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Beheben von Problemen beim Archivieren und Löschen von E-Mails bei Verwendung von Aufbewahrungsrichtlinien

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    Exchange Online, Microsoft Purview

In diesem Artikel werden einige häufige Probleme beschrieben, mit denen verhindert wird, dass Nachrichtendatensätze (Messaging Records Management, MRM) E-Mail-Nachrichten in Exchange Online ordnungsgemäß gelöscht oder archiviert werden. Außerdem werden Schritte zum Identifizieren der Ursache und Behebung der Probleme bereitgestellt.

Notiz

  • Diese Schritte zur Problembehandlung gelten auch für Exchange-Hybridbereitstellungen, in denen das primäre Postfach lokal gehostet wird und sich das Archivpostfach in Exchange Online befindet. Führen Sie in solchen Bereitstellungen diese Schritte mithilfe der lokalen Exchange-Verwaltungsshell aus.
  • In Exchange Online wird der Assistent für verwaltete Ordner (Managed Folder Assistant, MFA) so festgelegt, dass Postfächer mindestens einmal alle sieben Tage verarbeitet werden. Obwohl MFA Postfächer in der Regel täglich verarbeitet, kann der Vorgang bis zu sieben Tage dauern. Anstatt auf die Ausführung des Prozesses zu warten, können Sie ihn erzwingen, indem Sie das Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> Cmdlet ausführen.
  • MRM verarbeitet keine Postfächer, die kleiner als 10 MB sind.
  • Wenn das Konto deaktiviert ist und der Postfachtyp normal ist, verarbeitet MRM das Postfach nicht. Daher werden alle nachfolgenden Haltebereiche, die angewendet werden, nicht in den Diagnoseprotokollen für die Aufbewahrungsverfolgung von Postfächern angezeigt.

Häufige Ursachen

Es gibt mehrere Gründe, warum MRM ein Postfach möglicherweise nicht wie erwartet verarbeitet. Zum Beispiel:

  • Das Postfach wird in den Aufbewahrungsspeicher gesetzt. Das heißt, die RetentionHoldEnabled-Eigenschaft des Postfachs ist auf True festgelegt. Beispielsweise wird das Postfach mithilfe des PST-Importdiensts migriert.
  • Die ElcProcessingDisabled-Eigenschaft des Postfachs ist auf True festgelegt. Diese Einstellung verhindert, dass die MFA das Postfach überhaupt verarbeitet.
  • Das Postfach hat ein Aufbewahrungstag angewendet, aber das Tag ist zurzeit deaktiviert. Daher werden Nachrichten im Postfach niemals archiviert oder gelöscht.
  • Das zu verarbeitende Postfach ist groß und enthält viele Elemente. Dies kann dazu führen, dass MFA Inhalte mit einer langsameren Rate archivieren oder löschen kann.
  • Die Aufbewahrungsrichtlinie, die auf das Postfach angewendet wird, enthält nur persönliche Tags. Wenn der Benutzer diese Tags nicht manuell anwendet, verarbeitet MRM das Postfach möglicherweise nicht.

Problembehandlung

Überprüfen der RetentionHoldEnabled-Eigenschaft des Postfachs

Verwenden Sie das Cmdlet "Get-Mailbox ", um die RetentionHoldEnabled-Eigenschaft des Postfachs abzurufen. Wenn die Eigenschaft auf "True" festgelegt ist, legen Sie sie auf "False" fest.

Überprüfen der ElcProcessingDisabled-Eigenschaft des Postfachs

Verwenden Sie das Cmdlet "Get-Mailbox ", um die ElcProcessingDisabled-Eigenschaft des Postfachs abzurufen. Wenn die Eigenschaft auf "True" festgelegt ist, legen Sie sie auf "False" fest. Weitere Informationen zu dieser Eigenschaft finden Sie unter Differenz zwischen ElcProcessingDisabled und RetentionHoldEnabled.

Überprüfen der Aufbewahrungsrichtlinien und Tags, die auf das Postfach angewendet werden

Verwenden Sie die Cmdlets "Get-RetentionPolicyTag", "Get-RetentionPolicy" und "Get-Mailbox", um Aufbewahrungsrichtlinien und Tags zu überprüfen, die dem betroffenen Postfach zugewiesen sind.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:

  • Führen Sie das folgende Cmdlet aus, um alle Aufbewahrungsrichtlinien für Ihren Exchange Online-Mandanten abzurufen:

    Get-RetentionPolicy

  • Führen Sie das folgende Cmdlet aus, um zu überprüfen, welche Richtlinientags der MRM-Richtlinie hinzugefügt werden, die dem Postfach zugewiesen ist:

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • Führen Sie zum Abrufen der RetentionHoldEnabled-Eigenschaft des Postfachs und der zugewiesenen Aufbewahrungsrichtlinie das folgende Cmdlet aus:

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • Führen Sie das folgende Cmdlet aus, um zu überprüfen, welche persönlichen Aufbewahrungstags der Benutzer zusätzlich zu den Tags angemeldet hat, die bereits in der zugewiesenen Aufbewahrungsrichtlinie enthalten sind:

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • Führen Sie das folgende Cmdlet aus, um die Details eines bestimmten Aufbewahrungsrichtlinientags zu überprüfen:

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

Achten Sie auf Aufbewahrungstags, die deaktiviert sind oder die aktionen so festgelegt sind, dass sie nie in das Archiv verschoben oder nie gelöscht werden. Die Dauer, die einem Tag zugewiesen ist, ist ein Schlüsselfaktor bei der Bestimmung der Priorität. Suchen Sie daher nach Tags, die die längste Zeitdauer aufweisen, z . B. nie in das Archiv verschieben oder nie löschen, da diese Tags Vorrang vor anderen Tags haben, die angewendet werden.

Notiz

Das Standardmäßige Archivrichtlinientag, das für das gesamte Postfach gilt, gilt auch für Kalender, Aufgaben und Notizen. Sie können kein persönliches Archivtag anwenden, bei dem die Archivaktion nie auf diese Ordner verschoben wird. Ausnahme: Sie können Tags mithilfe von Outlook im Web auf Notizen anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Standardordner, die Aufbewahrungsrichtlinientags unterstützen.

Überprüfen auf Standardarchiv und Standardaufbewahrung für das Postfach

Überprüfen Sie, ob auf das Postfach ein Standard-Aufbewahrungsrichtlinientag oder ein Standardaufbewahrungsrichtlinientag angewendet wird. Wenn dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass:

  • Zuvor wurden keine persönlichen Archiv- oder Aufbewahrungstags auf Ordner angewendet, die nie in das Archiv verschoben oder nie gelöscht werden.
  • Auf das gesamte Postfach wurden keine deaktivierten oder Standardmäßigen Archiv- oder Aufbewahrungstags angewendet.
  • Das Standardarchivtag (oder andere angewendete Richtlinientags) ist in der Liste der Aufbewahrungsrichtlinientags vorhanden, die in der eigenschaft PR_ROAMING_XMLSTREAM enthalten sind. Wenn ein Tag fehlt, löschen Sie das IPM. Configuration.MRM message that contains the PR_ROAMING_XMLSTREAM property, and use the Start-ManagedFolderAssistant cmdlet together with the switch for the -FullCrawl affected mailbox. Dadurch wird das IPM neu generiert. Configuration.MRM hidden message and updates the PR_ROAMING_XMLSTREAM to have the new policy tag.

Sie können MFCMAPI verwenden, um die eigenschaft PR_ROAMING_XMLSTREAM zu überprüfen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Richten Sie das betroffene Postfach in Outlook ein.
  2. MFCMAPI herunterladen. Wenn Sie die 64-Bit-Version von Outlook verwenden, laden Sie den 64-Bit-Build herunter. Laden Sie andernfalls den 32-Bit-Build herunter.
  3. Öffnen Sie MFCMAPI, wählen Sie "Extras>Optionen" aus, und wählen Sie dann MAPI_NO_CACHE und MDB_ONLINE aus.
  4. Wählen Sie "Sitzungsanmeldung>" aus, wählen Sie das Profil aus, das das betroffene Postfach enthält, und wählen Sie dann "OK" aus.
  5. Doppelklicken Sie auf das betroffene Postfach, erweitern Sie den Stammcontaineranfang>des Informationsspeichers.
  6. Klicken Sie oben im Informationsspeicher (oder dessen Entsprechung, wenn das Benutzerpostfach auf eine andere Sprache als Englisch festgelegt ist) mit der rechten Maustaste auf "Posteingang", und wählen Sie dann "Verknüpfte Inhaltstabelle öffnen" aus.
  7. Sortieren Sie den oberen Bereich nach der Spalte "Nachrichtenklasse ", und wählen Sie dann "IPM" aus . Configuration.MRM.
  8. Sortieren Sie im unteren Bereich nach der Spalte "Name ", und suchen Sie dann nach der eigenschaft PR_ROAMING_XMLSTREAM .
  9. Doppelklicken Sie auf PR_ROAMING_XMLSTREAM, kopieren Sie den XML-Code im Textabschnitt , fügen Sie ihn in Editor ein, und speichern Sie den Inhalt dann als .xml Datei.
  10. Öffnen Sie die .xml Datei in einem Webbrowser, um die tatsächlichen Aufbewahrungsrichtlinientags anzuzeigen, die auf das Postfach angewendet werden.

Auf persönliche Tags überprüfen, die auf Ordner oder einzelne Elemente angewendet werden

Sie können auch MFCMAPI verwenden, um zu überprüfen, ob persönliche Archiv- oder Aufbewahrungstags ordnungsgemäß auf Ordner angewendet werden. Verwenden Sie dazu ähnliche Schritte, die oben erwähnt werden, wählen Sie den betroffenen Ordner aus, und überprüfen Sie die Eigenschaften auf Archivtags oder Aufbewahrungstags. Sie können dies auch für einzelne E-Mail-Nachrichten tun.

Wenn Sie mit einer Standardarchivrichtlinie arbeiten, die für das gesamte Postfach gilt, werden keine Archivrichtlinieneigenschaften angezeigt, z. B.:

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

Diese Eigenschaften sind nur sichtbar, wenn ein persönliches Archivtag, ein Standard-Aufbewahrungstag für Ordner oder ein persönliches Aufbewahrungstag angewendet wird.

Sammeln der primären Postfach- und Archivpostfachordnerstatistiken

Führen Sie die folgenden Befehle aus, um Informationen zu den ältesten Elementen und Richtlinien zu sammeln, die angewendet werden:

  • Für das primäre Postfach:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • Für das Archivpostfach:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

Suchen Sie in der Befehlsausgabe nach dem Element mit dem frühesten Empfangsdatum in einem bestimmten Ordner. Verwenden Sie die folgenden Anleitungen:

  • Überprüfen Sie das ÄltesteItemReceivedDate aller Ordner, die sich unter "Oberster Informationsspeicher" befinden, einschließlich "Posteingang", "Gesendete Elemente", "Junk-E-Mail" und eines ihrer vom Benutzer erstellten Unterordner. Gelöschte Elemente, Kontakte, Kalender (nur Besprechungsserien) und Aufgaben ausschließen (nur wiederkehrende Aufgaben). Vergleichen Sie dann den OldestItemReceivedDate-Wert mit dem Aufbewahrungsalterswert, der in der nicht funktionierenden Richtlinie angegeben ist.

    Notiz

    • Weitere Informationen zu gelöschten Elementen, wiederkehrenden Kalenderelementen und Aufgaben finden Sie unter Bestimmen des Alters verschiedener Elementtypen.
    • Kontakte werden nicht von Aufbewahrungsrichtlinien verarbeitet, da sie keinen Anfangs- oder Ablaufdatumsstempel besitzen.

  • Überprüfen Sie für Elemente, die sich im Ordner "Wiederherstellbare Elemente " befinden, stattdessen das OldestItemLastModifiedDate , und vergleichen Sie es mit der RetainDeletedItemsFor-Eigenschaft , die für das betroffene Postfach festgelegt ist.

Überprüfen Sie in der Ausgabe auch, welche Richtlinien auf die Ordner angewendet werden, und bestimmen Sie, ob deaktivierte persönliche Tags, aktive persönliche Tags oder sogar Aufbewahrungscompliancerichtlinien die erwartete Richtlinie außer Kraft setzen. Überprüfen Sie die folgenden Spalten:

  • DeletePolicy
  • ArchivePolicy
  • CompliancePolicy
  • RetentionFlags

Diese Spalten geben an, ob ein Standard-Ordneraufbewahrungstag, ein persönliches Aufbewahrungstag oder ein persönliches Archivtag auf die Ordner angewendet wird. Die Spalte "RetentionFlags " kann auch folgendes anzeigen:

  • Gibt an, ob ein explizites Aufbewahrungstag oder Archivtag angewendet wird (explizite Tags deuten darauf hin, dass die Richtlinien manuell angewendet und nicht geerbt werden)
  • Gibt an, ob der Ordner von der MFA erneut gescannt werden muss.

Notiz

Richtlinien, die auf Ordner im Archivpostfach angewendet werden, werden in der Regel von den Ordnern im primären Postfach geerbt. Benutzer können jedoch ein anderes persönliches Tag auf einen Ordner im Archivpostfach anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Anwenden eines Aufbewahrungstags auf einen Ordner im Archiv.

Überprüfen der MRM-Diagnoseprotokolle

Führen Sie zum Erfassen des MRM-Diagnoseprotokolls den folgenden PowerShell-Befehl aus:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Überprüfen Sie das Protokoll, um zu ermitteln, ob Fehler aufgetreten sind, wenn die MFA das Postfach verarbeitet hat. Überprüfen Sie das Datum des letzten Fehlers, um die Relevanz für das aktuelle Problem zu ermitteln.

Notiz

Wenn das Protokoll Fehlermeldungen "Ressource nicht fehlerfrei" enthält, bedeutet dies, dass die Postfachverarbeitung gedrosselt wird. Aufgrund der Größe des Postfachs und der Anzahl der darin enthaltenen Elemente verarbeitet MRM das Postfach sehr langsam. Leider ist Drosselung unvermeidbar, wenn Sie mit großen Postfächern arbeiten.

Wenn keine Protokolle angezeigt werden und Sie eine Fehlermeldung erhalten, die besagt, dass keine Protokolle gefunden wurden, bedeutet dies, dass MRM das Postfach ohne Fehler verarbeitet hat.

Sie sollten auch die folgenden zusätzlichen Eigenschaften überprüfen, die angeben können, ob MFA den Inhalt des Postfachs verarbeitet hat:

  • ElcLastRunUpdatedItemCount: Die Anzahl der einzelnen Elemente, die bei der letzten Ausführung von MFA markiert oder nicht markiert wurden
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: Die Anzahl der Elemente, die MFA mit einem Archivtag bei der letzten Ausführung aktualisiert hat
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: Die Anzahl der Elemente, die MFA bei der letzten Ausführung mit einem Ablauftag (Delete) aktualisiert hat
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: Die Anzahl der Elemente aus dem Ordner "Gelöschte Elemente", die abgelaufen sind und automatisch in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben wurden.
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: Die Anzahl der Elemente, die MFA aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente " bei der letzten Ausführung gelöscht hat
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: Die Anzahl der Elemente, die aus dem Posteingang oder dem Informationsspeicher des primären Postfachs in den Posteingang oder den Anfang des Informationsspeichers des Archivpostfachs verschoben wurden
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: Die Anzahl der Elemente, die aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente " des primären Postfachs in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente " des Archivpostfachs verschoben wurden
  • ElcLastSuccessTimestamp: Das letzte Mal, wenn MFA das Postfach ohne Fehler verarbeitet hat (Im Falle der MRM-Drosselung können diese Fehler vorübergehend sein. Dies bedeutet, dass Elemente weiterhin verschoben oder gelöscht werden, aber mit einer langsameren Rate als üblich.)

Um diese Eigenschaften abzurufen, führen Sie die folgenden PowerShell-Befehle aus. Diese Befehle analysieren den XML-Code und geben die E-Mail-Lebenszyklus-bezogenen Eigenschaften zurück, die mit "Elc" beginnen.

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Wenn Sie das Problem weiterhin nicht beheben können, wenden Sie sich an Microsoft-Support.

Bewährte Methoden

Es wird empfohlen, das Archivpostfach für ein Konto sofort zu aktivieren, nachdem es im Beweissicherungsverfahren gespeichert wurde. Dies gilt insbesondere, wenn der Benutzer viel E-Mail-Datenverkehr hat. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass der Ordner "Wiederherstellbare Elemente " voll wird und Benutzer weiterhin in der Lage sind, Elemente aus ihrem primären Postfach weiter zu löschen. Darüber hinaus wird empfohlen, die automatisch erweiterte Archivierung abhängig von der Microsoft 365-Lizenz des Benutzers zu aktivieren.

Beachten Sie, dass der Ordner "Wiederherstellbare Elemente " des primären Postfachs nicht das maximale Kontingent hat, da es auch verhindern kann, dass MRM Elemente in das Archiv verschieben kann. Weitere Informationen zu Postfachordnerbeschränkungen und Postfachspeichergrenzwerten finden Sie unter Exchange Online-Grenzwerte.