Χρήση δεδομένων για την αύξηση της παραγωγικότητας των συσκέψεων στο Microsoft Teams

ΙΣΧΕΙ ΓΙΑ: Η υπηρεσία Power BI για χρήστεςεπιχειρήσεων Υπηρεσία Power BI για σχεδιαστές και προγραμματιστέςPower BI Desktop Απαιτεί άδεια χρήσης Pro ή Premium

Στις συνεδριάσεις, η διατήρηση όλων στην πορεία προς τους κοινούς στόχους είναι σημαντική. Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα, τάσεις και μετρικά για να εμφανίσετε την επίδραση της εργασίας που κάνετε εσείς και η ομάδα σας.

Είναι εύκολο να χρησιμοποιήσετε το Power BI σε συσκέψεις για να έχετε κρίσιμα δεδομένα υπόψη. Βοηθά όλους να γνωρίζουν ποια δεδομένα είναι τα πιο σημαντικά και δημιουργεί δεξιότητες που βοηθούν την ομάδα σας να λαμβάνει ευέλικτες αποφάσεις με βάση την πρόοδό σας προς τους στόχους. Εστιάζοντας κυρίως στην επίτευξη μετρήσιμων αποτελεσμάτων, η ομάδα σας αποκτά την αίσθηση του θετικού αντίκτυπου της εργασίας της.

Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τις συσκέψεις σας.

• Πριν από τη συνάντηση. Προσθέστε τις αναφορές και τους πίνακες βαθμολογίας απευθείας στην πρόσκληση σύσκεψης, ώστε όλοι οι χρήστες να έχουν πρόσβαση σε αυτές.
• Κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Ανοίξτε και παρουσιάστε αυτές τις αναφορές από το ημερολόγιο. Μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε συνομιλία για να μοιραστείτε περισσότερες αναφορές και πίνακες βαθμολογίας ή για να βρείτε απαντήσεις σε ερωτήσεις που τέθηκαν στη σύσκεψη.
• Μετά τη συνάντηση. Στείλτε μια σύνοψη με τα βασικά αποτελέσματα που συζητήθηκαν και τις ενέργειες που αποφάσισε να κάνει η ομάδα για να σας βοηθήσει να επιτύχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Υποβολή ερωτήσεων βάσει δεδομένων

Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις που μπορείτε να προσθέσετε στην ημερήσια διάταξη της σύσκεψης για να ξεκινήσετε τη συζήτηση και να προσδιορίσετε τις καλύτερες ενέργειες που πρέπει να κάνετε για να επιτύχετε τα επιθυμητά αποτελέσματά σας:

• Σημειώνουμε πρόοδο προς τους στόχους μας όσο γρήγορα περιμέναμε;
• Ποιες ενέργειες μπορούμε να κάνουμε την επόμενη εβδομάδα ή μήνα, οι οποίες είναι πιο πιθανό να βελτιώσουν τα μετρικά μας;
• Ποια μετρικά μπορούμε να αρχίσουμε να παρακολουθούμε για να έχουμε μια καλύτερη αίσθηση προόδου προς τα επιθυμητά αποτελέσματα;

Εξετάστε τα δεδομένα σας εβδομαδιαία, ή τουλάχιστον μηνιαία, για να αποκτήσετε τη συνήθεια να κάνετε ερωτήσεις και να συζητάτε τις καλύτερες ενέργειες που πρέπει να κάνετε την επόμενη εβδομάδα ή δύο. Βοηθά την ομάδα να μάθει να αξιοποιεί τα δεδομένα καθώς σχεδιάζει την εργασία της.

Πριν από τη σύσκεψη

Για να ετοιμαστείτε για τη σύσκεψη, προσθέστε μια αναφορά ή έναν πίνακα βαθμολογίας του Power BI στην πρόσκληση σύσκεψης. Εξετάστε τα δεδομένα στην αναφορά ή τον πίνακα βαθμολογίας και ενθαρρύνετε τους άλλους συμμετέχοντες να κάνουν το ίδιο. Τότε όλοι είναι έτοιμοι για τη συνάντηση.

Προσθήκη Power BI

Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια αναφορά ή έναν πίνακα βαθμολογίας Του Power BI σε μια σύσκεψη.

1. Προγραμματίστε μια συνάντηση στο Teams.

2. Στείλτε την πρόσκληση σύσκεψης.

3. Επιλέξτε Επεξεργασία για να ανοίξετε την σύσκεψη στο ημερολόγιο. Η επιλογή επεξεργασίας εμφανίζεται μόνο αν είστε ο διοργανωτής της σύσκεψης.

   

4. Επιλέξτε το κουμπί + Προσθήκη καρτέλας.

   

5. Επιλέξτε Power BI. Στην οθόνη που ανοίγει, επιλέξτε Προσθήκη.

6. Στο παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης, επιλέξτε Αποθήκευση.

   

7. Στη νέα καρτέλα Power BI που δημιουργήσατε, επιλέξτε Περιηγηθείτε σε χώρους εργασίας για να μεταβείτε στην αναφορά ή τον πίνακα βαθμολογίας που θέλετε να προσθέσετε ή εισαγάγετε τη σύνδεση στον Επικολλήστε μια σύνδεση Power BI πεδίο.

8. Επιλέξτε Προσθήκη. Το όνομα που εμφανίζεται στην καρτέλα του Teams αλλάζει στο όνομα της αναφοράς ή του πίνακα βαθμολογίας που επιλέξατε.

9. Ανατρέξτε στο θέμα Εκχώρηση δικαιωμάτων σε μέλη ομάδας για τον τρόπο κοινής χρήσης με τους συναδέλφους σας.

10. Προσθέστε ένα στοιχείο της ημερήσιας διάταξης στη σύσκεψη για να ελέγξετε και να συζητήσετε τα δεδομένα.

Εξέταση των δεδομένων

Είναι καλή ιδέα να εξετάσετε τα δεδομένα σας στο Power BI πριν από μια σύσκεψη.

1. Ανοίξτε την σύσκεψη από το ημερολόγιο.

2. Ανοίξτε την καρτέλα Power BI που έχει την αναφορά ή τον πίνακα βαθμολογίας.

3. Εξετάστε την αναφορά ή τον πίνακα βαθμολογίας.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να ορίσετε μια υπενθύμιση για τη σύσκεψη, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν επίσης να διαβάσουν εκ των προτέρων τα δεδομένα πριν από τη σύσκεψη. Βοηθά όλους να γνωρίζουν τα πιο πρόσφατα δεδομένα και βελτιώνει τη συζήτηση κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης

Όταν βρίσκεστε σε μια σύσκεψη, τα δεδομένα μπορούν να σας βοηθήσουν να καθοδηγήσετε τη συζήτηση ή να απαντήσετε σε ερωτήσεις που τέθηκαν από τους συμμετέχοντες. Είναι εύκολο να παρουσιάσετε δεδομένα στο Power BI κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, να μοιραστείτε συνδέσεις προς δεδομένα με συμμετέχοντες σε συσκέψεις και να βρείτε δεδομένα που μπορούν να απαντήσουν σε ερωτήσεις.

1. Μετά τη συμμετοχή σας στη σύσκεψη, μεταβείτε στο παράθυρο του Teams.

2. Ανοίξτε το ημερολόγιο στο Teams.

3. Ανοίξτε τη σύσκεψη στο ημερολόγιο.

4. Οποιοσδήποτε στην σύσκεψη μπορεί να επιλέξει την καρτέλα Power BI για να προβάλει την αναφορά που προσθέσατε στη σύσκεψη.

   

5. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο σύσκεψης για να παρουσιάσετε την οθόνη σας.

Καταγραφή απεικονίσεων που είναι σημαντικές για να τις βλέπουν όλοι

1. Προβάλετε την αναφορά στην εφαρμογή Power BI στο Teams.

2. Επιλέξτε μια απεικόνιση.

3. Επιλέξτε Αντιγραφή ως εικόνας με λεζαντών για να αντιγράψετε την απεικόνιση.

   

4. Στο παράθυρο διαλόγου Image με λεζάντα που δημιουργήθηκε, επιλέξτε Αντιγραφή για να αντιγράψετε την απεικόνιση στο πρόχειρο.

5. Επικολλήστε την απεικόνιση στη συνομιλία σύσκεψης.

Αποστολή μηνύματος στη συνομιλία σύσκεψης από μια αναφορά

1. Προβάλετε την αναφορά στην εφαρμογή Power BI στο Teams ή στην υπηρεσία Power BI.

2. Επιλέξτε την αναφορά ή μια συγκεκριμένη απεικόνιση.

3. Επιλέξτε το κουμπί Κοινή χρήση.

   

4. Στο παράθυρο διαλόγου Αποστολή σύνδεσης, πληκτρολογήστε ένα όνομα ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ενεργοποιήσετε το κουμπί Αποστολή και τα εικονίδια για κοινή χρήση.

   

5. Επιλέξτε το εικονίδιο Teams. Στο παράθυρο διαλόγου Κοινή χρήση που ανοίγει, μπορείτε να αναζητήσετε και να επιλέξετε ένα κανάλι ή συνομιλία Teams για να κάνετε κοινή χρήση της αναφοράς. Στη συνέχεια, επιλέξτε Κοινή χρήση.

6. Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας πάνω από τη σύνδεση που παρέχεται.

7. Επιλέξτε Αποστολή.

Το μήνυμά σας εμφανίζεται ως μέρος της συνομιλίας σύσκεψης. Οι συμμετέχοντες μπορούν να την ανοίξουν για να δουν τα δεδομένα με εφαρμοσμένα τα φίλτρα και τους αναλυτές.

Απάντηση σε ερωτήσεις με δεδομένα σε συνομιλία

1. Ανοίξτε τη συνομιλία σύσκεψης.

2. Επιλέξτε ενέργειες και εφαρμογές εικονίδιο με το σύμβολο συν.

   

3. Επιλέξτε Power BI.

4. Κάντε αναζήτηση για περιεχόμενο ή επιλέξτε από τη λίστα των πρόσφατων στοιχείων σας.

5. Επιλέξτε ένα στοιχείο Power BI.

6. Επιλέξτε Αποστολή.

7. Στο μήνυμα που στάλθηκε, επιλέξτε το κουμπί Άνοιγμα για την αναφορά ή τον πίνακα βαθμολογίας.

Μετά τη σύσκεψη

Είναι χρήσιμο να κοινοποιήσετε μια σύνοψη των πιο σημαντικών σημείων δεδομένων που συζητήθηκαν και των ενεργειών που σχεδιάζει η ομάδα για να βοηθήσει στην επίτευξη αποτελεσμάτων. Εάν έχετε καταγράψει απεικονίσεις κατά τη διάρκεια της σύσκεψης στη συνομιλία, μπορείτε να τις μεταφέρετε σε μια δημοσίευση σύνοψης σύσκεψης στη συνομιλία ή σε ένα μήνυμα παρακολούθησης.

Εξετάστε τη χρήση βασικών σημείων δεδομένων για τη δημιουργία μετρικών και την παρακολούθηση τους σε έναν πίνακα βαθμολογίας. Η συνεπής παρακολούθηση της προόδου σε σχέση με ένα μετρικό σε μια σειρά συσκέψεων είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να διατηρείτε την ομάδα ή το έργο σας σε καλό δρόμο.

Σχετικό περιεχόμενο

• Προσθήκη της εφαρμογής Power BI στο Microsoft Teams
• Χρήση μετρικών του Power BI για τη βελτίωση των αποτελεσμάτων στο Microsoft Teams
• Επικεφαλής συζητήσεων που βασίζονται σε δεδομένα στο Microsoft Teams
• Δημιουργία αναφορών από δεδομένα στο Microsoft Teams
• Ανάλυση των δεδομένων συνεργασίας στο Teams