Freitextrechnungen im öffentlichen Sektor

In diesem Artikel wird die für öffentliche Einrichtungen verfügbare Funktion für Freitextrechnungen beschrieben. Außerdem werden häufige Fragen zur Verwendung von Abrechnungsklassifizierungen und Abrechnungscodes mit Freitextrechnungen beantwortet.

Muss ich für jede Freitextrechnung eine Rechnungsklassifizierung Auswählen?

Ja, wenn Abrechnungsklassifizierungen aktiviert sind, müssen Sie für jede Freitextrechnung eine Abrechnungsklassifizierung eingeben. Die Abrechnungsklassifizierung steuert, welche Abrechnungscodes Sie auf der Rechnung eingeben können. Darüber hinaus regelt es Zahlungsbedingungen, Nummernkreise und die Rechnungsabwicklung. Weitere Informationen zu Abrechnungsklassifizierungen finden Sie unter Abrechnungsklassifizierungen und Abrechnungscodes im öffentlichen Sektor.

Was passiert, wenn ich bereits Freitextrechnungen erstellt habe, wenn ich Rechnungsklassifizierungen aktiviere?

Wenn eine Rechnung beim Aktivieren der Abrechnungsklassifizierungen noch nicht gebucht war, müssen Sie der Rechnung eine Abrechnungsklassifizierung zuweisen, bevor Sie sie buchen können. Wenn Sie die Seite zum Anzeigen der Rechnung öffnen, erhalten Sie eine Nachricht, dass die Rechnungsklassifizierung erforderlich ist.

Warum sollte ich beim Erstellen von Freitextrechnungen Abrechnungscodes verwenden?

Wenn Sie einen Abrechnungscode Auswählenen, werden in viele Felder der Rechnungszeile automatisch Standardwerte eingetragen. Dadurch wird die Dateneingabe schneller und genauer. Abrechnungscodes werden außerdem mit Buchungsdefinitionen verwendet, um zu steuern, wie Debitorentransaktionen im Hauptbuch gebucht werden.

Ich erstelle eine Freitextrechnung und der Abrechnungscode, den ich verwenden möchte, ist nicht verfügbar. Was soll ich tun?

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Rechnung die richtige Rechnungsklassifizierung verwendet. Für jede Abrechnungsklassifizierung können nur bestimmte Abrechnungscodes verwendet werden. Wenn die Abrechnungsklassifizierung korrekt ist, sollten Sie einen der Abrechnungscodes Auswählen verwenden, die für die von Ihnen erstellte Freitextrechnung verfügbar sind.

Ich kann einige Felder meiner Freitextrechnungen jederzeit ändern, und ich kann manchmal alle Felder ändern. Aber einige Felder kann ich nur manchmal ändern. Was ist damit los?

Ob Sie bestimmte Felder ändern können, steuern Sie über die Einstellungen am Abrechnungscode.

• Wenn der Abrechnungscode einer Freitextrechnungszeile keine Tarifänderungen auf der Rechnung zulässt, können Sie den Betrag, den Stückpreis oder die Betragsdetails in der Zeile nicht ändern.

Tipp

Wenn das Feld Abrechnungscode bestimmt auf Stückpreis eingestellt ist, können Sie den Stückpreis nicht ändern, aber Sie können den Betrag indirekt ändern, indem Sie die Menge ändern.

• Wenn der Abrechnungscode einer Freitextrechnungszeile keine Änderungen an den Hauptbuchkonten zulässt, können Sie die Buchhaltungsverteilungen in der Zeile nicht ändern. Sie können das Hauptkonto ändern, das in der Freitext-Rechnungszeile angezeigt wird. Diese Änderung wirkt sich jedoch nur auf die Anzeige aus. Eine Änderung des Hauptkontos hat keinen Einfluss auf die Ausschüttungen.
• Wenn der Rechnungsposition ein Projekt zugeordnet ist, steuert der Abrechnungscode, ob Sie die Projekt-ID, die Kategorie und Sachkonto ändern können.

Tipp

Um Sachkonto für projektbezogene Rechnungszeilen zu ändern, müssen Änderungen sowohl am Abrechnungscode selbst als auch im Abschnitt „Projekte“ der Seite „Debitorenparameter“ zugelassen werden.

Weitere Informationen zu Abrechnungscodes finden Sie unter Abrechnungsklassifizierungen und Abrechnungscodes im öffentlichen Sektor.

Woher stammt der Zinscode auf einer Freitextrechnung?

Der Zinscode kann auf den Abrechnungscode, die Abrechnungsklassifizierung oder das Buchungsprofil gesetzt werden.