Hyväksynnän työnkulun luonti ja testaaminen Power Automaten avulla

Power Automaten avulla voidaan hallita asiakirjojen tai prosessien hyväksyntää useissa eri palveluissa, kuten SharePointissa, Dynamics 365:ssä, Salesforcessa, OneDrive for Businessissa, Zendeskissä tai WordPressissa.

Voit luoda hyväksynnän työnkulun lisäämällä Hyväksynnät – Aloita ja odota hyväksyntää -toiminnon mihin tahansa työnkulkuun. Kun olet lisännyt tämän toiminnon, voit työnkulkusi avulla hallita asiakirjojen tai prosessien hyväksyntää. Voit esimerkiksi luoda asiakirjojen hyväksynnän työnkulkuja, jotka hyväksyvät laskuja, työtilauksia tai myyntitarjouksia. Voit myös luoda prosessin hyväksynnän työnkulkuja, jotka hyväksyvät lomapyyntöjä, ylitöitä tai matkasuunnitelmia.

Hyväksyjät voivat vastata sähköpostin Saapuneet-kansion pyyntöihin Power Automaten hyväksymiskeskuksessa tai Power Automate -sovelluksessa.

Luo hyväksynnän työnkulku

Tässä on yleiskatsaus työnkulusta, jonka loimme ja jota testasimme:

Työnkulku suorittaa seuraavat toimet:

1. Työnkulku käynnistyy, kun käyttäjä luo lomapyynnön SharePoint Online -luettelossa.

2. Työnkulku lisää lomapyynnön hyväksyntäkeskukseen ja lähettää sen sitten sähköpostitse hyväksyjälle.

3. Työnkulku lähettää sähköpostiviestin yhdessä hyväksyjän päätöksen kanssa käyttäjälle, joka pyysi lomaa.

4. Työnkulku päivittää SharePoint Online -luetteloon hyväksyjän päätöstä koskevat kommentit.

Tippi

Lisätietoja SharePoint-järjestelmän käyttämisestä Power Automaten kanssa on SharePoint-dokumentaatiossa.

Tärkeää

Noudata aina SharePoint-suojauksen parhaita käytäntöjä ja organisaation parhaita käytäntöjä ympäristön turvallisuuden varmistamiseksi. Suojausta ei käsitellä tässä artikkelissa.

edellytykset

Jotta voit suorittaa tämän opetusohjelman, tarvitset pääsyn seuraaviin:

• Power Automate.
• SharePoint Online -luettelo.
• Office 365 Outlook ja Office 365 -käyttäjät -tili.

Huomautus

Vaikka näissä vaiheittaisissa ohjeissa käytetäänkin SharePoint Onlinea ja Office 365 Outlookia, myös muita palveluja voidaan käyttää, kuten Zendeskiä, Salesforcea ja Gmailia. Jos käytössäsi on SharePoint 2010, katso SharePoint 2010 työnkulun käytöstäpoisto

Luo SharePoint-online-luettelo ennen työnkulun luomista. Myöhemmin käytämme tätä luetteloa lomahyväksynnän pyytämiseen.

Luo nämä sarakkeet SharePoint Online -luetteloon:

Column	Type
Title	Yksi tekstirivi
Aloituspäivämäärä	Päivämäärä ja aika
Päättymispäivämäärä	Päivämäärä ja aika
Kommentit	Yksi tekstirivi
Hyväksytty	Kyllä/ei
Esimiehen kommentit	Yksi tekstirivi

Kirjoita muistiin SharePoint Online -luettelon nimi ja URL-osoite. Tarvitset näitä kohteita myöhemmin, kun määrität SharePoint – Kun uusi kohde luodaan -käynnistimen.

Automaattisen pilvityönkulun luominen

1. Kirjaudu Power Automateen.

2. Valitse vasemmassa siirtymisruudussa Omat työnkulut.

3. Valitse valikossa vasemmassa yläkulmassa Uusi työnkulku>Automaattinen pilvityönkulku.

Lisää käynnistin

1. Anna työnkululle nimi.

2. ValitseValitse työnkulun käynnistin -kohdassa ensin Kun kohde luodaan – SharePoint ja sitten Luo.

3. Valitse Kun nimike on luotu -kortissa ensin aiemmin luotu SharePoint-luettelo ja sitten siinä Sivuston osoite ja Luettelon nimi.

Sivuston osoite ja Luettelonimi ovat kohteita, jotka merkitsit ylös aiemmin näissä ohjeissa.

Lisää profiilitoiminto

1. Valitse Uusi vaihe ja kirjoita Valitse toiminto -hakuruutuun profiili.

2. Valitse Office 365 -käyttäjät.

3. Etsi Hae profiili (V2) -toiminto ja valitse se.

   

4. Valitse profiilissa työnkulkuun sisällytettävät kentät ja tallenna sitten tähän mennessä tehty työ valitsemalla Luo.

Valitse hyväksyntätoiminto

1. Valitse Uusi vaihe.

2. Kirjoita hyväksyntä Valitse toiminto -hakuruutuun.

3. Valitse Aloita ja odota hyväksyntää -toiminto.

   

4. Määritä Aloita ja odota hyväksyntää -kortti omien tarpeiden mukaan.

   Huomautus

   Hyväksyntätyyppi-, Otsikko- ja Vastuuhenkilö-kentät ovat pakollisia. Voit Markdown-kohdan avulla muotoilla Tiedot-kenttää.

   

Huomautus

Tämä toiminto lähettää hyväksyntäpyynnön Vastuuhenkilö-ruudussa olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Jos skenaario edellyttää sitä, voit liittää tiedostoja hyväksymispyyntöihin, jotka käyttävät Microsoft Dataverseä.

Lisää sähköpostitoiminto hyväksynnöille

Lähetä sähköpostiviestin seuraavien ohjeiden mukaisesti, jos lomapyyntö hyväksytään.

1. Valitse Lisää toiminto ehdon Jos kyllä -haarassa.

   

2. Kirjoita lähetä sähköpostiviesti Valitse toiminto -kortin hakuruutuun.

3. Valitse Lähetä sähköpostiviesti (V2) -toiminto.

   

4. Määritä sähköpostiviestin kortti omia tarpeita vastaavaksi.

   Huomautus

   Vastaanottaja-, Aihe- ja Leipäteksti-kentät ovat pakollisia.

   Tässä kortissa on malli sähköpostiviestistä, joka lähetetään lomapyynnön tilan muuttuessa.

   Käytä Lähetä sähköpostiviesti (V2) -kortin Leipäteksti-ruudussa Hyväksynnät – Aloita hyväksyntä -toiminnon Kommentit-tunnusta.

Lisää päivitystoiminto hyväksytyille pyynnöille

1. Valitse Lisää toiminto Jos kyllä -haarassa.

2. Kirjoita Valitse toiminto -kortin hakuruutuun SharePoint, valitse SharePoint-suodatin ja valitse lopuksi Päivitä kohde -toiminto.

   

3. Määritä Päivitä kohde -kortti omien tarpeiden mukaan.

Huomautus

Sivuston osoite, Luettelonimi, Tunnus ja Otsikko ovat pakollisia.

Lisää sähköpostitoiminto hylkäyksille

1. Valitse Lisää toiminto Jos ei -haarassa.

2. Kirjoita Valitse toiminto -kortin hakuruutuun Lähetä, suodata toiminnot valitsemalla Office 365 Outlook ja valitse lopuksi Lähetä sähköpostia (V2) - Office 365 Outlook -toiminto.

   

3. Määritä sähköpostiviestin kortti omia tarpeita vastaavaksi.

   Tässä kortissa on malli sähköpostiviestistä, joka lähetetään lomapyynnön tilan muuttuessa.

Lisää päivitystoiminto hylätyille pyynnöille

1. Valitse Lisää toiminto.

2. Syötä Valitse toiminto -kortin hakuruutuun Päivitä ja valitse sitten Päivitä kohde - SharePoint -toiminto.

   

3. Määritä kortti omien tarpeidesi mukaan.

Huomautus

Sivuston osoite, Luettelonimi, Tunnus ja Otsikko ovat pakollisia.

4. Valitse Tallenna, kun haluat tallentaa tehdyn työn.

Jos olet seurannut projektia, työnkulkusi pitäisi muistuttaa tätä näyttökuvaa:

Kun olemme nyt luoneet työnkulun, on aika testata sitä!

Työnkulun testaaminen hyväksyntää pyytämällä

Luo lomapyyntö aiemmin luodussa SharePoint Online -luettelossa.

Kun olet tallentanut tämän pyynnön, työnkulku käynnistyy ja suorittaa sitten seuraavat toiminnot:

1. Luo pyynnön Hyväksymiskeskuksessa.
2. Lähettää hyväksyntäpyynnön sähköpostiviestin hyväksyjille.

Pitkäaikaisten hyväksyntöjen luominen

Jos työnkulkua suoritetaan todennäköisesti yli 30 päivän ajan, harkitse hyväksyntöjen tallentamista Microsoft Dataverseen. Näin voit luoda työnkulkuja, jotka käsittelevät hyväksymispyyntöjen vastauksia, vaikka alkuperäinen työnkulun suorittaminen olisi jo aikakatkaistu.

Jos haluat tehdä tämän, käytä kahta työnkulkua: toinen lähettämään hyväksymispyyntö ja toinen suorittamaan liiketoimintalogiikka hyväksymispyynnön vastauksiin Luo hyväksyntä (V2) -toiminnon perusteella. Lue lisätietoja pitkään suoritettavista hyväksynnöistä.

Tippi

Jos käytät moderneja sähköpostiohjelmia, sinun ei tarvitse miettiä, onko pyyntö edelleen tarpeellinen, koska Power Automate päivittää automaattisesti sähköpostiviestin ilmaisemaan, että hyväksyntäpyyntö on valmis.

Hyväksymispyynnön peruuttaminen

Joskus saatat haluta peruuttaa lähettämäsi hyväksymispyynnön. Ehkä teit pyynnössä virheen tai se ei ole enää merkityksellinen. Kummassakin tapauksessa pyynnön lähettänyt henkilö voi peruuttaa sen seuraavasti:

1. Valitse hyväksyntä
2. Valitse Peruuta hyväksyntä sivuruudussa.

Tippi

Voit aina valita Historia-välilehden ja tarkastella peruuttamiasi hyväksymispyyntöjä.

Huomautus

Peruutustoimintoa tuetaan Luo hyväksyntä (V2) -toiminnossa.

Hyväksyntöjen pyytäminen vieraskäyttäjiltä

Voit lähettää hyväksymispyyntöjä organisaatiosi ulkopuolisille henkilöille. Käytä tämän tekemiseen Microsoft Entra -vieraskäyttäjiä kutsumalla käyttäjiä muista vuokraajista vieraina.

Kun määrität roolin vieraille, tämä antaa hänelle oikeuden osallistua hyväksymisprosessiin.

Kun olet nyt luonut työnkulun ja testannut sitä, muista kertoa muille, miten sitä käytetään.

Liittyvät tiedot

• Tarkastele ja hallitse vireillä olevia hyväksyntäpyyntöjä
• Luo peräkkäisiä hyväksynnän työnkulkuja.
• Luo rinnakkaisia hyväksynnän työnkulkuja.
• Androidin, iOS:n tai Windows Phonen Power Automate -mobiilisovelluksen asentaminen
• Opetus: Hyväksyntätyönkulkujen muodostaminen Power Automaten avulla (moduuli)
• Opetus: Hyväksyntäprosessin automatisointi Power Automatessa (moduuli)