Projektin tarvikkeiden hallinta

Projektin tarvikkeiden nimikkeiden, palveluiden ja kulujen hallinta on olennainen ja tärkeä kaikkien projektien osa. Voit käyttää varastomääriä tai tehdä projektikohtaisia ostoja ostotilausten tai ostolaskujen avulla. Oletetaan esimerkiksi, että tietokoneen huoltoprojektia varten tarvitaan uusi levy. Uuden levyn ostamista varten luodaan uusi ostolasku ja projekti, jossa sitä käytetään, kirjataan.

Jos ostoprosessi ei edellytä, että fyysinen tapahtuma kirjataan erikseen, osto voidaan käsitellä Projektin KP-päiväkirja -sivulla. Lisätietoja on kohdassa Projektiin liittyvän kulun kirjaaminen.

Manuaalinen tai puoliautomaattinen täydennys

Jos tiedät jo, mitä tarvikkeita projektia varten täytyy täydentää, voit luoda ostotilauksen. Lisätietoja on kohdassa Manuaalinen tai puoliautomaattinen täydennys.

Jos et kuitenkaan ole varma siitä, mitä tarvitaan, voit käyttää puoliautomaattista prosessia, jossa ostotilaus luodaan suoraan projektista. Business Centralin avulla voit luetteloida kaikki nimikkeet, ja sen avulla näet, onko niitä saatavilla. Voit muuttaa määriä täydennystä varten riveillä.

Puoliautomaattinen prosessi luo ostotilauksen jokaiselle toimittajalle, jolta nimikkeitä ostetaan. Tähän kuuluvat kaikki määrän muutokset, joita on tehty Ostotilausten luominen -sivulla. Jatka käsittelemään ostotilauksia esimerkiksi muokkaamalla tai lisäämällä ostotilausrivejä.

Myöhemmin voit tarkastella projektiin linkitettyjä ostorivejä Projektikortti-sivulla tai Projektin suunnittelurivit -kohdassa valitsemalla Ostorivit-toiminnon. Lisätietoja on kohdassa Puoliautomaattisen täydennysprosessin käyttäminen projektissa.

Huomautus

Projektin tilan on oltava Avoin ja Käytä käyttölinkkiä -vaihtopainike on otettava käyttöön, kuten muissakin varaston lisäprosesseja koskevissa tapauksissa, kuten varaus, varastointi ja kokoonpano tilausta varten.

Puoliautomaattisen täydennysprosessin käyttäminen projektissa

1. Valitse -kuvake, syötä Ostolaskut ja valitse liittyvä linkki.

2. Avaa projekti, johon haluat ostaa nimikkeitä.

3. Valitse Luo ostotilaukset -toiminto.

4. Ostotilausten luominen -sivulla on rivi projektin jokaiselle nimikkeelle. Oletusarvoisesti näkyvissä on kokonaan saatavana olevien määrien rivit sekä niiden määrien rivit, jotka eivät ole saatavana. Jos haluat näyttää vain määrät, jotka eivät ole saatavana, valitse Näytä ne, jotka eivät ole saatavilla -toiminto.

5. Ostojen määrä -kenttä sisältää määrän, joka ei ole saatavilla. Jos haluat ostaa eri määrän, muokkaa kentässä olevaa arvoa.

   Huomautus

   Voit muuttaa myös niiden rivien Ostettava määrä -kenttää, jotka eivät ole saatavilla, vaikka ne ilmaisevatkin kokonaan saatavilla olevat määrät.

6. Voit myös ottaa käyttöön Varaa -vaihtopainikkeen, jos haluat varata ostorivin määrää kysynnälle sen sijaan, että täytät ostorivin Projektin nro- ja Projektitehtävän nro -kentät. Varaa-vaihtopainike on sivulla piilotettuna oletusarvoisesti. Mukauta sivua, jos haluat lisätä vaihtopainikkeen. Lue lisää kohdasta Työtilan mukauttaminen.

7. Valitse OK.

Voit tarkastella projektiin linkitettyjä ostorivejä Projektikortti-sivulla tai Projektin suunnittelurivit -kohdassa valitsemalla Ostorivit-toiminnon.

Projektin täydentäminen manuaalisesti

Seuraavassa kerrotaan, miten projektille ostetaan tuotteita ostolaskun avulla. Samat vaiheet toimivat myös silloin, kun käytetään ostotilausta.

1. Valitse -kuvake, syötä Ostolaskut ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse Uusi-toiminto ja täytä tarvittavat kentät. Lisätietoja on kohdassa Ostojen kirjaaminen.

3. Valitse Projektinro- ja Projektitehtävän nro -kentissä sen projektin tiedot, jolle haluat ostaa nimikkeitä tai huoltoja. Käytä mukautustyökaluja, jos kenttä ei ole näkyvissä. Lisätietoja on kohdassa Työtilan mukauttaminen.

   Projektin rivityyppi -kentässä valitsemasi arvo määrittää, luodaanko suunnittelurivi nimikkeen käytön kirjaamisen yhteydessä. Jos kentän arvo on Laskutettava, ne projektin suunnittelurivit, jotka ovat valmiita asiakkaalta laskutettaviksi, luodaan. Lisätietoja on kohdassa Projektien laskuttaminen.

4. Valitse Kirjaa-toiminto.

Projektin ostojen arvon tarkasteleminen

1. Valitse -kuvake, syötä Projektit ja valitse liittyvä linkki.

2. Avaa sopiva projektikortti.

   Tehtävät-pikavälilehden Avoimet tilaukset -kentässä näkyy projektin tehtävärivin ostoasiakirjojen varastonimikkeiden ja palveluiden avoin summa paikallisena valuuttana.

   Ei laskut. vast.ottojen summa -kentässä näkyy ostoasiakirjoja vastaan toimitettujen, mutta vielä laskuttamattomien, nimikkeiden arvo.

3. Valitse jompikumpi kentistä ja avaa Ostorivit-sivu, jossa voit tarkastella liittyvien ostoasiakirjarivien tietoja sekä tietoa siitä, mitkä nimikkeet tai palvelut on vastaanotettu.

Projektiin liittyvän kulun kirjaaminen

Jos sisällytät satunnaisen tai kertaluontoisen projektin kuluja, voit käyttää Projektin KP-päiväkirja -sivua ja kirjata ne suoraan soveltuvalle projektitilille.

1. Valitse -kuvake, syötä Projektin KP-päiväkirjat ja valitse liittyvä linkki.
2. Luo uusi rivi ja anna kulua koskevat tiedot, esimerkiksi Projektinro- ja Projektitehtävän nro -kenttien tiedot.
3. Kun päiväkirja on valmis, valitse Kirjaa-toiminto.

Katso myös

Projektien hallinta
Taloushallinto
Osto
Myynti
Business Centralin käyttäminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen