Voraussetzungen für die Implementierung und Planung des Rollouts
Als Voraussetzung für ein erfolgreiches Dynamics 365 Guides-Rollout in regulierten Branchen wird empfohlen, in den ersten Phasen der Implementierung die folgenden Elemente zu definieren:
- Den Guides User Journey
- Das Datenmodell
- Systemintegrationen und Wiederverwendung
- Benachrichtigungen
Berücksichtigen Sie die vier o. g. Elemente bereits in einer frühen Phase des Prozesses, da sie einen erheblichen Einfluss auf den gesamten Implementierungsprozess und die Möglichkeiten für zukünftige Entwicklungen haben.
Den Guides User Journey
Wir empfehlen, eine Reihe interner Stakeholder*innenworkshops für Mitarbeiter*innen durchzuführen, die mit Standardarbeitsanweisungen (Standard Operating Procedure, SOP) in Berührung kommen. Die Gruppe der Stakeholder*innen sollte unter anderem SOP-Autor*innen, Berater*innen für digitale Schulungen, Spezialist*innen für Geschäfts- und IT-Qualitätssicherung (QA), Microsoft Power Platform-Personal aus der IT und Bedienpersonal umfassen.
Ziel der Workshops ist es, Feedback von Stakeholder*innen zu den relevanten Schritten und Rollen zu erhalten, die von der Erstellung einer Anleitung bis zu ihrer Archivierung erforderlich sind, und mögliche Problemfälle im Lebenszyklus zu identifizieren. Wenn diese Informationen in einer detaillierten User Journey abgebildet werden, hilft dies bei der Gestaltung der richtigen Umgebungsstruktur, des Flows von Anleitungen zwischen den Umgebungen und bei der Auswahl der richtigen Rollen, die den einzelnen Umgebungen zugeordnet werden sollen. Es hilft Ihnen auch dabei, vorhandene Systeme zu identifizieren, die Ihre Organisation nutzen kann, sowie Prozesse, die Ihre Organisation wiederverwenden oder vereinfachen kann.
Das Datenmodell
Ein Datenmodell bietet eine Blaupause dafür, woher Daten stammen, welches Datenformat sie aufweisen, wie sie gespeichert und abgerufen werden und welche Steuerelemente aktiviert sind. Es ist von entscheidender Bedeutung, das Datenmodell in einer frühen Phase des Implementierungsprozesses zu definieren. Sie sollten Ihr Datenmodell vorbereiten, wenn Sie in Zukunft Prozesse automatisieren möchten und daher mit Systemintegrationen rechnen. Dazu müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Datenmodell mit den Datenfeldern und IDs des zukünftigen Integrationssystems übereinstimmt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Daten miteinander verbunden werden können.
Wir empfehlen außerdem, dass Ihr Datenmodell die Prüfanforderungen festlegt, z. B. welche Datenelemente verfolgt werden sollen, wie oft die Datenelemente geprüft werden sollen und wer die Befugnis hat, Datenänderungen vorzunehmen. Anhand dieser Informationen kann Ihre Organisation einen ordnungsgemäßen Überwachungspfad sicherstellen.
Systemintegrationen und Wiederverwendung
Systemintegration ist der Prozess, bei dem separate Systeme und Komponenten zu einem einzigen, einheitlichen System zusammengeführt werden. Sie sollten dies bei der Skalierung von Guides berücksichtigen. Bestimmen Sie beispielsweise, ob es relevant ist, Guides mit vorhandenen Systemen wie einem Quality Management System (QMS) oder einem Learning Management System (LMS) zu verknüpfen.
Wir empfehlen Ihnen, die Kommunikation zwischen Systemen (z. B. zwischen Microsoft Power Platform und einem QMS) zunächst manuell abzuwickeln. Wenn Sie in einem der Systeme feststellen, dass Datenfelder fehlen, ist es einfacher, dieses Problem manuell zu beheben, als einen automatisierten Prozess über eine Integration zu verwenden. So können Sie alle kleineren Fehler, die bei der Implementierung auftreten können, erkennen und korrigieren, bevor Sie die automatische Integration einrichten.
Wir empfehlen, Integrationen frühzeitig in den Implementierungsphasen zu planen. Auch wenn Integrationen zu einem späteren Zeitpunkt entwickelt werden können, erleichtert es die Arbeit erheblich, wenn das Datenmodell im Voraus erstellt wird.
Für die Skalierung im Zeitverlauf wird eine automatisierte Systemintegration empfohlen, da dadurch auch manuelle Kontrollen durch automatisierte Kontrollen ersetzt werden, was für mehr Stabilität sorgt.
Benachrichtigungen
Beim Erstellen einer Anleitung sind mehrere Rollen an den verschiedenen Schritten des Inhaltslebenszyklus beteiligt. Es ist wichtig, dass die richtigen Rollen zum richtigen Zeitpunkt benachrichtigt werden, um sicherzustellen, dass Sie die Prüfungsanforderungen einhalten und der Prozess reibungslos abläuft. Wenn eine Anleitung beispielsweise in einer Prüfungsumgebung auf die Genehmigung wartet, sollte die Qualitätssicherung sofort benachrichtigt werden. Diese Benachrichtigungen können als E-Mails, Warnungen oder in der Form eingerichtet werden, die den Systemen Ihrer Organisation entspricht. Ihre Organisation sollte sicherstellen, dass ein gut funktionierender Flow zwischen den Systemen und zwischen den am Lebenszyklus der Inhalte beteiligten Rollen besteht. Erwägen Sie die Verwendung vorhandener Benachrichtigungsflows, die bereits funktionieren und den Benutzer*innen bekannt sind.