Sähköpostiviestin tarkasteleminen, luominen ja siihen vastaaminen

Käyttäjät voivat tarkastella, luoda ja lähettää sähköpostiviestejä aiempaa nopeammin ja virtaviivaistetulla käytöllä, joka auttaa käyttäjiä laatimaan, vastaamaan ja lähettämään sähköpostiviestejä käyttämällä RTF- ja liitteiden vedä ja pudota -ominaisuuksia ja -toimintoja kuvien upottamiseksi sähköpostiviesteihin.

Sähköpostien käyttäminen ja tarkasteleminen

Legenda

1. Valitse Aktiviteetit
2. Valitse Kaikki aktiviteetit
3. Valitse Aktiviteetin tyyppi -kohdassa Sähköposti
4. Sähköpostiluettelo tulee näkyviin alla olevassa näytössä

Sähköpostiviestin kirjoittaminen

Sähköpostiviestin luomisessa käytettävät sähköpostiominaisuudet, kuten tekstin muotoilu sekä vedä ja pudota- ja kopioi ja liitä -kuvat rikastavat asiakasviestintää.

Kun järjestelmänvalvoja ottaa ominaisuudet käyttöön, voit käyttää sähköpostia yläosan siirtymispalkin avulla.

Sähköpostiviestin kirjoittaminen

1. Valitse Aktiviteetit
2. Valitse komentopalkissa Sähköposti. Sähköpostiviesti avautuu uudessa ikkunassa, kun aloitat kirjoittamisen.

Sähköpostilomakkeen rakenne

Selite

1. Alkaen. Lähettäjä-kentässä näkyvä nimi täytetään automaattisesti kirjautuneena olevan käyttäjän mukaan.

2. Laajenna. Laajenna-kuvakkeen avulla voit kirjoittaa sähköpostisi koko näytön näkymässä ja minimoida, kun olet valmis.

3. RTF-editori. Tämän työkalurivin avulla voi muotoilla sähköpostiviestejä. Yksirivisenä näkyvä editori voidaan laajentaa näyttämään oletusarvoisesti koko muokattavien ominaisuuksien luettelo. Lisätietoja on ohjeaiheissa RTF-editorin työkalurivin käyttäminen sähköpostissa ja Helppokäyttötoimintojen pikanäppäimet sähköpostissa. Käyttäjän mukauttaminen. Kuvakkeen avulla voit asettaa sähköpostiesi oletusfontin ja fonttikoon. Kun fontti ja fonttikoko on määritetty, ne näkyvät oletusarvoisesti.

4. Runko. Tekstiosaan luodaan sähköpostiviesti ja sen avulla viestiin vastatataan.

5. Lisää allekirjoitus. Tällä komennolla voi mukauttaa viestiä.

6. Lisää malli. Sähköpostimalli otetaan käyttöön tällä komennolla.
   Lisätietoja on kohdassa Sähköpostimallin lisääminen.

   Muistiinpano

   Vastaanottaja-ruudussa on oltava vastaanottaja, jotta malli voidaan valita.

7. Uusi liite. Tiedosto lisätään tällä komennolla sähköpostiin.

8. Liitä tiedosto. Tämä komento käyttää plus-kuvaketoimintoa liitteiden lisäämiseen.

   Muistiinpano

   Sähköpostin tallentamisen jälkeen ei ole väliä, käytetäänkö Liitä tiedosto- vai Uudet liitteet -vaihtoehtoa.

9. Lähetä. Valitse tämä kuvake , jos haluat Lähetä sähköpostisi, kun olet valmis.

   Tärkeää

   • Lähettäjä- ja Vastaanottaja-kentät täytetään automaattisesti käyttäjän sekä alkuperäisen tietueen asiakkaan ja yhteyshenkilön perusteella.

Sähköpostiviestiin vastaaminen

Sähköpostiviestiin vastaamistapa riippuu siitä, missä kohtaa sovellusta käyttäjä on.

Jos järjestelmänvalvoja on ottanut sen käyttöön, sähköpostivaihtoehto näkyy yläsiirtymispalkissa ja aktiviteettien komentopalkissa.

Muistiinpano

Paras suorituskyky saavutetaan, kun HTML-sisällön koko on enintään 1 Mt. Kun HTML-sisällön koko on yli 1 Mt, sisällön lataamisen ja muokkaamisen vasteajat saattavat hidastua. Kuvasisältöön viitataan oletusarvoisesti HTML-sisällöstä, mutta sitä ei ole tallennettu HTML-sisällön osana, joten oletusmäärityksessä kuvat eivät vaikuta negatiivisesti suorituskykyyn.

Parannettu vastaanottajan käsittely

Käyttäjät voivat suorittaa seuraavat toiminnot vain, jos Järjestelmänvalvoja on lisännyt Sähköpostin vastaanottaja -ohjauskomponentin sähköpostilomakkeeseen:

• Vedä ja pudota vastaanottajien nimet Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kenttiin .

• Vastaanottajan sähköpostiosoitteen näyttäminen nimien ohella.

• Vastaanottajien tavoitettavuustilan ja poissaoloviestien näyttäminen.

• Selvittämättömän sähköpostiviestin vastaanottajan selvittäminen aiempaa nopeammin. Jos sähköpostieditorissa on selvittämätön sähköpostiosoite, sovellus näyttää banneriviestin ja Tarkista-vaihtoehdon sähköpostin yhdistämiseksi. Voit tarkastella ratkaisematonta sähköpostiosoitetta ja yhdistää sen olemassa olevaan tietueeseen valitsemalla painikkeen.

  Muistiinpano

  Selvittämätöntä sähköpostiosoitetta ei voi selvittää, jos sähköpostiviesti on Vain luku -tilassa.

  

Sähköpostin käyttäminen

Sähköpostia voi käyttää kahdella tavalla.

• Vaihtoehto 1:
  

  • Valitse komentopalkista Sähköposti .

  Muistiinpano

  Sähköpostiasetus näkyy avattavassa luettelossa ja komentopalkissa vain, jos järjestelmänvalvoja on ottanut sen käyttöön.

• Vaihtoehto 2:
  

  1. Valitse siirtymispalkista pluskuvake .
  2. Valitse avattavasta valikosta Sähköposti .

Määritä oletusfontti ja -fonttikoko

Voit määrittää sähköpostitekstin oletusfontin ja fonttikoon. Suorita seuraavat vaiheet:

• Valitse sähköpostieditorin RTF-editorin työkaluriviltä .
• Määritä Käyttäjän mukauttaminen -kohdassa fontti ja fonttikoko.
• Valitse Ok. Sovellus määrittää oletusarvot RTF-editorin työkalurivin Fontti- ja Fonttikoko-kentissä määritetyille arvoille.

Jos Järjestelmänvalvoja on määrittänyt oletusfontin ja fonttikoon, sovellus näyttää RTF-editorin työkalurivin Fontti- ja Fonttikoko-kenttien joukon arvot.

Sähköpostiviestiin vastaaminen aikajanalla

Kun sähköposteihin vastataan aikajanalla, oikean yläkulman komentopalkissa on vastausvaihtoehtoja. Kun vaihtoehto valitaan, sähköposti määritetään automaattisesti ja se avautuu kyseisessä tilassa, jossa voi sitten kirjoittaa viestin.

Seuraavat komentovaihtoehdot ovat käytettävissä, kun sähköposteja käsitellään aikajanalla.

1. Vastaa. Tällä komennolla voi vastata suoraan vastaanotetun sähköpostin lähettäjälle.
2. Vastaa kaikille. Tällä komennolla voi vastata vastaanotetussa sähköpostissa kaikille.
3. Eteenpäin. Tällä komennolla voi lähettää sähköpostin edelleen jollekin muulle.