Anleitungen über Microsoft Power Platform-Umgebungen und Power Apps verwalten
Organisationen müssen die Kontrolle über ihre Daten behalten und wissen, wer zu welchem Zeitpunkt auf welche Daten Zugriff hat. Zum Verwalten von Anleitungen empfehlen wir Unternehmen regulierter Branchen, Anleitungen nach ihrer Lebenszyklusphase zu trennen. Befindet sich eine bestimmte Anleitung beispielsweise in der Entwicklung oder wurde sie für die tägliche Nutzung genehmigt? Je nach Lebenszyklusphase einer Anleitung sollten bestimmte Rollen in Ihrer Organisation Zugriff auf die Anleitung und ihren Inhalt haben und sie bearbeiten dürfen – oder der Zugriff auf die Anleitung sollte gänzlich eingeschränkt werden.
Die Trennung von Anleitungen nach Lebenszyklusphasen kann durch die Erstellung von Microsoft Power Platform-Umgebungen erreicht werden, die den relevanten Lebenszyklusphasen Ihrer Organisation und Branche entsprechen. Ein typischer Lebenszyklus umfasst die Erstellung, Prüfung, Ausführung und Archivierung.
Eine bestimmte Anleitung ist praktisch jeweils nur in einer Umgebung vorhanden. Es können jedoch mehrere Versionen einer Anleitung gleichzeitig in verschiedenen Umgebungen vorhanden sein. Durch das Trennen von Anleitungen nach ihrer Lebenszyklusphase können Sie Produktionsfehler reduzieren, die dadurch entstehen, dass das Bedienpersonal einer Maschine die Anweisungen in einer nicht fertiggestellten, nicht überprüften oder veralteten Anleitung befolgt. Gleichzeitig empfehlen wir Organisationen, eine rollenbasierte Zugriffssteuerung über Konzernmandanten und Sicherheitsrollen durchzusetzen, sodass Mitarbeiter*innen nur Zugriff auf die Umgebungen haben, in denen sie Aufgaben erfüllen müssen. So ist für eine strikte Trennung zwischen Daten und Benutzer*innenzugriff gesorgt.
Zur Unterstützung eines reibungslosen Anleitungsflows zwischen Umgebungen empfehlen wir die Verwendung von Power Apps, sodass die entsprechenden Mitarbeiter*innen Anleitungen von einer Umgebung in die andere übertragen können. Auf diese Weise kann Ihre Organisation einen Überwachungspfad erstellen, dem die erforderlichen Metadaten hinzugefügt werden, um die regulatorischen Anforderungen Ihrer Branche, die Qualitätskontrollen Ihres Unternehmens und die Rückverfolgbarkeit zu unterstützen.
Das folgende Diagramm zeigt die empfohlene Flowstruktur zwischen vier typischen Umgebungen. Die Pfeile geben die Richtungen an, in die Anleitungen übertragen werden können. Eine Anleitung kann z. B. von der Erstellung zur Prüfung und wieder zurück übertragen werden, wenn sie als fehlerhaft oder nicht präzise genug erachtet wird, um genehmigt zu werden. Eine Anleitung kann die Prüfumgebung allerdings nicht umgehen. Sie muss eine Prüfung durchlaufen, bevor sie zur Ausführung übertragen wird, wo sie beispielsweise vom Bedienpersonal an einer Fertigungsstraße verwendet wird.
Um das Konzept von Umgebungen, die einer Lebenszyklusphase entsprechen, greifbarer zu machen, finden Sie im restlichen Artikel ausführlichere Beschreibungen der vier zuvor genannten Beispielumgebungen: Erstellung, Prüfung, Ausführung und Archivierung. Auch wenn diese Umgebungsstruktur und der Flow zwischen diesen Umgebungen für Unternehmen regulierter Branchen typisch sind, sind sie möglicherweise nicht für Ihr Unternehmen relevant oder entsprechen nicht den spezifischen Vorschriften, denen Sie unterliegen. Wir empfehlen, interne Workshops mit allen Beteiligten durchzuführen, um die relevanten Strukturen und Flows für Ihr Unternehmen zu identifizieren. Weitere Informationen finden Sie unter Den Guides User Journey.
Beispielumgebung 1: Erstellungsumgebung
In der ersten Phase des Lebenszyklus einer Anleitung erstellt Ihre Organisation die Anleitung auf dem PC mit den zugehörigen Aufgaben und Schritten, die von den Benutzer*innen der Anleitung befolgt werden müssen. Anschließend platzieren Sie holografische 3D-Inhalte im physischen Bereich, damit die Benutzer*innen die schrittweisen Anleitungen besser verstehen. Dieser Prozess wird auch als Erstellung bezeichnet. Bei der Erstellung von Anleitungen empfiehlt es sich, dass diese in einer für die Erstellung vorgesehenen Umgebung vorhanden sind.
Da sich die Anleitungen zu diesem Zeitpunkt noch in der Erstellungsphase befinden und noch nicht geprüft wurden oder eventuell gar unvollständig sind, ist es wichtig, dass z. B. Benutzer*innen in einem Labor sie nicht verwenden können. Werden Anleitungen in einer dedizierten Erstellungsumgebung erstellt, können die Autor*innen den holografischen Inhalt und den Wortlaut erstellen, entwickeln, testen und bewerten, ohne zu riskieren, dass die Anleitungen verwendet werden, bevor sie fertiggestellt, genehmigt und für die tägliche Verwendung freigegeben wurden.
In Ihrer Organisation können Autor*innen z. B. Schulungsberater*innen, Projektingenieur*innen oder Bediener*innen mit speziellen Kenntnissen über eine bestimmte Produktionseinrichtung sein. Wenn sich Anleitungen in dieser ersten Phase ihres Lebenszyklus befinden, liegen die folgenden Aufgaben in der Verantwortung der Autor*innen:
- Die regulatorisch erforderlichen Metadaten zur Vorbereitung des Genehmigungsprozesses hinzufügen
- Sicherstellen, dass der Inhalt und die Platzierung in einem dreidimensionalen Raum wie vorgesehen funktionieren, bevor die Anleitung in die nächste Umgebung, die Prüfungsumgebung, übertragen wird
Beispielumgebung 2: Prüfungsumgebung
Die Prüfungsumgebung dient zum Validieren, Ablehnen und Genehmigen von Anleitungen, die von Autor*innen in der Erstellungsumgebung erstellt wurden
Höchstwahrscheinlich ist die Prüfung von Anleitungen eine Aufgabe für Ihre Qualitätssicherungsspezialist*innen (Quality Assurance, QA). Der QA-Spezialist*innen validieren u. a. den Inhalt der Anleitung (z. B. die Einhaltung von Standardarbeitsanweisungen (Standard Operating Procedures, SOPs)), die Platzierung von 3D-Objekten im physischen Raum sowie die Gesamtqualität.
Infolge dieser Auswertungen entscheiden die QA-Spezialist*innen, ob die Anleitung z. B. an einem Produktionsstandort einsatzbereit ist und daher in die Ausführungsumgebung übertragen wird, oder ob sie einer zusätzlichen Autorisierung bedarf, bevor sie für die Verwendung genehmigt wird. Im letzteren Fall wird die Anleitung zurück in die Erstellungsumgebung übertragen, sodass die Autor*innen die erweiterten Anweisungen mithilfe von Power Apps verbessern können.
Wenn die Inhalte holografische Elemente wie 3D-Pfeile zur Anweisung der Benutzer*innen aufweisen, muss die Überprüfung – zumindest teilweise – auf einem HoloLens-Gerät erfolgen. Auf diese Weise kann die Qualitätssicherung z. B. auf die 3D-Pfeile zugreifen, die die Aufmerksamkeit der Benutzer*innen auf einen bestimmten interessanten Punkt auf der Maschine lenken, und überprüfen, ob diese präzise platziert sind und nicht irreführen könnten.
Es sind zwar technische Gutachter*innen oder Fachexpert*innen, die den QA-Prozess unterstützen oder für die technische/fachliche Expert*innenprüfung verantwortlich sind, die endgültige Genehmigung erfolgt jedoch durch die Qualitätssicherung.
Hinweis
Im Vergleich zur Erstellungsumgebung erfordert die Prüfungsumgebung möglicherweise zusätzliche behördliche Kontrollen und Einschränkungen für Änderungen, Zugriff und Rückverfolgbarkeit.
Beispielumgebung 3: Ausführungsumgebung
Die Ausführungsumgebung ist der Bereich, in dem erstellte, überprüfte und genehmigte Anleitungen im schreibgeschützten Modus vorhanden sind. In dieser Umgebung können Anleitungen an einem Standort verwendet werden (z. B. an einer Fertigungsstraße in einem Fertigungsunternehmen).
Am Standort ist ein eindeutiger Verweis auf die genehmigten Anleitungen vorhanden: Gedruckte QR-Codes werden an Maschinen angebracht oder neben den Geräten auf Tablets oder anderen Oberflächen dargestellt. Die Bediener*innen tragen ein HoloLens-Gerät und scannen die QR-Codes über die HoloLens-Kamera. Jeder QR-Code verfügt über einen eingebetteten Link. Daher wird beim Scannen eine spezifische Anleitung aus der Ausführungsumgebung heraus geöffnet. Das Bedienpersonal folgt dann den Anweisungen der Anleitung für die entsprechende Aktivität oder den entsprechenden Prozess.
Alternativ kann Ihre Organisation anstelle von HoloLens-Geräten Tablets oder Mobiltelefone verwenden, um die Anleitungen zu öffnen, anzuzeigen und zu befolgen. Dennoch bieten HoloLens-Geräte gegenüber Tablets und Mobiltelefonen einige Vorteile:
- HoloLens überlagert holografische Bilder mit der realen Welt. Daher interagieren Benutzer*innen mit digitalen Inhalten auf eine immersivere Art und Weise, als dies mit Tablets und Mobiltelefonen möglich ist.
- Sie können QR-Codes mit einem HoloLens-Gerät verwenden, jedoch nicht mit einem Tablet oder Mobiltelefon.
- Im Gegensatz zu Tablets und Mobiltelefonen ist HoloLens ein Freisprechgerät, das Benutzer*innen die Interaktion mit digitalen Inhalten über Sprachbefehle, Gesten und Blickverfolgung ermöglicht. Auf diese Weise können Benutzer*innen der Anleitung einfacher folgen, während sie Aufgaben mit ihren Händen ausführen.
Mit einer separaten Ausführungsumgebung können die Endbenutzer*innen volles Vertrauen in die Korrektheit und Qualität der bereitgestellten Anleitungen haben. Bediener*innen, QA-Mitarbeiter*innen und Manager*innen wissen, dass absichtliche oder versehentliche Änderungen an Anleitungen nicht möglich sind, da die Erstellungsoptionen in dieser Umgebung gesperrt sind. Die Ausführungsumgebung dient ausschließlich der täglichen Verwendung von Anleitungen durch die Bediener*innen.
Hinweis
Im Vergleich zur Erstellungsumgebung erfordert die Ausführungsumgebung möglicherweise zusätzliche behördliche Kontrollen und Einschränkungen für Änderungen, Zugriff und Rückverfolgbarkeit.
Beispielumgebung 4: Archivierungsumgebung
Irgendwann sind die Anleitungen, die von Ihrer Organisation erstellt, genehmigt und verwendet werden, veraltet und müssen „stillgelegt“ werden. Anleitungen sind z. B. überholt, wenn Ihre Organisation Maschinen ersetzt, um Produktionsflüsse zu optimieren. Wenn die neuen Maschinen anders gehandhabt werden, sind neue Anweisungen zur Bedienung der Produktionsanlagen erforderlich.
Anleitungen können auch veraltet sein, weil Bediener*innen erkennen, dass darin enthaltene Anweisungen effizienter oder genauer sein könnten. In diesen Fällen muss die zugehörige Anleitung aktualisiert werden, indem eine neue, korrigierte Version erstellt wird. Da empfohlen wird, die Entwicklung von Anleitungen zu verfolgen, besteht der Prozess der Aktualisierung einer ineffizienten oder fehlerhaften Anleitung darin, die Anleitung zu duplizieren, wenn sie in der Ausführungsumgebung zugänglich war, und die Anleitung dann in der Ausführungsumgebung als veraltet einzustufen. Weitere Informationen finden Sie unter Strategie für die Versionsverwaltung von Anleitungen.
Sie sollten veraltete Anleitungen für Überwachungspfadzwecke aufbewahren, da dies eine regulatorische oder geschäftliche Qualitätsanforderung sein kann. Es wird empfohlen, Anleitungen in einer für die Archivierung bestimmten Umgebung „stillzulegen“. Der Aufbewahrungszeitraum für Anleitungen in der Archivierungsumgebung sollte gemäß den Branchenanforderungen und anderen Standards in Ihrer Organisation festgelegt werden.
Hinweis
Im Vergleich zur Erstellungsumgebung erfordert die Archivierungsumgebung möglicherweise mehr behördliche Kontrollen und Einschränkungen für Änderungen, Zugriff und Rückverfolgbarkeit.