Buchungsdefinitionen im öffentlichen Sektor
In diesem Artikel sind Beispiele für Buchungsdefinitionen im öffentlichen Sektor aufgeführt, die zum Erstellen von Nebenbucherfassungszeilen für Ursprungstransaktionen verwendet werden können, die ausgewählte Kriterien erfüllen. Beispiele hierfür sind Haushaltszuweisungen, gepoolte Barausgleiche, Abschreibungen, Nachnahmeausgleiche, erweiterte Hauptbucheinträge, Jahresabschluss im Hauptbuch und Eigenmittel.
In diesem Artikel werden die für den öffentlichen Sektor verfügbaren Funktionen für Buchungsdefinitionen beschrieben. Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie mit den Buchungsdefinitionen vertraut sein.
Wie verwende ich diese Beispiele für Stellenausschreibungsdefinitionen im öffentlichen Sektor?
Sie können die Beispiele in diesem Artikel auf der Seite Buchungsdefinitionen einrichten. Jedes Beispiel umfasst folgende Abschnitte:
- Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien
- Buchungsdefinition – Generierte Einträge
- Buchungen mit Konten, Dimensionswerten und Beträgen
- Aus der Buchungsdefinition generierte Sachkontoeinträge
Wenn im Bereich Übereinstimmungskriterien eine Übereinstimmung zwischen den Konten und Dimensionswerten für die Buchungsdefinition und den Konten und Dimensionswerten der Transaktion auftritt, werden Hauptbucheinträge generiert. Diese Einträge basieren auf den generierten Einträgen für die Buchungsdefinition.
Notiz
Verwenden Sie die Seite Transaktions-Buchungsdefinitionen, um eine Buchungsdefinition einer bestimmten Buchungsart zuzuordnen. Nachdem Sie einer Buchungsdefinition eine Transaktionsart zugeordnet und die Buchhaltungsregel Buchungsdefinitionen verwenden auf der Seite Hauptbuchparameter aktiviert haben, müssen alle Transaktionen der ausgewählten Transaktionsart Buchungsdefinitionen verwenden.
Beispiel: Budgetzuteilungen
Bei Organisationen des öffentlichen Sektors werden die ursprünglichen Haushaltssalden entweder als Ausgabenbewilligungen oder als geschätzte Einnahmen erfasst. Die ursprünglichen Haushaltssalden werden verwendet, um die verfügbaren Haushaltssalden den Ausgaben und den tatsächlich eingenommenen Einnahmen gegenüberzustellen.
Es wird eine Buchungsdefinition erstellt, um die Aufzeichnung von Budgetregistereinträgen im Hauptbuch zu unterstützen. Außerdem wird eine Transaktionsbuchungsdefinition für Budgetregistereinträge mit dem Budgettyp Ursprüngliches Budget eingerichtet.
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Ausgaben | - – - | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Match-Kriterien – Zeile 1
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Saldo | -36300 (Haushaltsfonds-Saldokonto) | Gleich |
| Saldo | -36350 (Aneignungskonto) | Ausbalancieren |
Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien – Zeile 2
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Umsatz | - – - | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Match-Kriterien – Zeile 2
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Saldo | -36300 (Haushaltsfonds-Saldokonto) | Ausbalancieren |
| Saldo | -36340 (Konto für geschätzte Einnahmen) | Gleich |
Buchungen mit Konten, Dimensionswerten und Beträgen
Sie geben die Konten, Dimensionswerte und Beträge im Budgetkontoeintrag auf der Listenseite Budgetregistereinträge ein.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 101-606400-OU_1-OU_3566-Training | 250,00 |
Aus der Buchungsdefinition generierte Sachkontoeinträge
Generierte Sachkontoeinträge werden erstellt, um das ursprüngliche Budget in jeder Dimension zu erfassen.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 101-36300 | 250,00 | ||
| 101-36350 | 250,00 |
In diesem Beispiel entsprechen die Fondsdimension und der Kontenteil der Aufwandskontenstruktur den Kriterien der Buchungsdefinition. Daher werden bei der Auswertung von 101-606400-OU_1-OU_3566-Training die generierten Hauptbucheinträge erstellt.
Beispiele: Gepoolte Barausgleiche
Die gepoolte Bargeldbuchhaltung besteht aus Beträgen, die von einzelnen Fonds in einen gemeinsamen Auswählen eingezahlt werden. Dies verbessert die Kontrolle und Verwahrung liquider Mittel und fördert die effiziente Verwaltung überschüssiger Mittel. Diese Beträge können mithilfe eines Schatzmeisterfonds verwaltet werden. Daher muss für jeden am Pool teilnehmenden Fonds der entsprechende Anteil der zusammengefassten Bar- und Anlagebestände gemeldet werden. Um dies zu gewährleisten, müssen den Abrechnungen, mit denen Beträge von einem Fonds auf einen anderen übertragen werden, entsprechende Fälligkeits- und Fälligkeitseinträge hinzugefügt werden, um die Abrechnung durchzuführen.
Notiz
Es wird keine Fehlermeldung angezeigt, wenn keine Buchungsdefinition für Abrechnungen angegeben ist oder Übereinstimmungskriterien in der Buchungsdefinition nicht verfügbar sind. Bei Anlagen, die keine gepoolten Barausgleiche verwenden oder keine Ausgleichseinträge auf dem Ausgleichsbeleg erfordern, müssen keine Buchungsdefinitionen für Ausgleiche eingerichtet werden, wenn Buchungsdefinitionen für andere Transaktionen aktiviert sind.
Zur Abrechnung von Kreditoren werden Lieferantenverbindlichkeiten in einem oder mehreren Fonds verwendet, um die entsprechenden Fondseigenkapitaltransaktionen im Fonds des Schatzmeisters aufzuzeichnen. Beim Forderungsausgleich wird die Gutschrift des Kunden aus den Zahlungen in der Kasse zum Ausgleich der Forderungen in einer oder mehreren Kassen verwendet. Die Kreditorensaldo- bzw. Debitorensaldobuchungen der abzurechnenden Transaktionen werden automatisch storniert. Die Verwendung von Buchungsdefinitionen zur Abrechnung ist optional. Die Buchungsdefinitionen werden zum Abrechnungszeitpunkt angewendet, um die zusätzlichen Hauptbuchtransaktionen für Fälligkeits- und Fälligkeitsbuchungen zu generieren und so den Abrechnungsbeleg nach Fonds auszugleichen.
Sie können Buchungsdefinitionen für die folgenden Abrechnungstransaktionsarten verwenden:
- Kreditorenzahlungsjournale, die Kreditorenzahlungen gegen Rechnungen, Rückerstattungen sowie Gutschriften und Gutschriften im Hauptbuch gegen Rechnungen enthalten
- Schuldscheine, die Zahlungen umfassen, die die Ziehung, Neuziehung, Überweisung und Begleichung von Schuldscheinen nutzen
- Kundenzahlungsjournale, die Kundenzahlungen, Gutschriften aus dem Debitorenhauptbuch und Gutschriften gegen Freitextrechnungen, Projektrechnungen, Zinsrechnungen und Inkassotransaktionen umfassen
Um Buchungsdefinitionen für Kreditorenzahlungsjournale, Solawechsel und Debitorenzahlungsjournale einzurichten, Buchungsdefinitionen Seite, in der Modul Feld, Auswählen Bank. Dann, auf der Definitionen für die Transaktionsbuchung Seite, auf der Bank können Sie die entsprechenden Transaktionstypen Auswählenen, um sie den Buchungsdefinitionen zuzuordnen.
Notiz
Eine einzelne Buchungsdefinition kann, sofern sie umfassend definiert ist, für die meisten Szenarien zur Lieferanten- und Kundenabrechnung verwendet werden. Die Einzelbuchungsdefinition muss weiterhin mit den Zahlungsjournalen für Kreditoren und Debitoren verknüpft sein. Bank Tab.
Sie können für Kreditoren- und Debitorenzahlungsjournale je nach Bank und Zahlungsmethode unterschiedliche Buchungsdefinitionen angeben.
Bevor Buchungsdefinitionen auf Abrechnungen angewendet werden, sollten Sie die folgenden Aufgaben ausführen:
- Ordnen Sie jeden Lieferanten oder Kunden, der über den Kassenbestand (999) verfügt, dem Finanzielle Dimensionen FastTab der Detailseite des Lieferanten oder Kunden. Anschließend können Lieferanten- oder Kundenzahlungen im Kassenbestand gegen das Lieferanten- oder Kundensammelkonto generiert werden, das in den Lieferanten- oder Kundenbuchungsprofilen angegeben ist.
- Um den Standardfonds festzulegen, gehen Sie in der Debitorenbuchhaltung auf die Kundengruppen Klicken Sie im Aktionsbereich auf Aufstellen und dann auf Standardmäßige Finanzdimensionen. Der Fonds des Schatzmeisters wird dann zum Standardfonds, wenn neue Kunden einer Kundengruppe zugeordnet werden.
- Ordnen Sie den Fonds des Schatzmeisters jedem Bankkonto zu, das für Abrechnungen verwendet wird. Das gebuchte Bankkonto kann dann mit der Lieferanten- oder Kundenzahlung nach Fonds ausgeglichen sein.
Sie sollten außerdem eine der folgenden Aufgaben ausführen:
- Option A: Geben Sie für alle Gelder ein einziges Fälligkeitskonto im Kassenbestand an.
- Option B: Geben Sie für jeden Fonds ein anderes Fälligkeitskonto im Kassenbestand an.
Option A: Ein einziges Fälligkeitskonto für alle Gelder festlegen
Sie können im Kassenbestand für alle Kassen ein einziges Fälligkeitskonto angeben. In diesem Fall richtet sich ein einziges globales Übereinstimmungskriterium an alle Fonds (außer dem Fonds des Schatzmeisters) und Sie müssen die folgenden Übereinstimmungskriterien und generierten Einträge in der Buchungsdefinition angeben.
Definition der Abrechnungsbuchung – Übereinstimmungskriterien
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Saldo | 999 – Geben Sie einen Abgleichseintrag mit höherer Priorität für den Fonds des Schatzmeisters an, sodass für diesen Fonds keine Ausgleichseinträge generiert werden. | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Abrechnungsbuchungsdefinition – Generierte Einträge für Match-Kriterien
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Gegen den Matcheintrag für den Kassenbestand sind keine generierten Einträge definiert. |
Definition der Abrechnungsbuchung – Übereinstimmungskriterien
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Saldo | Verwenden Sie einen globalen Match-Eintrag mit niedrigerer Priorität, um Ausgleichseinträge für alle anderen Fonds zu erstellen. | 10 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Abrechnungsbuchungsdefinition – Generierte Einträge für Match-Kriterien
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Saldo | - 10110 (Eigenkapitalkonto im Matcheintrag – Cash-Konto) | Ausbalancieren |
| Saldo | 999 – 37000 (Eigenkapitalkonto im Schatzfonds für alle Fonds) | Gleich |
Option B: Für jeden Fonds ein anderes Fälligkeitskonto angeben
Sie können für jeden Fonds ein anderes Fälligkeitskonto im Kassenfonds angeben. Für jeden Fonds, in dem eine Kreditorenverbindlichkeit oder Kundenforderung generiert wird (außer dem Fonds des Schatzmeisters), müssen Sie die folgenden Übereinstimmungskriterien und generierten Einträge in der Buchungsdefinition angeben.
Definition der Abrechnungsbuchung – Übereinstimmungskriterien
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Saldo | 101 – Wenn Sie einen Fondswert und ein leeres Hauptkonto verwenden, gilt das Übereinstimmungskriterium sowohl für Kundenforderungen als auch für Lieferantenverbindlichkeiten. | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Abrechnungsbuchungsdefinition – Generierte Einträge für Match-Kriterien
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Saldo | 101 – 10110 (Eigenkapitalkonto im Fonds 101 – Bargeldkonto) | Ausbalancieren |
| Saldo | 999 – 37101 (Eigenkapitalkonto im Schatzfonds für Fonds 101) | Gleich |
Sie müssen für jeden Fonds, der Einträge generiert hat, Zeilen mit Übereinstimmungskriterien hinzufügen, um den entsprechenden Fondsausgleichseintrag und das Eigenkapitalkonto des Fonds im Fonds des Schatzmeisters widerzuspiegeln.
Geben Sie im Kreditoren- oder Debitorenzahlungsjournal die Kreditoren- oder Debitorenkonten ein oder erstellen Sie einen Zahlungsvorschlag und Auswählenen Sie anschließend die zu zahlenden Rechnungen. Beim Buchen des Journals werden die Kreditoren- oder Debitorensaldobuchungseinträge sowohl auf der Rechnung als auch auf der Zahlung mit der Buchungsdefinition zum Ausgleich abgeglichen. Wenn Übereinstimmungskriterien gefunden werden, werden die generierten Fälligkeits-bis- und Fälligkeits-von-Einträge dem Abrechnungsbeleg hinzugefügt.
Die folgenden Belege sind repräsentativ für ein typisches Rechnungs-, Zahlungs- und Abrechnungsszenario.
Beispiel für Kreditorenbuchhaltung
Kreditorenrechnungsbeleg
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 101-66100-150 | 250,00 | Ausgabenkonto | |
| 101 – 24210 | 250,00 | Kreditoren |
Zahlungsbeleg für Kreditoren
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 999 – 24210 | 250,00 | Kreditorenzusammenfassung | |
| 999 – 11020 | 250,00 | Bank-/Bargeldkonto |
Kreditorenabrechnungsbeleg
Der Zugriff auf den Kreditorenabrechnungsbeleg erfolgt über die zugehörigen Belege auf dem Kreditorenzahlungsbeleg.
In diesem Beispiel stimmen die Werte Kontonummer abgleichen für die Buchungsdefinition mit den Konten des Buchungstyps Kreditorensaldo überein. Bei der Auswertung von 999 – 24210 und 101 – 24210 werden die generierten Hauptbucheinträge nur für Fonds 101 erstellt, da für den Fonds des Schatzmeisters (999) keine Übereinstimmungseinträge eingerichtet sind.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 999 – 24210 | 250,00 | Anbieterübersicht (systemgeneriert) | |
| 101 – 24210 | 250,00 | Zahlbare Rechnung (vom System generiert) | |
| 101 – 11010 | 250,00 | Eigenkapital für Fonds 101 (Buchungsdefinition für Abrechnung) | |
| 999 – 37101 | 250,00 | Kassenbestand – Fällig aus Kasse 101 (Buchungsdefinition für Abrechnung) |
Zusammenfassen der Einträge über Rechnung, Zahlung und Abrechnungsbelege
Die folgende Tabelle zeigt, welche Auswirkungen dies auf die Schlusskonten hat.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 999 – 11020 | 250,00 | Bank-/Bargeldkonto | |
| 101-66100-150 | 250,00 | Ausgabenkonto | |
| 101 – 11010 | 250,00 | Eigenkapital für Fonds 101 (Buchungsdefinition für Abrechnung) | |
| 999 – 37101 | 250,00 | Kassenbestand – Fällig aus Kasse 101 (Buchungsdefinition für Abrechnung) |
Beispiel für Debitorenbuchhaltung
Debitorenrechnungsbeleg
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 101 – 44400 | 250,00 | Konto für Umsatzerlöse | |
| 101 – 11530 | 250,00 | Debitoren |
Debitorenzahlungsbeleg
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 999 – 11530 | 250,00 | Kundenzusammenfassung | |
| 999 – 11020 | 250,00 | Bank-/Bargeldkonto |
Debitorenausgleichsbeleg
Der Zugriff auf den Debitorenabrechnungsbeleg erfolgt über die zugehörigen Belege auf dem Debitorenzahlungsbeleg.
In diesem Beispiel stimmen die Werte Kontonummer abgleichen für die Buchungsdefinition mit den Konten des Debitorensaldobuchungstyps überein. Bei der Auswertung von 999 – 11530 und 101 – 11530 werden die generierten Hauptbucheinträge nur für Fonds 101 erstellt, da für den Fonds des Schatzmeisters (999) keine Übereinstimmungseinträge eingerichtet sind.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 999 – 11530 | 250,00 | Kundenzusammenfassung (systemgeneriert) | |
| 101 – 11530 | 250,00 | Rechnungsforderung (systemgeneriert) | |
| 101 – 11010 | 250,00 | Eigenkapital für Fonds 101 (Buchungsdefinition für Abrechnung) | |
| 999 – 37101 | 250,00 | Kassenbestand – Fällig zu Kasse 101 (Buchungsdefinition zur Abrechnung) |
Zusammenfassen der Einträge über Rechnung, Zahlung und Abrechnungsbelege
Die folgende Tabelle zeigt, welche Auswirkungen dies auf die Schlusskonten hat.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 999 – 11020 | 250,00 | Bank-/Bargeldkonto | |
| 101 – 44400 | 250,00 | Konto für Umsatzerlöse | |
| 101 – 11010 | 250,00 | Eigenkapital für Fonds 101 (Buchungsdefinition für Abrechnung) | |
| 999 – 37101 | 250,00 | Kassenbestand – Fällig zu Kasse 101 (Buchungsdefinition zur Abrechnung) |
Zusätzlich zu dem Beispiel weiter oben in diesem Abschnitt können Buchungsdefinitionen für Ausgleiche, die mit dem Buchungstyp „Debitorenzahlungserfassung“ verknüpft sind, auch in den folgenden Szenarios angewendet werden:
- Abschreibungen von Forderungen
- Debitoren Freitextrechnung Nachnahmeabrechnung (Barzahlung)
Für die Abschreibung von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen können Buchungsdefinitionen verwendet werden, die für den Ausgleich definiert sind. Daher kann der Gutschriftbeleg im Hauptbuch generiert werden, wenn Salden nach Fonds gebucht werden. Sowohl die Hauptbuch- als auch die Debitorenkontoeinträge in den Journalzeilen werden zur Abrechnung anhand der Buchungsdefinition ausgewertet. Beide verwenden die Buchungsdefinition, die der Transaktionsart auf der Registerkarte Debitoren auf der Seite Transaktionsbuchungsdefinitionen zugewiesen ist. Abhängig von der Art der Ausbuchung sind für die Buchungsdefinition zur Abrechnung möglicherweise zusätzliche Übereinstimmungskriterien erforderlich.
Wenn die Abschreibungsbuchungsdefinition so eingerichtet ist, dass Salden in eine Wertberichtigung für das Konto „Zweifelhafte Forderungen gegen Anlage“ abgeschrieben werden, kann die Buchungsdefinition für den Ausgleich auch für Abschreibungen verwendet werden, vorausgesetzt, dass das Übereinstimmungskriterium bereits für Bilanzkonten eingerichtet ist, die über eine Maske für das Hauptkonto verfügen. (Weitere Informationen finden Sie in früheren Beispielen, beispielsweise im Abschnitt „Definition der Abrechnungsbuchung – Übereinstimmungskriterien“)
Wenn die Abschreibungsbuchungsdefinition so eingerichtet ist, dass das ursprüngliche Erlöskonto storniert wird, muss die Buchungsdefinition für die Abrechnung die entsprechenden Übereinstimmungskriterien für Erlösbuchhaltungsstrukturen aufweisen, insbesondere die Fälligkeits- und Fälligkeitsab-Buchhaltungseinträge der generierten Einträge. Für jeden Fonds, der sich nicht im Fonds des Schatzmeisters (999) befindet, müssen die folgenden Einträge in der Buchungsdefinition zur Abrechnung vorhanden sein.
Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Umsatz | 101 – Wenn Sie einen Fondswert und ein leeres Hauptkonto verwenden, ist das Kriterium auf alle Hauptbucheinträge anwendbar. | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Match-Kriterien
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Saldo | 101 – 10110 (Eigenkapitalkonto im Fonds 101) | Ausbalancieren |
| Gleich | 999 – 37101 (Schatzmeisterfonds – Fondseigenkapitalkonto für Fonds 101. Anstelle einzelner Fondseigenkapitalkonten kann ein einzelnes Konto verwendet werden.) | Gleich |
Beispiel für die Abschreibung von Forderungen
Debitorenrechnungsbeleg
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 101 – 44400 – - | 250,00 | Konto für Umsatzerlöse | |
| 101 – 11530 | 250,00 | Debitoren |
Abschreibung von Forderungen – Gutschriftbeleg im Hauptbuch
In diesem Beispiel ist die Buchungsdefinition für die Abschreibung so eingestellt, dass das Erlöskonto storniert wird.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 999 – 11530 | 250,00 | Kundenzusammenfassung | |
| 101 – 44400 – - | 250,00 | Bank-/Bargeldkonto | |
| 101 – 11010 | 250,00 | Eigenkapital für Fonds 101 (Buchungsdefinition für Abrechnung) | |
| 999 – 37101 | 250,00 | Kassenbestand – Fällig zu Kasse 101 (Buchungsdefinition zur Abrechnung) |
Debitorenabschreibung – Abrechnungsbeleg
In diesem Beispiel wird die im Hauptbuchbeleg erstellte Gutschrift auf die Abschreibungstransaktion angewendet. Darüber hinaus Kontonummer abgleichen Die Werte für die Buchungsdefinition stimmen mit den Konten der Debitorensaldobuchungsart überein. Daher werden bei der Auswertung von 999 – 11530 und 101 – 11530 die generierten Hauptbucheinträge nur für Fonds 101 erstellt, da für den Fonds des Schatzmeisters (999) keine Übereinstimmungseinträge eingerichtet sind.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 999 – 11530 | 250,00 | Kundenzusammenfassung (systemgeneriert) | |
| 101 – 11530 | 250,00 | Rechnungsforderung (systemgeneriert) | |
| 101 – 11010 | 250,00 | Eigenkapital für Fonds 101 (Buchungsdefinition für Abrechnung) | |
| 999 – 37101 | 250,00 | Kassenbestand – Fällig zu Kasse 101 (Buchungsdefinition zur Abrechnung) |
Zusammenfassen der Buchungen über Rechnung, Gutschrift und Abrechnungsbelege
Nach der vollständigen Abschreibung einer Rechnung kommt es zu keiner Nettoauswirkung auf die Hauptbuchkonten.
Beispiel für die Abrechnung einer Debitorenfreitextrechnung per Nachnahme (Barzahlung)
Freitextrechnungen verwenden Zahlungsbedingungen, bei denen die Zahlungsmethode auf KABELJAU und die Barzahlung ist aktiviert. Sie werden daher zum Zeitpunkt der Buchung sofort ausgeglichen, ohne dass das Zahlungsjournal verwendet werden muss. Bei einer solchen Abrechnung wird eine Gutschrift erstellt. Dieser Hinweis verwendet das angegebene Kassenkonto zum Ausgleich der Zahlungsbedingungen und die Finanzdimensionen zum Debitorensammelkonto. Bei dieser Art der Verrechnung erfolgt keine automatische Stornierung der entsprechenden, auf der Rechnung ausgewiesenen Debitorenkonten. Daher muss die Buchungsdefinition für die Abrechnung neben der Generierung der Fälligkeits- und Fälligkeitsvon-Einträge für die Abrechnung auch die Stornierung der Debitorensaldobuchungen auf der Rechnung und Gutschrift berücksichtigen.
Um Buchungsdefinitionen für den Ausgleich in diesem Szenario zu verwenden, führen Sie die folgenden zusätzlichen Einrichtungsaufgaben aus:
- Erstellen Sie eine eindeutige Zahlungsmethode für Freitextrechnungen, die über diese Methode beglichen werden.
- Legen Sie eine neue Buchungsdefinition für die Nachnahmeabrechnung von Freitextrechnungen an.
- Verknüpfen Sie die neue Buchungsdefinition (für das Debitorenzahlungsjournal mit der jeweiligen Zahlungsmethode) mit Bank auf der Definitionen für die Transaktionsbuchung Seite. Um die für diese Art der Abrechnung angegebene Buchungsdefinition anzuwenden, Auswählenen Sie diese eindeutige Zahlungsmethode und die Nachnahme-/Barzahlungsbedingungen auf der Rechnung.
Geben Sie anschließend in der Buchungsdefinition folgende Match-Kriterien und generierten Einträge für den Kassenbestand (999) ein.
Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien – Zeile 1
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Saldo | 999 – Dieses Übereinstimmungskriterium wird nur für Forderungen im Kassenbestand (999) verwendet. Für dieses Übereinstimmungskriterium sind nur zwei generierte Einträge erforderlich, da Fälligkeits- und Fälligkeitsvon-Einträge für den Schatzmeisterfonds nicht anwendbar sind. | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Match-Kriterien – Zeile 1
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Saldo | 999 – 11530 (Belastung des Debitorensaldo-Buchungsarteintrags für die ausgestellte Gutschrift.) | Ausbalancieren |
| Gleich | 999 – (Gutschrift der Forderung im 999-Fonds.) | Gleich |
Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien – Zeile 2
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Saldo | 101 – Für Übereinstimmungskriterien, die nicht im Fonds des Schatzmeisters enthalten sind, sind vier Sätze generierter Einträge erforderlich. Zwei Einträge stornieren die Einträge vom Typ Debitorensaldobuchung auf der Gutschrift und der Rechnung, und zwei weitere Einträge generieren die erforderlichen Fälligkeits- und Fälligkeitsab-Einträge. | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Match-Kriterien – Zeile 2
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Saldo | 999 – 11530 (Belastung des Debitorensaldo-Buchungsarteintrags für die ausgestellte Gutschrift.) | Ausbalancieren |
| Gleich | 999 – (Gutschrift der Forderung in Fonds 101.) | Gleich |
| Saldo | 101 – 10110 (Eigenkapitalkonto im Fonds 101) | Ausbalancieren |
| Gleich | 999 – 37101 (Schatzmeisterfonds – Fondseigenkapitalkonto für Fonds 101. Anstelle einzelner Fondseigenkapitalkonten kann ein einzelnes Konto verwendet werden.) | Gleich |
Beispiel für die Abrechnung von Forderungen per Nachnahme (Barzahlung)
Debitorenrechnungsbeleg
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 101 – 44400 – - | 250,00 | Ertragskonto im Fonds 101 | |
| 999 – 44400 – - | 250,00 | Ertragskonto im Fonds 999 | |
| 101 – 11530 | 250,00 | Forderungen aus Fonds 101 | |
| 999 – 11535 | 250,00 | Forderungen aus Fonds 999 | |
| 999-11530 | 500.00 | Kundenzusammenfassung | |
| 999 – 11020 | 500.00 | Kassenkonto zu Zahlungsbedingungen |
Darin sind auch zusätzliche Gutschriften im Gutschein enthalten.
Debitorenausgleichsbeleg
In diesem Beispiel stimmen die Werte Kontonummer abgleichen für die Buchungsdefinition nur mit den Konten des Debitorensaldobuchungstyps auf der Rechnung überein.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 999 – 11530 | 250,00 | Debitorenübersicht (Buchungsdefinition für Abrechnung) | |
| 101 – 11530 | 250,00 | Rechnungsforderung (Buchungsdefinition zur Abrechnung) | |
| 101 – 11010 | 250,00 | Eigenkapital für Fonds 101 (Buchungsdefinition für Abrechnung) | |
| 999 – 37101 | 250,00 | Kassenbestand – Fällig zu Kasse 101 (Buchungsdefinition zur Abrechnung) | |
| 999 – 11530 | 250,00 | Debitorenübersicht (Buchungsdefinition für Abrechnung) | |
| 999 – 11535 | 250,00 | Debitorenübersicht (Buchungsdefinition für Abrechnung) |
Zusammenfassen der Einträge über Rechnung, Zahlung und Abrechnungsbelege
Die folgende Tabelle zeigt, welche Auswirkungen dies auf die Schlusskonten hat.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 999 – 11020 | 500.00 | Kassenkonto zu Zahlungsbedingungen | |
| 101 – 44400 – - | 250,00 | Einnahmen im Fonds 101 | |
| 999 – 44400 – - | 250,00 | Einnahmen im Fonds 999 | |
| 101 – 11010 | 250,00 | Eigenkapital für Fonds 101 (Buchungsdefinition für Abrechnung) | |
| 999 – 37101 | 250,00 | Schatzmeisterfonds – Fälligkeitsfonds 101 (Buchungsdefinition für Abrechnung) |
Beispiel: Erweiterte Hauptbucheinträge
Wenn Sie erweiterte Hauptbucheinträge erstellen, müssen Sie eine Standardbuchungsdefinition Auswählen. Dann können Sie für jede erweiterte Hauptbucheintragszeile entweder die Standardbuchungsdefinition oder Auswählen eine andere verwenden. Die Buchungsdefinitionen generieren die Buchhaltungsverteilungen und Nebenbuchjournaleinträge, die die Hauptbucheinträge erstellen, Auswählen oder stornieren und die Hauptbuchkonten aktualisieren. Sie richten jede Buchungsdefinition für die Hauptbuch-App ein. Allerdings verknüpfen Sie die Buchungsdefinition nicht mit einem Transaktionstyp, wie Sie dies bei anderen Buchungsdefinitionen tun. Stattdessen Auswählen Sie die Buchungsdefinition im erweiterten Hauptbucheintrag.
In diesem Szenario wurde die Kreditorenrechnung AP_0949 fälschlicherweise im Kapitalverbesserungsfonds 300-12300-51002 statt im allgemeinen Fonds 100-39810-51001 gebucht. Das folgende Beispiel zeigt, wie ein erweiterter Hauptbucheintrag eine Buchungsdefinition verwenden kann, um den Fonds für Kapitalverbesserungen zu belasten und den allgemeinen Fonds gutzuschreiben.
Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien – Zeile 1
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Saldo | 300- - | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Match-Kriterien – Zeile 1
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Saldo | 300-11001 | Ausbalancieren |
| Saldo | 900-11001 | Ausbalancieren |
| Saldo | 900-37300 | Gleich |
Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien – Zeile 2
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Saldo | 100 – - | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Match-Kriterien – Zeile 2
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Saldo | 100-11001 | Ausbalancieren |
| Saldo | 900-11001 | Ausbalancieren |
| Saldo | 900-37301 | Gleich |
Buchungen mit Konten, Dimensionswerten und Beträgen
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 300-12300-51002 | 350 | Erweiterte Hauptbucheintragszeile | |
| 100-39810-51001 | 350 | Erweiterte Hauptbucheintragszeile |
Aus der Buchungsdefinition generierte Sachkontoeinträge
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 300-11001 | 350 | Zusammenfassungseintrag | |
| 900-11001 | 350 | Zusammenfassungseintrag | |
| 900-37300 | 350 | Zusammenfassungseintrag | |
| 100-11001 | 350 | Zusammenfassungseintrag | |
| 900-11001 | 350 | Zusammenfassungseintrag | |
| 900-37301 | 350 | Zusammenfassungseintrag |
Beispiele: Hauptbuch-Jahresabschluss
Organisationen verwenden Buchungsdefinitionen beim Jahresabschluss der Hauptbuchkonten. Buchungsdefinitionen können verwendet werden, um die Konten zu schließen und so Salden oder Bilanzgewinne zu erzielen, basierend auf dem Klassenattribut „Fonds“ (Dimension) und dem Attribut „Kontoabschlussart“. Buchungsdefinitionen werden benötigt, um die Hauptbuchkonten zu schließen und Salden in die Eröffnungsperiode des neuen Geschäftsjahres zu übertragen.
Notiz
Um Buchungsdefinitionen für den Jahresabschluss und die Jahreseröffnung verwenden zu können, müssen Sie die folgenden Einrichtungsaufgaben ausführen:
- Aktivieren Sie auf der Seite Hauptbuchparameter im Abschnitt Hauptbuch auf der Registerkarte Geschäftsjahresabschluss die Option Abschlussbuchungen bei Übertragung erstellen .
- Erstellen Sie auf der Seite Hauptkonten – Kontenplan: %1 ein Abschlusskonto.
Die folgenden Beispiele für Buchungsdefinitionen zeigen den Jahresabschluss für staatliche Fonds und Eigenheimfonds.
Beispiel für staatliche Mittel
Staatliche Mittel – Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien – Zeile 1
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Ausgaben | - – - | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Staatliche Mittel – Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Übereinstimmungskriterien – Zeile 1
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Kontostruktur | -37300 (Nicht reservierter Fondssaldo) | Ausbalancieren |
Staatliche Mittel – Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien – Zeile 2
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Ausgaben | - – - | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Staatliche Mittel – Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Übereinstimmungskriterien – Zeile 2
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Kontostruktur | -37300 (Nicht reservierter Fondssaldo) | Ausbalancieren |
Staatliche Mittel – Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien – Zeile 3
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Umsatz | - – - | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Staatliche Mittel – Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Übereinstimmungskriterien – Zeile 3
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Kontostruktur | -37300 (Nicht reservierter Fondssaldo) | Ausbalancieren |
Nachdem Sie die Buchungsdefinition eingerichtet haben, weisen Sie sie auf der Seite Transaktionsbuchungsdefinitionen dem Transaktionstyp Hauptbuchabschluss zu.
Staatliche Mittel – Transaktionen mit den Konten, Dimensionswerten und Beträgen
Der Saldo der Hauptbuchkonten für den ausgewählten Zeitraum wird auf der Seite Eröffnungstransaktionen angezeigt.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 101-66100-130 | 250,00 |
Staatliche Mittel – Aus der Buchungsdefinition generierte Hauptbucheinträge
Zur Aufzeichnung des Abschlusseintrags werden generierte Hauptbucheinträge erstellt.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 101-66100-130- | 250,00 | ||
| 101-37300 | 250,00 |
In diesem Beispiel wird Fonds 101 als staatliche Fondsklasse auf der Seite Fonds im Hauptbuch definiert. Auf der Seite Definitionen der Transaktionsbuchung wird der Transaktionstyp „Hauptbuch abschließen“ mit der Fondsklasse Staatsfonds und der Buchungsdefinition verknüpft.
Die Buchungsdefinition sucht nach einer Übereinstimmung mit einem beliebigen Kontoteil der Aufwandskontostruktur. Daher wird bei der Auswertung von 101-66100-130- dasselbe Anpassen verwendet, der Betrag wird storniert, um das Konto zu schließen, und der generierte Ausgleichsposten wird erstellt.
Beispiel für firmeneigene Fonds
Eigenmittel – Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien – Zeile 1
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Saldo | - – - | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Eigenmittel – Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Übereinstimmungskriterien – Zeile 1
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Kontostruktur | -37310 (Bilanzgewinn) | Ausbalancieren |
Eigenmittel – Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien – Zeile 2
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Ausgaben | - – - | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Eigenmittel – Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Übereinstimmungskriterien – Zeile 2
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Kontostruktur | -37310 (Bilanzgewinn) | Ausbalancieren |
Eigenmittel – Buchungsdefinition – Übereinstimmungskriterien – Zeile 3
| Kontostruktur | Kontonummer abgleichen* | Priorität |
|---|---|---|
| Umsatz | - – - | 1 |
*Ein leerer Wert im Feld Abgleichkontonummer bedeutet, dass alle übereinstimmenden Konten in der definierten Kontostruktur Teil der Abgleichregel sind.
Eigenmittel – Buchungsdefinition – Generierte Einträge für Übereinstimmungskriterien – Zeile 3
| Kontostruktur | Generierte Kontonummer | Generierter Soll-/Habenbetrag |
|---|---|---|
| Kontostruktur | -37310 (Bilanzgewinn) | Ausbalancieren |
Nachdem Sie die Buchungsdefinition eingerichtet haben, ordnen Sie sie dem Hauptbuch Abschluss der Transaktion auf der Definitionen für die Transaktionsbuchung Seite.
Eigenmittel – Transaktionen mit den Konten, Dimensionswerten und Beträgen
Der Saldo der Hauptbuchkonten für den ausgewählten Zeitraum wird auf der Seite Eröffnungstransaktionen angezeigt.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 601-66100-130 | 250,00 |
Eigenmittel – Aus der Buchungsdefinition generierte Hauptbucheinträge
Zur Aufzeichnung des Abschlusseintrags werden generierte Hauptbucheinträge erstellt.
| Konto + Dimensionen | Belastung | Gutschrift | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 601-66100-130- | 250,00 | ||
| 601-37310 | 250,00 |
In diesem Beispiel wird der Fonds 601 definiert als Proprietär Fondsklasse auf der Fonds Seite. Auf der Definitionen für die Transaktionsbuchung Seite, die Hauptbuch Der Transaktionstyp „Schließen“ ist verknüpft mit dem Proprietär Fondsklasse und der Buchungsdefinition.
Die Buchungsdefinition sucht nach einer Übereinstimmung mit einem beliebigen Kontoteil der Aufwandskontostruktur. Daher wird bei der Auswertung von 601-66100-130- dasselbe Sachkonto verwendet, der Betrag wird storniert, um das Konto zu schließen, und der generierte Ausgleichsposten wird erstellt.
Zusätzliche Ressourcen
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen im öffentlichen Sektor
Forderungen im öffentlichen Sektor