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Información general de facturas de proveedores

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Importante

Toda la funcionalidad de la que se habla en este artículo, o parte de ella, está disponible como parte de una versión preliminar. El contenido y la funcionalidad están sujetos a cambios. Para obtener más información acerca las versiones preliminares, consulte Disponibilidad de actualización del servicio.

Este artículo ofrece información general relativa a facturas de proveedor. Las facturas de proveedor son solicitudes de pago recibido para productos y servicios. Las facturas de proveedor pueden representar una cuenta para servicios continuos o se pueden basar en pedidos de compra para artículos y servicios específicos.

Facturas de proveedores

Una factura de proveedor de un pedido de compra es una factura que se produce cuando se reciben productos o servicios de acuerdo con un pedido de compra que se ha configurado con un proveedor. La factura de proveedor contiene un encabezado y una o varias líneas para artículos o servicios. Una factura de proveedor finaliza el ciclo de pedido de compra con la recepción de producto en la factura de proveedor.

Aunque algunas facturas de proveedor están relacionadas con un pedido de compra, las facturas de proveedor también pueden contener las líneas que no se corresponden con las líneas de pedido de compra. También puede crear facturas de proveedor que no estén asociadas a ningún pedido de compra. Estas facturas de proveedor pueden representar servicios continuos, como una factura de servicios públicos. No tiene que hacer referencia a un pedido de compra cuando agregue un servicio continuo.

Hay varias formas de especificar una factura de proveedor:

  • El registro de facturas de proveedor le permite especificar rápidamente las facturas que no hacen referencia a un pedido de compra, de modo que puede acumular el gasto. Mediante el diario de aprobación de facturas de proveedor, puede seleccionar dichas facturas y registrarlas al saldo del proveedor para invertir la acumulación.
  • El diario de facturas de proveedor le permite especificar rápidamente las facturas que no hacen referencia a un pedido de compra, en un único paso.
  • Junto con el grupo de facturas de proveedor, el registro de facturas de proveedor le permite especificar rápidamente facturas para acumular el gasto. Puede abrir los pedidos de compra asociados más tarde para registrar la factura en la cuenta de gastos.
  • Las páginas Facturas de proveedor abiertas y Facturas de proveedor pendientes le permiten crear facturas de proveedor a partir de pedidos de compra confirmados.
  • La solución de Invoice Capture crea automáticamente facturas de proveedores a partir de imágenes de facturas digitales. Para obtener más información, consulte Invoice Capture.

La discusión siguiente proporciona más información sobre cómo se usan las páginas Facturas de proveedor abiertas o Facturas de proveedor pendientes para crear una factura de proveedor a partir de un pedido de compra.

Comprensión de las cantidades de línea de factura

Cuando abre una factura de proveedor desde un pedido de compra relacionado, el sistema crea líneas de factura a partir del pedido de compra. De forma predeterminada, el sistema obtiene las cantidades de la recepción de producto. Sin embargo, puede usar cualquiera de los comportamientos predeterminados siguientes:

  • Cantidad de Recibir ahora: use esta opción para envíos parciales. El valor predeterminado en el campo Cantidad se establece en la cantidad especificada en el campo Recibir ahora en el pedido de compra.
  • Cantidad pedida : utilice esta opción para envíos completos. El valor predeterminado del campo Cantidad se establece en la cantidad especificada en el campo Pedido en el pedido de compra.
  • Cantidad registrada: use esta opción si el artículo requiere registro, como se especifica en la página Grupos de modelos de artículos. El valor predeterminado del campo Cantidad es la cantidad física de actualización registrada.
  • Cantidad de recepción de producto: utilice esta opción si ya se ha recibido una recepción de producto para el pedido. El valor predeterminado del campo Cantidad es la cantidad total de recepciones de producto disponibles.
  • Cantidad registrada y servicios : use esta opción si se han registrado cantidades en los diarios de llegada para artículos mantenidos en existencias o artículos que no están en existencias. Esta opción también incluye servicios, independientemente de si se registran.

Si su entidad jurídica usa la conciliación de facturas, puede ver los resultados de la conciliación de cantidad en la columna Cantidad de recepciones de producto para asignar. También puede usar el botón Detalles coincidentes en la ficha Revisar del panel de acciones para ver los resultados de conciliación de cantidad.

Agregar una línea que no estaba en el pedido de compra

Puede agregar una línea que no estaba en el pedido de compra a la factura de proveedor. Debe seleccionar un número de artículo o una categoría de compras. Puede agregar cantidades, precios y los importes a la línea. La línea solo se incluirá en las directivas de conciliación para los totales de factura.

Envío de facturas de proveedor para su revisión

La organización puede usar flujos de trabajo para gestionar el proceso de revisión de facturas de proveedor. La revisión de flujo de trabajo puede ser necesaria para el encabezado de factura, la línea de factura, o ambos. Los controles de flujo de trabajo se aplican al encabezado o la línea, en función de dónde está el enfoque al seleccionar el control. En lugar del botón Registrar, verá un botón Enviar que puede usar para enviar la factura de proveedor a través del proceso de revisión.

Evitar que se envíe la factura al flujo de trabajo

A continuación se indican varias maneras de impedir que se envíe una factura a un flujo de trabajo.

  • El total de la factura y el total registrado no coinciden. El usuario que envió la factura recibirá una alerta de que los totales no coinciden. Esta alerta ofrece al usuario una oportunidad de corregir los saldos antes de volver a enviar la factura al sistema de flujo de trabajo. Esta característica está disponible si el parámetro Prohibir el envío al flujo de trabajo cuando el total de la factura y el total de la factura registrada no son iguales de la página Gestión de características y el parámetro Opción de flujo de trabajo cuando el total de la factura y el total registrado no son iguales de la página Parámetros de cuentas por pagar están activados.
  • La factura contiene cargos no asignados. El usuario que envió la factura recibirá una alerta de que la factura tiene cargos sin asignar. De esta forma, el usuario puede corregir la factura antes de volver a enviarla al sistema de flujo de trabajo. Esta función está disponible si el parámetro Prohibir el envío al flujo de trabajo cuando hay cargos sin asignar en una factura de proveedor en la página Gestión de funciones y el parámetro Opción de flujo de trabajo cuando hay cargos sin asignar en la página Parámetros de cuentas por pagar están activados.
  • La factura contiene el mismo número de factura que otra factura registrada. El usuario que envió la factura recibirá una alerta indicándole que se encontró una factura con un número duplicado. El usuario puede corregir el número duplicado antes de volver a enviar la factura al sistema de flujo de trabajo. La alerta se mostrará si el parámetro Comprobar el número de factura utilizado de Proveedores se establece en Rechazar duplicado. Esta función está disponible si el parámetro Prohibir el envío al flujo de trabajo si el número de factura ya existe en una factura registrada y su sistema no está configurado para aceptar números de factura duplicados de la página Administración de características está activado.
  • La factura contiene una línea en la que la cantidad de la factura es menor que la cantidad de recepción del producto correspondiente. El usuario que envíe la factura o intente publicarla, recibirá un mensaje de que las cantidades no son iguales. Este mensaje ofrece al usuario una oportunidad de corregir los valores antes de volver a enviar la factura al sistema de flujo de trabajo. Esta función está disponible si el parámetro Bloquear la publicación y el envío de facturas de proveedores al flujo de trabajo en la página Gestión de funciones y el parámetro Bloquear publicación y envío al flujo de trabajo en la página Parámetros de cuentas por pagar están activados.

Conciliación de facturas de proveedor a recepciones de producto

Puede especificar y guardar la información de facturas de proveedor y asignar líneas de factura a líneas de recepción de producto. También puede conciliar cantidades parciales para una línea.

Puede crear una factura de proveedor basada en los artículos de línea de recepción de producto recibidos hasta la fecha actual, incluso si no se han recibido todos los artículos de un pedido de compra en particular. Por ejemplo, esta opción se podría usar si un proveedor envía una factura al mes que cubre todas las entregas que envía a lo largo del mes. Cada recepción de producto representa una entrega parcial o completa de los artículos del pedido de compra.

Cuando una factura está en el flujo de trabajo, el aprobador puede actualizar las cantidades de la factura para que coincidan con el valor del campo Cantidad de recepciones de producto para asignar. Para ello, seleccione la característica Actualizar las cantidades de factura para que coincidan con las recibidas de productos en el flujo de trabajo en el espacio de trabajo Administración de características y seleccione Habilitar. Si un aprobador del proceso de flujo de trabajo ha eliminado todas las coincidencias de todas las recepciones de productos de la línea de factura, la línea de factura se eliminará. Cuando esta característica no está habilitada, las cantidades de las facturas no se actualizan para las facturas en el flujo de trabajo.

Al registrar la factura, la cantidad de Recordatorio de factura de cada artículo se actualiza con el total de las cantidades recibidas de las recepciones de producto seleccionadas. Si las cantidades tanto de Recordatorio de factura como de Pendiente de entrega para todos los artículos del pedido de compra son 0 (cero), el estado del pedido de compra cambia a Facturado. Si la cantidad de Recordatorio de factura no es 0, el estado del pedido de compra no cambia y se podrán entrar facturas adicionales para este.

En esta opción se supone que se ha registrado al menos una recepción de producto para el pedido de compra. La factura de proveedor se basa en estas recepciones de producto y refleja sus cantidades. La información financiera de la factura se basa en la información especificada al registrar la factura.

Para obtener más información, consulte Registrar la factura de proveedor y cuadrarla con la cantidad recibida

Configurar una tarea automatizada para el flujo de trabajo de facturas proveedor con el fin de registrar la factura del proveedor mediante un trabajo por lotes

Puede agregar una tarea de registro automatizada al flujo de trabajo de facturas de proveedor para que las facturas se procesen en un lote. El registro de facturas en un lote permite que el proceso del flujo de trabajo continúe sin tener que esperar a que finalice el registro, lo que mejora el rendimiento global de todas las tareas enviadas al flujo de trabajo.

Para registrar una factura de proveedor en un lote, en la página Administración de características, active el parámetro Registro de lotes de facturas de proveedores. Los flujos de trabajo de factura de proveedor se configuran en Proveedores > Configuración> Flujos de trabajo de proveedor.

Puede ver la tarea Registrar la factura de proveedor mediante un lote en el editor de flujo de trabajo, con independencia de si el parámetro de característica Registro de lote de facturas de proveedor está habilitado. Cuando el parámetro de característica no está habilitado, una factura que contenga la tarea Registrar la factura de proveedor mediante una tarea por lotes no se procesará en el flujo de trabajo hasta que se habilite el parámetro. La tarea Registrar la factura de proveedor mediante una tarea por lotes no debe usarse en el mismo flujo de trabajo que la tarea automatiza Registrar facturas de proveedor. Además, la tarea Registrar la factura del proveedor mediante un lote debe ser el último elemento en la configuración del flujo de trabajo.

Para especificar el número de facturas que se deben incluir en el lote y el número de horas que se deben esperar antes de reprogramar un lote, vaya a Proveedores > Configuración> Parámetros de proveedores > Factura > Flujo de trabajo de factura.

Trabajar con múltiples facturas

Puede trabajar con varias facturas a la vez y registrarlas todas a la vez. Si necesita crear varias facturas, use la página Facturas de proveedor pendientes. Si debe registrar e imprimir varias facturas de proveedor, utilice el Diario de aprobación de facturas. Si usa el Diario de aprobación de facturas, debe registrarse al menos una recepción de producto para el pedido de compra y debe registrarse una factura del pedido de compra en un registro de facturas. La información financiera de la factura proviene de la factura registrada en el registro.

Recuperar facturas de proveedor que se están usando

Mientras se está utilizando una factura de proveedor, esta no puede editarse por otro usuario. Sin embargo, el estado de una factura puede indicar a veces que la factura se está utilizando, aunque no se esté editando activamente. Por ejemplo, la aplicación puede haber detenido la respuesta mientras la factura estaba siendo editada o un usuario puede haber dejado de forma inadvertida la factura abierta en la aplicación.

Puede usar la página Recuperar facturas de proveedor para recuperar o para liberar las facturas de proveedores que se han llevan usándose más de cuatro horas, para que se puedan editar. Puede abrir esta página desde la navegación Tarea periódica o una sección en el espacio de trabajo Entrada de la factura de proveedor. Después de que se recupera una factura, ésta estará disponible para editarse en la página Factura de proveedor.

Puede obtener acceso a la página Recuperar las facturas de proveedor solo si tiene asignados derecho y privilegio de seguridad Recuperar las facturas de proveedor en uso. Además, el parámetro Permitir recupear de la factura de proveedor de la página Parámetros de proveedores se debe activar.

Dimensión financiera predeterminada en las líneas de factura de proveedor

Para las facturas de proveedor que están asociadas con el pedido de compra, la dimensión financiera predeterminada se derivará de las líneas de pedido de compra correspondientes. 

Para las facturas de proveedores que no están asociadas con ningún pedido de compra, la dimensión financiera predeterminada combinará la dimensión del vínculo de la dimensión, el encabezado de la factura y el artículo.  Si se define la misma dimensión en el vínculo de la dimensión, el encabezado de la factura y el artículo, la dimensión en la línea de la factura seguirá la secuencia de prioridad: vínculo de la dimensión > Encabezado de la factura > Artículo

Restablecer el estado del flujo de trabajo para las facturas de proveedor desde irrecuperable a borrador

Una instancia de flujo de trabajo que se ha detenido debido a un error irrecuperable tendrá un estado flujo trabajo Irrecuperable. Cuando el estado de un flujo de trabajo de facturas de proveedor es Irrecuperable, puede restablecerlo a Borrador seleccionando Recuperar. Entonces podrá editar la factura de proveedor. Esta característica solo está disponible si el parámetro Restablecer el estado del flujo de trabajo de facturas de proveedores de Irrecuperable a Borrador de la página Administración de características está activado.

Puede usar la página Historial del flujo de trabajo para restablecer el estado del flujo de trabajo a Borrador. Puede abrir esta página Factura de proveedor o si navega a Común > Consultas > Flujo de trabajo. Para restablecer el estado del flujo de trabajo en Borrador, seleccione Recuperar. También puede restablecer el estado del flujo de trabajo a Borrador seleccionando la acción Recuperar en Factura de proveedor o Facturas de proveedor pendientes. Una vez que el estado de flujo de trabajo se establece a Borrador, quedará disponible para editar en la página Factura de proveedor.

Ver el total de la factura en la página de Facturas de proveedores pendientes

Puede ver el total de la factura en la página Facturas de proveedores pendientes habilitando el parámetro Mostrar el total de la factura en la lista de facturas de proveedores pendientes, en la página Parámetros de proveedores.

Informe de transacciones de proveedor abiertas

El informe Transacciones de proveedor abiertas proporciona información detallada sobre las transacciones abiertas para cada proveedor de la fecha que especifique. Este informe se utiliza a menudo durante el procedimiento de auditoría para verificar los saldos entre las transacciones del libro de proveedores y las transacciones de la cuenta contable.

Para cada transacción, el informe incluye los siguientes detalles:

  • Número de factura
  • Fecha movimiento
  • Número de asiento
  • Importe de la transacción en la moneda de la transacción y la moneda contable
  • Saldo de crédito en la moneda de la transacción y la moneda contable
  • Saldo de débito en la moneda de la transacción y la moneda contable
  • Importe subtotal en divisa de contabilidad
  • Fecha de vencimiento de pago

Filtrar los datos del informe

Cuando genere el informe Transacciones de proveedor abiertas, los siguientes parámetros predeterminados estarán disponibles. Puede usarlos para filtrar los datos que se incluirán en el informe.

  • Excluir liquidación futura: Seleccione esta casilla para excluir las transacciones que se liquidan después de la fecha introducida en el campo Transacciones abiertas por .
  • Transacciones abiertas por : introduzca una fecha para incluir las transacciones que están abiertas a partir de esa fecha. Si no introduce una fecha, este campo se establece en la fecha máxima. (La fecha máxima es la última fecha que aceptará el sistema, 31 de diciembre de 2154). De forma predeterminada, la próxima vez que se ejecute el informe, este campo se establecerá como la última fecha que se introdujo en él.

Puede usar los filtros en el campo Registro a incluir para limitar aún más los datos de la transacción que se incluyen en el informe.

Ampliar la longitud del número de factura

A partir de la versión 10.0.40 de Dynamics 365 Finance, puede habilitar la característica Ampliar la longitud del número de factura para la factura de proveedor con el fin de aumentar el número de factura de 20 a 50 caracteres en la factura de proveedor y en el diario de facturas. Antes de habilitar la característica, cree un vale en Lifeccycle Services para abrir el vuelo EnableEdtStringDatabaseStringLengthAttributeInComputation .

Recursos adicionales