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Anleitung: Anleitung: Von klassischen Workflows zu Power Automate-Flows in SharePoint migrieren

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Aktuelle Situation

Für Geschäftsbenutzer, die Apps und Prozessautomatisierungen in SharePoint heute und in zukunft erstellen, sind Microsoft Power Apps und Flows in Microsoft Power Automate die Tools Ihrer Wahl. Dieser natürliche Übergang ist im Gange, da SharePoint sich von InfoPath und SharePoint Designer Workflows zur Einfachheit und Vielseitigkeit von Power Apps und Flows in Power Automate entwickelt.

Aktuelle Situation

Aktuelle Situation

Dieser Artikel enthält insbesondere Anleitungen zum Planen des Übergangs von klassischen SharePoint-Workflows zu Power Automate-Flows.

Klassische Workflows in SharePoint

Klassische Workflows in SharePoint bilden zwei Workflowsysteme:

Beide Workflowsysteme ermöglichen Es Benutzern zwar, Workflows in SharePoint zu erstellen und zu veröffentlichen, doch sehen Sie sich die folgenden wichtigen Unterschiede an:

  • SharePoint 2010-Workflows, die zusammen mit SharePoint Server 2010 veröffentlicht wurden, werden in der SharePoint-Workflowlaufzeit gehostet und ausgeführt.
  • SharePoint 2013-Workflows, die zusammen mit SharePoint Server 2013 veröffentlicht wurden, werden in SharePoint gehostet und in Workflow-Manager ausgeführt, die unabhängig ausgeführt werden.

Benutzer verwenden in erster Linie SharePoint-Designer zum Erstellen und Veröffentlichen von Workflows in SharePoint, während professionelle Entwickler, die Workflows erweitern und erstellen möchten, Visual Studio verwenden, um Workflows in SharePoint zu erstellen und zu veröffentlichen.

Wichtig

Nach dem 1. August 2020 können neue Microsoft 365-Kunden SharePoint 2013-Workflows oder Power Automate verwenden. Da workflows für SharePoint 2013 in Zukunft jedoch einen ähnlichen Weg zur Einstellung einschlagen werden, wird dringend empfohlen, Power Automate oder andere unterstützte Lösungen zu verwenden. Wenn Sie mehr über die SharePoint 2013-Workflownutzung in Ihrem Mandanten erfahren möchten, können Sie das Workflow 2013-Bewertungstool verwenden. Dieses Tool bewertet Ihren Mandanten auf SharePoint 2013-Workflow-Nutzung und generiert einen Power BI Bericht mit den Ergebnissen.

Hinweis

Mit dem SharePoint-Migrationstool (SPMT) können Sie vordefinierte SharePoint Server 2010-Workflows und SharePoint Designer 2010 & 2013-Workflows zu Power Automate migrieren. Erfahren Sie mehr über das Migrieren Von SharePoint Server und SharePoint Designer Workflows mit SPMT.

Moderne Workflows mit Power Automate-Flows

Seit der Veröffentlichung klassischer Workflows haben sich SharePoint- und Microsoft 365-Apps weiterentwickelt, um überzeugende, flexible und leistungsfähigere Umgebungen zu bieten. Moderne Umgebungen in SharePoint lassen sich in die restlichen Microsoft 365-Apps und -Dienste integrieren, um Sicherheit, Produktivität und Zusammenarbeit zu steigern.

Power Automate hilft Benutzern und Unternehmen, automatisierte Workflows zwischen Ihren bevorzugten Apps und Diensten zu erstellen, um Benachrichtigungen zu erhalten, Daten zu sammeln, Geschäftsrichtlinien zu automatisieren und vieles mehr.

Mithilfe von Microsoft Power Automate können SharePoint-Benutzer den SharePoint-Connector verwenden, um Automatisierungen für datenänderungen in einer Liste oder Bibliothek zu erstellen. Benutzer können einfache bis komplexe Workflows erstellen, z. B.:

  • Senden Sie eine E-Mail, wenn ein neues Element in einer Liste erstellt wird.
  • Starten Sie die Genehmigung, wenn eine neue Datei in einer Bibliothek hinzugefügt wird.

Zum Erstellen und Erstellen von Flows verwenden Benutzer in erster Linie die Power Automate-Website , während Benutzer auch Flows aus SharePoint oder mithilfe der mobilen Power Automate-App erstellen können.

Weitere Informationen zum Erstellen von Workflows mit Power Automate in SharePoint finden Sie hier: Geschäfts-Apps und Geschäftsprozess-Apps und Geschäftsprozessautomatisierung.

Problempunkte beim Wechseln zwischen klassischen Workflows in SharePoint- und Power Automate-Flows

Viele Leute sind der Meinung, dass es erhebliche Lücken zwischen SharePoint Designer (klassischen) Workflows und Power Automate-Flows gibt, aber die Liste ist nicht lang. Natürlich gibt es einige Problemumgehungen, die Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen sollten, wenn Sie von klassischen Workflows zu Power Automate-Flows wechseln.

  • Ausführungslimit von 30 Tagen für Flows: SharePoint Designer Workflows können endlos ausgeführt werden, aber Flows haben eine Lebensdauer von 30 Tagen. Wenn Sie diese Einschränkung übersteigen, muss sich Ihr Flow selbst auf eine neue Weise aufrufen, um das Takten der Uhr neu zu starten. Abhängig von der Lösung, die Sie dafür auswählen, ist möglicherweise eine Premium-Power Automate-Lizenz erforderlich.
  • HTTP-Connector : Wenn Sie Aufrufe an die REST-API von SharePoint senden, können Sie die Aktion "HTTP-Anforderung an SharePoint senden" verwenden, die im SharePoint-Connector verfügbar ist. Flow verfügt auch über einen generischen HTTP-Connector (als Aktion), aber es handelt sich um einen Premium-Connector. Wenn Sie HTTP-Aufrufe häufig verwenden, können Sie einen "Dienstkonto"-Benutzer mit einer Power Automate-Lizenz erstellen und diese Flows mit diesem Benutzerkonto ausführen. Dies erleichtert auch die Verwaltung der Flows, die Sie als "Unternehmensflows" betrachten.
  • Wiederverwendbare Flows: Mithilfe eines modularen Denkens können Sie einen master Flow erstellen, den ein Flow pro Liste oder Bibliothek aufrufen kann, um die schwere Arbeit zu erledigen. In gewisser Weise ist dies sogar vorzuziehen, da Sie einen Flow bearbeiten können, der an vielen Stellen zentral verwendet wird. Hierfür ist jedoch eine Premium Power Automate-Lizenz erforderlich. Alternativ können Sie Flowaktionen verwenden, um alle Listen oder Bibliotheken zu ermitteln, die einigen Kriterien entsprechen, und den Flow für alle auf einem Timer und nicht basierend auf Ereignissen auszuführen.
  • Workflowverlaufsspeicher: Flows verwalten einen umfassend detaillierten Verlauf im Kontext des Flows selbst im Power Automate-Dashboard für die Ausführungen, die in den letzten 28 Tagen aufgetreten sind. Wenn Sie eine Nachverfolgung auf Ihren Websites benötigen oder die Verlaufsprotokollierung länger als 28 Tage beibehalten möchten, können Sie die Datenflussprotokollinformationen in einer von Ihnen erstellten Liste speichern.
  • Identitätswechsel : In SharePoint 2010-Workflows können Sie einen Identitätswechselschritt hinzufügen, um als anderer Benutzer zu fungieren. Sie können ähnliche Funktionen erreichen, indem Sie verschiedene Benutzerkonten mit unterschiedlichen (erhöhten) Berechtigungen für bestimmte Aktionen verwenden. Alternativ können Sie die Verwendung einer Azure Active Directory-Anwendungsregistrierung in Betracht ziehen, ihr Berechtigungen zuweisen und diese zum direkten Aufrufen der APIs verwenden. Letzteres erfordert eine Premium Power Automate-Lizenz und erfordert mehr manuellen Aufwand für die Anrufe.

Obwohl diese Problempunkte vorhanden sind, können Sie sehen, dass für jeden von ihnen Problemumgehungen vorhanden sind. Beachten Sie, dass einige dieser Problemumgehungen eine Power Automate Premium Lizenz erfordern. Erfahren Sie mehr über die Lizenzauswirkungen und darüber, wer eine Premium-Lizenz benötigen wird.

Moderne Genehmigungen mit Power Automate-Flows

Genehmigungen sind das häufigste Workflowszenario, wenn es um die Automatisierung von Geschäftsprozessen in SharePoint geht. Beim Übergang zu Power Automate-Flows können Genehmigungen für Daten in SharePoint, Dynamics 365, Formularen, SQL usw. optimiert werden. Sie können Genehmigungen in Ihrem Workflow erstellen und gesendete und empfangene Anforderungen in einem einheitlichen Aktionscenter anzeigen. Mithilfe von Power Automate-Genehmigungen können Benutzer Flows anpassen und Genehmigungen für die folgenden Typen erstellen:

SharePoint-Genehmigungen wie Seitengenehmigungen, Dokumentgenehmigungen und Hubzuordnungsgenehmigungen werden alle integriert und von Power Automate-Flows unterstützt, sodass Benutzer den Geschäftsprozess für jedes Genehmigungsszenario flexibel anpassen können.

Erstellen klassischer Workflows und Flows

Um die Verbesserungen beim Erstellen von Workflows mit Flows in Power Automate und klassischen Workflows mithilfe von SharePoint Designer vollständig zu verstehen, müssen sich Benutzer zunächst mit den Workflowterminologien vertraut machen, die von den Workflowtools verwendet werden, d. h. SharePoint Designer und Power Automate.

Zum Erstellen von Workflows verwenden Benutzer, wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben, in erster Linie SharePoint-Designer zum Erstellen klassischer Workflows und das Power Automate-Websiteportal zum Erstellen von Flows.

Sehen Sie sich die folgenden Tabellen an, in denen die Workflowterminologien, Trigger und Aktionen verglichen werden, um die gängigsten Workflowkonzepte und -unterstützungen zu ermitteln.

Während die folgenden Listen einige der häufigsten Workflowfunktionen enthalten, bietet Power Automate viele weitere Features und wird aktiv mit neuen Features aktualisiert. Es wird dringend empfohlen, die folgenden Power Automate-Websites für geführtes Lernen zu besuchen:

Workflowkonzepte

Workflowkonzept SharePoint-Workflow Power Automate
Eine Bedingung, die bewirkt, dass der Workflow ausgeführt oder ausgeführt wird. Startoptionen und -ereignisse Auslöser
Bausteine, mit denen Benutzer den Workflow mit Geschäftslogik anpassen können Aktionen Aktionen
Anwenden und Ausführen von bedingter Geschäftslogik in Workflows Bedingungen Bedingungen (verfügbar unter Aktionen)
Abrufen zusätzlicher Eingaben von Benutzern beim Ausführen manueller Workflows Initiierungsformular Triggereingaben

Workflowtypen

Workflowtyp SharePoint-Workflow Power Automate-Flow
Workflows auflisten Ja Ja
Bibliotheksworkflows Ja Ja
Wiederverwendbare Workflows Ja Nicht verfügbar
Websiteworkflows Ja Nicht verfügbar

SharePoint-Integrationen

SharePoint-Integration SharePoint-Workflow Power Automate-Flow
Create eines benutzerdefinierten Workflows aus einer Liste oder Bibliothek Ja Ja, nur in modernen Umgebungen
Ausführen oder Starten eines benutzerdefinierten Workflows für ein Element, eine Datei oder einen Ordner Ja Ja, nur in modernen Umgebungen
Create und Reagieren auf die Standardgenehmigung für ein Element oder eine Datei Ja Ja
Create und Reagieren auf Genehmigungen klassischer Veröffentlichungsseiten Ja Nicht verfügbar
Create und Reagieren auf moderne Seitengenehmigungen Nicht verfügbar Ja
Create und Verwalten von Genehmigungsanforderungen für Hubwebsitezuordnungen Nicht verfügbar Ja

Auflisten von Triggern

Trigger auflisten SharePoint-Workflow Power Automate-Flow
Wenn ein Element erstellt wird Ja Ja
Wenn ein Element geändert wird Ja Ja
Wenn ein Element erstellt oder geändert wird Nicht verfügbar Ja
Websiteworkflows Ja Nicht verfügbar
Wenn ein Element gelöscht wird Nicht verfügbar Ja
Für ein ausgewähltes Element Ja Ja

Listenaktionen

Aktion auflisten SharePoint-Workflow Power Automate-Flow
Elemente abrufen Nicht verfügbar Ja
Create eines Elements Ja Ja
Aktualisieren eines Elements Ja Ja
Löschen eines Elements Ja Ja
Kopieren eines Listenelements Ja Ja, durch erneutes Verwenden der Aktion "Create eines Elements"
Abrufen von Anlagen Nicht verfügbar Ja
Abrufen von Anlageninhalten Nicht verfügbar Ja
Anlage hinzufügen Nicht verfügbar Ja
Anlage löschen Nicht verfügbar Ja
Festlegen des Feldwerts im aktuellen Element Ja Ja, mithilfe der Aktion "Element aktualisieren"
Abrufen von Änderungen für ein Element Nein Ja

Dateitrigger

Aktion auflisten SharePoint-Workflow Power Automate-Flow
Wenn eine Datei erstellt wird Ja, mithilfe von Listentriggern Ja
Wenn eine Datei in einem Ordner erstellt wird Nicht verfügbar Ja
Wenn eine Datei geändert wird Ja, mithilfe von Listentriggern Ja
Wenn eine Datei erstellt oder geändert wird Nicht verfügbar Ja
Wenn eine Datei in einem Ordner erstellt oder geändert wird Nicht verfügbar Ja
Wenn eine Datei gelöscht wird Nicht verfügbar Ja
Für eine ausgewählte Datei Ja, mithilfe von Listentriggern Ja

Dateiaktionen

Dateiaktion SharePoint-Workflow Power Automate-Flow
Dateien abrufen Nicht verfügbar Ja
dateiinhalt Create Nicht verfügbar Ja
Abrufen von Dateieigenschaften Nicht verfügbar Ja
Create einer Datei Nicht verfügbar Ja
Create neuen Ordner Nicht verfügbar Ja
Aktualisieren von Dateieigenschaften Ja, mithilfe von Listentriggern Ja
Löschen einer Datei Ja, mithilfe von Listentriggern Ja
Datei kopieren Nicht verfügbar Ja
Ordner kopieren Nicht verfügbar Ja
Datei verschieben Nicht verfügbar Ja
Abrufen von Änderungen für eine Datei (nur Eigenschaften) Nein Ja

Dokumentverwaltungsaktionen

Dokumentverwaltungsaktion SharePoint-Workflow Power Automate-Flow
Datei einchecken Ja Ja
Datei auschecken Ja Ja
Auschecken verwerfen Ja Ja
Löschen von Entwürfen Ja Nicht verfügbar
Warten auf Änderung im status Ja Nicht verfügbar

Aktionen zur Berechtigungsverwaltung

Berechtigungsverwaltungsaktion SharePoint-Workflow Power Automate-Flow
Gewähren des Zugriffs auf ein Element oder einen Ordner Ja Ja
Beenden der Freigabe eines Elements oder einer Datei Ja Ja
Create Freigabelink für eine Datei oder einen Ordner Nicht verfügbar Ja

Genehmigungsaktionen

Genehmigungsaktion SharePoint-Workflow Power Automate-Flow
Festlegen der Inhaltsgenehmigung status eines Elements, einer Datei oder einer Seite Ja Ja
Create und warten auf die Genehmigung für ein Element oder eine Datei Ja Ja
Einschließen von Anlagen in Genehmigungsanforderungen Nicht verfügbar Ja
Reagieren auf Genehmigungen Ja Ja
Create sequenzielle Genehmigungen Ja Ja
Create paralleler Genehmigungen Ja Ja
Genehmigungen abbrechen Ja Ja
Genehmigungen neu zuweisen Ja Ja
Benutzerdefinierte Genehmigungsschaltflächen Ja Ja
Einheitliches Genehmigungscenter Nicht verfügbar Ja

Funktionen für Workflowsteuerelemente

Workflowsteuerungsfunktion SharePoint-Workflow Power Automate-Flow
Workflowgrundtypen: Schleifen, Do-Until, Switch-Case, Parallelen Ja Ja
Workflowphase Ja Ja, funktioniert nur mit modernen Berechtigungen
Zeitplanbasierte Flows Ja Ja
Variablen Ja Ja
Email Designer und Rich-Text-Editor Nicht verfügbar Ja
Versionsverwaltung von Workflows Nicht verfügbar Nicht verfügbar
Aktionen zum Kopieren/Einfügen Ja Ja

Workflowverwaltung

Workflowverwaltung SharePoint-Workflow Power Automate-Flow
Zentraler Speicherort zum Anzeigen aller Workflows Ja, nur für eine bestimmte Liste oder Bibliothek verfügbar Ja, "Meine Flows" listet Benutzerflows auf.
Freigeben von Workflows für Listen- oder Bibliotheksbenutzer Ja Ja
Freigeben von Workflows für Benutzer Nicht verfügbar Ja
Speichern einer Kopie des Workflows zum Erstellen einer Kopie des Workflows Nicht verfügbar Ja
Workflowversionsverwaltung Nicht verfügbar Nein
Erstellen eines Workflows mit erweiterten Berechtigungen Ja, indem Sie Berechtigungen für die Workflow-App erteilen und dann die App-Schritt-Aktion und SharePoint-Add-Ins verwenden. Nicht verfügbar