Käytä aikaraportteja

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka tuntiraportteja voidaan käyttää poissaolojen sekä projektiin käytetyn ajan ja resurssien seuraamiseen. Ajanhallinnan avulla voit tunnistaa ongelmat aikaisessa vaiheessa ja välttää viiveet tai kustannusylitykset. Resurssi voidaan helposti raportoida tuntiraporttien avulla yksityishenkilölle tai koneelle ja esimies voi helposti tarkastella käyttöä ja jakamista.

Voit kopioida projektin suunnittelurivit aikaraportista ja käyttää niitä. Näin tehtäessä tiedot on syötettävä vain yhteen paikkaan, ja ne ovat aina ajantasaisia. Lisätietoja on kohdassa Projektin suunnittelurivien kopioiminen aikaraporttiin.

Kun olet hyväksynyt projektin aikaraportin tapahtumat, voit kirjata ne soveltuvaan projekti- tai resurssipäiväkirjaan. Lisätietoja on kohdassa Aikaraporttirivien kirjaaminen projektipäiväkirjaan ja Aikaraporttirivien kirjaaminen resurssipäiväkirjaan.

Ennen kuin käytät aikaraportteja, sinun on määritettävä aikaraporttien yleistiedot, järjestelmänvalvoja ja vähintään yksi hyväksyjä. Lisätietoja tuntiraporttien määrittämisestä on Aikaraporttien määrittäminen -kohdassa.

Vinkki

Tuntiraportteja voi käyttää mobiililaitteessa. Tämän mahdollistamiseksi on ehkä otettava käyttöön Käytä uutta tuntiraporttikokemusta -vaihtopainike Resurssienhallinnan asetukset -sivulla.

Luo tuntiraportit

Käytä Luo tuntiraportit -sivua, kun määrität aikaraportit tietylle määrälle ajanjaksoja tai viikkoja. Tämän jälkeen aikaraportin omistaja voi avata sen ja kirjata ajan, joka tehtävään on kulunut. Voit myös valita, että eräajo suoritetaan automaattisesti aikataulun mukaan.

Tärkeää

Sinulla on oltava oikeudet luoda aikaraportteja. Lisätietoja käyttöoikeuksista on Aikaraporttien määrittäminen -kohdassa.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Luo tuntiraportit ja valitse sitten liittyvä linkki.

   Vinkki

   Voit käyttää Luo tuntiraportit -toimintoa myös Resurssit-luettelosivulla ja Resurssin kortti -sivulla.

2. Täytä tarvittavat kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.

   Huomautus

   Varmista ennen tuntiraporttien luomista resurssille, että Käytä tuntiraporttia- ja Tuntiraportin omistajan käyttäjätunnus -kentät on määritetty niille Resurssin kortti -sivulla.

   Voit halutessasi valita Aikataulu-toiminnon ja määrittää, kuinka usein tehtävä suoritetaan automaattisesti. Jos haluat esimerkiksi, että tehtävä suoritetaan viikoittain neljän viikon ajan, määritä Suoritettavan raportin aikatauluttaminen - Luo aikaraportit -sivulla kenttä Seuraavan suorituspäivän kaava arvoon 4W. Lisätietoja raporttien ajoittamisesta on ohjeaiheessa Raportin suorittamisen aikatauluttaminen

Voit tarkastella samoja tuntiraportteja, jotka luot Tuntiraportit-sivulla. Jokainen tuntiraportti koostuu yhdestä tai useammasta rivistä, jotka määrittävät hyväksyntää varten lähetettävän ajan. Seuraavassa taulukossa kuvataan, millaisia rivejä voit lisätä tuntiraporttiin.

Kenttä	Kuvaus
	Voit lisätä muistiinpanon tai merkin Kuvaus-kenttään tuntiraportin riville. Tätä kenttää voi esimerkiksi käyttää tuntiraportin tapahtumien luokittelussa. Jos jätät tuntiraportin rivin Tyyppi-kentän tyhjäksi, et voi syöttää tämän rivin viikonpäiväkenttiin aika-arvoja.
Poissaolo	Voit rekisteröidä ajan, jonka olet poissa työviikon aikana. Täydennä rivin tiedot määrittämällä poissaolostyyppi Poissaolon syyn koodi -kentässä.
Kokoonpanotilaus	Käytetään ajan rekisteröintiin kokoonpanotilauksissa. Tämän tyypin tuntiraportin rivi luodaan kirjattaessa kokoonpanotilauksen rivit, joihin resurssi on määritetty käyttämään tuntiraportteja. Et voi valita tämäntyyppistä riviä manuaalisesti.
Projekti	Käytä ajankäytön rekisteröintiin projektissa. Rivin tiedot viimeistellään määrittämällä projektin numero ja projektitehtävän numero, jolle aikaa rekisteröidään. Voit rekisteröidä ajan riveille, joita et ole aikatauluttanut.
Resurssi	Käytä ajankäytön rekisteröintiin resurssissa. Täydennä rivin tiedot antamalla työn kuvaus.
Palvelu	Käytä ajankäytön rekisteröintiin huoltotilauksessa tai hyvityslaskussa.

Haluat esimerkiksi lähettää tuntiraportin viikolta, jona suoritit siivoustehtäviä ja jona sinulla oli vapaapäivä lääkärikäynnin vuoksi. Seuraavassa taulukossa näkyy, miten tuntiraporttiin lisätään rivejä.

Tyyppi	Kuvaus	Työtyypin koodi	Poissaolon tyypin koodi
Resurssi	Työaika	Siivous
Poissaolo	Poissaolo		Terveys
	Olin tiistaina poissa lääkärin tapaamisen vuoksi.

Tässä hypoteettisessa esimerkissä voit sitten rekisteröidä tunnit kullekin arkipäivälle asianomaisille päiville.

Vinkki

Useimmissa tapauksissa yrityksillä on ennalta määritettyjä työtyyppejä eri rivityypeille. Tällaisissa tapauksissa valitset vain haluamasi työtyypin luettelosta ja lisäät sitten oman kuvauksesi.

Valitse työtyyppi valitsemalla Kuvaus-kentän -painike, valitsemalla sitten Toiminnon yksityiskohdat -toiminto ja määrittämällä se avautuvassa sivussa tai valitsemalla se Työtyypin koodi- tai Poissaolon tyyppi koodi -kentässä. Tässä tapauksessa voit ohittaa Työtyyppien määrittäminen ja yhden työtyypin lisääminen tuntiraporttiin -osan.

Aikaraportin rivien käyttäminen uudelleen muissa aikaraporteissa

Jos aikaraportin tiedot pysyvät samoina ajanjaksosta toiseen, voit kopioida rivit edelliseltä ajanjaksolta säästääksesi aikaa. Sitten vain kirjoitetaan käytetty aika uudelle jaksolle.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Tuntiraportit ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Avaa aikaraportti jaksolle, joka on myöhempi kuin olemassa oleva aikaraportti ja sen rivit.
3. Valitse Kopioi rivit aiemmasta aikaraportista -toiminto.

Rivit kopioidaan, mukaan lukien tarkat tiedot, kuten tyyppi ja kuvaus. Jos rivi liittyy esimerkiksi projektiin, Projektinro kopioidaan. Kaikki kopioitujen rivien tila on Avoin. Voit nyt muokata rivejä tarpeen mukaan.

Projektin suunnittelurivien kopioiminen aikaraporttiin

Seuraavassa ohjeessa neuvotaan, miten projektin suunnittelurivejä lisätään nopeasti aikaraporttiin.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Tuntiraportit ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse kyseisen ajanjakson tuntiraportti Tuntiraportit -sivulla.
3. Valitse Luo rivejä projektin suunnittelusta -toiminto. Kaikki aikaraportin ajanjakson projektin suunnittelurivit kopioidaan sen henkilön tai koneen aikaraporttiin, joka mainitaan aikaraportin Resurssin nro -aikaraportissa.

Työtyyppien määrittäminen ja yhden työtyypin lisääminen aikaraporttiin

Voit määrittää työtyypin kaikissa tuntiraporttiriveissä huoltotilauksia, projektitilauksia ja resursseja varten. Tällä tavalla voit lisätä tiedot, joita tarvitse asiakkaan laskuttamiseen erityyppisistä töistä.

1. Valitse Tuntiraportit-sivulla asianmukainen tuntiraportti.
2. Valitse Rivit-osan ensimmäisen rivin kohdalla Tyyppi-kenttä ja valitse sitten asianmukainen tyyppi, kuten Resurssi.
3. Valitse Kuvaus-kenttä ja täytä kentät Tuntiraporttirivin resurssien tiedot -sivulla. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
   1. Jos työtyyppiä ei ole, valitse Uusi-toiminto.
   2. Täytä Työtyypit-sivulla tarvittavat kentät ja palaa sitten takaisin tuntiraporttiin.
4. Täytä tuntiraportin muut kentät. Lisätietoja on saatavilla Tuntiraporttirivien täyttäminen ja lähettäminen hyväksyttäväksi -kohdasta.

Vinkki

Voit seurata vastaavia työvaiheita määrittääksesi poissaolokoodit.

Aikaraporttirivien täyttäminen ja lähettäminen hyväksyttäväksi

Aikaraportin rekisteröintiä seurataan tunneissa, resurssien perusmittayksikköissä. Oletusarvon mukaan aikaraportti näyttää yleiset työpäivät maanantaista perjantaihin.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Tuntiraportit ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Valitse aikaraportti asianmukaiselle kaudelle.

3. Täytä tarvittaessa rivin kentät. Syötä resurssin kunkin viikonpäivän käyttötunnit.

   Voit useimmissa tapauksissa seurata työtä lisäämällä rivin, jonka tyyppi on Resurssi, ja rekisteröimällä sitten kunakin päivänä käytetyt tunnit. Jos haluat rekisteröidä poissaoloja, lisää rivi, jonka tyyppi on Poissaolo.

   Vinkki

   Voit esikatsella aikaraportin Toteutunut/budjetoitu yhteenveto -tietoruutuun syötettyjä tuntimääriä.

4. Toista vaihe 3 muille resurssin suorittamille työtyypeille.

   Määritä seuraavaksi, toimitetaanko kaikki tai valitut tuntiraportin rivit.

   • Jos haluat lähettää tuntiraportin yhden tai useamman rivin osalta, valitse haluamasi rivi ja valitse sitten Lähetys-toiminto.

     Valitse lähetyssivulla Vain valitut rivit -toiminto. Rivin tila muuttuu Avoin-tilasta Lähetetty-tilaan.

   • Jos haluat lähettää tuntiraportin kaikkien avoimien rivien osalta, valitse Lähetys-toiminto Tuntiraportti-sivun yläosasta.

     Vahvista, että haluat lähettää kaikki nykyisen tuntiraportin avoimet rivit.

   Huomautus

   Voit lähettää vain ne aikaraporttirivit, joille on annettu aika.

5. Muokkaa tietoja rivillä, jonka tilaksi on määritetty Lähetetty, valitsemalla rivi ja valitsemalla sitten Avaa uudelleen -toiminto.

   Huomautus

   Esimies voi hylätä aikaraporttirivin, joka on lähetetty hyväksyttäväksi. Jos rivin tila on Hylätty, voit muuttaa riviä ja valita sitten uudelleen Lähetä-kohdan.

6. Valitse OK-painike.

Hyväksy tai hylkää aikaraportti

Aikaraportti on lähetettävä hyväksyttäväksi, jotta sitä voidaan käyttää. Voit hyväksyä ja hylätä aikarapportin yksittäisiä rivenä tai lähettää ne takaisin lähettäjälle. Aikaraportti voidaan hyväksyä kahdella seuraavalla tavalla:

• aikaraportin järjestelmänvalvoja voi hyväksyä minkä tahansa aikaraportin
• henkilö, joka on määritetty resurssikortin Aikaraportin hyväksyjän käyttäjätunnus -kentässä, voi hyväksyä kyseisen resurssin aikaraportteja. Lisätietoja hyväksynnän määrittämisestä on Aikaraporttien määrittäminen -kohdassa.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Päällikön tuntiraportit ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse aikaraportti luettelosta.
3. Aikaraportti-sivulla:
   1. Valitse Prosessi-toiminto ja valitse sitten Hyväksy-toiminto.
   2. Valitse Kaikki lähetetyt rivit -toiminto hyväksyäksesi kaikki rivit tai hyväksy vain Aikaraportti-sivulla valitut rivit valitsemalla Vain valitut rivit -toiminto.
4. Valitse OK-painike.
5. Vaihtoehtoisesti voit valita Hylkää-toiminnon ja suorittaa vaiheet 4 ja 5.

Vinkki

Saat yleiskuvauksen aikaraportin tiedoista Aikaraportin tila- ja Toteutunut/budjetoitu yhteenveto -tietoruutujen avulla.

Kun hyväksyt tai hylkäät aikaraportin, sitä voi muokata vasta sitten, kun aikaraportti on avattu uudelleen. Seuraavassa kerrotaan, miten hyväksytty tai hylätty aikaraportti avataan uudelleen.

Avaa aikaraportti uudelleen

1. Valitse -kuvake, kirjoita Päällikön tuntiraportit tai Tuntiraportit ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Avaa aikaraportti luettelosta.

   Huomautus

   Voit avata uudelleen vain rivit, joiden tila on Hyväksytty. Et voi avata uudelleen rivejä, joiden tila on Hylätty tai joka on kirjattu.

3. Valitse Aikaraportti-sivulla Avaa uudelleen -toiminto. Avaa sitten uudelleen kaikki rivit valitsemalla Kaikki lähetetyt rivit -toiminto tai avaa uudelleen Aikaraportti-sivulla valitut rivit valitsemalla Vain valitut rivit -toiminto.

4. Valitse OK-painike. Aikaraporttien rivin tai rivien tilaksi tulee Lähetetty.

Aikaraporttien tarkasteleminen ja hyväksyminen projekteittain

Voit määrittää projektissa projektin vastuuhenkilön. Nämä tiedot on linkitetty tuntiraportin riveihin. Linkin avulla projektipäälliköt voivat nähdä luettelon hyväksyttävistä tuntiraporteista. Esimerkiksi tiimin projektipäällikkö voi olla vastuussa tietyistä yrityksen projekteista. Tässä tapauksessa esihenkilö määritetään Projektikortti-sivulla vastuuhenkilöksi. Aikaraportin tietojen tässä näkymässä näkyvät projektiin liittyvät projektitehtävät ja käytettyjen tuntien määrä.

Huomautus

Tuntiraporttien hyväksyminen Päällikön aikaraportti projekteittain -sivulla edellyttää, että ensin valitaan Tuntiraportti projektihyväksynnän mukaan -vaihtoehto Resurssien määritys -sivulla. Lisätietoja siitä, miten resurssien hyväksyminen määritetään on Resurssien määrittäminen -kohdassa.

Aikaraportin hyväksyminen tai hylkääminen projekteittain

1. Syötä Etsi-ruudussa Päällikön aikaraportti projekteittain ja valitse sitten vastaava linkki. Business Central näyttää luettelon niihin projekteihin liittyvistä tuntiraporttiriveistä, jotka ovat omalla vastuulla.

2. Valitse Hyväksy-toiminto. Hyväksy sitten kaikki rivit valitsemalla Kaikki lähetetyt rivit -toiminto tai hyväksy vain Aikaraportti-sivulla valitut rivit valitsemalla Vain valitut rivit -toiminto.

   Huomautus

   Voit hyväksyä vain ne tuntilomakkeet, joiden tila on lähetetty.

3. Jos haluat antaa lisätietoja hyväksynnästä tai hylkäämisestä, valitse Aiheeseen liittyvä -toiminto, valitse Kommentit ja sitten Rivikommentit.

4. Valitse OK-painike.

Huomautus

Kun olet hyväksynyt tai hylännyt tuntiraportin rivin projektikohtaisesti, et voi avata sitä uudelleen tai muuttaa sitä Tuntiraportti-sivulla.

Tuntiraporttirivien kirjaaminen resurssipäiväkirjaan

Kun olet hyväksynyt resurssin aikaraportin tapahtumia, voit julkaista ne asianmukaiseen resurssipäiväkirjaan.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Resurssipäiväkirjat ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse Ehdota rivejä aikaraporteista -toiminto.
3. Täytä Ehdota resurssipäiväkirjan rivejä -sivulla tarvittavat kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
4. Valitse OK-painike. Käytön tapahtumat luodaan resurssipäiväkirjaan. Siellä voit muokata tietoja tarvittaessa.
5. Valitse Kirjaa-toiminto.
6. Vahvista kirjaus valitsemalla Tapahtumakirjaukset-toiminto. Näyttöön avautuu Resurssitapahtumat-sivu, jossa näkyvät resurssipäiväkirjan kirjausten tulokset.

Tuntiraporttirivien kirjaaminen projektipäiväkirjaan

Kun olet hyväksynyt projektin aikaraportin tapahtumat, voit kirjata ne soveltuvaan projektipäiväkirjaan.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Projektipäiväkirjat ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse Ehdota rivejä aikaraporteista -toiminto.

3. Täytä Ehdota projektipäiväkirjan rivejä -sivulla tarvittavat kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.

4. Valitse OK-painike. Käyttötapahtumat luodaan projektipäiväkirjaan, jossa tietoja voidaan muokata tarvittaessa.

   Huomautus

   Tietoja työn tyypistä ja siitä, onko työ on veloitettavissa, kopioidaan aikaraporttiriviltä. Voit tarvittaessa vähentää tuntien määrää ja tehdä osittaisen kirjauksen. Jos vähennät määrää, rivi sisältää jäljellä olevat tunnit, kun valitse seuraavan kerran Ehdota rivejä aikaraporteista -toiminto.

5. Valitse Kirjaa-toiminto.

6. Vahvista kirjaus valitsemalla Tapahtumakirjaukset-toiminto. Avautuvalla Projektitapahtumat-sivulla näkyy resurssipäiväkirjan kirjausten tulokset.

Arkistoi tuntiraportit

Kun olet kirjannut aikaraportit, voit arkistoida ne myöhempää käyttöä varten. Kaikki aikaraportin rivit tulee kirjata ennen arkistoimista.

Huomautus

Kun arkistoit aikaraportin, se poistetaan sekä Aikaraportit-sivun että Päällikön aikaraportit -sivun luettelosta.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Tuntiraportit ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse Siirrä aikaraportit arkistoon -toiminto.
3. Täytä Siirrä aikaraportit arkistoon -sivulla tarvittavat kentät ja valitse sitten OK-painike.
4. Jos haluat tarkastella arkistoituja tuntiraportteja, valitse -kuvake, kirjoita Tuntiraporttiarkistot tai Päällikön tuntiraporttiarkistot ja valitse sitten liittyvä linkki.

Katso myös

Projektien hallinta
Projektinhallinnan määrittäminen
Taloushallinto
Osto
Myynti
Business Centralin käyttö

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen