Facturación recurrente

Los contratos se facturan desde la página de Facturación recurrente. Primero se crea una propuesta de facturación, en base a la cual se contabilizan los documentos como facturas y notas de abono, en un segundo paso. Para obtener más información sobre la publicación de documentos, vaya a Registrar documentos. La facturación o la creación de la propuesta de facturación se realiza en base a las líneas del contrato, teniendo en cuenta la fecha del campo Próxima fecha de facturación. Para obtener más información, vaya a Gestión de contratos, objetos de servicio y compromisos de servicios.

Trabajar con propuestas de facturación

La página Facturación recurrente está estructurada de la siguiente manera:

• Área de filtro
  • Aquí se puede seleccionar una Plantilla de facturación.
  • La Fecha de facturación está predefinida por la plantilla de facturación, pero se puede cambiar. Úsela para sugerir las líneas de contrato adecuadas para la facturación en función del campo Próxima fecha de facturación (de la línea de contrato).
  • A través del Ritmo de facturación, cada línea de contrato trae la información hasta qué fecha debe facturarse de manera predeterminada. A través del campo Facturación hasta la fecha, esto se puede especificar (de manera diferente) para todas las líneas que se crearán. Esto puede provocar que el período que se desea facturar se acorte o incluso se alargue. El campo también está predefinido a través de la plantilla de facturación y también se puede modificar. Mediante una limitación se podría conseguir, por ejemplo, que los elementos contractuales agregados durante un ejercicio fiscal solo se facturen hasta el final del año/ejercicio para poder volver a tener un ritmo de facturación uniforme para el siguiente periodo de facturación.
• Acciones
  • Crear propuesta de facturación La acción recorre todas las líneas contractuales y sugiere los compromisos de servicio a facturar en función de la Próxima fecha de facturación y el Facturación hasta la fecha. Al cambiar la plantilla de facturación y llamarla nuevamente, se pueden agregar líneas adicionales a la propuesta de facturación. Si la Próxima fecha de facturación es mayor que la fecha de facturación, esta línea se ignorará. Si la Próxima fecha de facturación es más pequeña que la Fecha de facturación, se deberá facturar el periodo correspondiente (teniendo en cuenta el Ritmo de facturación).
  • Crear documentos La acción crea facturas de contrato o notas de abono para las líneas mostradas para las que aún no existen documentos.
  • Borrar propuesta de facturación Llamando a esta acción, se puede eliminar la propuesta de facturación. A continuación, aparece una consulta que pregunta si se debe eliminar toda la propuesta de facturación o solo las líneas agregadas por la plantilla de facturación seleccionada actualmente.
  • Eliminar documentos La acción elimina todas las facturas contractuales o abonos generados para las líneas mostradas.
  • Cambiar facturación hasta la fecha Mediante esta acción, la fecha del campo Facturar a puede ajustarse individualmente. Al mismo tiempo, se recalculará el Importe del servicio. La acción se ejecuta para todas las líneas seleccionadas.
  • Eliminar línea de facturación Esta acción se utiliza para eliminar todas las líneas seleccionadas.
  • Actualizar Esta acción actualiza las líneas, por ejemplo, si en ellas aparecen advertencias. Si ya no se indica el motivo de la advertencia, esta se retira.
  • Navegar
  • Cliente/Proveedor La acción abre la ficha de cliente o proveedor de la línea actual.
  • Contrato La acción abre la ficha de contrato de la línea actual.
  • Objeto de servicio La acción abre el objeto de servicio de la línea actual.
  • Dimensiones de la línea de contrato Se utiliza para ver las dimensiones almacenadas en la línea de contrato asociada.
• Líneas de propuesta de facturación
  • Las líneas de propuesta de facturación muestran los detalles de las líneas que desea facturar.
  • Además del contratista y el contrato, también se muestra información sobre el objeto del servicio y los compromisos de servicio que se va a facturar.
  • Cuando se llama a Crear propuesta de facturación, se crean una o más líneas para cada compromiso de servicio en función de la Próxima fecha de facturación y la Facturación hasta la fecha. Siempre se crean varias líneas si el ritmo de facturación de la línea del contrato encaja varias veces en el período entre la próxima fecha de facturación y la Facturación hasta la fecha. Cada línea muestra información sobre el período de facturación (campos Facturación de y Facturación a ) y los precios (campos Importe del servicio, Precio, Cantidad y Descuento). Con este método no se puede pasar por alto ninguna línea de contrato a facturar (siempre que los criterios de filtro de la plantilla de facturación sean correctos), ya que todas las líneas de contrato anteriores forman parte automáticamente del filtro.
  • Es posible definir una agrupación para la propuesta de facturación en la Plantilla de facturación (consulte la siguiente sección). Si se establece una agrupación en el valor predeterminado seleccionado actualmente, las líneas de la propuesta de facturación se pueden expandir y contraer según este criterio. Para ello, utilice la flecha doble situada junto al encabezado Nombre del partner. Además, los bloques individuales también se pueden expandir y contraer. Para ello, utilice la flecha única situada junto al campo Nombre del partner de la línea.
  • Si ya se ha creado un documento de contabilización (factura o nota de abono), se muestra a través de Tipo de documento y Número de documento. Al hacer clic en el número de documento se abre el documento de contabilización.

Propina

Al cambiar la plantilla de facturación y volver a abrir la página Crear propuesta de facturación, puede ampliar la propuesta de facturación pieza por pieza. De esta forma, por ejemplo, se pueden crear facturas colectivas para varios contratos, aunque los contratos se encuentren a través de diferentes propuestas de facturación.

Plantillas de facturación

Al elegir AssistEdit en el campo Plantilla de facturación, se muestran todas las plantillas de facturación disponibles. Cada plantilla de facturación requiere un código y una descripción únicos, así como criterios de filtro y valores predeterminados para el cálculo de fechas. Los valores predeterminados para el cálculo de fechas se especifican en forma de fórmulas de fecha. Luego, los valores de fecha reales se calculan en función de la fecha de trabajo cuando se selecciona/aplica una plantilla de facturación. Esto permite que los valores predeterminados se utilicen una y otra vez.

Utilice el campo Partner para especificar si este valor predeterminado se utiliza para facturar los compromisos de servicio del cliente (valor Cliente ) o del proveedor (valor Proveedor).

Para utilizar una plantilla de facturación debe introducir criterios de filtro. Los criterios determinan los compromisos de servicio a facturar. Para definir los filtros, utilice la acción Editar filtro. Se abre una página en la que puede especificar los criterios de filtro. Además de los criterios preestablecidos, puede agregar criterios como el tipo de contrato, el usuario responsable o el vendedor. Cuando selecciona Aceptar en la página de filtro, los criterios se guardarán en la plantilla de facturación. Esto se reconoce por el hecho de que en el campo Filtro de contrato se coloca un gancho.

En el campo Fórmula de fecha de facturación, se ingresa una fórmula de fecha que se interpretará cuando se utilice la plantilla de facturación en el campo Fecha de facturación. Este campo se utiliza luego para filtrar los compromisos de servicio que se facturarán (según la Próxima fecha de facturación) al crear las líneas de propuesta. Si no se especifica ninguna fórmula de fecha, la Facturación recurrente utilizará la fecha de trabajo.

El campo Fórmula de facturación hasta la fecha se puede utilizar opcionalmente para introducir una fórmula de fecha que, si está presente, se interpretará cuando se utilice la plantilla de facturación en el campo Facturación hasta la fecha. Este campo se utiliza luego para establecer la fecha de finalización de la facturación de los compromisos de servicio a facturar. Si no se especifica ninguna fórmula de fecha, el campo Facturación recurrente también permanecerá vacío y las líneas se propondrán en función de la información de la línea del contrato.

El campo Solo mis sugerencias se puede utilizar para filtrar la propuesta de facturación según aquellas líneas creadas por el usuario.

El campo Agrupar por controla si las líneas de la propuesta de facturación se muestran en grupos. Además de no agruparse, están disponibles las selecciones Contrato y Socio de contrato. Si se seleccione Contrato, se mostrarán agrupadas todas las líneas de facturación de un contrato. El nivel de agrupación se muestra en negrita. Además, los campos Facturación de y Facturar a muestran el período total (agrupado) y el campo Importe servicio muestra el total de los importes de servicio asociados.

Nota

Cada línea de contrato se puede incluir en una propuesta de facturación solo una vez por período de facturación. Si otro usuario ya ha creado una línea de facturación para un período y la propuesta de facturación actual utiliza un valor predeterminado en el que está establecido el indicador Solo mis sugerencias, el usuario actual no puede crear esa línea nuevamente por si mismo.

Crear documentos de registro

Una vez creada la propuesta de facturación, puede utilizar la acción Crear documentos para crear las facturas o notas de abono para las líneas mostradas para las que aún no existen documentos. Se abre la página del mismo nombre, donde se pueden realizar las especificaciones de los documentos que va a crear. Por ejemplo, se pueden especificar Fecha del documento y Fecha de registro. Opcionalmente, los documentos creados también se pueden registrar directamente (Registrar documentos). Además, Documentos por se puede utilizar para especificar si los documentos de registro se crearán por contrato, por socio contractual o por destinatario de la factura.

• Contrato Se crea una factura separada para cada contrato. De esta forma se asumen todos los incumplimientos del respectivo contrato.
• Socio de contrato Se crean facturas para cada socio contractual. Las condiciones de pago, métodos de pago, etc., se toman del cliente. Las facturas solo se crean por separado para los contratos si la moneda o los Detalles para las facturas de contratos difieren.
• Destinatario de la factura Las facturas se crean para cada Destinatario de la factura. Las condiciones de pago, métodos de pago, etc., se toman del cliente. Las facturas solo se crean por separado para los contratos si la moneda o los Detalles para las facturas de contratos difieren.

Para obtener más información sobre la publicación de documentos creados, vaya a Registrar documentos.

Propina

Las líneas de contrato que se facturarán por adelantado y en atrasos se pueden proponer para facturación a través de diferentes plantillas de facturación, si es necesario. Esto es posible a través de la interacción de la Próxima fecha de facturación y la Fecha de facturación, siempre que no se utilice ninguna fecha Facturar a. Como alternativa o adicionalmente, los contratos que se deben facturar de forma diferente también se pueden diferenciar entre sí mediante diferentes tipos de contratos. Para obtener más información, vaya a Tipos de contrato. El tipo de contrato se puede utilizar como filtro en las plantillas de facturación.

Necesidad de actualizar

La Factura periódica tiene un mecanismo de varios niveles para evitar inconsistencias en los datos. Si se realizan cambios de cualquier tipo en un compromiso de servicio o línea de contrato mientras las líneas ya están creadas en la propuesta de facturación, esas líneas se resaltarán dos veces en la propuesta de facturación. Por un lado, las líneas se muestran en rojo y negrita y, por otro lado, reciben un indicador en el campo Actualización requerida, que muestra que es necesaria una actualización de las líneas. Al realizar la actualización, los valores modificados se toman de los compromisos de servicio o de las líneas de contrato. La actualización se puede realizar ejecutando una de las acciones Crear propuesta de facturación o Actualizar. Mientras no se haya realizado la actualización, no se podrán crear documentos de contabilización (factura/nota de abono).

Si ya existe un documento no contabilizado, no se podrán realizar cambios en los compromisos de servicio ni en las líneas de contrato. Aparecerá un mensaje de error correspondiente.

Sólo se pueden realizar cambios que no sean relevantes para la facturación en el propio documento de contabilización. Por ejemplo, se pueden realizar cambios en la descripción de las líneas o se pueden agregar nuevas líneas. Para cualquier otro cambio, primero se debe eliminar el documento de contabilización, realizar los cambios en la línea del contrato (o compromisos de servicio), luego actualizar las líneas de facturación y volver a crear el documento.

Además, no es posible crear varios documentos de contabilización para la misma línea de facturación.

Nota

En el momento en que se crea una propuesta de facturación para una línea de contrato, el campo Próxima fecha de facturación se actualiza para mostrar el estado actual. Si se elimina la línea de facturación (o se cambia el período de facturación), el campo se restablece automáticamente (o se configura en función del período de facturación modificado).

Una nota de abono en una factura de contrato también restablecerá el campo Próxima fecha de facturación. Para garantizar la coherencia de la línea contractual y los compromisos de servicio, al acreditar múltiples facturas contractuales, los créditos deben ser cronológicos.

Consulte también

Gestión de contratos, objetos de servicio y compromisos de servicios