Tapaamisten ja sähköpostien seuranta Outlookin luokkien avulla

Palvelinpään synkronoinnin avulla voidaan seurata sähköpostiviestejä, tapaamisia ja tehtäviä Outlookissa käyttämällä erikoisluokkaa Dynamics 365 -seuranta. Tämän luokan määrittäminen sähköpostiviestille, tapaamiselle tai tehtävälle Outlookissa synkronoi kyseisen kohteen asiakkaan aktivointisovelluksiin (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ja Dynamics 365 Project Service Automation). Vastaavasti luokan poistaminen seuratusta sähköpostiviestistä, tapaamisesta tai tehtävästä lopettaa sen seurannan asiakkaan aktivointisovelluksista.

Voit valita myös useita kohteita ja määrittää Dynamics 365 -seurannan Outlook-luokan niihin ja seurata siten niitä kaikkia asiakkaan aktivointisovelluksissa. Määritä nopeasti seuratut kohteet tarkkailemalla tämän luokan esiintymistä saapuvien viestien kansiossa ja muissa kansioissa.

Määritä OrgDBOrgSetting-asetuksen kautta luokkaperusteinen seuranta

Versiosta 9.1.0.4039 alkaen luokan seuranta on oletusarvoisesti käytössä.

Tippi

Voit määrittää käyttämäsi version, kun kirjaudut sisään asiakkaan aktivointisovelluksiin ja valitset näytön oikeassa reunassa Asetukset-painikkeen >Tietoja.

Outlook-kohteiden seuraaminen luokan avulla

Kun Dynamics 365 -seuranta -luokka on käytettävissä Outlookissa, sen avulla voit seurata seuraavat Outlook-kohteet.

Sähköposti

Seurata sähköpostiviestiä liittämällä siihen Dynamics 365 -seuranta -luokka. Luokka-tehtävän voi nähdä heti Outlookissa. Sähköposti on merkitty seurattavaksi. palvelinpää synkronoi sähköpostin asiakkaan aktivointisovelluksiin 15 minuutin kuluessa sähköpostin synkronoinnin asetusten mukaan.

Jos sähköpostiviestia seurataan ja luokitellaan Dynamics-seuranta, luokan poistaminen poistaa sähköpostin seuranta. Kuitenkin vastaavaa sähköpostin aktiviteettitietuetta ei poisteta.

Tippi

Voit määrittää säännön, jonka mukaan voi osoittaa tai poistaa luokan Outlookissa. Katso hallitse sähköpostiviestejä käyttämällä sääntöjä.

Muistiinpano

Palvelinpuolen synkronointi luokittelee sähköpostiviestit automaattisesti Dynamics 365 -vastaanottajien postilaatikoihin, jos käsiteltävä sähköpostiviesti on jo automaattisesti seurattu Dynamicsiin jonkun toisen käyttäjän tai saman sähköpostiosoitteen jonon vastaanottajan toimesta.

Vain Dynamics 365 -suuntakoodia vastaavat sähköpostiviestit luokitellaan automaattisesti, kun Seuraa Dynamics 365 -käyttäjien välistä sähköpostiliikennettä kahtena aktiviteettina -järjestelmäasetus on käytössä.

Esimerkiksi sähköpostiviestit, joita seurataan ja lähetetään Outlookista toisille Dynamics 365 -käyttäjille, eivät näy luokiteltuna vastaanottajien Outlook-postilaatikoissa, koska ne edustavat sähköpostiviestin vastaanotettua kopiota. Näin Dynamics 365 -vastaanottaja voi seurata sähköpostiviestin saapuvaa kopiota edellä mainitun järjestelmäasetuksen mukaisesti.

Tapaaminen

Voit seurata tapaamista liittämällä siihen Dynamics 365 -seuranta -luokan. Tapaamista seurataan ja synkronoidaan asiakkaan aktivointisovelluksiin palvelinpuolen synkronoinnin sääntöjen perusteella.

Jos tapaamista seurataan ja luokitellaan Dynamics-seuranta, luokan poistaminen poistaa tapaamisen seurannan. Kuitenkin vastaavaa Dynamics 365 -sovellusten tapaamisen aktiviteettitietuetta ei poisteta.

Tehtävä

Muistiinpano

Tehtävien määrittäminen henkilöille, jotka on tallennettu Outlookiin, ei synkronoida asiakkaan aktivointisovelluksiin.

Käytä luokka-pohjaista seurantaa App for Outlookin kanssa

Jos käytössäsi on Dynamics 365 App for Outlook, voit käyttää luokkapohjaista seurantaa App for Outlookin kanssa.

Seuraavassa taulukossa on esitetty eri skenaarioita, joissa on seuranta.

Toiminto	Tulos
Osoita Dynamics 365 -seuranta -luokka sähköpostille/tapaamiselle	Palvelinpuolen synkronoinnin kautta sähköpostiviestin tai tapaamisen synkronointi tapahtuu 15 minuutin kuluttua. App for Outlookin lataaminen kohteelle näyttää seurannan tilan.
App for Outlookin avulla tapahtuva sähköpostin tai tapaamisen seuraaminen	Sähköpostiviestiä/tapaamista seurataan. Dynamics 365 -seuranta -luokka on määritetty heti.
Dynamics 365 -seuranta -luokan poistaminen sähköpostille/tapaamiselle	Palvelinpuolen synkronointi poistaa kohteen seurannan noin 15 minuutin kuluttua. App for Outlookin lataaminen sähköpostiviestille näyttää seurannan tilan. Aktiviteettitietuetta ei poisteta asiakkaan aktivointisovelluksista.
App for Outlookin avulla tapahtuva sähköpostiviestin tai tapaamisen seuraamisen lopettaminen	Dynamics 365 -seuranta -luokan poistaminen ja sähköpostin/tapaamisen seurannan lopettaminen

Käyttäjien delegointi

Jos annat jollekulle muulle sähköpostin ja kalenterin hallintaoikeudet määrittämällä heille käyttöoikeudet edustajana, edustusoikeuden vastaanottaja voi käyttää luokkiasi Outlookissa, jos edustajalla on editorioikeudet.

Jos postilaatikossa on Dynamics 365 -seuranta -luokka, edustusoikeuden vastaanottaja voi seurata sähköpostiviestejäsi ja tapaamisiasi määrittämällä Dynamics 365 -seuranta -luokan.

Luokkapohjainen seuranta Dynamics 365 for Outlookissa

Luokkapohjaista seurantaa ei tueta Dynamics 365 for Outlookissa. Suosittelemme, että OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems ei ole käytössä organisaatiossa määrittämässä Dynamics 365 for Outlookin käyttöä.

Luokka-pohjaisen seurannan poistaminen käytöstä

Voit poistaa käytöstä Dynamics 365 -sovellusten organisaation luokkapohjaisen seurannan poistamalla OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.

Muistiinpano

Jos poistat OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, Dynamics 365 -seuranta luokka poistetaan pehmeästi, niin että luokkaosoitus säilyy Outlookissa. Jos poistat luokan pääluettelosta, ne poistetaan pysyvästi.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko seurata Outlook-yhteystietojani määrittämällä Seurattu kohteeseen Dynamics 365 -luokan?
Et, luokkapohjainen seuranta Outlook-yhteyshenkilöille ei ole tuettu.

Mitä tapahtuu, jos nimeän Seuratut uudelleen Dynamics 365-luokaksi?
Jos nimeät uudelleen luokan, palvelinpuolen synkronointi jatkaa luokan tunnistamista tunnuksen avulla, ja sitä käytetään seuraamaan Outlook-kohteita ja niiden seurannan lopettamiseksi.

Muistiinpano

Edustajaskenaariossa edustajan ja ensisijaisen postilaatikon omistajan erinimistä luokkaa ei tueta, mikä voi aiheuttaa odottamatonta toimintaa. Edustajan ja ensisijaisen postilaatikon omistajan luokan nimet kannattaa vaihtaa toisiaan vastaaviksi.

Mitä tapahtuu, jos poistan Seurattu kohteeseen Dynamics 365 -luokan?
Jos poistat luokan, palvelinpään synkronoinnin yrittää luoda sen uudelleen Exchange-palvelimessa noin 15 minuutin kuluttua.

Kun otan OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems -kohteen käyttöön ensimmäistä kertaa, määritetäänkö aiemmin seuratuille kohteilleni Seurattu kohteeseen Dynamics 365 luokka?
Ei tarvitse, palvelinpään synkronoinnin ei siirry taaksepäin ajassa liittämään luokan jo seurattuihin kohteisiin.

Jos määritän Outlook-keskusteluketjuun Seurattu Dynamics 365 -luokan, mitä tapahtuu?
Jos keskustelun viestiketju luokitellaan Dynamics 365 -seuranta, kyseisen viestiketjun kaikille sähköpostiviesteille määritetään luokka, ja ne seurataan.

Voinko määrittää Seurattu Dynamics 365 luokkaan toistuville tapaamisille?
Jos toistuva tapaaminen luokitellaan Dynamics 365 -seurannaksi, kaikille tapaamisen yksittäisille ympäristöille määritetään luokka ja niitä seurataan.

Mitä tapahtuu, kun seurattu sähköposti epäonnistuu?
Epäonnistunutta automaattista sähköpostien seurantaa yritetään uudelleen oletusarvoisesti seuraavassa synkronointijaksossa. Tämä tapahtuu arviolta 15 minuutin välein. Uudelleenyrityksiä on enintään 5. Jos kaikki 5 uudelleenyritystä epäonnistuu, sähköposti delegoidaan Dynamics 365 -seuranta (ei voi toimittaa) -luokkaan. Uudelleenyrityksiä ei enää tehdä. Automaattisesti seurattavia sähköposteja, jotka epäonnistuvat seuraavien virheiden vuoksi, yritetään uudelleen:

• Sähköpostien nostaminen ylemmälle tasolle epäonnistuu asiakkaan ympäristössä määritetyn laajennuksen vuoksi.
• Sähköpostien korottaminen epäonnistuu joko asiakkaiden aktivointisovellusten tai Microsoft Exchangen aikakatkaisujen vuoksi.
• Sähköpostin hylkäyksen syy on virheellinen lähettäjä tai jokin tuntematon syy.
• Sähköpostiviestit epäonnistuvat ja niitä ei voi lähettää, jos jonon omistajalle ei ole delegoitu oikeaa käyttöoikeusroolia. Ilman oikeaa käyttöoikeusroolia omistaja ei voi omistaa sähköpostitietuetta, jota jono seuraa.

Jos 5 uudelleenyritystä eivät auta ja sähköpostin ylemmälle tasolle nostaminen johtui laajennusvirheestä, korjaa laajennus. Delegoi Dynamics 365 -seuranta -luokka manuaalisesti, jos haluat seurata toimittamattomia sähköposteja ja seurata niitä asiakkaan aktivointisovelluksissa.

Miten poistan luokkapohjaisen seurannan OrgDBOrgSettingin kautta?
Jotta erityinen Dynamics 365 -seurannan Outlook-luokka otettaisiin käyttöön, sinun on otettava OrgDBOrgSetting käyttöön organisaatiossa. Asiakkaan aktivointisovellukset sisältävät OrgDBOrgSettings-työkalun, jonka avulla järjestelmänvalvojat voivat ottaa käyttöön päivitykset, jotka on varattu aiemmin rekisterin käyttöönotoille.

1. Noudata tämän artikkelinohjeita, kun haluat purkaa työkalun.
2. Kun työkalu on poistettu, poista OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems käytöstä.
3. OrgDBOrgSetting-asetuksen poistaminen käytöstä poistaa noin 15 minuutin kuluttua luokan Dynamics 365 -seuranta kaikissa organisaation Exchange-postilaatikoissa, joissa on palvelinpuolen synkronointi käytössä.

Voit käyttää myös tämän työkalun muokataksesi OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.