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Ejemplos: Controles internos

  • Artículo

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

En estos ejemplos se explica cómo se configuran manualmente y usan los controles internos del departamento de compras de una organización global denominada Fabrikam. Los controles internos están específicamente diseñados para indicar que el mismo usuario no puede aprobar facturas de proveedor y posteriormente aprobar los pagos de proveedor correspondientes. Cris, ingeniero de tecnología de la información, y Phyllis, el administrador contable, trabajan de manera conjunto para agregar información al sitio Conformidad.

Para obtener más información acerca de cómo importar controles internos desde un libro de Microsoft Excel, vea Importación de controles internos en el sitio de conformidad.

Configurar la estructura del sitio de controles internos

  1. Chris hace clic en Conformidad en la barra de vínculos superior y, a continuación, hace clic en Configurar entorno de control en Inicio rápido.

  2. En la página Configurar entorno de control, Chris configura la siguiente estructura del sitio.

    Operaciones - Nacional

    • Compras - Nacional

    • Ventas - Nacional

  3. Chris selecciona el nodo Compras - Nacional y agrega a Phyllis como usuario con permisos para Agregar/Copiar.

    Nota

    Para obtener información sobre los pasos detallados, consulte Configuración del sitio de controles internos.

  4. Chris hace clic en Guardar.

Crear una cuenta significativa

Una cuenta significativa corresponde a una cuenta contable de un plan contable. En este ejemplo, la cuenta significativa es la cuenta de efectivo.

  1. Phyllis hace clic en Conformidad de la barra de vínculos superior y, a continuación, en Controles internos del Inicio rápido.

  2. En la página Controles internos, Phyllis hace clic en Compras - Nacional.

  3. En el panel de acciones, en el grupo Nuevo, Phyllis hace clic en Agregar documento.

  4. Phyllis crea una cuenta significativa con el nombre "Efectivo".

    1. En el campo Nombre, Phyllis escribe Efectivo.

    2. En la lista Plantilla, Phyllis selecciona Cuenta significativa.

    3. Phyllis hace clic en Crear.

Crear un proceso

Un proceso es la secuencia prescrita en que una organización lleva a cabo una serie de pasos. En el contexto del sitio de Controles internos, Phyllis crea un documento del proceso de conformidad para garantizar que el proceso ha sido revisado y funciona correctamente. En este ejemplo, el proceso es "Pagar facturas de proveedor".

  1. Phyllis hace clic en Conformidad de la barra de vínculos superior y, a continuación, en Controles internos del Inicio rápido.

  2. En la página Controles internos, Phyllis hace clic en la cuenta significativa Efectivo.

  3. En el panel de acciones, en el grupo Nuevo, Phyllis hace clic en Agregar documento.

  4. Phyllis crea un proceso denominado "Pagar facturas de proveedor".

    1. En el campo Nombre, Phyllis escribe Pagar facturas de proveedor.

    2. En la lista Plantilla, Phyllis selecciona Proceso.

    3. Phyllis hace clic en Crear y editar.

  5. En la página Editar documento, en el campo Propietario, Phyllis especifica el propietario del cumplimiento. Normalmente es la persona que aprueba para confirmar que este proceso funciona correctamente. Utilice el siguiente formato: dominio\alias

    Nota

    Los usuarios de los campos Propietario se deben configurar como usuarios en el sitio de Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX SharePoint.

  6. Phyllis hace clic en el icono Validar el usuario.

  7. En los campos Propietario del proceso y Tipo de transacción, Phyllis puede configurar propiedades para el documento de cumplimiento. Estas propiedades se muestran en los informes de control.

  8. Phyllis asigna pasos del flujo de trabajo de cumplimiento a los usuarios.

    1. En la sección Flujo de trabajo, en 1. Revisar, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    2. En la columna Asignado a, Phyllis especifica el usuario responsable de revisar el proceso y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

      Nota

      Los usuarios de los campos Asignado a se deben configurar como usuarios en el sitio de Enterprise Portal SharePoint.

    3. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

    4. En 2. Aprobar, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    5. En la columna Asignado a, Phyllis especifica el usuario responsable de verificar que se ha completado la revisión del cumplimiento y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    6. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

  9. Phyllis agrega pruebas de que existe el proceso definido.

    1. Phyllis hace clic en el vínculo Agregar evidencia desde la documentación del proceso.

    2. Phyllis selecciona Create and post a vendor invoice example.docx. Ha cargado anteriormente este archivo en la biblioteca de documentos compartidos de Procesar documentación del sitio Conformidad.

    3. Phyllis hace clic en Agregar.

    4. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

  10. Phyllis hace clic en Guardar.

Identificar un riesgo

Los riesgos se asocian a los procesos. En este ejemplo, un riesgo consistiría en que el mismo usuario apruebe pagos y facturas de proveedor.

  1. Phyllis hace clic en Conformidad de la barra de vínculos superior y, a continuación, en Controles internos del Inicio rápido.

  2. En la página Controles internos, Phyllis hace clic en el proceso Pagar facturas de proveedor.

  3. En el panel de acciones, en el grupo Nuevo, Phyllis hace clic en Agregar documento.

  4. Phyllis crea un riesgo con el nombre "El mismo usuario aprueba pagos y facturas de proveedor".

    1. En el campo Nombre, Phyllis escribe El mismo usuario aprueba pagos y facturas de proveedor.

    2. En la lista Plantilla, Phyllis selecciona Riesgo.

    3. Phyllis hace clic en Crear y editar.

  5. En la página Editar documento, en el campo Propietario, Phyllis escribe el propietario del cumplimiento de este riesgo y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

  6. En la sección Propiedades, Phyllis puede configurar propiedades para el riesgo. Por ejemplo, puede definir el impacto del riesgo y la probabilidad de que dicho riesgo se produzca.

  7. Phyllis marca el primer paso del flujo de trabajo de cumplimiento como completado.

    1. En la sección Flujo de trabajo, en 1. Documentación, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    2. En la columna Completo, Phyllis activa la casilla.

    3. En la columna Asignado a, Phyllis escribe el usuario que ha completado este paso y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    4. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

  8. Phyllis asigna el resto de los pasos del flujo de trabajo de cumplimiento a los usuarios.

    1. En la sección Flujo de trabajo, en 2. Revisar, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    2. En la columna Asignado a, Phyllis especifica el usuario responsable de revisar la documentación del riesgo y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    3. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

    4. En 3. Aprobar, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    5. En la columna Asignado a, Phyllis especifica el usuario responsable de evaluar el impacto y la probabilidad del riesgo y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    6. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

  9. Phyllis hace clic en Guardar.

Crear un control

Los controles permiten mitigar los riesgos. En este ejemplo, la segregación de las reglas de deberes se usan para asegurarse de que el mismo usuario no tenga acceso para aprobar facturas y pagos de proveedor.

  1. Phyllis hace clic en Conformidad en la barra de vínculos superior y, a continuación, hace clic en Controles internos en el Inicio rápido.

  2. En la página Controles internos, Phyllis hace clic en el riesgo El mismo usuario aprueba pagos y facturas de proveedor.

  3. En el panel de acciones, en el grupo Nuevo, Phyllis hace clic en Agregar documento.

  4. Phyllis crea un control con el nombre "Segregación de regla de deber para pagos y facturas de proveedor".

    1. En el campo Nombre, Phyllis escribe Segregación de regla de deber para pagos y facturas de proveedor.

    2. En la lista Plantilla, Phyllis selecciona Control.

    3. Phyllis hace clic en Crear y editar.

  5. En la página Editar documento, en el campo Propietario, Phyllis escribe el propietario del cumplimiento de este control y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

  6. En la sección Propiedades, Phyllis puede configurar propiedades para el control. Estas propiedades se muestran en los informes de control. La propiedad Eficacia del control se utiliza para el gráfico de Eficacia del control en la página de inicio del sitio de Conformidad.

  7. Phyllis marca el primer paso del flujo de trabajo de cumplimiento como completado.

    1. En la sección Flujo de trabajo, en 1. Documentación, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    2. En la columna Completo, Phyllis activa la casilla.

    3. En la columna Asignado a, Phyllis escribe el usuario que ha completado este paso y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    4. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

  8. Phyllis asigna el resto de los pasos del flujo de trabajo de cumplimiento a los usuarios.

    1. En la sección Flujo de trabajo, en 2. Probar, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    2. En la columna Asignado a, Phyllis especifica el usuario responsable de probar el control y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    3. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

    4. En 3. Revisar, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    5. En la columna Asignado a, Phyllis especifica el usuario responsable de revisar la documentación del riesgo y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    6. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

    7. En 4. Aprobar, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    8. En la columna Asignado a, Phyllis escribe el usuario responsable de asegurarse de que el control funciona correctamente y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    9. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

  9. Phyllis hace clic en Guardar.

Crear un plan de comprobación

Los planes de comprobación se utilizan para verificar el correcto funcionamiento de los controles. En este ejemplo, se usa el formulario Conflictos de segregación de controles en el cliente de Microsoft Dynamics AX como una prueba para revisar los deberes.

  1. Phyllis hace clic en Conformidad en la barra de vínculos superior y, a continuación, hace clic en Controles internos en el Inicio rápido.

  2. En la página Controles internos, Phyllis hace clic en el control Segregación de regla de deber para pagos y facturas de proveedor.

  3. En el panel de acciones, en el grupo Nuevo, Phyllis hace clic en Agregar documento.

  4. Phyllis crea un plan de prueba con el nombre "Ver conflictos de segregación de controles".

    1. En el campo Nombre, Phyllis escribe Ver conflictos de segregación de controles.

    2. En la lista Plantilla, Phyllis selecciona Plan de prueba.

    3. Phyllis hace clic en Crear y editar.

  5. En la página Editar documento, en el campo Propietario, Phyllis escribe el propietario del cumplimiento de este plan de prueba y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

  6. En la sección Propiedades, Phyllis puede configurar propiedades para el plan de comprobación. Estas propiedades se muestran en los informes de control.

  7. Phyllis marca el primer paso del flujo de trabajo de cumplimiento como completado.

    1. En la sección Flujo de trabajo, en 1. Documentación, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    2. En la columna Completo, Phyllis activa la casilla.

    3. En la columna Asignado a, Phyllis escribe el usuario que ha completado este paso y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    4. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

  8. Phyllis asigna el resto de los pasos del flujo de trabajo de cumplimiento a los usuarios.

    1. En la sección Flujo de trabajo, en 2. Validar, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    2. En la columna Asignado a, Phyllis especifica el usuario responsable de validar los resultados de la prueba y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    3. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

    4. En 3. Revisar, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    5. En la columna Asignado a, Phyllis especifica el usuario responsable de revisar el plan de prueba y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    6. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

    7. En 4. Aprobar, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    8. En la columna Asignado a, Phyllis especifica el usuario responsable de probar el control y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    9. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

  9. Phyllis hace clic en Guardar.

Notificar un problema y cargar las pruebas

Los problemas se refieren a problemas existentes en un control. Por ejemplo, si el formulario Segregación de conflictos de deberes revela que el mismo usuario está asignado a los deberes "Aprobar facturas de proveedor" y "Aprobar pagos de proveedor", Phyllis puede cambiar las asignaciones de deberes. A continuación, podría ver el formulario Segregación de conflictos de deberes de nuevo y cargar una captura de pantalla como prueba de que se ha resuelto el problema. En este ejemplo se supone que se ha guardado una captura de pantalla como un archivo de gráfico y se ha cargado en una ubicación segura de la Intranet de Fabrikam.

  1. Phyllis hace clic en Conformidad en la barra de vínculos superior y, a continuación, hace clic en Controles internos en el Inicio rápido.

  2. En la página Controles internos, Phyllis hace clic en el control Segregación de regla de deber para pagos y facturas de proveedor.

  3. En el panel de acciones, en el grupo Nuevo, Phyllis hace clic en Agregar documento.

  4. Phyllis crea un problema con el nombre "Al usuario se le han asignado los deberes Aprobar facturas de proveedor y Aprobar pagos de proveedor".

    1. En el campo Nombre, Phyllis escribe Al usuario se le han asignado los deberes Aprobar facturas de proveedor y Aprobar pagos de proveedor.

    2. En la lista Plantilla, Phyllis selecciona Emisión.

    3. Phyllis hace clic en Crear y editar.

  5. En la página Editar documento, en el campo Propietario, Phyllis escribe el propietario del cumplimiento de esta emisión y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

  6. Phyllis soluciona el problema.

    1. En la sección Flujo de trabajo, en 1. Resolver, Phyllis hace clic en el icono Editar línea.

    2. En la columna Completo, Phyllis activa la casilla.

    3. En la columna Asignado a, Phyllis escribe el usuario que ha resuelto el problema y, a continuación, hace clic en el icono Validar el usuario.

    4. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

  7. Phyllis agrega pruebas para demostrar que el problema se ha solucionado.

    1. Phyllis hace clic en el vínculo Agregar evidencia a través de una dirección URL.

    2. En la columna URL, Phyllis escribe o pega la ubicación del gráfico guardado.

      Nota

      La dirección URL debe contener http://, https:// o ftp:// para que sea un vínculo activo.

    3. Phyllis hace clic en el icono Actualizar línea.

  8. Phyllis hace clic en Guardar.

Consulte también

Configuración del sitio de controles internos

Gestión de controles internos

Edición de plantillas de documento

Acerca de la evidencia

Acerca de informes de controles internos