Recorrido del usuario
En el contenido siguiente, exploraremos el recorrido del usuario de un extremo a otro utilizando el kit de plantillas de aprobaciones empresariales.
Charlotte es una usuaria empresarial que quiere realizar aprobaciones teniendo en cuenta varias consideraciones:
| Escenario | Notas |
|---|---|
| Facturas de SAP | Cuando las facturas de SAP se envían en función de los datos incluidos en la factura, se requiere una aprobación manual. |
| Aprobaciones del responsable | Se requiere la aprobación del gerente para las facturas de SAP que superan los límites de aprobación del gerente directo. |
| Disponibilidad del aprobador | El aprobador podría estar en cualquier lugar del mundo, con diferentes horarios de vacaciones o de trabajo. La espera de las aprobaciones puede provocar retrasos hasta que vuelva el aprobador. |
| Gestión de vacaciones | Los aprobadores podrían estar de vacaciones cuando se envía una solicitud. En este caso, podría haber retrasos en el procesamiento de la solicitud de aprobación o confusión sobre quién debería ser el aprobador alternativo. |
| Permisos de Power Platform | Charlotte tiene permisos limitados para crear e implementar soluciones de aprobaciones en entornos de prueba y producción. |
| Soporte técnico del equipo del COE | Charlotte trabaja con Gibson como contacto técnico y mentor para ayudar a instalar soluciones y crear soluciones de Power Platform con poco código. |
Charlotte evalúa estas consideraciones y elige utilizar el kit de aprobación empresarial porque brinda soporte técnico para aprobaciones de varios niveles y manejo para diferentes escenarios de aprobadores. En colaboración con Gibson del equipo del Centro de excelencia, Charlotte instala el kit de aprobaciones empresariales en un entorno. Una vez instalado el kit, Charlotte modela el proceso de aprobación. Dado que SAP Power Automate es un área más nueva para Charlotte, trabaja con Gibson para crear los desencadenadores necesarios para obtener los datos de SAP y desencadenar el flujo de trabajo de aprobación. Se generan aprobaciones utilizando el flujo de trabajo y el flujo de nube de Power Automate para que los aprobadores acepten y rechacen solicitudes.
Resumen de roles del recorrido del usuario
Revisando este ejemplo de recorrido del usuario, hay tres roles principales de aprobador, administrador de aprobaciones y administrador de Power Platform como parte del recorrido del usuario utilizando el kit de aprobaciones.
| Rol | Role | Tipo de usuario | Descripción |
|---|---|---|---|
| Administrador de Power Platform | Administrador de TI | Desarrollador profesional | Crea/asigna entornos e importa la solución del kit de aprobaciones como administrador del sistema o personalizador del sistema. |
| Administrador de aprobaciones | Director de ventas | Usuario avanzado | Configura el kit para que coincida con los requisitos empresariales. Analiza los procesos de aprobación en busca de oportunidades de mejora. |
| Aprobador | Administrador de ventas | Usuario empresarial | Recibe aprobaciones para aceptar o rechazar. |
Ejemplo
Un ejemplo de recorrido de usuario se puede ilustrar como un diagrama resumido en la siguiente serie de pasos
| Role | Acciones |
|---|---|
| Desarrollador profesional/administrador | Gibson crea o designa un entorno para instalar el kit de aprobaciones empresariales. Requiere un rol de Personalizador del sistema para que se instale el kit de aprobaciones |
| Administrador de aprobaciones | Charlotte configura el kit para que coincida con los requisitos empresariales dentro del departamento de ventas. |
| Creador | Gibson u otro creador de Power Platform crea un flujo para desencadenar aprobaciones integradas con SAP y sistemas internos. |
| Aprobador | Rebecca puede usar Microsoft Teams para aprobar solicitudes sin formación adicional. |
| Administrador de aprobaciones | Charlotte analiza los procesos de aprobación en busca de oportunidades de mejora. |
Experiencia
Instalar
Gibson revisa la Guía de configuración para garantizar que se cumplan los requisitos previos. Usando permisos del Administrador del sistema o del Personalizador del sistema, el kit de aprobaciones se puede instalar en un entorno y proporcionar acceso a los administradores de aprobaciones para acceder a la aplicación.
Configurar el proceso de aprobación empresarial
Charlotte utiliza el Diseñador de proceso para crear un nuevo flujo de trabajo de aprobación empresarial y definir fases, condiciones y pasos de aprobación dentro de cada fase que coincidan con los requisitos empresariales del departamento de Ventas.
Más información: Configurar aprobaciones predefinidas
Desencadenadores de aprobación
Gibson, otro fabricante o desarrolladores profesionales de la organización pueden integrar fácilmente sus soluciones y sistemas de TI existentes. Los desencadenadores pueden incluir conexiones como SQL server o Azure Functions. Estas personas pueden iniciar el proceso de aprobaciones agregando un nuevo flujo de nube o modificando las acciones del flujo de nube existentes.
El resto de procesos de aprobación se manejan y gestionan automáticamente en el kit de aprobaciones.
Más información: Desencadenar aprobaciones
Integración con aplicaciones empresariales
Los escenarios de aprobación comunes requieren integraciones con aplicaciones empresariales como SAP y Dynamics 365, etc. Hay conectores nativos disponibles para integrarse con estos servicios.
Integración con RPA
Utilice flujos de escritorio para optimizar sus procesos de aprobación con sistemas heredados, automatizando sus experiencias de aprobación de manera moderna.
Solicitudes de aprobación de procesos
Rebecca y otros aprobadores configurados reciben mensajes como tarjetas adaptables en Microsoft Outlook y Microsoft Teams. Estas aprobaciones incluyen detalles proporcionados por la diseñadora de aprobaciones empresariales, Charlotte, para determinar si la solicitud debe aprobarse o rechazarse.
Más información: Procesar solicitudes de aprobación, Configurar estado fuera de la oficina y delegación.