Wichtigste Aufgaben: Kreditorenrechnungen

Artikel
08/03/2018

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Eine Kreditorenrechnung stellt die Rechnung dar, die einer Bestellung zugeordnet ist. Sie enthält einen Kopf und eine oder mehrere Positionen für Artikel oder Dienstleistungen. Mit der Kreditorenrechnung wird der Zyklus aus Bestellung, Produktempfang und Rechnung abgeschlossen. Auch Kreditorenrechnungen, die keinen Bestellungen zugeordnet sind, können eingegeben werden.

Hinweis

.(FRA) Um Vollmachten und Vollmachtenlisten zu einer Kreditorenrechnung zu erstellen oder zu prüfen, vgl. (FRA) Key tasks: Mandats de paiement and bordereaux de mandat (Public sector).

Wie möchten Sie vorgehen?

Weitere Informationen...

Eingeben und Speichern von Kreditorenrechnungen für Bestellungen

Hinzufügen von Rechnungspositionen, die nicht für eine Bestellung bestimmt sind

Buchen von Kreditorenrechnungen im Formular "Kreditorenrechnung"

Senden einer Kreditorenrechnung zur Prüfung

Eingeben und Abgleichen von Kreditorenrechnungen mit Produktzugängen

Eingeben, Buchen und Drucken mehrerer Rechnungen als periodische Aufgabe

Buchen und Drucken mehrerer Kreditorenrechnungen aus der Rechnungsgenehmigungserfassung

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Info über den Kreditorenrechnungsabgleich

Informationen zu im Modul "Kreditoren" erstellten Anlagen

Accounting for stocked items on product receipts and vendor invoices (White paper)

Eingeben und Speichern von Kreditorenrechnungen für Bestellungen

Sie können Rechnungen im Formular Kreditorenrechnung speichern. Das ist möglicherweise erforderlich, wenn Sie bei der Dateneingabe gestört werden oder wenn Rechnungsdaten vor dem Buchen geprüft werden müssen. Sie können Rechnungen im Formular Kreditorenrechnung auch sperren.

Hinweis

Rechnungen mit dem Status "Gesperrt" können nicht gebucht werden.

Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Häufig > Kreditorenrechnungen > Offene Kreditorenrechnungen.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Rechnung > Kreditorenrechnung. Das Formular Kreditorenrechnung wird geöffnet.
Geben Sie ein Rechnungskonto ein, oder wählen Sie ein Rechnungskonto aus. Dabei handelt es sich um das Kreditorenkonto für den Kreditor, der die Rechnung gesendet hat.
Geben Sie die Rechnungsnummer ein.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Bestellungen abrufen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einschließen für eine oder mehrere Bestellungen oder Bestellpositionen, und klicken Sie dann auf OK.
Wählen Sie oben im Formular im Feld Standardmenge für Positionen den zu aktualisierenden Mengentyp aus.
- Menge der aktuellen Lieferung – Wird für Teillieferungen verwendet. Der Standardwert im Feld Menge stammt aus dem Mengenfeld Aktuelle Lieferung der Bestellung.
- Bestellte Menge – Wird für vollständige Lieferungen verwendet. Der Standardwert im Feld Menge stammt aus dem Mengenfeld Bestellt der Bestellung.
- Erfasste Menge – Wird verwendet, wenn gemäß der Einstellung im Formular Lagersteuerungsgruppen eine Registrierung des Artikels erforderlich ist. Bei dem Standardwert im Feld Menge handelt es sich um die registrierte physische Aktualisierungsmenge.
- Menge im Produktzugang – Wird verwendet, wenn für den Auftrag bereits ein Produktzugang eingegangen ist. Bei dem Standardwert im Feld Menge handelt es sich um die Gesamtmenge der verfügbaren Produktzugänge.
- Erfasste Menge und Services – Wird verwendet, wenn Mengen für gelagerte oder nicht gelagerte Artikel in Wareneingangserfassungen registriert wurden. Diese Option schließt auch registrierte und nicht registrierte Dienstleistungen ein.
Wählen Sie im Raster Positionen eine Rechnungsposition aus, und nehmen Sie ggf. Änderungen vor. Wurden z. B. 10 Artikel bestellt, jedoch nur 5 Artikel fakturiert, können Sie den Wert im Feld Menge auf 5 ändern.
Überprüfen Sie die Informationen auf den Inforegister Positionsdetails, und nehmen Sie ggf. Änderungen vor.
Wiederholen Sie die Schritte 7 und 8 für die verbleibenden Rechnungspositionen.
Zeigen Sie auf dem Inforegister Kreditorenrechnungskopf das Feld Abweichung bei Abgleich an, wenn von der juristischen Person ein Rechnungsabgleich verwendet wird. Ein Ausrufezeichen gibt an, dass bei einem oder mehreren Typen des Rechnungsabgleichs Abweichungen vorliegen. Ein Häkchen gibt an, dass sich alle Abweichungen des Rechnungsabgleichs innerhalb zulässiger Toleranzen befinden.
Schließen Sie das Formular, um die Rechnung ohne Buchung zu speichern. Der Rechnungsstatus wechselt von Neu zu Ausstehend. Die Rechnung kann auf der Listenseite Ausstehende Kreditorenrechnungen angezeigt werden.

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Hinzufügen von Rechnungspositionen, die nicht für eine Bestellung bestimmt sind

Sie können Kreditorenrechnungen erstellen, die keinen Bestellungen zugeordnet sind. Diese Kreditorenrechnungen können eine Mischung aus Rechnungsposition mit Bezug auf Bestellpositionen und ohne Bezug auf Bestellpositionen enthalten. Einer Kreditorenrechnung, die einer Bestellung zugeordnet ist, können auch Rechnungspositionen hinzugefügt werden, die sich nicht auf eine Bestellung beziehen.

Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Häufig > Kreditorenrechnungen > Offene Kreditorenrechnungen.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Rechnung > Kreditorenrechnung. Das Formular Kreditorenrechnung wird geöffnet.
Geben Sie ein Rechnungskonto ein, oder wählen Sie ein Rechnungskonto aus. Dabei handelt es sich um das Konto für den Kreditor, der die Rechnung gesendet hat.
Geben Sie die Rechnungsnummer ein.
Klicken Sie im Raster Positionen auf Position hinzufügen, und geben Sie Informationen zur Position ein. Berücksichtigen Sie bei der Eingabe einer Artikelnummer, dass nicht für eine Bestellung bestimmte Positionen den Produkttyp Artikel oder Service aufweisen müssen und nicht gelagert sein dürfen. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Kreditorenrechnung".
Klicken Sie zum Anzeigen oder Angeben zusätzlicher Informationen zur Position auf das Inforegister Positionsdetails, und geben Sie die Informationen ein.
Optional: Wiederholen Sie die Schritte 5 und 6 für weitere Positionen.
Optional: Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Kopfzeilenansicht, um zusätzliche Informationen zum Rechnungskopf anzuzeigen oder anzugeben.
Optional: Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Buchen, um die Rechnung zu buchen, und klicken Sie dann in dem angezeigten Formular auf Buchen.
Schließen Sie das Formular, um die Rechnung ohne Buchung zu speichern. Die Rechnung kann auf der Listenseite Ausstehende Kreditorenrechnungen angezeigt werden.

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Buchen von Kreditorenrechnungen im Formular "Kreditorenrechnung"

Eine Kreditorenrechnung kann im Formular Kreditorenrechnung gebucht werden.

Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Häufig > Kreditorenrechnungen > Ausstehende Kreditorenrechnungen.
Wählen Sie eine Rechnung aus. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Bearbeiten. Sie können auch auf eine Rechnung doppelklicken, um das Formular Kreditorenrechnung zu öffnen.
Stellen Sie im Raster Positionen und auf dem Inforegister Positionsdetails sicher, dass die Rechnungsinformationen mit der Rechnung des Kreditors übereinstimmen. Geben Sie zur Korrektur die neuen Beträge oder Mengen ein.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Summen, und prüfen Sie die Informationen auf Richtigkeit. Schließen Sie das Formular Summen.
Überprüfen Sie ggf. noch weitere Informationen in dem Formular und zugehörigen Formularen.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Gesperrt, wenn eine Rechnung gesperrt war und alle damit verbundenen Probleme korrigiert wurden. Rechnungen mit dem Status "Gesperrt" können nicht gebucht werden.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Buchen, und klicken Sie dann in dem angezeigten Formular auf Buchen.

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Senden einer Kreditorenrechnung zur Prüfung

Möglicherweise wird in der Organisation ein Workflow zur Verwaltung des Prüfprozesses für Kreditorenrechnungen verwendet. Eine gelbe Informationsleiste wird ggf. am oberen Rand des Formulars Kreditorenrechnung oder der Listenseite Ausstehende Kreditorenrechnungen angezeigt. Der Prüfungsworkflow kann für den Rechnungskopf und/oder die Rechnungsposition erforderlich sein. Die Steuerelemente des Workflows werden je nachdem, worauf der Fokus vor dem Klicken auf das Steuerelement lag, auf den Kopf oder die Position angewendet.

Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Häufig > Kreditorenrechnungen > Ausstehende Kreditorenrechnungen.
Wählen Sie eine Rechnung aus. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Bearbeiten. Sie können auch auf eine Rechnung doppelklicken, um das Formular Kreditorenrechnung zu öffnen.
Nehmen Sie erforderliche Änderungen vor, und klicken Sie anschließend auf Absenden.
Lesen Sie die Anweisungen, geben Sie einen Kommentar ein, und klicken Sie dann auf Absenden.

Hinweis

Klicken Sie zum Abbrechen des Prüfprozesses auf Aktivitäten > Rückruf.

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Eingeben und Abgleichen von Kreditorenrechnungen mit Produktzugängen

Sie können Informationen zu Kreditorenrechnungen eingeben und speichern, und Sie können Rechnungspositionen mit Produktzugangspositionen abgleichen. Für eine Position können ggf. auch Teilmengen abgeglichen werden.

Sie können basierend auf den bisher empfangenen Artikeln der Produktzugangspositionen eine Kreditorenrechnung erstellen, auch wenn noch nicht alle Artikel einer bestimmten Bestellung eingegangen sind. Das kann der Fall sein, wenn ein Kreditor monatlich eine Rechnung zu allen Lieferungen sendet, die er während des Monats geleistet hat. Jeder Produktzugang stellt eine teilweise oder vollständig abgeschlossene Artikellieferung für die Bestellung dar.

Durch Buchen der Rechnung wird für jeden Artikel die Menge für Rechnungsrestbetrag mit der Summe der eingegangenen Mengen aus den ausgewählten Produktzugängen aktualisiert. Ist sowohl die Menge unter Rechnungsrestbetrag als auch die Menge unter Rest liefern für alle Elemente gleich Null, wird der Status der Bestellung zu Fakturiert geändert. Ist die Menge unter Rechnungsrestbetrag nicht Null, bleibt der Status der Bestellung unverändert, und es können weitere Rechnungen für den Auftrag erstellt werden.

Für das folgende Verfahren wird vorausgesetzt, dass für die Bestellung mindestens ein Produktzugang gebucht wurde. Die Kreditorenrechnung basiert auf diesen Produktzugängen und enthält die auf den Lieferscheinen angegebenen Mengen. Die Finanzinformationen für die Rechnung basieren auf den beim Buchen der Rechnung eingegebenen Informationen.

Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Häufig > Kreditorenrechnungen > Offene Kreditorenrechnungen.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Rechnung > Kreditorenrechnung. Das Formular Kreditorenrechnung wird geöffnet.
Wählen Sie im Feld Standardmenge für Positionen den zu aktualisierende Mengentyp aus.
Geben Sie ein Rechnungskonto ein, oder wählen Sie ein Rechnungskonto aus. Dabei handelt es sich um das Konto für den Kreditor, der die Rechnung gesendet hat.
Geben Sie die Rechnungsnummer ein.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Produktzugänge abgleichen. Sie können auch im Raster Positionen auf Rechnungsposition > Produktzugänge abgleichen klicken.
Aktivieren Sie im Formular Produktzugänge mit Rechnung abgleichen das Kontrollkästchen Abgleichen für die Produktzugänge, die mit den Artikeln aus den Rechnungspositionen abgeglichen werden sollen. Alternativ können Sie auch auf Alle Positionen auswählen oder Alle Produktzugänge auswählen klicken, um alle Produktzugänge mit der Rechnung abzugleichen.
Optional: Geben Sie zum Abgleichen einer Teilmenge die entsprechende Menge im Feld Abzugleichende Menge im Produktzugang ein.
Klicken Sie auf OK, um das Formular Produktzugänge mit Rechnung abgleichen zu schließen und zum Formular Kreditorenrechnung zurückzukehren.
Aktivieren Sie auf dem Inforegister Kreditorenrechnungskopf das Kontrollkästchen Gesperrt, um die Rechnung ohne Buchung zu speichern.

Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Buchen, und klicken Sie dann in dem angezeigten Formular auf Buchen, um die Rechnung zu buchen und das Formular zu schließen.
Schließen Sie das Formular.

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Eingeben, Buchen und Drucken mehrerer Rechnungen als periodische Aufgabe

Mehrere Rechnungen können zur gleichen Zeit bearbeitet und gleichzeitig gebucht werden. Öffnen Sie dazu das Formular Kreditorenrechnung, indem Sie auf das Menüelement Kreditorenrechnungen verwalten klicken.

Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Periodisch > Kreditorenrechnungen verwalten.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Von Bestellung, um auf Bestellungen basierende Rechnungen anzulegen.
Geben Sie im Formular Einkaufsaktualisierung eine Abfrage ein, oder wählen Sie eine Abfrage aus, und klicken Sie dann auf OK. Rechnungen werden im Formular Kreditorenrechnung erstellt und angezeigt.
Optional: Sie können die vorgeschlagenen Rechnungen nach Rechnungskonto, Auftrag oder automatisch kombinieren. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Rechnungen konsolidieren, wählen Sie Konsolidierungsoptionen aus, und klicken Sie dann auf Konsolidierung.
Bearbeiten Sie die Rechnungsdaten im Raster. Sie können z. B. für jede Zeile im Raster eine Rechnungsnummer eingeben.
Optional: Wählen Sie zum Ändern von Rechnungspositionen die Rechnung aus, und klicken Sie dann im Aktivitätsbereich auf Bearbeiten. Nehmen Sie die Änderungen vor. Klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Schließen auf Rechnungsdetails, um zur Rasteransicht zurückzukehren.
Falls für eine Rechnung vor dem Buchen weitere Maßnahmen erforderlich sind, wählen Sie die Rechnung aus, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gesperrt.
Wenn Sie sich vergewissert haben, dass die Rechnung stimmt, klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Buchen, und klicken Sie dann in dem angezeigten Formular auf Buchen.

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Buchen und Drucken mehrerer Kreditorenrechnungen aus der Rechnungsgenehmigungserfassung

Dieses Verfahren setzt voraus, dass mindestens ein Produktzugang für die Bestellung gebucht wurde, und dass eine Rechnung für die Bestellung in einem Rechnungsbuch gebucht wurde. Die Finanzdaten für die Rechnung stammen aus der im Rechnungsbuch gebuchten Rechnung.

Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Erfassungen > Rechnungen > Rechnungsgenehmigungserfassung.
Erstellen Sie eine Erfassung, und klicken Sie dann auf Positionen.
Klicken Sie auf Belege suchen. Wählen Sie im Formular Belege suchen in der Belegliste einen Beleg aus, und klicken Sie anschließend auf Auswählen.
Klicken Sie zum Schließen des Formulars Belege suchen auf OK.
Geben Sie auf der Registerkarte Überblick ein Konto ein.
Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemeines, und überprüfen Sie die Mehrwertsteuer- sowie die Währungsinformationen auf Richtigkeit.
Klicken Sie auf Funktionen > Bestellung.
Optional: Ändern Sie die Abfrage im Formular Verwendete Abfrage, und klicken Sie dann auf OK. Das Formular Kreditorenrechnung wird angezeigt.
Wählen Sie im Feld Standardmenge für Positionen die Option Menge im Produktzugang aus.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Von Produktzugang.
Aktivieren Sie im Formular Produktzugang auswählen das Kontrollkästchen Einschließen für die Produktzugangspositionen, die in diese Rechnung eingeschlossen werden sollen.
Klicken Sie auf OK. Der Gesamtrechnungsbetrag der Rechnung, die auf Basis des Produktzugangs berechnet wurde, wird mit dem Gesamtrechnungsbetrag der erfassten Rechnung verglichen. Stimmen die Werte überein, werden die Kreditorenrechnungen gebucht und gedruckt. Andernfalls werden Meldungen angezeigt.

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Neu in und Hotfix KB3047235

Wenn Sie im öffentlichen Sektor sind, können Sie jetzt ein oder mehrere einmalige Kreditorenkonten gleichzeitig erstellen, während Sie Rechnungen für diese Kreditoren erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Create a one-time vendor and invoice (Public sector) sowie unter Import and create one-time vendors and invoices (Public sector). Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn installiert ist und wenn der Konfigurationsschlüssel Public Sector ausgewählt ist.

Planen Sie, allgemeine Budgetreservierungen mit Rechnungen zu verwenden, siehe Relieve a general budget reservation (Public sector). Wenn eine allgemeine Budgetreservierung in einer Kreditorenrechnungsposition ausgewählt ist, werden alle Projektdetails und Projektverteilungen kopiert. Aufgrund der Budgetreservierungsreferenz können einige der Projektdetails nicht bearbeitet werden. Beachten Sie, dass Sie iener Kreditorenrechnungsposition eine Beschaffungskategorie auswählen müssen, bevor Sie eine allgemeine Budgetreservierungsposition auswählen. Wenn die Budgetreservierungsposition zuerst ausgewählt wird, wird das Beschaffungskategoriefeld deaktiviert.

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