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Abrechnungsklassifizierungen und Abrechnungscodes im öffentlichen Sektor

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In diesem Artikel wird erläutert, wie Organisationen im öffentlichen Sektor Abrechnungsklassifizierungen und Abrechnungscodes zur Verwaltung von Freitextrechnungen verwenden können.

Abrechnungsklassifizierungen

Abrechnungsklassifizierungen werden verwendet, um ähnliche Freitextrechnungen zur Verarbeitung und für das Anzeigen zu gruppieren. Beispielsweise könnte ein Verkehrsunternehmen in jeder Haltestelle Platz für kleine Cafés und andere Händler schaffen. Durch die Erstellung einer Abrechnungsklassifizierung für Leasingverträge kann die Agentur automatisch dieselben Zahlungsbedingungen anwenden und für alle Leasingverträge dieselbe Reihenfolge von Mahnungen verwenden. Die Agentur kann außerdem die Rechnungen für alle Leasingverträge gemeinsam einsehen, selbst wenn die Leasingverträge nicht die gleiche finanzielle Größenordnung haben. Abrechnungsklassifizierungen umfassen die folgenden Informationen:

  • Abrechnungsklassifizierungscode (maximal 15 alphanumerische Zeichen)
  • Beschreibung (bis zu 60 Zeichen)
  • Zahlungsbedingungen
  • Interessante Informationen
  • Nummernkreis für Rechnungsnummer
  • Nummernkreis für Gutschriften
  • Nummernkreis für Mahnschreiben
  • Abrechnungscodes, die Rechnungen zugewiesen werden können, die diese Abrechnungsklassifizierung verwenden

Über Abrechnungsklassifizierungen können Sie die Abrechnungspriorität von Freitextrechnungen steuern. Näheres hierzu finden Sie unter Ansiedlungsvorrang im öffentlichen Sektor. Eine Abrechnungsklassifikation kann viele Abrechnungscodes enthalten, jeder Abrechnungscode kann jedoch nur einer Abrechnungsklassifikation zugeordnet werden. Wenn Sie einer Freitextrechnung eine Abrechnungsklassifizierung Teilen hinzufügen, sind für die Rechnung nur die Abrechnungscodes verfügbar, die in der Abrechnungsklassifizierung aufgeführt sind. Bevor Sie Abrechnungsklassifizierungen einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie die Zahlungsbedingungen, Zinscodes, Buchungsprofile, Mahnschreibensequenzen, Nummernsequenzen und Abrechnungscodes eingerichtet haben, die Sie für die Abrechnungsklassifizierungen verwenden möchten.

Abrechnungscodes

Abrechnungscodes stellen einen Satz Standard-Abrechnungswerte und -Sätze für einen definierten Dienstleistungstyp oder eine Belastung dar. Die Werte, die Sie für jeden Abrechnungscode definieren, werden automatisch in die Freitextrechnungsposition eingegeben, wenn der Abrechnungscode ausgewählt wird. Beispielsweise könnte eine Abfallwirtschaftsabteilung bestimmten Kunden neue Container in Rechnung stellen. Sie verfügen über einen Abrechnungscode „Neuer Container“, der die Abrechnungsinformationen für diese Container enthält. Wenn die Abteilung eine Freitextrechnung erstellt und in einer Rechnungszeile den Abrechnungscode „Neuer Behälter“ auswählt, werden die Standardwerte aus dem Abrechnungscode automatisch eingetragen. Abrechnungscodes enthalten die folgenden Informationen:

  • Abrechnungscode (bis zu 10 alphanumerische Zeichen)
  • Beschreibung (bis zu 60 Zeichen; diese wird auf der Rechnung ausgedruckt)
  • Auswählen und Ablaufdatum
  • Umsatzsteuerinformationen
  • Interessante Informationen
  • Buchhaltungsverteilung
  • Preisinformation
  • Projektinformationen (sofern auf der Seite „Debitorenparameter“ aktiviert)
  • Benutzerdefinierte Felder

Die Vorgabewerte aus dem Abrechnungscode können auf der Freitextrechnung grundsätzlich geändert werden. Sie können den Abrechnungscode jedoch so festlegen, dass Änderungen an bestimmten Feldern zugelassen oder verhindert werden. Einzelheiten finden Sie unter Freitextrechnungen im öffentlichen Sektor. Abrechnungscodes können auch mit Buchungsdefinitionen verknüpft werden. Wenn in einer Rechnungsposition ein Abrechnungscode verwendet wird, wird die mit dem Abrechnungscode verknüpfte Buchungsdefinition zum Buchen der Transaktion im Hauptbuch verwendet. Weitere Informationen zu Stellenbeschreibungsdefinitionen finden Sie unter Stellenbeschreibungsdefinitionen im öffentlichen Sektor.

Benutzerdefinierte Felder

Sie können benutzerdefinierte Felder für Abrechnungscodes erstellen. Diese Felder werden verwendet, um Daten zu bestimmten Rechnungsgebühren zu erfassen. Beispielsweise könnte die Tierschutzbehörde einer Stadt benutzerdefinierte Felder verwenden, um die Tierart und das Datum der letzten Tollwutimpfung aufzuzeichnen. Da Sie Abrechnungscodes benutzerdefinierte Felder zuweisen, sollten Sie Ihre benutzerdefinierten Felder erstellen, bevor Sie Abrechnungscodes erstellen. Es gibt sechs Arten von benutzerdefinierten Feldern. Sie können für jedes benutzerdefinierte Feld einen Standardwert festlegen. Die Standardwerte können auf der Freitextrechnung geändert werden.

  • Währung –Währungsfelder akzeptieren nur Zahlen mit zwei Dezimalstellen. Sie können die Minimal- und Maximalwerte für das Feld angeben.
  • Dezimal – Dezimalfelder akzeptieren nur Dezimalzahlen mit vier Dezimalstellen. Sie können Minimal- und Maximalwerte für das Feld festlegen.
  • Text – Textfelder können beliebige Arten von Text enthalten und alle darin eingegebenen Daten werden als Text interpretiert. Sie können eine maximale Feldlänge für das Feld festlegen.
  • Integer – Integer-Felder akzeptieren nur ganze Zahlen. Sie können Minimal- und Maximalwerte für das Feld festlegen.
  • Mietvertrag – Mietvertrag-Felder erlauben Ja/Nein-Auswahlen.
  • Datum – Datumsfelder akzeptieren nur Daten. Das Datum wird als tt/mm/jjjj gespeichert.

Muss ich Abrechnungsklassifikationen verwenden?

Obwohl Sie Abrechnungsklassifizierungen nicht aktivieren müssen, empfehlen wir Ihnen dringend, dies zu tun. Viele der Funktionen für den öffentlichen Sektor in der App „Debitorenbuchhaltung“ sind nur verfügbar, wenn Abrechnungsklassifizierungen aktiviert sind. Nachdem Sie Abrechnungsklassifizierungen aktiviert haben, ist die Abrechnungsklassifizierung jedoch ein Pflichtfeld auf Freitextrechnungen. Weitere Informationen zu Abrechnungsklassifizierungen und Abrechnungscodes bei Freitextrechnungen finden Sie unter Freitextrechnungen im öffentlichen Sektor.

Wie aktiviere ich Abrechnungsklassifizierungen?

Aktivieren Sie Abrechnungsklassifizierungen auf der Seite Debitorenparameter . Wählen Sie im Abschnitt Allgemein auf der Registerkarte Verkaufseinrichtung die Option Auswählen Abrechnungsklassifizierungen verwenden. Die Seiten, auf denen Sie Abrechnungsklassifizierungen und Abrechnungscodes erstellen, sind verfügbar, bevor Sie Abrechnungsklassifizierungen aktivieren. Sie sollten alle Ihre Abrechnungsklassifizierungen und Abrechnungscodes einrichten, bevor Sie sie aktivieren. Nachdem Sie Abrechnungsklassifizierungen aktiviert haben, muss jede Freitextrechnung eine Abrechnungsklassifizierung haben. Notiz : Wenn Sie Abrechnungsklassifizierungen verwenden möchten, um die Abrechnungspriorität von Freitextrechnungen zu bestimmen, müssen Sie die Option Abrechnung Attribut auf der Abwicklungspriorität Seite, nachdem Sie Abrechnungsklassifizierungen aktiviert haben. Näheres hierzu finden Sie unter Ansiedlungsvorrang im öffentlichen Sektor.

Muss ich bei einer Änderung der Abrechnungssätze neue Abrechnungscodes anlegen?

Wenn Abrechnungscodes aktualisiert werden müssen, müssen Sie keine neuen Abrechnungscodes erstellen. Stattdessen können Sie mehrere Versionen des Abrechnungscodes mit Gültigkeits- und Ablaufdaten für jede Version erstellen. Unter Gültigkeitsdatum beginnt das System automatisch mit der Verwendung der aktualisierten Version.

Kann ich denselben Abrechnungscode mehreren Abrechnungsklassifizierungen zuordnen?

Nein, aber es gibt trotzdem eine Möglichkeit, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Nehmen wir an, Ihre Organisation verwendet für jede Abteilung eine separate Abrechnungsklassifizierung. Drei der Abteilungen benötigen einen Abrechnungscode für Lizenzverträge. Sie können einen einzelnen Abrechnungscode „Lizenzvereinbarung“ nicht drei Abrechnungsklassifizierungen zuordnen. Sie können jedoch einen Satz aus drei identischen Abrechnungscodes erstellen und jeder Abteilung einen zuweisen.