Kentän suojauksen vaikutus Dynamics 365:n ja Dynamics 365 for Outlookin väliseen synkronointiin

 

Julkaistu: helmikuu 2017

Koskee seuraavaa: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online

Kentän suojaus Microsoft Dynamics 365 -järjestelmässä kenttätason suojauksella voi vaikuttaa Dynamics 365-järjestelmän ja Microsoft Dynamics 365 for Outlook -sovelluksen väliseen synkronointiin. Esimerkkitilanne:

Huomautus

Microsoft ei suosittele Dynamics 365:n kentän suojaamista, jos kenttä on määritetty synkronoitavaksi. Paras ratkaisu on, jos mitään synkronoitavia kenttiä ei suojata. Jos päätät suojata synkronoitavia kenttiä, tee seuraavat toimet:

1. Suojaa kenttä kenttätason suojauksella.Lisätietoja: on kohdassa Kenttätason suojauksen määrittäminen.

2. Muuta synkronoinnin suuntaa niin, että synkronointi ei yritä päivittää kenttää tai kirjoittaa siihen synkronoinnin aikana.Lisätietoja:Kenttien synkronoinnin hallinta Dynamics 365:n ja Dynamics 365 for Outlookin välillä

Skenaario: Estä käyttäjiä muuttamasta tehtävänimikettä

Contoso-yritys haluaa edistää tietojen yhdenmukaista syöttämistä. Kun myyntihenkilöstö työskentelee toimiston ulkopuolella, henkilöstö käyttää helposti erilaisia merkintöjä samasta asiasta. Esimerkiksi tehtävänimike voidaan syöttää rakennusmestariksi, esimieheksi tai työmaan päälliköksi. Tämän estämiseksi Tehtävänimike-kenttä on suojattu. Tällä on vaikutusta synkronointiin.

Kenttätason suojauksen määrittäminen

Juha, Contoson Dynamics 365-järjestelmävastaava, määrittää suojauksen useille kentille.

Hän teki seuraavat toimet:

1. Siirry kohtaan Asetukset > Mukautukset.

2. Valitse Järjestelmän mukauttaminen.

3. Laajenna Entiteetit > Yhteyshenkilö.

4. Valitse Kentät ja valitse sen jälkeen tehtävänimike. Yhteyshenkilö-kenttiä on paljon, joten joudut ehkä siirtymään useita sivuja eteenpäin.

5. Valitse Muokkaa.

6. Kun suojaat kentän, valitse Ota käyttöön > Tallenna ja sulje.

7. Valitse Julkaise kaikki mukautukset.

Juha suojasi myös seuraavat Yhteyshenkilö-kentät, joten ne eivät näy Dynamics 365-järjestelmässä: ftpsiteurl, governmentid

Kentän suojausprofiilin luominen ja määrittäminen

Juha luo kentän suojausprofiilin ja määrittää profiiliin myyntiryhmän jäseniä.

Kentän suojausprofiili luominen edellyttää seuraavia toimia:

1. Siirry kohtaan Asetukset > Suojaus.

2. Valitse Kentän suojausprofiilit.

3. Luo ohjelma. Valitse Uusi ja kirjoita nimi.

4. Valitse Tallenna ja sulje.

5. Valitse uusi profiili > Käyttäjät > Lisää.

6. Valitse käyttäjät ja valitse sitten Valitse > Lisää.

Kentän oikeuksien määrittäminen

Kun kentän suojausprofiili on luotu ja profiiliin on liitetty käyttäjiä, Juha voi määrittää kenttien oikeudet niin, että ne vastaavat organisaation vaatimuksia.

1. Siirry kohtaan Asetukset > Suojaus.

2. Valitse Kentän suojausprofiilit > Oma profiili.

3. Valitse Kentän oikeudet > suojattava kenttä > Muokkaa.

4. Muuta suojausasetukset vastaamaan yrityksen vaatimuksia ja valitse OK > Tallenna ja sulje.

Käyttäjälle näkyvät kohteet

Niina, Contoson myyjä, käyttää Dynamics 365 for Outlook:ää. Hän luo uuden yhteyshenkilön ja seuraa tätä Dynamics 365:ssä.

Kun Niina synkronoi tiedot Dynamics 365:n kanssa, hän huomaa, että yhteyshenkilön Tehtävänimike-kenttää ei näy. Tämä johtuu siitä, että Niinalla ei ole Tehtävänimike-kentän päivitysoikeuksia.

Niinan esimies, jolla on Tehtävänimike-kentän päivitysoikeudet, täyttää kenttään oikean tehtävänimikkeen, joka on rakennusmestari.

Niina synkronoi tiedot uudelleen Dynamics 365:n kanssa. Nyt yhteyshenkilön kohdalla on Tehtävänimike-kenttä ja oikea nimike.

Katso myös

Dynamics 365 for Outlookin määrittäminen
Kenttätason suojaus

© 2017 Microsoft. Kaikki oikeudet pidätetään. Tekijänoikeudet