PDF- ja kuvatiedostojen muuntaminen sähköisiksi asiakirjoiksi OCR-palvelun avulla

Ulkoinen OCR (Optical Character Recognition) -palvelu voi luoda liikekumppaneilta vastaanotetuista PDF- tai kuvatiedostoista sähköisiä asiakirjoja, jotka voit muuntaa tiedostotietueiksi Business Centralissa. Kun esimerkiksi saat PDF-muotoisen laskun toimittajalta, voit lähettää sen OCR-palveluun Saapuvat asiakirjat -sivulta.

Jos et halua lähettää tiedostoa Saapuneet asiakirjat -sivulta, OCR-palvelu voi tarjota vaihtoehdon käsitellä erilliseen sähköpostiosoitteeseen lähetetyt tiedostot. Sitten, kun saat sähköisen tiedoston takaisin, liittyvä saapuvan asiakirjan tietue luodaan automaattisesti Business Centralissa.

Muutaman sekunnin kuluttua OCR-palvelu lähettää käsitellyn tiedoston Saapuvat asiakirjat -sivulle sähköisinä asiakirjatietueina, jotka voidaan muuntaa ostolaskuksi toimittajalle, myyntilaskuksi, hyvityslaskuksi tai päiväkirjatapahtumaksi.

Koska OCR perustuu optiseen tunnistukseen, OCR-palvelu tulkitsee todennäköisesti PDF- tai kuvatiedostojesi merkit väärin, kun se käsittelee ensimmäistä kertaa esimerkiksi tietyn toimittajan asiakirjoja. Se ei ehkä tulkitse yrityksen logoa toimittajan nimeksi, tai se voi tulkita tositteen kokonaissumman väärin sen asettelun vuoksi. Voit välttää näiden virheiden aiheuttamat seuraukset korjaamalla virheet Saapuneet asiakirjat -sivun erillisessä versiossa. Sitten korjaukset lähettää takaisin OCR-palveluun opettamaan se tulkitsemaan merkkejä ja kenttiä oikein seuraavalla kerralla, kun se käsittelee PDF- tai kuva-asiakirjaa samalta toimittajalta. Lisätietoja on kohdassa OCR-palvelun kouluttaminen välttämään virheitä.

Tiedostoliikenne OCR-palveluun ja -palvelusta käsitellään erillisellä työjonotapahtumalla. Tämä työjono luodaan automaattisesti, kun otat käyttöön ulkoisen OCR-palveluyhteyden. Lisätietoja on kohdassa Saapuvien asiakirjojen määrittäminen.

Huomautus

Ulkoiset palveluntarjoajat tarjoavat OCR-ominaisuuden. Valitse organisaatiolle ja/tai maalle/alueelle sopiva huoltopaketti. Etsi palvelut, jotka ovat yhteensopivia Business Centralin kanssa ja tietoja saatavilla olevista ominaisuuksista osoitteessa AppSource.microsoft.com.

Voit lähettää PDF- tai kuvatiedoston OCR-palveluun Saapuvat asiakirjat -sivulta

1. Valitse -kuvake, kirjoita Saapuvat asiakirjat ja valitse liittyvä linkki.

2. Luo uuden saapuvan asiakirjan tietueen ja liittää tiedoston. Lisätietoja on kohdassa Saapuvien asiakirjatietueiden luominen.

3. Valitse Saapuneet asiakirjat -sivulla vähintään yksi rivi ja valitse sitten Lähetä työjonoon -toiminto.

   OCR-tila-kentän arvoksi tulee Valmis. Liitetty PDF- tai kuvatiedosto lähetetään OCR-palvelun aikataulun mukaan Työjonosta, jos virheitä ei ole.

4. Vaihtoehtoisesti voit valita Saapuneet asiakirjat -sivulla vähintään yhden rivin ja valita sitten Lähetä OCR-palveluun -toiminto, jos haluat lähettää tiedostot välittömästi käsiteltäviksi.

   OCR-tila-kentän arvoksi tulee Lähetetty, jos virheitä ei löydy.

Lähetä PDF- tai kuvatiedosto OCR-palveluun sähköpostitse

Lähetä edelleen sähköpostiohjelmasta OCR-palveluntarjoajalle sähköpostiviesti PDF- tai kuvatiedostoliitteen kanssa. Palveluntarjoajan verkkosivusto sisältää sähköpostiosoitteen, jonne viesti lähetetään.

Koska tiedostolla ei ole tulevaa asiakirjatietuetta, uusi tietue luodaan automaattisesti Saapuvat asiakirjat -sivulla, kun OCR-palvelu lähettää tuloksena saadun sähköisen asiakirjan. Lisätietoja on kohdassa Saapuvien asiakirjatietueiden luominen.

Huomautus

Jos käytät Tablet PC:tä tai puhelinta, voit lähettää tiedoston OCR-palvelun heti kun olet ottanut valokuvan asiakirjasta tai voit luoda saapuvan asiakirjan suoraan. Lisätietoja on kohdassa Saapuvien asiakirjatietueiden luominen valokuva ottamalla.

Tuloksena olevan vastaanotettavan sähköisen asiakirjan vastaanottaminen OCR-palvelusta

Työjonotapahtuma, joka määritetään OCR-palvelun käyttöönoton yhteydessä, vastaanottaa Saapuvat asiakirjat -sivulle automaattisesti sähköisen asiakirjan, jonka OCR-palvelu luo PDF- tai kuvatiedostosta.

Jos et käytä työjonoa tai haluat vastaanottaa OCR-asiakirjan työjonon aikataulua nopeammin, voit valita Vastaanota OCR-palvelusta -toiminnon. Näin saat kaikki asiakirjat, jotka ovat valmiita OCR-palvelussa.

Huomautus

Jos OCR-palvelun määrityksissä vaaditaan käsiteltyjen asiakirjojen manuaalinen vahvistus, OCR-tila-kentän arvo on Odottaa vahvistusta. Kirjaudu tällöin OCR-palvelun verkkosivustoon seuraavien ohjeiden mukaan ja vahvista OCR-asiakirja.

1. Valitse OCR-tila-kentässä Odottaa vahvistusta -hyperlinkki.

2. Kirjaudu OCR-palvelun verkkosivustoon OCR-palvelutilin tunnistetietojen avulla. Lisätietoja on kohdassa OCR-palvelun määrittäminen.

   Näkyviin tulevat OCR-asiakirjan tiedot, joissa näkyvät sekä PDF- tai kuvatiedoston lähdesisältö että tuloksena olevan OCR-kentän arvot.

3. Voit tarkistaa kenttien arvoja ja manuaalisesti muokata tai syöttää niiden kenttien arvoja, jotka OCR-palvelu on merkinnyt epävarmoiksi.

4. Valitse OK-painike. OCR-prosessi on valmis ja tuloksena saatava sähköinen asiakirja lähetetään Business Centralin Saapuvat asiakirjat -sivulle työjonon aikataulun mukaisesti.

5. Toista vaiheet 2–4 kaikille varmistettaville OCR-asiakirjoille.

Voit nyt jatkaa asiakirjatietueiden luomista vastaanotetuille sähköisille asiakirjoille Business Centralissa manuaalisesti tai automaattisesti. Lisätietoja on seuraavassa toimenpiteessä. Voit myös yhdistää uuden saapuvan asiakirjan tietueen aiemmin kirjattuun tai kirjaamattomaan asiakirjaan siten, että lähdetiedostoa on helppo käyttää Business Centralista.

Ostolaskun luominen OCR-palvelusta vastaanotetusta sähköisestä asiakirjasta

Seuraavassa kuvataan, miten ostolaskutietue luodaan toimittajan laskusta, joka on vastaanotettu sähköisenä asiakirjana OCR-palvelusta. Menettelytapa on sama kuin esimerkiksi silloin, kun yleisen päiväkirjan rivi luodaan kulutositteesta tai myyntipalautustilaus asiakkaasta.

Huomautus

Kuvaus- ja Nro-kentät täytetään luoduilla asiakirjariveillä vain, jos OCR-asiakirjasta löytynyt teksti on ensin linkitetty kahteen Business Centralin kenttään. Voit tehdä tämän yhdistämismäärityksen nimiketyyppisten asiakirjarivien nimikkeen viittauksena. Lisätietoja on kohdassa Nimikkeen viittausten käyttäminen. Voit käyttää myös Tekstin yhdistäminen tiliin -toimintoa. Lisätietoja on kohdassa Saapuvan asiakirjan tekstin yhdistäminen tiettyyn toimittajaan, kirjanpitoon tai pankkitiliin.

1. Valitse ensin saapuvan asiakirjan rivi ja sitten Luo asiakirja -toiminto.

Business Centraliin luodaan ostolasku OCR-palvelusta vastaanotetun toimittajan sähköisen laskun tietojen perusteella. Tiedot lisätään uuteen ostolaskuun sen yhdistämismäärityksen perusteella, jonka olet määrittänyt viittaukseksi tai tekstin ja tilin yhdistämiselle.

Vahvistusvirheet (jotka yleensä liittyvät Business Centralin vääriin tai puuttuviin tietoihin) näkyvät Virheet ja varoitukset -pikavälilehdessä. Lisätietoja on kohdassa Virheiden käsitteleminen vastaanotettaessa sähköisiä asiakirjoja.

Saapuvan asiakirjan tekstin yhdistäminen tietyn toimittajan tiliin

Saapuvissa asiakirjoissa käytetään yleensä Linkitä teksti tiliin -toimintoa, kun määritetään, että OCR-palvelusta vastaanotetun toimittajan laskun tietty teksti on linkitetty tiettyyn toimittajan tiliin. Edelleen, mille tahansa saapuvan asiakirjan kuvauksen osalle, joka on olemassa yhdistämismäärityksen tekstinä, tämä tarkoittaa sitä, että Toimittajan nro -kenttä, joka on tuloksena syntyvässä asiakirjassa tai KP-tili-tyypin päiväkirjariveillä, täytetään kyseisellä toimittajalla.

Toimittajatiliin tai toiseen KP-tiliin linkittämisen lisäksi myös pankkitiliin voidaan linkittää teksti. Tämä vaihtoehto on hyödyllinen esimerkiksi sähköisille asiakirjoille, jotka on jo maksettu, johon haluat luoda yleisen päiväkirjarivin, joka on valmis kirjattavaksi pankkitilille.

1. Valitse ensin saapuvan asiakirjan rivi ja sitten Tekstin yhdistäminen tiliin -toiminto. Tekstin yhdistäminen tiliin -sivu avautuu.

2. Anna Tekstin linkitys -kentässä niihin toimittajalaskuihin sisältyvä teksti, joille haluat luoda ostoasiakirjoja tai päiväkirjarivejä. Koodissa voi olla enintään 50 merkkiä.

3. Anna Toimittajan nro -kentässä toimittaja, jolle muodostuva ostoasiakirja tai päiväkirjarivi luodaan.

4. Anna Debet-tilin numero -kentässä debet-tyyppinen KP-tili, joka lisätään muodostettavaan ostoasiakirjaan tai muodostettavalle KP-tili-tyyppiselle päiväkirjariville.

5. Anna Kredit-tilin numero -kentässä kredit-tyyppinen KP-tili, joka lisätään muodostettavaan ostoasiakirjaan tai muodostettavalle KP-tili-tyyppiselle päiväkirjariville.

   Huomautus

   Älä käytä saapuvien asiakirjojen yhteydessä Saldon lähteen tyyppi- ja Saldon lähteen numero -kenttiä. Niitä käytetään vain automaattisessa maksujen täsmäytyksessä. Lisätietoja on kohdassa Toistuvien maksujen tekstin yhdistäminen tileihin automaattisen täsmäytyksen suorittamiseksi.

6. Toista vaiheet 2–5 kaikkien niiden saapuvien asiakirjojen tekstien osalta, joille haluat luoda automaattisesti asiakirjat.

Virheiden käsitteleminen vastaanotettaessa sähköisiä asiakirjoja

1. Valitse Saapuvat asiakirjat -sivulla OCR-palvelusta vastaanotetun sähköisen asiakirjan virheitä sisältävä rivi, joka ilmaistaan OCR-tila -kentän Virhe-arvolla.
2. Valitse Muokkaa -toiminto, jonka jälkeen Saapuva asiakirja -sivu avautuu.
3. Valitse Virheet ja varoitukset -pikavälilehdessä sanoma ja valitse sitten Avaa liittyvä tietue -toiminto.
4. Vääriä tai puutteellisia tietoja sisältävä sivu (kuten toimittajakortti, josta puuttuu kenttäarvo) avautuu.
5. Korjaa virhe/virheet virhesanomassa kuvatulla tavalla.
6. Jatka saapuvan sähköisen asiakirjan käsittelemistä valitsemalla uudelleen Luo manuaalisesti -toiminto.
7. Toista vaiheet 5–6 kaikille jäljellä oleville virheille. Tämän jälkeen sähköinen asiakirja voidaan ottaa vastaan.

OCR-palvelun kouluttaminen välttämään virheet

Koska OCR perustuu optiseen tunnistukseen, OCR-palvelu voi tulkita PDF- tai kuvatiedostojesi merkit väärin, kun se käsittelee ensimmäistä kertaa esimerkiksi tietyn toimittajan asiakirjoja. Se ei ehkä tulkitse yrityksen logoa toimittajan nimeksi, tai se voi tulkita kulutositteen kokonaissumman väärin sen asettelun vuoksi. Voit välttää näitä virheitä vastaisuudessa korjaamalla OCR-palvelun vastaanottamat tiedot ja lähettämällä sitten palautteen palveluun.

OCR-tietojen korjaus -sivulla, joka avataan Saapuneet asiakirjat -sivulta, näkyvät Rahoituksellisia tietoja -pikavälilehden kentät kahdessa sarakkeessa. Toinen sarake sisältää muokattavat OCR-tiedot ja toinen vain luku -tilassa olevat OCR-tiedot. Kun valitset Lähetä OCR-palaute -painike, OCR-tietojen korjaus -sivun sisältö lähetetään OCR-palveluun. Seuraavan kerran, kun palvelu käsittelee kyseisiä tietoja sisältäviä PDF- tai kuvatiedostoja, korjaukset otetaan huomioon, jotta parannetaan asiakirjan tunnistusta.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Saapuvat asiakirjat ja valitse liittyvä linkki.
2. Avaa saapuva asiakirjatietue, joka sisältää OCR-palvelusta saadut tiedot, jonka haluat korjata.
3. Valitse Saapuva asiakirja -sivulla Korjaa OCR-tiedot -toiminto.
4. Korvaa OCR-tietojen korjaus -sivulla muokattavissa olevassa sarakkeessa kenttien virheelliset tiedot.
5. Voit kumota OCR-tietojen korjaus -sivun avaamisesta lähtien tehdyt korjaukset valitsemalla Palauta OCR-tiedot -toiminnon.
6. Lähetä korjaukset OCR-palveluun valitsemalla Lähetä OCR-palaute -toiminto.
7. Tallenna korjaukset sulkemalla OCR-tietojen korjaus -sivu.

Saapunut asiakirja -sivun Rahoituksellisia tietoja -pikavälilehden kenttiin päivitetään vaiheessa 4 antamasi uudet arvot.

Katso myös

Saapuvien asiakirjatietueiden luontiSaapuvien asiakirjatietueiden luominen suoraan asiakirjoista ja tapahtumistaSaapuvat asiakirjat
Osto
Business Centralin käyttö

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen