynamics 365 tilaan Ei aloitettu.

  • Tehtävän todellinen alku: Kun Exchangessa luotu tehtävä synkronoidaan arvoon Dynamics 365, sen todelliseksi Start-kentäksi määritetään nykyinen aikaleima.

  • Poistetut tehtävät: Oletusarvoisesti faksit, kirjeet, puhelut ja tehtävät, jotka poistetaan Exchangessa, poistetaan myös Dynamics 365. Tätä käyttäytymistä voi muuttaa valitsemalla OrgDbOrgSetting-asetusta SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Valmistumisprosentti: Tehtävät, jotka on määritetty synkronoiduiksi 100-prosenttisesti valmiiksi Dynamics 365 valmiiksi -arvoon .

Synkronoinnin lisäasetukset

Loogisesti poistettujen kohteiden ohittaminen synkronoinnin aikana

Jos kohde ei enää vastaa synkronointisuodattimia, syy on yleensä jompikumpi seuraavista:

  • Kohteen tietue ei ole enää Dynamics 365:ssä, koska se on fyysisesti poistettu.
  • Kohteen tietue on edelleen Dynamics 365:ssä, mutta sitä ei enää käyttää. Joko käyttäjä, joka on liitetty postilaatikkoon, on menettänyt kohteen käyttöoikeuden, tai kohteen ominaisuudet ovat muuttuneet eivätkä enää vastaa synkronointisuodattimia. Tätä ehtoa kutsutaan loogiseksi poistoksi.

Palvelinpään synkronointi lähettää oletusarvoisesti poistotoiminnon Exchangeen molemmissa tapauksissa. Tätä toimintaa voi muuttaa ja loogiset poistot ohittaa ottamalla DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync käyttöön OrgDbOrgSettings-asetuksessa.

Lisätietoja synkronointisuodattimista:

Kopioitujen kohteiden salliminen

Jos jokin linkitetty kohde kopioidaan Exchangessa, palvelinpään synkronointi ohittaa kopiointitoiminnon oletusarvoisesti. Tämä toiminta estää tietojen kaksoiskappaleiden luonnin Dynamics 365:ssä. Tämän toiminnan voi muuttaa ja kohteiden kaksoiskappaleet voidaan tuoda Exchangesta poistamalla IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox käytöstä OrgDbOrgSettings-asetuksessa.

Outlookin tapaamisen liitteiden, yhteystietojen osoitteiden ja tehtävien synkronointi

Seuraavat osat koskevat synkronointia, jotka Dynamics 365 for Outlookin tai palvelinpään synkronoinnin kautta. Lisätietoja on kohdassa Sähköpostijärjestelmän integrointi.

Näyttökuvassa Dynamics 365 for Outlookin Järjestelmäasetusten synkronointi -välilehti

Tapaamisen liitteiden synkronointi

Käyttäjät voivat liittää Dynamics 365:ssä tai Dynamics 365 for Outlook -sovelluksessa luotuihin tapaamisiin asiakirjoja, kuvia, tallenteita ja muita tiedostoja. Liitteitä ei oletusarvoisesti synkronoida tapaamisia synkronoitaessa. Liitteet voidaan sisällyttää synkronointiin seuraavasti:

  1. Valitse Dynamics 365 for Outlookissa Asetukset>Hallinta>Järjestelmäasetukset.
  2. Valitse Synkronointi-välilehdessä Synkronoi tapaamisen liitteet Outlookin tai Exchangen kanssa.
Liitteiden synkronoinnissa huomioon otettavia seikkoja
  • Jos liitteiden synkronointi poistetaan käytöstä, liitteet eivät näy tapaamisissa Dynamics 365:ssä. Ne näkyvät edelleen Dynamics 365 for Outlookin tapaamisissa.
  • Toistuvien tapaamisten ja palvelutapaamisten liitteitä ei voi synkronoida.
  • Liitteet voivat pidentää synkronointiaikoja. Liitteitä kannattaa käyttää harkiten, jos verkkoyhteys on hidas.

Yhteyshenkilöiden osoitteiden synkronointi

Dynamics 365 for Outlookin Synkronointi-välilehdessä yhteyshenkilön osoitteiden synkronointiin voi valita jommankumman vaihtoehdon:

  • Synkronoi postiosoite vain Outlook-yhteystiedoissa: Yksi postiosoite synkronoidaan Dynamics 365: n ja Outlookin välillä. Tämä oletusasetus on riittävä useimmissa organisaatioissa.

  • Synkronoi kaikki kolme osoitetta (yritys, koti, muu) Outlook-yhteystiedoissa: Kaikki kolme Outlook-postiosoitetta (yritys, koti ja muu) synkronoidaan Dynamics 365: n ja Outlookin välillä.

Varoitus

Jos tietoja on jo olemassa, asetuksen muuttaminen synkronoimaan kaikki kolme osoitetta voi aiheuttaa tietojen menetyksiä. Kun tämä asetus otetaan käyttöön, aiemmin seurattujen yhteystietojen määritteet yhdistetään uudelleen. Tätä vaihtoehtoa kannattaakin testata ennen käyttöönottoa, sillä näin saadaan selville, miten uudelleenyhdistäminen vaikuttaa ympäristöön ja tietoihin. Useimmissa tapauksissa kannattaa pitää täydet tiedot toisella puolella (yleensä Dynamics 365:ssä) ja synkronoida ne toiselle puolelle (yleensä Outlookiin tai Exchangeen).

Lisätietoja on kohdassa Dynamics 365 -sovellusten ja Outlookin välillä synkronoitavat kentät

Outlookissa delegoitujen tehtävien synkronointi

Dynamics 365 for Outlookissa luotuja tehtäviä ei oletusarvoisesti synkronoida Dynamics 365:n kanssa. Ne voidaan synkronoida valitsemalla Dynamics 365 for Outlookin Synkronointi-välilehdessä Synkronoi Outlookissa delegoidut tehtävät.

Tehtävien synkronoinnissa huomioon otettavia seikkoja
  • Toistuvia tehtäviä ei voi synkronoida.
  • Tehtävän määrittävän henkilön ja henkilön, jolle tehtävä delegoidaan, on oltava samassa organisaatiossa.
  • Tehtäviä ei voi synkronoida useisiin sähköpostiosoitteisiin.

Katso myös