Vaihekuvaus: Myynnin ennakkomaksujen määrittäminen ja laskuttaminen

Tässä opastuksessa käsitellään ennakkomaksujen määrittäminen ja käyttö Business Centralissa. Ennakkomaksut ovat maksuja, jotka on laskutettu sekä kirjattu myynti- tai ostoennakkomaksun tilaukseen ennen lopullisen laskutuksen kirjaamista. Esimerkiksi ennen tilattujen nimikkeiden valmistamista voidaan edellyttää talletuksen tekemistä, tai maksun suorittamista voidaan edellyttää ennen nimikkeiden toimittamista asiakkaalle. Ennakkomaksuominaisuuksien avulla voit laskuttaa ja kerätä asiakkailta edellytettyjä talletuksia ja suorittaa talletuksia toimittajille. Näin kaikki asianmukaiset maksut kirjataan samalle laskulle.

Asiakkaalle tai toimittajalle voi määrittää joko kaikkia nimikkeitä tai valittuja nimikkeitä koskevia ennakkomaksuvaatimuksia. Kun olet määrittänyt ennakkomaksut, voit luoda ennakkomaksulaskuja myynti-ja ostotilauksista, joissa on määrityksiin perustuvat ennakkomaksusummat. Voit muuttaa laskun summia tarvittaessa.

Voit myös esimerkiksi lähettää lisäennakkomaksulaskuja, jos tilaukseen esimerkiksi lisätään nimikkeitä.

Tietoja tästä vaihekuvauksesta

Tässä vaihekuvauksessa käsitellään seuraavia tilanteita:

• Ennakkomaksujen määrittäminen
• Ennakkomaksua edellyttävän tilauksen luominen
• Ennakkomaksulaskun luominen
• Tilauksen ennakkomaksuvaatimusten korjaaminen
• Ennakkomaksujen kohdistaminen tilaukseen
• Ennakkomaksun sisältävän tilauksen lopullisen summan laskuttaminen

Roolit

Tässä vaihekuvauksessa on seuraaviin rooleihin liittyviä tehtäviä:

• talouspäällikkö (Paula)
• tilausten käsittelijä (Susanna)
• myyntireskontran hoitaja (Erik).

Taustatietoja

Paula on talouspäällikkö ja tekee päätökset asiakkaista, joiden tarvitsee maksaa vakuus, ennen kuin osat valmistetaan tai toimitetaan. Paula määrittää Business Centralin laskemaan ennakkomaksut automaattisesti.

Susanna on myyntitilausten käsittelijä. Kun asiakas soittaa tilauksen, hän syöttää tilauksen järjestelmään sillä aikaa kun asiakas on puhelimessa. Tällä tavoin hän voi tarkistaa hinnat ja maksuehdot asiakkaan kanssa välittömästi, ja hän voi tehdä muutoksia järjestykseen, kun hän neuvottelee asiakkaan kanssa.

Erik työskentelee kirjanpito-osastolla, jossa hän kirjaa laskuja ja maksuja.

Tässä skenaariossa Paula määrittää ennakkomaksuvaatimukset Tinayhtymä Oy:lle kyseisen asiakkaan luottotietojen perusteella. Paula antaa Susanille ohjeita tilausten käsittelyyn.

Kun asiakas soittaa, Susanna neuvottelee asiakkaan kanssa, kunnes he pääsevät sopimukseen. Susanna voi laskea ennakkomaksun usealla eri tavalla.

Kun Sanna on lähettänyt ennakkomaksulaskun, asiakas tilaa ylimääräisen nimikkeen. Sanna päivittää tilauksen ja luo toisen ennakkomaksulaskun.

Erik rekisteröi asiakkaan maksun, kohdistaa sen laskuihin ja lähettää lopullisen laskun.

Ennakkomaksujen määrittäminen

Paula määrittää järjestelmän käsittelemään asiakkaiden ennakkomaksut.

• Paula päättää, että ennakkomaksuissa käytetään samaa numerosarjaa kuin myyntilaskuissa.
• Paula määrittää sovelluksen tarkistamaan ennakkomaksujen tarpeen ennen tilauksen lopullista laskuttamista.
• Paula määrittää ennakkomaksujen vaadittavat oletusprosenttiosuudet tiettyjä nimikkeitä ja asiakkaita varten.

Seuraavissa kohdissa on kuvattu, miten Paulan työtehtävät suoritetaan.

Ennakkomaksujen numerosarjojen määrittäminen

1. Valitse -kuvake, kirjoita Myynnin ja myyntisaamisten asetukset ja valitse liittyvä linkki.
2. Laajenna Myyntien ja myyntisaamisten asetukset -sivun Numerosarja-pikavälilehti.
3. Varmista, että kirjattujen ennakkomaksulaskujen numerosarja (Kirjattujen ennakkomaksulaskujen nrot -kenttä) on sama kuin kirjattujen myyntilaskujen numerosarja (Kirjattujen laskujen nrot) ja että kirjattujen ennakkomaksun hyvityslaskujen numerosarja (Kirjattujen ennakkomaksun hyvityslaskujen nrot) on sama kuin kirjattujen hyvityslaskujen numerosarja (Kirjattujen hyvityslas. nrot).

Toimitusten estäminen tilanteissa, joissa ennakkomaksuja on jätetty maksamatta

1. Valitse Myyntien ja myyntisaamisten asetukset -sivun Yleinen-pikavälilehdessä Tarkista ennakkomaksu kirjattaessa -valintaruudussa.

Et voi nyt toimittaa tai laskuttaa tilausta, jossa on maksamaton ennakkomaksu.

Paula edellyttää, että asiakkaalta 20000 laskutetaan kaikkien tilausten yhteydessä oletusarvoisesti 30 prosentin ennakkomaksu. Hän lisää ennakkomaksun oletusprosenttiosuuden asiakkaan korttiin.

Paula edellyttää, että kaikilta asiakkailta laskutetaan 20 prosentin ennakkomaksu nimikkeestä 1896-S. Asiakkaan 20000 maksuhistoria on huono, joten asiakkaalta 20000 edellytetään 40 prosentin ennakkomaksua nimikkeestä 1896-S. Seuraavassa menettelyssä kuvataan, miten ennakkomaksujen oletusprosentit määritetään.

Ennakkomaksujen oletusprosenttien määrittäminen asiakkaille ja nimikkeille

1. Valitse -kuvake, kirjoita Asiakkaat ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Avaa asiakkaan 20000 (Trey Research) kortti.

3. Anna Maksut-pikavälilehden Ennakkomaksuprosentti-kentässä 30.

4. Valitse Liittyvät-toiminto, Myynti-valikkokohde ja sitten Ennakkomaksuprosentit-valikkokohde.

5. Täytä kaksi riviä Myynnin ennakkomaksuprosentit -sivulla seuraavasti.

   Myynnin tyyppi	Myyntikoodi	Nimikkeen nro	Ennakkomaksuprosentti
   Asiakas	20000	1896-S	40
   Asiakas	20000	1900-S	30

   Vinkki

   Maan tai alueen mukaan sinun täytyy myös määrittää veroryhmän koodi Kustannukset ja kirjaus -pikavälilehdellä nimikkeille 1896-S. Kun käytät esittely-yritystä, tämä kenttä on jo määritetty.

6. Sulje kaikki sivut.

Määritä tili myynnin ennakkomaksuille yleisissä kirjausasetuksissa

1. Valitse -kuvake, kirjoita Yleiset kirjausasetukset ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse rivi, jossa Ylein. liiketoim. kirjausryhmä -kentän arvoksi on määritetty KOTIMAAN ja Yleinen tuotteen kirjausryhmä -kentän arvoksi VÄH.MYYNTI.
3. Määritä Myynnin ennakkomaksutili -kentässä asianmukainen tili. Valintasi tallentuu automaattisesti.

Vinkki

Jos Yleiset kirjausasetukset -sivun kenttä ei ole näkyvissä, siirry sivulla oikealle sivun alaosassa olevan vaakavierityspalkin avulla.

Ennakkomaksua edellyttävän tilauksen luominen

Seuraavassa tilanteessa Sanna, tilausten käsittelijä, luo tilauksen puhuessaan asiakkaan kanssa. Asiakkaan tilaamissa nimikkeissä tarvitaan ennakkomaksu. Lisäksi asiakas on maksanut aiemmin maksuja myöhässä. Susania on kehotettu vaatimaan kiinteää summaa 800 tilauksen ennakkomaksuksi.

Asiakas pyytää, että hän saisi maksaa 35 prosenttia, johon Susan voi myöntyä. Hän tekee tarvittavat muutokset tilaukseen.

Susanna luo ennakkomaksulaskun ja lähettää sen asiakkaalle.

Ennakkomaksun sisältävän myyntitilauksen luominen

1. Valitse -kuvake, kirjoita Myyntitilaukset ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Valitse Uusi-toiminto.

3. Valitse Asiakkaan nimi -kentässä Trey Research.

4. Sulje näyttöön tuleva erääntyvän saldon varoitus.

5. Täytä kahdelle myyntiriville seuraavat tiedot:

   Tyyppi	Ei.	määrä
   Nimike	1896-S	1
   Nimike	1900-S	1

   Myyntirivien ennakkomaksukentät on oletusarvoisesti piilotettu. Jos haluat näyttää kentät, sivua on mukautettava. Lisätietoja on kohdassa, jossa Sivun mukauttaminen mukautusvalintanauhan avulla.

6. Varmista, että Ennakkomaksuprosentti-kentässä rivillä, jossa on nimike 1900-S, lukee 30. Tämä oletusarvo on peräisin myynnin tunnistetiedoista, joka on täytetty asiakkaan kortista.

   Ennakkomaksuprosentti-kentässä rivillä, jolla on nimike 1896-S, lukee 40. 40 on prosenttiosuus, jonka olet lisännyt Myynnin ennakkomaksuprosentit -sivulla nimikkeelle 1896-S ja asiakkaalle 20000.

   Lisätietoja on ohjeaiheessa Ennakkomaksujen määrittäminen.

7. Valitse Tilaus-toiminnossa Tilastotiedot.

8. Ennakkomaksu-pikavälilehden Ennakkomaksun summa ilman ALV:tä -kenttä sisältää arvon 458,16. Jos luot nyt tilaukselle ennakkomaksulaskun, 458.16 on summa, joka näkyy laskussa.

   Tässä skenaariossa Susannaa on ohjeistettu ehdottamaan tilaukselle ennakkomaksua, jonka kokonaissumma on800.

   Tärkeää

   Maan/alueen mukaan seuraavat vaiheet eivät ehkä ole käytössä.

9. Muuta Ennakkomaksun summa ilman veroja -kentän summaksi 800 ja sulje sivu.

10. Kun vahvistat myyntirivien Ennakkomaksuprosentti-kentän, se lasketaan uudelleen. Uudet summat ovat 67.02438 ja 67.02282.

    Uudelleenlaskentaan sisällytetään kaikki rivit, joiden ennakkomaksuprosentti on suurempi kuin 0.

    Seuraavaksi asiakas kysyy, voidaanko ennakkomaksuprosentiksi sopia 35 %. Sannan valvoja hyväksyy muutoksen.

11. Syötä Myyntitilaus-sivun Ennakkomaksu-pikavälilehden Ennakkomaksuprosentti-kenttään 35.

12. Valitse näyttöön tulevassa varoituksessa Kyllä. 35 % sovelletaan koko tilaukseen maksuprosenttina.

13. Vahvista, että rivit on päivitetty oikein.

Ennakkomaksulaskun luominen

Kun Susanna on lisännyt oikean ennakkomaksuarvon tilaukseen, hän luo ennakkomaksulaskun ja lähettää sen asiakkaalle.

Ennakkomaksulaskun luominen

1. Valitse Myyntitilaus-sivulla ensin Toiminnot, sitten Kirjaus, seuraavaksi Ennakkomaksu ja lopuksi Kirjaa ja tulosta ennakkomaksulasku
2. Kirjaa lasku valitsemalla Kyllä-painike.

Huomautus

Susanna lähettää laskun asiakkaalle.

Ylimääräisen ennakkolaskumaksun luominen

Seuraavana päivänä asiakas soittaa Susannalle ja tekee muutoksia tilaukseen. Asiakas haluaisi kaksi kappaletta nimikettä 1896-S. Susanna avaa tilauksen uudelleen, päivittää tilauksen, luo tilaukselle toisen ennakkomaksulaskun ja lähettää sen asiakkaalle.

Ylimääräisen ennakkolaskumaksun luominen

1. Valitse Myyntitilaus-sivulla Vapauta-toiminto ja sitten Avaa uudelleen.

2. Syötä nimikkeen 1896-S kentässä Määrä arvoksi 2.

   Valitse Tilaus-toiminnossa Tilastotiedot. Ennakkomaksun summa ilman ALV:tä -kentässä on nyt 768,04 ja Laskutettu ennakkomaksun summa ilman ALV:tä -kentässä on 417,76. Nämä arvot osoittavat, että on ylimääräinen ennakkomaksun määrä, jota ei ole vielä laskutettu.

3. Kirjaa ylimääräinen ennakkomaksun summa valitsemalla ensin Toiminnot, sitten Kirjaus, seuraavaksi Ennakkomaksu ja lopuksi Kirjaa ja tulosta ennakkomaksulasku

4. Kirjaa lasku valitsemalla Kyllä-painike.

Ennakkomaksujen kohdistaminen

Asiakas maksaa ennakkomaksusumman. Kirjanpito-osaston Arnie rekisteröi maksun ja kohdistaa sen ennakkomaksulaskuihin.

Maksun kohdistaminen ennakkomaksulaskuihin

1. Valitse -kuvake, kirjoita Kassapäiväkirjat ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Täytä päiväkirjan rivi seuraavilla tiedoilla:

   Kentän nimi	Syötä
   Asiakirjatyyppi	Maksu
   Tilityyppi	Asiakas
   Tilinro	20000

3. Valitse Prosessi-toiminto ja sitten Kohdista tapahtumat.

4. Valitse Kohdista asiakastapahtumat -sivulla ensimmäinen ennakkomaksulasku, valitse Prosessi-toiminto ja valitse sitten Aseta kohdistustunniste -toiminto.

5. Toista edellinen vaihe toista ennakkomaksua varten.

6. Valitse OK-painike.

   Summa-kentissä on nyt kahden ennakkomaksulaskun summa.

7. Kirjaa päiväkirja valitsemalla Kirjaa/tulosta-toiminto ja sitten Kirjaa.

8. Valitse Kyllä-painike.

Jäljellä olevan summan laskuttaminen

Erikille on nyt ilmoitettu, että tilauksen nimikkeet on toimitettu ja että tilaus on valmis laskutettavaksi. Erik luo tilauksen laskun.

Jäljellä olevan summan laskuttaminen

1. Avaa myyntitilaus.

2. Valitse Kirjaus-toiminto ja sitten Kirjaa.

3. Valitse Toimitus ja lasku ja sitten OK-painike.

4. Jos haluat esikatsella laskun, valitse Kyllä-painike.

   Huomautus

   Tavallisesti toimituksesta vastaava osasto olisi jo kirjannut toimituksen.

   Arto näkee historiasta, että myyntilasku on luotu tarkoituksellisesti.

5. Valitse -kuvake, kirjoita Kirjatut myyntilaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.

Ennakkoon maksettujen tilausten ja laskujen tilan päivittäminen automaattisesti

Voit nopeuttaa tilausten ja laskujen käsittelemistä määrittämällä työjonotapahtumat, jotka päivittävät kyseisten asiakirjojen tilan automaattisesti. Kun ennakkomaksulasku on maksettu, työjonotapahtumat voivat automaattisesti muuttaa asiakirjan tilan odottavasta ennakkomaksusta lähetetyksi. Kun määrität työjonon tapahtumia, koodiyksiköt, joita tarvitset, ovat 383 Upd. Pending Prepmt. Sales ja 383 Upd. Pending Prepmt. Purchase. On suositeltavaa ajoittaa tapahtumat suoritettavaksi usein, esimerkiksi joka minuutti. Lisätietoja on kohdassa Tehtävien aikatauluttaminen työjonojen avulla.

Seuraavat vaiheet

Tässä vaihekuvauksessa käsiteltiin seuraavia vaiheita, joita noudattamalla Business Central määritetään käsittelemään ennakkomaksuja.

• Ennakkomaksujen oletusprosenttien määrittäminen asiakkaille ja nimikkeille.
• Käytä eri menetelmiä tilauksen ennakkomaksujen laskemiseen.
• Laske ennakkomaksusumma prosentteina tilauksen kokonaissummasta.
• Määritä tilaukseen yhden ennakkomaksun kokonaissumma.

Vaihekuvauksessa käsiteltiin myös ennakkomaksulaskun kirjaamista, toisen ennakkomaksulaskun luomista tilauksen muuttumiseen jälkeen sekä jäljellä olevan summan lopullisen laskun kirjaamista.

Ennakkomaksuominaisuuksien avulla on helppo määrittää ja pakottaa asiakkaiden ja nimikkeiden ennakkomaksusääntöjä. Niiden avulla voit myös kirjata jokaisen maksun laskua vastaan.

Katso myös

Laskutuksen ennakkomaksut
Taloushallinto
Business Centralin käyttö
Liiketoimintaprosessien vaihekuvaukset

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen