Beschaffungskataloge (Überblick)

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

In Microsoft Dynamics AX können Einkäufer Kataloge erstellen und verwalten, die Unternehmensmitarbeiter beim Bestellen von Artikeln und Dienstleistungen für den internen Gebrauch verwenden können. Die Verwendung von Katalogen für die indirekte Beschaffung bietet folgende Vorteile:

• Mitarbeiter können schnell und einfach die benötigten Artikel oder Dienstleistungen finden und Bestellanforderung für diese Artikel oder Dienstleistungen erstellen.

• Für die Beschaffung zuständige Mitarbeiter können Bestellrichtlinien erzwingen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur genehmigte Artikel und Dienstleistungen bestellen.

Beim Erstellen eines Beschaffungskatalogs müssen Sie die folgenden Aufgaben ausführen:

• Bestimmen, welche Kategorien für Mitarbeiter auf der Beschaffungs-Website angezeigt werden sollen. Sie können die Beschaffungskategoriehierarchie zum Erstellen des Katalogs verwenden, oder Sie können die Kataloghierarchien manuell definieren. Wenn Sie eine Beschaffungskategoriehierarchie verwenden möchten, muss die Hierarchie konfiguriert sein, bevor Sie den Katalog erstellen.

• Bestimmen, welche Produkte Mitarbeiter bestellen können. Sie können Katalogdaten für Produkte direkt von Ihren Lieferanten importieren, Produkte manuell den Katalogkategorien hinzufügen oder Produkte verwenden, die den Beschaffungskategorien bereits zugeordnet sind.

• Bestimmen, mit welchem Detaillierungsgrad Produktinformationen bereitgestellt werden. Sie können Attribute hinzufügen und Produktbeziehungen einrichten, um Mitarbeiter besser durch den Bestellprozess zu führen.

• Bestimmen, welche Mitarbeiter Produkte direkt bei einem externen Lieferanten bestellen können. Wenn Sie Zugriff auf externe Lieferantenkataloge bereitstellen möchten, müssen Sie die Zugriffsparameter für die Lieferantenkatalog-Website konfigurieren und dann dem Beschaffungskatalog einen Link zur Lieferantenkatalog-Website hinzufügen.

• Bestimmen, wie viele Beschaffungskataloge erforderlich sind. Der Zugriff auf einen Beschaffungskatalog wird durch die Katalogrichtlinienregel bestimmt, die Sie für die juristische Person und Organisationseinheit konfigurieren, der ein Mitarbeiter zugewiesen ist. Weitere Informationen zum Konfigurieren einer Katalogrichtlinienregel finden Sie unter Einrichten einer Beschaffungskatalog-Richtlinienregel.

Erstellen eines Beschaffungskatalogs

Der Prozess zum Erstellen eines neuen Katalogs umfasst mehrere Schritte. Das folgende Diagramm veranschaulicht den Prozessablauf und zeigt die Rolle an, die für die einzelnen Schritte zuständig ist.

Voraussetzungen

In der folgenden Tabelle werden die Aufgaben beschrieben, die abgeschlossen sein müssen, bevor ein Einkäufer einen Beschaffungskatalog erstellen kann.

Aufgabe	Rolle	Beschreibung
Einrichten einer Beschaffungskategoriehierarchie	Einkaufsleiter	Beschaffungskategoriehierarchien dienen zum Klassifizieren von Artikeln oder Buchungen für das Finanz- und Rechnungswesen. Durch Verwendung einer Beschaffungskategoriehierarchie können Unternehmen strategisch Kategorien, Produkte, Kreditoren und andere Beschaffungsfaktoren von einem zentralen Ausgangspunkt aus strategisch verwalten. Eine Beschaffungskategoriehierarchie wird für eine gesamte Organisation definiert. Sie können eine eigene Navigationsstruktur für den Katalog erstellen, indem Sie die Beschaffungskategoriehierarchie in einen Beschaffungskatalog kopieren. Die kopierten Beschaffungskategorien werden als Katalogkategorien verwendet, und die Lieferanten, Produkte und Attribute, die mit den Beschaffungskategorien verknüpft sind, werden automatisch in den Katalog eingefügt. Nachdem Sie die Beschaffungskategoriehierarchie in den Katalog kopiert haben, können Sie die Struktur der Katalogkategorien an die Anforderungen Ihrer Beschaffungs-Website anpassen. Zudem können Sie auch Produkte, Lieferanten, externe Lieferantenkatalog-Websites usw. angeben, die auf der Website angezeigt werden sollen. Weitere Informationen zum Einrichten der Beschaffungskategoriehierarchie finden Sie unter Wichtigste Aufgaben: Einrichten einer Kategoriehierarchie.
Einrichten von Kreditoren	Einkaufsleiter	Bevor Sie einem Beschaffungskatalog die Produkte eines Lieferanten hinzufügen können, muss der Kreditor in Microsoft Dynamics AX registriert und im Kreditorenmaster enthalten sein. Zudem muss der Kreditor einer Beschaffungskategorie zugeordnet sein, die im Beschaffungskatalog enthalten ist. Weitere Informationen zum Registrieren von Kreditoren in Microsoft Dynamics AX finden Sie unter Verwalten von Kreditorenanforderungen (Überblick).
Hinzufügen von Produkten zum Produktmaster	Einkaufsleiter	Bevor Sie Produkte einem Beschaffungskatalog hinzufügen können, müssen die Produkte im Produktmaster in Microsoft Dynamics AX enthalten sein. Zum Hinzufügen von Produkten zum Produktmaster können Sie entweder Produktdaten aus Lieferantenkatalogen importieren oder Produktdaten manuell in das Formular Produktdetails oder das Formular Details für freigegebene Produkte eingeben. Nachdem Sie ein Produkt dem Produktmaster hinzugefügt haben, müssen Sie es auch einer Beschaffungskategorien zuordnen. Nur Produkte, die Beschaffungskategorien zugeordnet sind, können dem Beschaffungskatalog hinzugefügt werden. Weitere Informationen zum Importieren der von einem Kreditor bereitgestellten Produktdaten finden Sie unter Importieren eines Katalogs von einem Kreditor. Weitere Informationen zum manuellen Hinzufügen von Beschaffungsprodukten zu Microsoft Dynamics AX finden Sie unter Wichtigste Aufgaben: Definieren von Produkten.
Definieren von Produktbeziehungen (optional)	Einkaufsleiter	Mit Produktbeziehungen wird die Beziehung zwischen Produkten definiert. Durch Verwenden von Produktbeziehungen können Sie Mitarbeiter dazu anhalten, einen bevorzugten Satz an Produkten auszuwählen, und die Ausgaben der Mitarbeiter besser kontrollieren. Sie möchten beispielsweise erreichen, dass für einen Computer ein bestimmter Monitor bestellt wird, der sich durch ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis auszeichnet. Wenn ein Mitarbeiter den Computer auswählt, wird der bevorzugte Monitor angeboten, sofern die entsprechende Produktbeziehung definiert ist. Produktbeziehungen können vom Kreditor definiert werden, oder Sie können Produktbeziehungen im Produktmaster definieren. Weitere Informationen zum Definieren von Produktbeziehungen finden Sie unter Einrichten von Produktbeziehungstypen.
Hinzufügen von Attributen (optional)	Einkaufsleiter	Durch Einrichten von Attributen können Sie die Detailebene festlegen, die für Produkte im Katalog gelten soll. Attribute sind Details, die in der Organisation für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Kategorie nachverfolgt werden sollen. Beispiele für Attribute sind SKU-Nummer, Produktversion, Farbe und Größe. Attribute können einer Beschaffungskategorie zugeordnet werden. Alle Produkte, die einer Beschaffungskategorie zugeordnet sind, erben die Attribute, die dieser Kategorie zugeordnet sind. Nachdem eine Kategorie einschließlich Produkten einem Katalog zugeordnet wurden, werden alle Attribute für dieses Produkt auf der Beschaffungs-Website angezeigt. Weitere Informationen zum Definieren von Attributen finden Sie unter Einstellungsattribute und -Attributtypen.
Hinzufügen von Kreditoren und Produkten zu Beschaffungskategorien	Einkaufsleiter	Nachdem Sie die Beschaffungskategoriehierarchie für die Organisation erstellt haben, kann jede Beschaffungskategorie bestimmten Kreditoren, Produkten usw. zugeordnet werden. Wenn ein Katalog mithilfe einer Beschaffungskategoriehierarchie erstellt wird, werden diese Zuordnungen automatisch in den Katalog kopiert. Dieselben Einschränkungen können dann auf Katalogebene und auf der Beschaffungs-Website erzwungen werden. Weitere Informationen zum manuellen Hinzufügen von Kreditoren und Produkten zu Beschaffungskategorien finden Sie unter Wichtigste Aufgaben: Einrichten und Verwalten von Beschaffungskategoriehierarchien.
Konfigurieren des Zugriffs auf externe Lieferantenkatalog-Websites	Einkaufsleiter	Sie können den Zugriff auf externe Lieferantenkataloge so einrichten, dass Benutzer Produkte direkt auf der Katalogwebsite eines Lieferanten bestellen können. Sie können den Zugriff auf die Katalogwebsite des externen Lieferanten basierend auf den Daten konfigurieren, die der Lieferant bereitstellt. In Microsoft Dynamics AX werden die Konfigurationen überprüft und die Katalogkonfigurationen aktiviert. Hinweis Bevor Sie den Zugriff auf die Katalogwebsites eines externen Lieferanten konfigurieren können, müssen Sie zuerst den Lieferanten in Microsoft Dynamics AX registrieren. Weitere Informationen zum Konfigurieren des Zugriffs auf externe Lieferantenkataloge finden Sie unter Einrichten eines externen Kreditorenkatalogs.

Einrichten eines Katalogs

Nachdem die Voraussetzungen erfüllt wurden, können Sie einen Katalog einrichten. Sie können einen Katalog erstellen, der von der gesamten Organisation verwendet wird. Der Zugriff auf den Katalog wird durch Einkaufsrichtlinienregeln definiert. Alternativ können Sie mehrere Kataloge erstellen, die von den verschiedenen Abteilungen in der Organisation verwendet werden.

In der folgenden Tabelle werden die Aufgaben beschrieben, die zum Einrichten eines Katalogs ausgeführt werden müssen.

Aufgabe	Rolle	Beschreibung
Erstellen eines neuen Katalogs	Einkaufsleiter	Beim Erstellen eines Katalogs geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Katalog ein. Sie können auch den Katalogbesitzer angeben und definieren, wie die Navigationsstruktur erstellt werden soll und ob der Katalog manuell oder automatisch aktualisiert wird. Weitere Informationen zum Einrichten eines Beschaffungskatalogs finden Sie unter Primäre Aufgaben: Erstellen von Beschaffungskatalogen.
Erstellen der Navigationskategorien für die Beschaffungs-Website	Einkaufsleiter	Anhand der Struktur, die Sie für die Navigationskategorien definieren, wird der Inhalt des Navigationsbereichs auf der Beschaffungs-Website bestimmt. Sie können die Navigationsstruktur manuell oder durch Kopieren der Beschaffungskategoriehierarchie der Organisation erstellen. Produkte können mehreren Kategorien zugeordnet werden, damit Benutzer das Gesuchte schneller finden können. Netzkabel für Laptops können beispielsweise sowohl in die Kategorie für Computerhardware als auch in die Kategorie für Bürozubehör eingefügt werden. Weitere Informationen zum Einrichten von Navigationskategorien für Kataloge finden Sie unter Primäre Aufgaben: Erstellen von Beschaffungskatalogen.
Hinzufügen von Produkten zum Katalog	Einkaufsleiter	Wenn Sie den Katalog mit der Beschaffungskategoriehierarchie erstellen, werden die Produkte, die diesen Beschaffungskategorien zugeordnet sind, automatisch den Katalogkategorien hinzugefügt und zugeordnet. Über die Registerkarte Produkte im Formular Kataloge können Sie weitere Produkte hinzufügen. Produkte, die dem Katalog mit der Beschaffungskategoriehierarchie hinzugefügt wurden, können nicht entfernt werden. Sie können Produkte, die nicht auf der Beschaffungs-Website angezeigt werden sollen, jedoch ausblenden. Wenn Sie Katalogkategorien manuell erstellen, müssen Sie die Produkte, die in den einzelnen Katalogkategorien angezeigt werden sollen, manuell hinzufügen. Alle manuell hinzugefügten Produkte können aus einer Katalogkategorie entfernt werden. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Produkten zum Beschaffungskatalog finden Sie unter Primäre Aufgaben: Erstellen von Beschaffungskatalogen.
Hinzufügen des Zugriffs auf externe Lieferantenkatalog-Websites (optional)	Einkaufsleiter	Wenn Sie den Mitarbeitern erlauben, Artikel und Dienstleistungen direkt bei einem Lieferanten zu bestellen, können Sie entweder den Beschaffungskategorien oder den ausgewählten Kataloghierarchien einen Link zur externen Katalogwebsite des Lieferanten hinzufügen. Weitere Informationen zum Einrichten des Zugriffs auf externe Lieferantenkatalog-Websites finden Sie unter Einrichten eines externen Kreditorenkatalogs.
Veröffentlichen des Katalogs auf der Beschaffungs-Website	Einkaufsleiter oder -vertreter	Bevor ein Katalog auf der Beschaffungs-Website angezeigt werden kann, müssen Sie eine Katalogrichtlinienregel für den Katalog definieren, den Status des Katalogs auf Aktiv setzen und den Katalog veröffentlichen. Sie können Kataloge, die auf der Beschaffungs-Website nicht mehr für Benutzer verfügbar sein sollen, auch deaktivieren. Weitere Informationen zum Veröffentlichen eines Beschaffungskatalogs finden Sie unter Primäre Aufgaben: Erstellen von Beschaffungskatalogen.
Daten der Produktsuche synchronisieren	Einkaufsleiter oder -vertreter	Um ein effizienteres und effektiveres Suchmodul zu erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie die Daten der Produktsuche mit dem Enterprise Portal synchronisieren. Sie müssen die Daten der Produktsuche bei jeder Aktualisierung mit dem Enterprise Portal synchronisieren.

Siehe auch

Primäre Aufgaben: Erstellen von Beschaffungskatalogen

Importierte Kreditorenkataloge (Überblick)

Externe Lieferantenkataloge (Überblick)