Administración de solicitudes de interesados del RGPD en Viva Engage Enterprise
Como administrador verificado, puede borrar un usuario de Viva Engage para cumplir con una solicitud del interesado del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Al borrar un usuario, se quita la información de identificación personal sobre el usuario, pero los mensajes y archivos del usuario permanecen. Puede revisar los mensajes y archivos de un usuario para decidir cuáles eliminar. El contenido que queda se identifica con un identificador, no con el nombre del usuario.
Elija el enfoque que tenga sentido para su situación y siga los pasos del orden indicado. El pedido importa: después de borrar un usuario, ya no puede encontrar sus datos para eliminarlos.
| Enfoque | Pasos |
|---|---|
| Mantener todos los mensajes y archivos creados por el usuario. | Quite el usuario mediante la opción Borrar el usuario . Esto quita al usuario del inquilino principal y a los inquilinos externos a los que pertenecen, pero no elimina ninguno de sus mensajes o archivos. |
| Eliminar todos los mensajes creados por el usuario y decidir qué archivos eliminar | 1. Realice una exportación por usuario de los datos del usuario para el inquilino principal y otra para cada inquilino externo al que pertenece. 2. Quite el usuario de cada inquilino mediante la opción Quitar permanentemente este usuario y quite sus mensajes . 3. En el inquilino principal, use la opción Borrar el usuario . 4. En un plazo de 14 días, quite los archivos almacenados en Viva Engage en el inquilino principal según sea necesario y cualquier información no incluida en la exportación por usuario.* |
| Revisar los archivos y mensajes creados por el usuario y decidir cuáles mantener y cuáles eliminar | 1. Realice una exportación por usuario de los datos del usuario para el inquilino principal y otra para cada inquilino externo al que pertenece. 2. En el inquilino principal, use la opción Borrar este usuario . 3. En un plazo de 14 días, quite los archivos o mensajes según sea necesario del inquilino principal y cualquier información que no se incluya en la exportación por usuario.* |
* Si prefiere tener más de 14 días para revisar y eliminar archivos y mensajes, puede hacerlo antes de borrar al usuario.
Importante
El cierre de una cuenta de Microsoft Entra ID no elimina el usuario ni su información. Para eliminar la información del usuario, vaya al Centro de administración de Viva Engage y complete las instrucciones que se proporcionan a continuación.
Eliminar archivos o mensajes específicos
Use el id. de archivo de Viva Engage de la exportación para ir directamente al archivo en Viva Engage y eliminarlo.
Importante
Para los archivos de Viva Engage almacenados en SharePoint, elimine los archivos de Viva Engage con el fin de quitar los metadatos de Viva Engage, así como el archivo.
Para buscar y eliminar un mensaje específico:
En la exportación de datos, busque la dirección URL del mensaje en la columna gdpr_delete_url . La dirección URL tiene esta sintaxis: https://www.yammer.com/network_name/#/Threads/show?threadId=thread_id. Por ejemplo: http://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/threads/show?threadID=135893.
En el mensaje, seleccione el icono
Más y, a continuación, seleccione Eliminación rígida del RGPD.
Para buscar y eliminar un archivo Viva Engage específico almacenado en Viva Engage o SharePoint:
Use el cuadro Buscar en Viva Engage. Por ejemplo, para un archivo denominado 12345678.pptx en la exportación, busque 1235678.pptx. En los resultados de la búsqueda, seleccione Ir a archivo y, a continuación, seleccione Eliminar este archivo.
También puede compilar la dirección URL del archivo. Use https://www.yammer.com/network_name/#/archivos/file_number, por ejemplo, https://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678. En la página Viva Engage del archivo, seleccione Eliminar este archivo.
Para eliminar las imágenes de portada de un usuario:
Nota:
En los casos en los que el administrador o el usuario no tienen una licencia Premium o el usuario ya no tiene su propia historia, las fotos cargadas anteriormente tendrán que eliminarse a través de la API.
A través de la API: Los administradores de Engage o los administradores comprobados pueden eliminar imágenes de portada para cualquier usuario de su inquilino a través de una llamada API. La dirección URL tiene esta sintaxis: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/ user_id/cover-image.
Por ejemplo, para eliminar las imágenes de portada de un usuario con id. 1234567890, la dirección URL tendría el siguiente aspecto: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/1234567890/cover-image.
A través de la interfaz de usuario: Los administradores de Engage con licencias Premium Viva pueden cargar o eliminar fotos de portada para cualquier usuario que tenga la licencia Premium Viva y tenga la historia habilitada por:
- Visitar la página de perfil del usuario.
- Mantenga el mouse sobre el encabezado del perfil y seleccione "Cargar foto de portada".
- Eliminar o cargar una nueva imagen de portada, según sea necesario.
Buscar y eliminar los datos de usuario que no se incluyen en la exportación por usuario
Hay algunos datos de usuario que no se incluyen en una exportación.
Para buscar estos datos para un usuario, vaya a Configuración de 
> Viva Engage Personas y seleccione el nombre del usuario.
La siguiente tabla muestra cómo cambiar o eliminar estos datos, si es necesario.
| Tipo de datos | Cómo cambiar o eliminar datos |
|---|---|
| Mensajes en marcadores, pertenencia a grupos, usuarios seguidos o seguidores y temas seguidos | Al borrar un usuario de los inquilinos domésticos y externos de Viva Engage, esta información se elimina después del período de suspensión de 14 días. Un usuario puede cambiar o eliminar esta información. Para ver los pasos, consulta Sugerencias para mantenerte organizado en Viva Engage. |
| Configuración de usuario, incluida la configuración de idioma, aplicación y notificaciones | Al borrar un usuario de su inquilino doméstico y externo de Viva Engage, esta información se elimina después del período de suspensión de 14 días. Como administrador, no puede cambiar esta información para un usuario. Sin embargo, un usuario puede cambiar su propia configuración. Para ver los pasos, consulta Cambiar mi perfil y configuración de Viva Engage. |
| Perfil de usuario | Si el usuario tiene una identidad de Viva Engage, hay dos opciones para quitar el usuario:
|
Editar el perfil y la configuración del usuario (hecho por el usuario)
Un usuario puede editar su propio perfil. Los administradores no pueden cambiar el perfil de usuario ni la configuración.
El usuario puede seleccionar el icono
de configuración de Viva Engage y, a continuación, seleccionar Editar configuración.Seleccione la pestaña para el cambio que desea realizar:
Para cambiar el perfil, seleccione Perfil.
Para cambiar la contraseña, seleccione Contraseña.
Para editar las notificaciones, seleccione Redes.
Para ver la actividad de la cuenta, seleccione Actividad de cuenta.
Para ver qué aplicaciones ha instalado, seleccione Mis aplicaciones.
Para establecer las preferencias, seleccione Preferencias.
Quitar un usuario de un grupo, incluido un grupo externo
En el grupo, seleccione Miembros.
Seleccione el icono
Configuración situado junto al nombre del usuario.Seleccione Quitar del grupo.
Quitar a un participante externo de una conversación
- En la conversación Viva Engage, seleccione Quitar participantes.
Borrar un usuario de su inquilino doméstico e inquilinos externos de Viva Engage
Importante
Al borrar un usuario, hay una ventana de 14 días para decidir qué archivos y mensajes guardar o eliminar en el inquilino principal antes de que los datos de identificación del usuario se borren por completo. Si desea revisar y eliminar algunos o todos los mensajes y archivos del usuario, asegúrese de exportar los datos de usuario y realizar las eliminaciones antes de borrar la cuenta del usuario, o en un plazo de 14 días después de seleccionar Borrar este usuario. Después de la ventana de 14 días, los archivos y los mensajes seguirán existiendo, pero se marcarán como pertenecientes a un usuario anterior.
Una vez que la cuenta de un usuario pasa de desactivada a eliminada, no puede asociar datos de usuario a ese usuario, lo que significa que ya no puede exportar ni revisar sus datos.
Importante
Si desea revisar y eliminar mensajes y archivos en grupos externos, subprocesos externos e inquilinos en los que el usuario es miembro invitado, siga las instrucciones de Eliminación de mensajes específicos o archivos de Viva Engage almacenados en Viva Engage o SharePointantes de borrar al usuario. Después de seleccionar Borrar este usuario, ya no podrá asociarlo a estos mensajes y archivos.
Importante
Al quitar un usuario de su inquilino principal de Viva Engage, se quita de todos los inquilinos externos. Debe quitar los usuarios invitados por separado en cada inquilino externo del que sean miembros.
Cuando se borra un usuario, se eliminan los siguientes datos de usuario:
Los usuarios a los que sigue la persona, la conexión a conversaciones y temas que seguía y la conexión a usuarios que la seguían
Marcadores, preferencias de idioma, configuración de notificaciones y actividad de cuenta
Perfil
Pertenencia a grupos
La lista de inquilinos de los que eran miembros
Como administrador, puede borrar un usuario del inquilino principal y de cualquier inquilino externo al que pertenezca.
Quitar un usuario (hecho por el administrador)
En el Centro de administración de Viva Engage, vaya a Usuarios>Quitar usuarios.
Escriba el nombre de un usuario existente. Después de seleccionar el usuario, se muestran las opciones de eliminación.
Si desea eliminar todos los mensajes de un usuario antes de borrar el usuario:
- Seleccione Quitar permanentemente este usuario y quitar sus mensajes y, a continuación, seleccione Enviar.
- Cuando se complete, seleccione Borrar este usuario. Esto quita el nombre del usuario y los datos de actividad.
Si desea conservar todos los archivos y mensajes del usuario, seleccione Borrar el usuario.
Si desea revisar los mensajes y archivos del usuario (y ya ha eliminado mensajes y archivos en grupos externos, subprocesos o inquilinos en los que el usuario es miembro invitado), siga estos pasos:
Desactive al usuario durante 14 días para exportar sus datos de usuario y evaluar sus archivos y mensajes de inquilino principal seleccionando Borrar este usuario. Borre su nombre e información personal, pero deje sus mensajes. (No se puede deshacer después de 14 días):
El usuario está marcado como desactivado y aparece en la página Quitar usuarios . En un plazo de 14 días, puede reactivar al usuario.
Después de 14 días, se envía un mensaje a todos los administradores de inquilinos y a los administradores comprobados informándoles de que se ha eliminado el usuario.
Seleccione Enviar.
En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Sí, Eliminar cuenta de forma permanente.
En los 14 días siguientes, siga las instrucciones de Eliminación de mensajes o archivos específicos.
Reactivar una cuenta desactivada tras usar Borrar el usuario
Cuando se desactiva la cuenta de un usuario mediante la opción Borrar este usuario , tiene 14 días para reactivar al usuario.
Vaya al Centro de administración de Viva Engage.
Seleccione Quitar usuarios.
Vaya a la sección Usuarios desactivados . Esta sección solo es visible cuando hay al menos una cuenta de usuario desactivada.
Seleccione Reactivar para cada usuario que quiera reactivar.
Después de 14 días, el usuario no se podrá reactivar.
Vea también
Administración del cumplimiento de datos de Viva Engage
Exportación de datos desde el centro de administración de Viva Engage