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Plan para la conversión de documentos en Office 2010

 

Se aplica a: Office 2010

Última modificación del tema: 2016-11-29

Dado que la empresa funciona con el contenido que crea, edita y consume a diario, es necesario comprender el efecto potencial de una migración de Microsoft Office 2010 sobre este contenido. Una cuestión importante que debe tenerse en cuenta es si se convertirán algunos de los archivos de Office binarios, o todos ellos, al formato Office Open XML. En muchos casos, una organización puede limitar un proyecto de conversión a los archivos fundamentales para la empresa y usar el modo de compatibilidad para los archivos restantes. Por otro lado, es probable que las organizaciones que cuentan con directivas de clasificación, auditoría, retención y procesos de administración de documentos tengan necesidades de negocio que requieran una conversión a gran escala. No es necesario que las organizaciones que usan 2007 Office System y que ya se han estandarizado en el formato de archivo Office Open XML conviertan ni actualicen los archivos Office Open XML existentes para usarlos en Office 2010.

En este artículo:

  • Introducción a la conversión de archivos en Office 2010

  • ¿La conversión es adecuada para la organización?

  • ¿OMPM es la herramienta apropiada para la organización?

  • Orientación sobre planeación y conversión para OMPM

Introducción a la conversión de archivos en Office 2010

Al planear una migración a Office 2010, debe tener en cuenta si se convertirán algunos de los archivos de Office binarios de la organización (como archivos .doc, .ppt y .xls), o todos ellos, al formato Office Open XML. El formato Office Open XML, presentado en 2007 Office system, es un formato de archivo basado en XML que proporciona ventajas, como un tamaño de archivo más pequeño e información de seguridad mejorada, en comparación con los archivos binarios. La estandarización en Office 2010 y en el formato Office Open XML ayuda a eliminar los problemas de compatibilidad que pueden ocasionarse cuando los usuarios trabajan en distintos formatos de archivo y versiones de Office. No obstante, la mayoría de los archivos en formato binario se abren según lo esperado en Office 2010 cuando los usuarios usan el modo de compatibilidad. Por lo tanto, no es necesario convertir todos los archivos. Si el modo de compatibilidad satisface las necesidades de negocio para la mayoría de los archivos, es posible reducir el tiempo y el esfuerzo requeridos por la conversión al centrarse solo en los archivos fundamentales para la empresa y en aquellos en los que se han identificado posibles problemas de compatibilidad.

Una vez evaluadas las opciones de realizar una conversión de archivos completa o decidir si se usará el modo de compatibilidad, muchas organizaciones determinan que el uso de las características de compatibilidad en Office 2010 es suficiente para sus necesidades y omiten completamente el proceso de conversión en masa. A medida que avanza el proceso de migración, los usuarios de Office 2010 de estas organizaciones cuentan con la opción de guardar los archivos nuevos en formato Office Open XML y convertir los archivos binarios a medida que los editan. Los usuarios que aún no han migrado a Office 2010 pueden seguir editando los archivos Office Open XML mediante el módulo de compatibilidad. Con este método de conversión "sobre la marcha", finalmente los usuarios convierten los archivos usados más frecuentemente a Office Open XML mientras que los archivos que no se usan permanecen en formato binario.

Sin embargo, conservar tanto los archivos binarios como los archivos Office Open XML no es la mejor solución para todas las organizaciones. Algunas organizaciones deben considerar seriamente la posibilidad de realizar una conversión, especialmente si migran a Office 2010 con el fin específico de usar las características nuevas. Esto se aplica particularmente a las organizaciones que presentan las siguientes características:

  • Usan productos de administración de documentos y son conscientes de la ubicación y los tipos de archivos que dichos productos administran.

  • Administran documentos mediante directivas de auditoría, retención, cumplimiento o Information Rights Management (IRM).

  • Se basan en documentos fundamentales para la empresa cuya administración se llevaría a cabo más eficazmente si el departamento de TI convirtiera estos archivos de forma proactiva.

  • Usan el tamaño de archivo más pequeño de los archivos Office Open XML (en comparación con los archivos binarios) como una justificación comercial para migrar a Office 2010.

El proceso de conversión incluye la identificación y evaluación de los datos que se convertirán, la conversión propiamente dicha y la actualización del formato u otros problemas de los documentos convertidos. Microsoft proporciona el Director de planeamiento de migración de Microsoft Office 2010 (OMPM) que lo ayudará en los procesos de evaluación y conversión. Puede usar las herramientas de OMPM para examinar archivos de Office 97 a Office 2003 en busca de problemas de conversión, crear informes que sirvan para analizar los datos del examen y almacenarlos, y (opcionalmente) convertir archivos de Office binarios en formatos de archivo Office Open XML. Este artículo contiene una orientación sobre la evaluación de OMPM y su uso en entornos de gran tamaño. Puede encontrar más información acerca de OMPM en Introducción al Director de planeamiento de migración de Office para Office 2010 y puede descargar OMPM desde el Centro de descarga de Microsoft (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204300\&clcid=0xC0A).

¿La conversión es adecuada para la organización?

Algunas organizaciones cuentan con cientos de miles, o incluso millones, de documentos de Office en formato binario. Deben existir sólidos requisitos empresariales en cuanto a la conversión antes de comprometerse con un proyecto de conversión de este tamaño. Además, debe contar con pleno conocimiento sobre las ubicaciones y los formatos en los que se han almacenado los archivos. Si los requisitos empresariales y el ámbito del proyecto no son claros, primero debe determinar si el modo de compatibilidad satisface las necesidades de negocio para algunos de los archivos de la organización, o para todos ellos. En los siguientes recursos encontrará información para ayudarle a decidirse:

El momento y la duración del proyecto de migración de Office 2010 también pueden afectar al valor empresarial que se obtiene al convertir los archivos. No se obtendrá un gran valor al convertir archivos binarios a Office Open XML en una migración de larga duración si solo unos pocos usuarios ejecutan Office 2010. Es posible que una migración de larga duración también requiera varias conversiones debido a que algunos usuarios de versiones anteriores de Office siguen creando archivos en formato binario. Si las necesidades de negocio imponen una conversión, se recomienda identificar los usuarios que comparten documentos y migrarlos tan estrechamente como sea posible. Los usuarios de Office 2003 y versiones anteriores deben usar el módulo de compatibilidad para ver y editar archivos Office Open XML. Para revisar los requisitos del sistema y descargar el módulo de compatibilidad, visite el Centro de descarga de Microsoft (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204348\&clcid=0xC0A).

¿OMPM es la herramienta apropiada para la organización?

Si decide convertir archivos de Office binarios al formato Office Open XML, debe decidir qué herramienta usará para la evaluación y la conversión. Microsoft proporciona el Director de planeamiento de migración de Microsoft Office (OMPM) para Office 2010 que le ayudará a evaluar y realizar las conversiones en masa de archivos binarios al formato Office Open XML. También se encuentran disponibles soluciones de terceros. La siguiente información sobre OMPM puede ayudarle a decidir si OMPM es la herramienta apropiada para la organización.

Componentes de OMPM

OMPM incluye las siguientes características:

  • Examinador de archivos   OMPM Office File Scanner (Examinador de archivos de Office de OMPM, Offscan.exe) es una herramienta de línea de comandos que examina archivos en busca de problemas de conversión en clientes, servidores de archivos y repositorios de documentos a los que puede obtenerse acceso mediante WebDAV. OMPM proporciona dos tipos de exámenes:

    • Un examen profundo que se puede realizar en los documentos de Office para rastrear las propiedades del documento que proporcionan indicios de posibles problemas de conversión. Este es el examen predeterminado.

    • Un examen superficial que identifica con rapidez los documentos de Office en el equipo de un usuario o el sistema de archivos de red.

  • Compatibilidad con bases de datos   OMPM proporciona un conjunto de archivos por lotes que pueden usarse para importar los archivos de registro XML que genera el examinador de archivos de Office de OMPM. Las bases de datos que admite OMPM se describen en Requisitos de equipo administrativo.

  • Informes   OMPM proporciona una solución de informes basada en Microsoft Access 2010 que produce diversos informes para el análisis y le permite definir conjuntos de archivos para su procesamiento automatizado.

  • Conversión en masa   OMPM incluye el convertidor de archivos de Office (OFC), una herramienta de línea de comandos que realiza una conversión en masa de archivos específicos a los formatos de archivo de Office 2010.

  • Extracción de versiones   OMPM incluye una herramienta de extracción de versiones (VET), una herramienta de línea de comandos que extrae varias versiones guardadas de un documento en formato de Word 97-2003 a archivos de versiones individuales en Office 2010.

Mejoras de OMPM 2010

OMPM se ha actualizado para Office 2010 con las siguientes mejoras:

  • Examen de compatibilidad de macros en masa   Esta característica incorpora lógica de la herramienta del Inspector de compatibilidad de código de Office (OCCI) para generar un recuento de la posible cantidad de problemas de VBA ocasionados por cambios en el modelo de objetos. Una nueva opción del archivo offscan.ini habilita este examen.

  • Examen de compatibilidad de 64 bits en masa   Esta característica incorpora lógica de OCCI para generar un recuento de la posible cantidad de problemas de VBA de 64 bits (Declare) ocasionados por el uso de Office de 64 bits. Una nueva opción del archivo offscan.ini habilita este examen.

  • Filtro de fecha para exámenes   Esta característica permite excluir el examen de archivos a los que no se ha obtenido acceso y que no se han modificado durante un período especificado.

  • Compatibilidad con SQL Server 2008 y SQL Server 2008 R2   Para obtener requisitos adicionales para el uso de SQL Server 2008 R2, vea Requisitos de equipo administrativo.

Consideraciones para elegir OMPM

Si planea usar OMPM, revise los siguientes detalles sobre OMPM que le ayudarán a decidir entre usar esta herramienta o invertir en herramientas de conversión de terceros.

Archivos que examina OMPM

OMPM puede examinar archivos creados por las siguientes aplicaciones de Microsoft Office:

  • Access

  • Excel

  • PowerPoint

  • Project

  • Publisher

  • Visio

  • Word

Para obtener una lista completa de los tipos de archivo que se examinan para estas aplicaciones, vea la sección sobre los archivos examinados por el examinador de archivos de Office de OMPM en Configuración del examinador de archivos del Director de planeamiento de migración de Office para Office 2010.

Archivos que no examina OMPM

OMPM no examina archivos .pdf ni archivos creados por las siguientes aplicaciones de Microsoft Office:

  • Outlook

  • FrontPage

  • OneNote

  • InfoPath

OMPM no examina documentos que están protegidos por contraseña o por Information Rights Management (IRM). Además, el examinador de archivos de Office de OMPM no examina objetos incrustados en documentos. Sin embargo, informa si el documento contiene este tipo de objetos.

Consideraciones sobre informes y actualización

Para cada archivo examinado, OMPM notifica un estado No Issue (Sin problemas), Green (Verde), Yellow (Amarillo) o Red (Rojo). Los documentos marcados como No Issue (Sin problemas) son mejores candidatos para la conversión. Los documentos con un estado Green (Verde) también son candidatos para la conversión, ya que solo contienen problemas de conversión superficiales menores. Los documentos con estado Yellow (Amarillo) o Red (Rojo) contienen problemas de compatibilidad conocidos que ocasionarán que la conversión de información u objetos heredados no se realice según lo esperado, o bien impedirán su conversión completamente.

Los resultados del examen de OMPM indican si los archivos de Office binarios producirán problemas si se convierten al formato de archivo Office Open XML. Para cada archivo examinado, OMPM muestra el tipo de problema y una breve descripción del problema que puede producirse si se convierte el archivo. OMPM no proporciona información específica sobre los posibles problemas de compatibilidad que pueden tener lugar si los archivos de Office permanecen en su formato binario (97-2003 o posterior) y si se obtiene acceso a ellos con el modo de compatibilidad.

OMPM no efectúa cambios en los archivos para corregir los problemas de compatibilidad. De hecho, OMPM no realiza el examen en busca de errores. En su lugar, identifica los problemas de compatibilidad conocidos que pueden producirse cuando se convierte un archivo al formato Office Open XML, en función de las características de la aplicación que se quitaron o modificaron considerablemente.

Al examinar un archivo en busca de macros, OMPM lo examina en todos los programas de Office para determinar cuál de ellos puede tener problemas de compatibilidad con el archivo. Esto puede ocasionar una gran cantidad inesperada de problemas en la columna Functionality Issue Count (Recuento de problemas de funcionalidad) de la ficha Macro Summary (Resumen de macros). Aunque el recuento es exagerado, los resultados servirán para identificar los archivos que tendrán una mayor cantidad de problemas después de la conversión. Para obtener un recuento más preciso de problemas de macros para un archivo determinado, use OCCI que se encuentra disponible en la página Compatibilidad para Microsoft Office 2010 en TechNet.

Se recomienda ejecutar una conversión de prueba de archivos de ejemplo antes de llevar a cabo una conversión en masa. Un usuario deberá inspeccionar las muestras una por una y compararlas con los originales para determinar si la conversión ocasionó algún problema de apariencia o de otro tipo. También debe planear una actualización adicional para corregir macros y vínculos rotos en los archivos convertidos, ya que OMPM no corrige estos problemas como parte de la conversión. Si es necesario contar con una actualización automática como parte del proceso de conversión en masa, se recomienda evaluar la posibilidad de usar soluciones de conversión de terceros.

Orientación sobre la planeación del uso de OMPM en entornos de gran tamaño

Si es administrador y planea usar OMPM en un entorno de gran tamaño, las siguientes instrucciones le serán útiles.

Identificación y clasificación por orden de prioridad de los archivos que se examinarán mediante OMPM

Colabore con los propietarios de grupos de negocios para determinar los clientes, los servidores y los repositorios de documentos que se examinarán mediante OMPM. Los grupos de negocios también deben asignar prioridad o importancia a cada conjunto de archivos para que pueda decidir el orden en el que los examinará. Los conjuntos de archivos de prioridad baja pueden examinarse en último lugar, si el tiempo lo permite, o bien no examinarse en absoluto. También puede comunicar el proceso de examen a los usuarios y pedirles que identifiquen los archivos cuya conversión es fundamental. Al dirigirse a los usuarios directamente, los pone al tanto de la conversión prevista y reduce la cantidad de archivos que se deberán examinar.

Puede que le resulte más fácil examinar todos los archivos y, a continuación, usar los resultados de OMPM para clasificar por orden de prioridad los archivos de una mejor manera. Un uso común de OMPM consiste en evaluar la cantidad, la ubicación, los posibles problemas de conversión de archivos de Office y la fecha de última modificación de los archivos. La propiedad de fecha de última modificación de los archivos de Office puede ser especialmente útil para los responsables de la toma de decisiones, ya que pueden encontrarse con que no se ha obtenido acceso a la mayoría de los archivos de Office en muchísimo tiempo. Por lo tanto, puede que no exista una razón empresarial para conservar los archivos. Si ese es el caso, puede limpiar los recursos compartidos de red mediante el archivado de los archivos de Office obsoletos para liberar una gran cantidad de espacio en disco.

Preparación de los usuarios para que trabajen con los archivos convertidos

Microsoft proporciona varios recursos para ayudar a los usuarios finales a comprender las nuevas características e interfaz de usuario de Office 2010. Use los siguientes recursos para preparar a los usuarios finales:

Sugerencias para examinar grandes cantidades de archivos mediante OMPM

El artículo Director de planeamiento de migración de Office (OMPM) para Office 2010 le proporciona un punto de partida para comenzar el proceso real de examen de archivos. Si planea examinar millones de archivos, use las siguientes instrucciones que le ayudarán a simplificar el proceso de examen.

  • Borre los archivos antiguos antes de examinarlos. Esta es la oportunidad de hacer limpieza en los recursos compartidos de archivos y eliminar la acumulación de documentos.

  • No examine archivos que no se han modificado entre los últimos seis y doce meses.   OMPM 2010 admite la exclusión de archivos a los que no se ha obtenido acceso o que no se han modificado durante un período especificado. Colabore con los equipos de la empresa para determinar si es necesario examinar archivos antiguos. Si no lo es, excluya esos archivos del examen y la conversión. Una vez finalizada la migración a Office 2010, cree un plan para quitar los documentos que se encuentran en formatos de archivo antiguos o para crear una copia de seguridad de ellos.

  • Céntrese en los archivos fundamentales para la empresa, especialmente aquellos cuyos propietarios son grupos que crean documentos complejos. Trabaje junto a los grupos de negocios para determinar qué documentos se consideran fundamentales para la empresa o deben convertirse por razones legales o de cumplimiento. Si procede, use la complejidad del documento como base para clasificar por orden de prioridad el examen de archivos. Por ejemplo, existen grupos de negocios específicos, como Finanzas, que normalmente cuentan con documentos más complejos que requieren pruebas y revisión meticulosas.

  • Examine las carpetas compartidas en primer lugar.   Los archivos de carpetas compartidas son más centralizados y los resultados pueden servir como muestra para determinar si se necesitan exámenes adicionales. Por ejemplo, si los archivos de la carpeta compartida tienen más de un año, es posible que decida no convertirlos.

  • Ejecute varias instancias de offscan.exe.   Se recomienda ejecutar varias instancias del examinador (para incrementar la escalabilidad horizontal) con un solo RunID (como está establecido en el archivo offscan.ini) por examen. No se recomienda configurar una sola instancia de offscan.exe para que se ejecute en una gran cantidad de archivos (decenas de miles).

  • Examine según la estructura de carpetas.   Use la estructura de carpetas como la unidad lógica según la cual se examinarán los archivos. Por ejemplo, si una carpeta compartida tiene una carpeta de nivel superior y subcarpetas, ejecute exámenes individuales en las subcarpetas en lugar de intentar ejecutar el examinador en la carpeta compartida completa.

  • Ejecute offscan.exe en varios clientes.   Para incrementar la escalabilidad horizontal de la cantidad de exámenes simultáneos, ejecute offscan.exe en varios clientes. Este es un método adecuado, ya que es probable que ningún administrador de TI tenga permisos en todas las ubicaciones de carpetas compartidas. Mediante este método, puede examinar millones de archivos de Office en varios días.

  • No incremente la escalabilidad vertical mediante el uso de servidores para ejecutar OMPM.   El diseño de Offscan.exe no admite el incremento de la escalabilidad vertical, como el uso hardware más eficaz.

  • Use System Center Configuration Manager (SCCM) para examinar clientes.   El manual del usuario de OMPM proporciona más detalles acerca de cómo usar SCCM para implementar offscan.exe, ejecutar el examen y, a continuación, recopilar el archivo XML de registro del examen. Para obtener más información, vea Ejecución del examinador de archivos del Director de planeamiento de migración de Office para Office 2010.

Sugerencias para trabajar con millones de resultados del examen de OMPM

Aunque es posible que la evaluación de OMPM inicial detecte millones de archivos, los clientes de OMPM indican que normalmente solo el 1-2% de dichos archivos están marcados con posibles problemas de conversión. Estas son algunas sugerencias para facilitar la administración de los resultados. Puede encontrar información adicional en el tema Análisis de informes del director de planeamiento de migración de Office para Office 2010

  • Asegúrese de que el plan del proyecto proporcione el tiempo suficiente para analizar los resultados de OMPM.   Al revisar los resultados, tenga en cuenta que el informe de OMPM es "el peor de los casos" en cuanto a los posibles problemas, pero la mayoría de las advertencias no son lo suficientemente serias como para impedir la conversión.

  • La herramienta de informes basada en Access solo puede mostrar bases de datos de un millón de registros o menos.   Si la cantidad de archivos es mayor, se recomiendan las siguientes soluciones alternativas (aparecen en orden de preferencia):

    • Divida el examen en varios exámenes más reducidos.

    • Importe los datos del examen de OMPM en una sola base de datos de gran tamaño y consúltela directamente en lugar de usar el informe basado en Access.

    • Ejecute un examen extenso pero importe subconjuntos de los archivos en bases de datos independientes.

  • Los informes no determinan si hay duplicados.   Por lo tanto, intente eliminar los archivos duplicados y determine el archivo de registro o archivo maestro.

  • Analice los archivos de Excel de gran tamaño y los archivos de Access antiguos.   ¿Estos archivos pueden usar las nuevas funcionalidades de Excel y Servicios de Access? ¿Deben migrarse a SQL Server?

  • Preste especial atención a los archivos que contienen vínculos (y también a los archivos secundarios).  Los vínculos a otros documentos pueden romperse una vez convertidos los archivos debido a que las extensiones de nombre de archivo cambian como parte del proceso de conversión.

  • Si la organización usa SharePoint Server, considere la posibilidad de trabajar con un proveedor de terceros para que le ayude a migrar los archivos fundamentales para la empresa a un sitio de SharePoint.   El proveedor también puede ayudarle a ofrecer aprendizaje a los usuarios para que comiencen a compartir documentos en sitios de SharePoint en lugar de enviarlos por mensajes de correo electrónico.