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Crear informes de Power BI para mostrar datos de Dynamics 365 Business Central

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Puede hacer que los datos de Dynamics 365 Business Central estén disponibles como origen de datos en Power BI Desktop y generar informes eficaces del estado de la empresa.

Este artículo describe cómo empezar a usar Power BI Desktop para crear informes que muestren datos de Dynamics 365 Business Central. Después de crear informes, puede publicarlos en su servicio de Power BI o compartirlos con todos los usuarios de su organización. Una vez que estos informes estén en el servicio de Power BI, los usuarios que están configurados para él, pueden ver los informes en Dynamics 365 Business Central.

Prepararse

Nota

Puede obtener los datos de varias empresas en un solo informe con los servicios web OData. Sin embargo, a partir del lanzamiento de versiones 2 de 2021 de Business Central, solo se admite ODataV4. ODataV4 no exporta datos de varias empresas. La función $expand en Power BI que podría pensar que es una forma alternativa de crear un informe de varias empresas, tampoco se puede utilizar. Crea una columna con el nombre de la empresa, pero no la completa con los datos de la empresa después de una actualización.

Agregar Business Central como fuente de datos de Power BI Desktop

La primera tarea al crear informes es agregar Business Central como fuente de datos en Power BI Desktop. Una vez conectado, puede comenzar a generar el informe.

  1. Inicie Power BI Desktop.

  2. Seleccione Obtener datos.

    Si no ve Obtener datos, seleccione el menú Archivo y luego Obtener datos.

  3. En la página Obtener datos, seleccione Servicios en línea.

  4. En el panel Servicios en línea, realice uno de los siguientes pasos:

    • Para conectarse a Business Central online, seleccione Dynamics 365 Business Central, luego Conectar.

  5. Inicie sesión en Business Central (solo una vez).

    Si no ha iniciado sesión antes en Business Central desde Power BI Desktop, se le pedirá que inicie sesión.

    • Para Business Central online, seleccione Iniciar sesión y luego elija la cuenta pertinente. Use la misma cuenta que usa para iniciar sesión en Business Central. Cuando termine, seleccione Conectar.

    Nota

    Una vez que se haya conectado a Business Central, no se le volverá a solicitar que inicie sesión. ¿Cómo cambio o borro la cuenta que estoy usando actualmente para conectarme a Business Central desde Power BI Desktop?

  6. Una vez conectado, Power BI se pone en contacto con el servicio Business Central. La ventana Navegador muestra los orígenes de datos que están disponibles para crear informes. Seleccione una carpeta para expandirla y mostrar los orígenes de datos disponibles.

    Estos orígenes de datos representan todos los servicios web y las páginas API que están publicados para Business Central, agrupados por entornos y empresas. Con Business Central online, Navegador tiene la siguiente estructura:

  7. Seleccione el origen o los orígenes de datos que desea agregar al modelo de datos y después seleccione el botón Cargar.

  8. Si más adelante desea agregar más datos de Business Central, puede repetir los pasos anteriores.

Una vez que los datos se hayan cargado, puede verlos en el panel de navegación derecho en la página. Ya se ha conectado con los datos de Business Central y está preparado para comenzar a crear su informe de Power BI.

Propina

Para obtener más información sobre el uso de Power BI Desktop, vea Introducción a Power BI Desktop.

Crear informes accesibles

Es importante que sus informes puedan ser utilizados por tantas personas como sea posible. Intente diseñar informes para que no requieran ninguna adaptación especial para satisfacer las necesidades específicas de diferentes usuarios. Asegúrese de que el diseño permita a los usuarios aprovechar las tecnologías de asistencia estándar, como los lectores de pantalla. Power BI incluye varias funciones, herramientas y pautas de accesibilidad para ayudarle a lograr este objetivo. Para más información, Diseñar informes de Power BI para accesibilidad en la documentación de Power BI.

Crear informes para mostrar datos asociados con una lista

Puede crear informes que se muestren en un cuadro informativo de una página de lista de Business Central. Los informes pueden contener datos sobre el registro seleccionado en la lista. La creación de estos informes es similar a otros informes, excepto que hay algunas cosas que debe hacer para asegurarse de que los informes se muestren como se espera. Más información en Crear informes de Power BI para mostrar datos de lista en Business Central.

Uso del tema de informe de Business Central (opcional)

Antes de elaborar el informe, le recomendamos que descargue e importe el archivo de tema de Business Central. El archivo de tema crea una paleta de colores de forma que pueda crear informes con el mismo estilo de color que las aplicaciones de Business Central sin pedirle que defina colores personalizados para cada elemento visual.

Nota

Esta tarea es opcional. Siempre puede crear sus informes y luego descargar y aplicar la plantilla de estilo más tarde.

Descargar el tema

El archivo de tema está disponible como archivo json en la Galería de temas comunitarios de Microsoft Power BI. Para descargar el archivo de tema, siga los siguientes pasos:

  1. Ir a la Galería de temas comunitarios de Microsoft Power BI para Microsoft Dynamics 365 Business Central.
  2. Seleccione el archivo adjunto de descarga Microsoft Dynamics Business Central.json.

Importar el tema en un informe

Después de descargar el tema de informe de Business Central, puede importarlo a sus informes. Para importar el tema, seleccione Ver>Temas>Buscar temas. Obtenga más información en Power BI Desktop - Importar temas de informes personalizados.

Publicar informes

Una vez que haya creado o modificado un informe, puede publicarlo en su servicio de Power BI y también compartirlo con otros miembros de su organización. Después de publicar un informe, estará disponible en Power BI. El informe también está disponible para su selección en Business Central.

Para publicar un informe, seleccione Publicar en la pestaña Inicio de la cinta o del menú Archivo. Si ha iniciado sesión en el servicio Power BI, el informe se publica en este servicio. De lo contrario, se le pedirá que inicie sesión.

Distribuir o compartir un informe

Hay dos formas de enviar informes a sus compañeros de trabajo y a otras personas:

  • Distribuya informes como archivos .pbix.

    Los informes se almacenan en su computadora como archivos .pbix. Puede distribuir el archivo .pbix del informe a los usuarios, como cualquier otro archivo. Luego, los usuarios pueden cargar el archivo en su servicio de Power BI. Ver Cargar informes desde archivos.

    Nota

    La distribución de informes de esta manera significa que la actualización de los datos de los informes la realizará cada usuario de forma individual. Esta situación podría impactar el rendimiento de Business Central.

  • Compartir el informe del servicio de Power BI

    Si tiene una licencia de Power BI Pro, puede compartir el informe con otros, directamente desde su servicio de Power BI. Obtenga más información en Power BI - Compartir un tablero o informe.

Cómo desarrollar informes de Power BI entre empresas o entornos

Los puntos de conexión de API de Business Central tienen el prefijo https://api.businesscentral.dynamics.com/v2.0/<environment_name>/api/v2.0 seguido por /companies({company_id})/accounts({id}) (aquí usamos la API accounts como ilustración). Puede utilizar esta estructura para crear consultas de PowerQuery que carguen datos para múltiples empresas o múltiples entornos si el usuario que está leyendo los datos puede tener acceso a ellos.

Para configurar una consulta para cargar datos para varias empresas, siga estos pasos:

  1. Realice la consulta de PowerQuery que carga datos para una sola empresa. Conviértala en una función de Power Query personalizada que toma el ID de la empresa (o tal vez el nombre del entorno) como parámetros. Para obtener más información, vaya a Usar funciones de Power Query personalizadas.
  2. Ahora use la nueva función personalizada en una consulta de PowerQuery, donde asigna la función a una lista de empresas y luego combina los conjuntos de datos usando la función Table.Combine Power Query.

Avanzado: personalice el idioma, el tiempo de espera, la réplica de base de datos o el tamaño de página de su fuente de datos de Business Central

El conector Power BI para Business Central admite varias propiedades avanzadas para conectar con un origen de datos de Business Central que puede configurar en sus consultas de Power Query. La siguiente tabla describe los parámetros.

Parámetro Descripción Valor predeterminado Más información en
AcceptLanguage Este parámetro le permite especificar los idiomas preferidos para las respuestas, garantizando que los usuarios reciban mensajes y cadenas traducibles en el idioma deseado. Establece el idioma en el que se ejecuta la sesión de la API de Business Central. Influye en el idioma de los mensajes de error, los valores formateados en AL y otros valores que dependen del idioma o la referencia cultural.

Establecer este parámetro mejora la satisfacción del usuario y hace que los datos sean más accesibles y relevantes.		 sin especificar Usar valores regionales en informes Power BI en varios idiomas.
ODataMaxPageSize Este parámetro limita la cantidad de entidades por página de resultados, lo que permite mayor flexibilidad al conectarse a conjuntos de datos grandes o utilizar consultas complejas. Establece el número máximo de registros que se devolverán para cada página al llamar a una API. Por ejemplo, si la tabla Clientes tiene 13 000 registros y ODataMaxPageSize está establecido en 5000, Power BI realiza 3 llamadas a la API para obtener clientes. La primera llamada obtiene 5000 registros, la siguiente obtiene 5000 más y la última llamada obtiene los 3000 restantes. Esta opción no puede ser superior al tamaño máximo de página impuesto por Business Central, que es 20 000.

Establecer este parámetro garantiza una recuperación de datos eficiente y rápida, lo que conduce a una obtención de información y una toma de decisiones más rápidas. No puede exceder el tamaño máximo de página definido en el servicio.		 5000 Propiedad ODataPreferenceHeader.MaxPageSize
Tiempo de espera Este parámetro define la duración máxima de una solicitud antes de su cancelación. Establece el tiempo de espera para cada llamada a la API a Business Central. Su valor no puede superar el tiempo de espera impuesto en el servicio Business Central, que actualmente es de 10 minutos (00:10:00).

Establecer este parámetro ayuda a administrar los recursos del sistema de manera eficaz y evita que las consultas de larga duración afecten el rendimiento general del sistema. Los usuarios experimentan retrasos e interrupciones mínimos, lo que garantiza un flujo de trabajo más fluido.		 00:08:00 OData.Feed
UseReadOnlyReplica Este parámetro determina si las solicitudes apuntan a la base de datos principal o a una réplica de solo lectura. Descargar operaciones de lectura de la base de datos principal puede mejorar significativamente el rendimiento.

La configuración de esta propiedad permite una recuperación de datos más rápida y una mejor estabilidad del sistema, especialmente durante las horas pico de uso.		 true

Configurar los parámetros avanzados

  1. Inicie Power BI Desktop.

  2. Complete el paso que se adapte a su escenario:

    1. Seleccione Archivo>Abrir.
    2. Busque y seleccione el informe (.pbix).
    3. En la cinta, seleccione Transformar datos para abrir el Editor de Power Query.

  1. En Editor de Power Query, seleccione Editor avanzado en la cinta.

  2. En el Editor avanzado, busque la línea que comienza con Source =:

    Source = Dynamics365BusinessCentral.ApiContentsWithOptions(null, null, null, null),

  3. En la línea, reemplace el cuarto parámetro de Dynamics365BusinessCentral.ApiContentsWithOptions con una lista separada por comas de las propiedades y valores que desea establecer, por ejemplo:

    Source = Dynamics365BusinessCentral.ApiContentsWithOptions(null, null, null, Dynamics365BusinessCentral.ApiContentsWithOptions(null, null, null, [UseReadOnlyReplica = true, Timeout = Duration.From("00:07:00"), ODataMaxPageSize = 10000, AcceptLanguage = "it-it"])

  4. Seleccione Listo para cerrar el Editor avanzado.

  5. Seleccione Cerrar y aplicar para guardar los cambios y cerrar Editor de Power Query.

Solucionar problemas

Error "Expression.Error: El entorno 'Producción' no existe." al especificar un entorno de Business Central

SE APLICA A: Business Central online

Cuando conecta con Business Central Online desde Power BI al instalar una aplicación Power BI desde Microsoft AppSource que usa datos de Business Central, es posible que se le pida que introduzca el entorno de Business Central al que desea conectarse.

Si recibe un error similar a "Expression.Error: El entorno 'Producción' no existe.", siga estos pasos para solucionar el problema:

  1. Asegúrese de usar las credenciales correctas para acceder a Business Central. Es posible que estas credenciales no sean las mismas que usa para acceder a Power BI. ¿Cómo cambio o borro la cuenta que estoy usando actualmente para conectarme a Business Central desde Power BI Desktop?
  2. Si el entorno es un entono de ISV insertado, debe especificar el nombre del ISV insertado entre paréntesis como parte del nombre del entorno. Por ejemplo, si desea conectar a un entorno denominado Production desde el ISV insertado denominado Fabrikam, debe especificar "PRODUCTION (fabrikam)" como nombre de entorno.

"No se puede insertar un registro. La intención de conexión actual es de solo lectura." (error al conectarse a la página API personalizada)

SE APLICA A: Business Central online

De forma predeterminada, los informes que utilizan datos de Business Central se conectarán a una réplica de solo lectura de la base de datos de Business Central. En casos excepcionales, según el diseño de la página, podría obtener un error cuando intente conectarse y obtener datos de la página. El error se ve así:

Dynamics365BusinessCentral: Request failed: The remote server returned an error: (400) Bad Request. (Can't insert a record. Current connection intent is Read-Only. CorrelationId: [...])".

Si usa una página de API personalizada, le recomendamos que rediseñe la página para asegurarse de que no realice modificaciones en la base de datos cuando solo esté leyendo datos. Pero en caso de que su escenario lo requiera, puede configurar el conector para usar una conexión de lectura y escritura en su lugar.

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