User Journey

Im folgenden Inhalt erkunden wir eine End-to-End-User Journey mithilfe des Geschäftsgenehmigungsvorlagen-Kits.

Charlotte ist eine Geschäftsbenutzerin, die Genehmigungen unter mehreren Gesichtspunkten vornehmen möchte:

Szenario	Anmerkungen
SAP-Rechnungen	Wenn SAP-Rechnungen auf der Grundlage der in der Rechnung enthaltenen Daten eingereicht werden, ist eine manuelle Genehmigung erforderlich.
Managergenehmigungen	Für SAP-Rechnungen, die über den Genehmigungsgrenzen des Managenden liegen, ist eine Genehmigung durch die vorgesetzte Person erforderlich.
Verfügbarkeit des Genehmigers	Je nachdem, wo auf der Welt sich der Genehmiger befindet, gibt es unterschiedliche Feiertagskalender und Arbeitszeitpläne. Auf Genehmigungen zu warten, kann zu Verzögerungen führen, bis ein Genehmiger zurückkommt.
Umgang mit Feiertagen	Genehmiger sind möglicherweise im Urlaub, wenn eine Anforderung eingereicht wird. In diesem Fall kann es zu Verzögerungen beim Bearbeiten der Genehmigungsanfrage oder zu Unklarheiten darüber kommen, wer eine alternative genehmigende Person ist.
Berechtigungen für Power Platform	Charlotte verfügt über begrenzte Berechtigungen zum Erstellen und Bereitstellen von Genehmigungslösungen in Test- und Produktionsumgebungen.
COE-Teamsupport	Charlotte arbeitet mit Gibson als technischer Ansprechpartner und Mentor zusammen, der ihr bei der Installation von Lösungen und der Erstellung von Low-Code-Power Platform-Lösungen hilft.

Charlotte bewertet diese Überlegungen und entscheidet sich für die Verwendung des Geschäftsgenehmigungskits, da es Unterstützung für mehrstufige Genehmigungen und die Handhabung verschiedener Genehmigerszenarien bietet. In Zusammenarbeit mit Gibson vom Center of Excellence-Team installiert Charlotte das Geschäftsgenehmigungskit in einer Umgebung. Sobald das Kit installiert ist, modelliert Charlotte den Genehmigungsprozess. Da es sich bei SAP Power Automate für Charlotte um einen neueren Bereich handelt, arbeitet sie mit Gibson zusammen, um die erforderlichen Auslöser zu erstellen, die SAP-Daten abzurufen und den Genehmigungsworkflow auszulösen. Für die Nutzung des Workflows und den Power Automate-Cloud-Flow werden Genehmigungen generiert, damit genehmigende Personen Anforderungen annehmen und ablehnen können.

Zusammenfassung der User-Journey-Persona

Bei der Durchsicht dieses User-Journey-Beispiels gibt es drei Haupt-Personas der genehmigenden Person: Genehmigungsadministrierender und Power Platform-Administrierender als Teil der User Journey mit dem Genehmigungskit.

Rolle	Rolle	Benutzertyp	Beschreibung
Power Platform Administrator	IT-Manager	Professioneller Entwickler	Erstellt/weist Umgebungen zu und importiert die Genehmigungskit-Lösung als Systemadministrierender oder Systemanpassender.
Genehmigungsadministrierender	Verkaufsleitende Person	Poweruser	Konfiguriert das Kit entsprechend den Geschäftsanforderungen. Analysiert die Genehmigungsprozesse auf Verbesserungsmöglichkeiten.
Genehmigende Person	Vertriebsmanager	Geschäftskunde	Erhält Genehmigungen zum Annehmen oder Ablehnen.

Beispiel

Eine beispielhafte User Journey kann in der folgenden Schrittfolge als zusammenfassendes Diagramm dargestellt werden

Rolle	Aktionen
Pro-Fachkraft in der Entwicklung/Administration	Gibson erstellt oder nominiert eine Umgebung zur Installation des Geschäftsgenehmigungs-Kits. Erfordert eine Systemanpasser-Rolle für die Installation des Genehmigungskits
Genehmigungsadministrierender	Charlotte konfiguriert das Kit so, dass es den Geschäftsanforderungen innerhalb der Vertriebsabteilung entspricht.
Entwickler	Gibson oder ein anderer Power Platform-Erstellender erstellt einen Flow zum Auslösen von Genehmigungen, der in SAP und internen Systeme integriert ist.
Genehmigende Person	Rebecca kann Microsoft Teams verwenden, um Anforderungen ohne zusätzliche Schulung zu genehmigen.
Genehmigungsadministrierender	Charlotte analysiert die Genehmigungsprozesse auf Verbesserungsmöglichkeiten.

Erfahrung

installieren

Gibson prüft die Einrichtungsanleitung, um sicherzustellen, dass die Voraussetzungen gegeben sind. Durch Verwendung der Berechtigungen Systemadministrierender oder Systemanpasser kann das Genehmigungskit in einer Umgebung installiert werden und Genehmigungsadministrierenden den Zugriff auf die Anwendung ermöglichen.

Geschäftsgenehmigungsprozess konfigurieren

Charlotte verwendet den Prozessdesigner, um einen neuen Geschäftsgenehmigungsworkflow zu erstellen und Genehmigungsphasen, Bedingungen und Genehmigungsschritte innerhalb jeder Phase zu definieren, die den Geschäftsanforderungen innerhalb der Vertriebsabteilung entsprechen.

Weitere Informationen: Voreingestellte Genehmigungen konfigurieren

Genehmigungsauslöser

Gibson, ein anderer Erstellender oder professionelle Entwickelnde innerhalb eines Unternehmens können ihre vorhandenen Lösungen und IT-Systeme problemlos integrieren. Auslöser können Verbindungen wie SQL Server oder Azure Functions sein. Diese Personen können den Genehmigungsprozess starten, indem sie einen neuen Cloud-Flow hinzufügen oder bestehende Cloud-Flow-Aktionen ändern.

Die restlichen Genehmigungsprozesse werden automatisch im Genehmigungskit abgewickelt und verwaltet.

Weitere Informationen: Genehmigungen auslösen

Integration mit Geschäftsanwendungen

Gängige Genehmigungsszenarien erfordern Integrationen mit Geschäftsanwendungen wie SAP und Dynamics 365 usw. Für die Integration in diese Diensten stehen native Konnektoren zur Verfügung.

Integration in RPA

Nutzen Sie Desktop-Flows, um Ihre Genehmigungsprozesse mit Legacy-Systemen zu optimieren und Ihre Genehmigungsvorgänge auf moderne Weise zu automatisieren.

Genehmigungsanfragen bearbeiten

Rebecca und andere konfigurierte genehmigende Personen erhalten Nachrichten als adaptive Karten in Microsoft Outlook und Microsoft Teams. Diese Genehmigungen umfassen Details, die von der Geschäftsgenehmigungsdesignerin Charlotte bereitgestellt werden, um zu bestimmen, ob die Anforderung genehmigt oder abgelehnt werden sollte.

Weitere Informationen: Genehmigungsanforderungen bearbeiten, Abwesenheiten und Delegationen einrichten.