Strategie für die Versionsverwaltung von Anleitungen
Verwenden Sie zum Verwalten von Änderungen an Anleitungen eine Strategie für die Versionsverwaltung. Wir empfehlen Ihrer Organisation, zwischen zwei Arten der Versionsverwaltung zu unterscheiden: Hauptversionen und Nebenversionen.
Hauptversionen
Wenn Ihre Organisation eine neue Version einer Anleitung benötigt, die in einer Ausführungsumgebung vorhanden ist, erstellen Sie eine neue Hauptversion. In diesem Fall ändert sich der Name der Anleitung „Guide 1.0“ in „Guide 2.0“. Die Angabe „2.0“ weist darauf hin, dass die aktualisierte Anleitung eine frühere Version ersetzt hat. Die Hauptversionsverwaltung ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen, die an den betroffenen Anleitungen vorgenommen wurden. Wie bei jeder anderen Anleitung sollten Sie eine neue Hauptversion einer Anleitung prüfen, bevor Sie sie in die der Ausführungsphase verschieben. Die Version ist im Quality Management System (QMS) protokolliert und somit rückverfolgbar.
Überlegen Sie beim Erstellen einer neuen Hauptversion einer Anleitung, was mit der Anleitung geschehen soll, die von der neuen Hauptversion abgelöst wird:
- Sofortige Einstellung: Die abgelöste Anleitung wird in eine Archivierungsumgebung verschoben, bevor Sie die neue Hauptversion erstellen.
- Eingestellte Version ablösen: Die abgelöste Anleitung wird in eine Archivierungsumgebung verschoben, wenn die neue Hauptversion genehmigt wurde und zur Ausführung bereit ist.
Wenn sich ein Verfahren geändert hat und die aktuelle Anleitung nicht mehr konform ist, sollten Sie die Verwendung des Ansatzes Sofortige Einstellung in Betracht ziehen. Andernfalls könnte die Sicherheit oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gefährdet sein, wenn ein Bediener die aktuelle Anleitung öffnet und die darin enthaltenen Anweisungen befolgt. In diesem Fall besteht der erste Schritt darin, die Anleitung einzustellen, indem sie ins Archiv verschoben wird. Als Nächstes erstellen, prüfen und öffnen Sie die neue Hauptversion der Anleitung.
In einem anderen Szenario zeigen Power BI-Berichte für Nutzungsdaten der Anleitung, dass die Operatoren den Vorgang bei einer bestimmten Schrittkarte unterbrechen. Da eine solche Pause darauf hindeuten könnte, dass die Anweisungen unklar sind, sollten Sie sie verfeinern. Da es bei diesem Update um Optimierung und nicht um Verfahrensänderungen geht, muss die aktuelle Version erst eingestellt werden, wenn die neue genehmigt wurde und zur Ausführung bereit ist. Erwägen Sie daher die Verwendung des Ansatzes Eingestellte Version ablösen. In diesem Fall wird die Anleitung erst eingestellt, wenn sie von der neuen Hauptversion abgelöst wurde.
Nebenversionen
Hauptversionen sind obligatorisch, Nebenversionen hingegen optional. Nebenversionen sind alle Versionsänderungen, die vorgenommen werden, bevor die Anleitung die Ausführungsumgebung erreicht. Wenn Ihre Organisation es nicht für erforderlich hält, den Inhaltslebenszyklus vor der Ausführungsphase zu verfolgen, können Nebenversionen weggelassen werden.
Nur die höchste Nebenversion wird in die Ausführungsumgebung übertragen.
In diesem Fall bezieht sich Versionsverwaltung auf die Versionsverwaltung von Anleitungen in Microsoft Power Platform. Dies ist nicht unbedingt dasselbe wie die Datensatzversionierung im QMS. (Hier wird der Datensatz im QMS mit der Anleitung in Microsoft Power Platform verknüpft.) Abhängig vom implementierten System und Prozess kann sich die Datensatzversion im QMS ändern, wenn Änderungen an den Metadaten vorgenommen werden, beispielsweise am Titel oder Autor.
Wir empfehlen die Versionsverwaltung in Microsoft Power Platform und QMS zu entkoppeln, um den Prozess so flexibel wie möglich zu gestalten. Das Synchronisieren der Versionsverwaltung kann umständlich sein, da eine Änderung an der Versionsverwaltung im QMS eine Änderung der Versionsverwaltung in Microsoft Power Platform erfordert. Obwohl die Änderung des Datensatzes im QMS keine Auswirkungen auf die tatsächliche Anleitung hat, erfordert sie eine erneute Genehmigung der Anleitung.