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Standardordner, die Aufbewahrungsrichtlinientags in Exchange Online unterstützen

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Hinweis

Zum proaktiven Aufbewahren oder Löschen von Postfachinhalten für die Information Governance in Microsoft 365 wird empfohlen, Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen aus dem Microsoft Purview-Portal anstelle der auf dieser Seite beschriebenen Verwaltung von Nachrichtendatensätzen zu verwenden. Sie sollten jedoch weiterhin die Verwaltung von Nachrichtendatensätzen verwenden, um Nachrichten in Archivpostfächer zu verschieben.

Wenn Sie derzeit die Verwaltung von Messagingdatensätzen verwenden, funktioniert dieses ältere Feature weiterhin parallel zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen. Es wird jedoch empfohlen, in Zukunft stattdessen Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen zu verwenden. Sie bieten einen einzigen Mechanismus, um die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten in Microsoft 365 zentral zu verwalten.

Sie können Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, um den E-Mail-Lebenszyklus zu verwalten. Aufbewahrungsrichtlinien enthalten Aufbewahrungstags, die Einstellungen darstellen, mit denen Sie festlegen können, wann eine Nachricht automatisch in das Archiv verschoben und wann es gelöscht werden soll.

Ein Aufbewahrungsrichtlinientag (Retention Policy Tag, RPT) ist eine Art Aufbewahrungstag, das Sie auf Standardordner in einem Postfach, wie z. B. Posteingang und Gelöschte Elemente, anwenden können.

Erstellen Sie ein Aufbewahrungsrichtlinientag (Retention Policy Tag, RPT).

Unterstützte Standardordner

Sie können Aufbewahrungsrichtlinientags für die in der folgenden Tabelle aufgeführten Standardordner erstellen.

Ordnername Details
Archivieren Dieser Ordner ist das standardmäßige Ziel für Nachrichten, die mit der Schaltfläche zum Archivieren in Outlook archiviert werden. Das Feature für die Archivierung bietet eine schnelle Möglichkeit für Benutzer, Nachrichten aus dem Posteingang zu entfernen, ohne sie zu löschen.
Dieser RPT ist nur in Exchange Online verfügbar.
Kalender In diesem Standardordner werden Besprechungen und Termine gespeichert.
Unwichtige Elemente Dieser Ordner enthält E-Mails mit niedriger Priorität. „Unwichtige Elemente" prüft Ihre in der Vergangenheit vorgenommenen Aktionen, um zu bestimmen, welche Nachrichten Sie wahrscheinlich ignorieren. Es verschiebt diese Nachrichten dann in den Ordner Unwichtige Elemente.
Aufgezeichnete Unterhaltungen Dieser Ordner wird von Microsoft Lync (ehemals Microsoft Office Communicator) erstellt. Obwohl dieser Ordner von Outlook nicht als Standardordner behandelt wird, wird er von Exchange als spezieller Ordner behandelt, auf den Aufbewahrungsrichtlinientags angewendet werden können.
Gelöschte Elemente In diesem Ordner werden Elemente gespeichert, die aus anderen Ordnern im Postfach gelöscht wurden. Outlook- und Outlook im Web-Benutzer (früher als Outlook Web App bezeichnet) können diesen Ordner manuell leeren. Sie können Outlook auch derart konfigurieren, dass der Ordner beim Schließen von Outlook geleert wird.
Entwürfe In diesem Ordner werden Nachrichtenentwürfe gespeichert, die vom Benutzer noch nicht gesendet wurden. Outlook im Web verwendet diesen Ordner auch zum Speichern von Nachrichten, die vom Benutzer gesendet, aber nicht an den Hub-Transport-Server übermittelt wurden.
Posteingang In diesem Standardordner werden Nachrichten gespeichert, die an ein Postfach zugestellt wurden.
Journal Dieser Standardordner enthält vom Benutzer ausgewählte Aktionen. Diese Aktionen werden automatisch von Outlook aufgezeichnet und in einer Zeitachsenansicht angezeigt.
Junk-E-Mail In diesem Standardordner werden Nachrichten gespeichert, die vom Inhaltsfilter auf einem Exchange-Server oder vom Antispamfilter in Outlook als Junk-E-Mails gekennzeichnet wurden.
Notizen In diesem Ordner werden die von Benutzern in Outlook erstellten Notizen gespeichert. Diese Hinweise sind auch in Outlook im Web sichtbar.
Postausgang In diesem Standardordner werden vom Benutzer gesendete Nachrichten temporär gespeichert, bis diese an einen Hub-Transport-Server übermittelt werden. Eine Kopie der gesendeten Nachrichten wird im Standardordner "Gesendete Elemente" gespeichert. Da die Nachrichten nur für kurze Zeit in diesem Ordner verbleiben, ist es nicht erforderlich, ein Aufbewahrungsrichtlinientag für diesen Ordner zu erstellen.
RSS-Feeds In diesem Standardordner sind die RSS-Feeds enthalten.
Wiederherstellbare Elemente Hierbei handelt es sich um einen versteckten Ordner in der Nicht-IPM-Unterstruktur. Er enthält die Unterordner „Löschvorgänge", „Versionen", „Endgültige Löschvorgänge", „In-Situ-Speicher" und „Überwachungen". Durch Aufbewahrungstags für diesen Ordner werden Elemente aus dem Ordner „Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach des Benutzers in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach des Benutzers verschoben. Sie können den Tags für diesen Ordner nur die Aufbewahrungsaktion In Archiv verschieben zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Ordner "Wiederherstellbare Elemente" in Exchange Online.
Gesendete Elemente In diesem Standardordner werden Nachrichten gespeichert, die an einen Hub-Transport-Server übermittelt wurden.
Synchronisierungsprobleme Dieser Ordner enthält Synchronisierungsprotokolle.
Aufgaben Dieser Standardordner wird verwendet, um Aufgaben zu speichern. Um einen RpT für den Ordner Tasks zu erstellen, müssen Sie Exchange Online PowerShell verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter New-RetentionPolicyTag. Nachdem Sie die Aufbewahrungsrichtlinie für den Ordner „Aufgaben" erstellt haben, können Sie diese mithilfe des Exchange Admin Center verwalten.

Weitere Informationen

  • RPTs sind Aufbewahrungstags für Standardordner. Sie können für RPTs nur eine Löschaktion auswählen - either Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Permanent löschen.

  • Sie können kein RPT erstellen, um Nachrichten in das Archiv zu verschieben. Um alte Elemente ins Archiv zu verschieben, können Sie ein Standardrichtlinientag (Default Policy Tag, DPT) erstellen, das für das gesamte Postfach gilt, oder persönliche Tags, die in Outlook angezeigt werden und als Archivrichtlinien Outlook im Web. Die Benutzer können sie auf Ordner oder einzelne Nachrichten anwenden.

  • Sie können Aufbewahrungsrichtlinientags nicht auf den Ordner "Kontakte" anwenden.

  • Sie können nur ein RPT für einen bestimmten Standardordner zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen. Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie beispielsweise über ein Tag für den Posteingang verfügt, können Sie ihr kein weiteres Aufbewahrungsrichtlinientag vom Typ "Posteingang" hinzufügen.

  • Informationen dazu, wie Sie RPTs oder andere Arten von Aufbewahrungstags erstellen und sie zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen, finden Sie unter Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie.

  • In Exchange Server und Exchange Online gilt ein DPT auch für die Standardordner Kalender und Aufgaben. Dies kann dazu führen, dass Elemente basierend auf den Einstellungen für das Standardrichtlinientag gelöscht oder ins Archiv verschoben werden. Um zu verhindern, dass die DPT-Einstellungen Elemente in diesen Ordnern löschen, erstellen Sie RPTs mit deaktivierter Aufbewahrung. Damit die Einstellungen für das Standardrichtlinientag keine Elemente aus einem Standardordner verschieben, können Sie mit der Aktion "In Archiv verschieben" ein deaktiviertes persönliches Tag erstellen, es zur Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen und Ihre Benutzer anweisen, es auf den betreffenden Standardordner anzuwenden. Details hierzu finden Sie im englischsprachigen Artikel Prevent archiving of items in a default folder in Exchange 2010.

  • Sie können zwar einen RpT auf den Standardordner "Gelöschte Elemente" anwenden, das Verhalten von markierten Elementen erbt jedoch möglicherweise nicht immer das übergeordnete RPT und berücksichtigt die Prinzipien der Aufbewahrung, z. B. wenn ein Aufbewahrungstag oder eine Bezeichnung ursprünglich auf ein Element angewendet oder geerbt wurde oder wenn eine Aufbewahrungsbezeichnung automatisch angewendet wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Verhalten von Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsbezeichnungen für Elemente, die in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben wurden.