Nummernserie erstellen

Für jeden eingerichteten Mandanten müssen eindeutige Identifizierungscodes für Elemente wie Sachkonten, Debitor-/Kreditorkonten, Rechnungen und andere Belege zugeordnet werden. Die Nummerierung ist jedoch für die Identifizierung nicht wichtig. Ein durchdachtes Nummerierungssystem trägt zur einfacheren Verwaltung und besseren Analysierbarkeit des Mandanten bei, und kann zu einer Verringerung von Eingabefehlern beitragen.

Wichtig

Standardmäßig sind Lücken in Nummernserien nicht zulässig, da der genaue Verlauf von Finanztransaktionen gesetzlich für die Prüfung verfügbar sein muss und daher eine ununterbrochene Reihenfolge ohne gelöschte Zahlen einhalten muss.

Wenn Sie Lücken in bestimmten Nummernserien zulassen möchten, wenden Sie sich an Ihren Wirtschaftsprüfenden oder Buchhaltungsleitenden, um sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen in Ihrem Land/Ihrer Region einhalten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Lücken in Nummernserien.

Hinweis

Es ist empfehlenswert, dass Sie dieselben Nummernseriencodes verwenden, die Sie auf der Seite Nummernserienübersicht im CRONUS-Demomandanten sehen. Codes wie P-INV+ ergeben möglicherweis nicht sofort einen Sinn, aber Business Central hat eine einige Standardeinstellungen, die von diesen Nummernseriencodes abhängen.

Ein Nummerierungssystem wird durch Einrichten mindestens eines Codes für die einzelnen Arten von Masterdaten oder Belegen eingerichtet. So können Sie beispielsweise einen Code für die Nummerierung von Debitoren, einen weiteren Code für die Nummerierung von Verkaufsrechnungen und einen weiteren Code für die Nummerierung von Belegen in Fibu Buch.-Blättern einrichten. Nachdem Sie einen Code eingerichtet haben, müssen Sie mindestens eine Nummernserienzeile einrichten. Die Nummernserienzeile enthält Informationen wie die erste und die letzte Nummer der Serie sowie das Startdatum. Pro Nummernseriencode lassen sich mehrere Nummernserienzeilen mit unterschiedlichem Startdatum einrichten. Nummernserien sind fortlaufend, wobei jede Serie zu ihrem jeweiligen Startdatum beginnt.

Notiz

Die maximale Länge einer Zahl in einer Zahlenreihe beträgt 20 Zeichen. Es gibt einige Situationen, in denen Business Central eine Nummer mit einer vom System generierten ID hinzufügt. Wenn beispielsweise Dokumente wie Rechnungen zum Anwenden von Transaktionen wie Zahlungen verwendet werden, generiert Business Central Bezeichner für die angewendeten Transaktionen. Die Kennung besteht aus einer Nummer aus einer Nummernreihe und einer vom System zugewiesenen sechsstelligen ID, z. B. „-12345“. Wenn Sie erwarten, mehr als 9999 Dokumente in Bank‑ oder GIRO-Journalen oder Kassenbelegen zu verarbeiten, richten Sie Nummernserien für diese Dokumenttypen mit weniger als 14 Zeichen ein.

Sie legen in der Regel die Nummernserie fest, um automatisch die nächste fortlaufende Nummer auf neuen Karten oder Dokumente einzusetzen, die Sie erstellen. Sie können eine Nummernserie festlegen, bei der Sie manuell eine Nummer eingeben können. Um Nummern manuell einzugeben, aktivieren Sie den Umschalter Manuelle Nr.

Verwenden Sie Nummernserienbeziehungen, wenn Sie für eine Masterdatenart mehrere Nummernseriencodes verwenden möchten – beispielsweise, um für unterschiedliche Artikelkategorien unterschiedliche Nummernserien zu verwenden.

Unterstützung von Copilot

Mit dem Copilot-Feature zum Vorschlagen von Nummernserien können Administrationsfachkräfte Nummernserien für alle Entitäten und Belege in Business Central basierend auf einer strukturierten Eingabe oder natürlicher Sprache erstellen und pflegen. Mehr über diese KI-basierte Funktion erfahren Sie unter Nummernserien mit Copilot vorschlagen.

Lücken in Nummernserien

Nicht alle Datensätze, die Sie in Business Central erstellen sind Finanztransaktionen, die fortlaufend nummeriert werden müssen. Sie weisen zum Beispiel Debitoren, Verkaufsangebote und Lageraktivitäten Nummernserien zu. Diese unterliegen jedoch keiner Finanzprüfung und können nicht gelöscht werden. Für solche Nummernserien können Sie das Kontrollkästchen Lücken in Nr. zulassen auf der Seite Serienlinien auswählen. Diese Einstellung kann auch nach dem Erstellen der Nummernserie geändert werden. Weitere Informationen zum Erstellen einer Vorlage finden Sie unter Eine neue Nummernserie erstellen.

Verhalten des Felds „Nr.“ auf Belegen und Karten

Auf Verkaufs-, Kauf-, Umlagerungs- und Servicebelegen sowie auf allen Karten kann das Feld Nr. automatisch über eine vordefinierte Nummernserie ausgefüllt werden, oder Sie können es manuell hinzufügen. Unter bestimmten Umständen ist das Feld Nr. jedoch ausgeblendet, damit Sie es nicht bearbeiten können.

Das Feld Nr. kann auf drei Arten ausgefüllt werden:

1. Wenn nur eine Nummernserie für die Art des Belegs oder der Karte vorhanden ist und das Feld Standardnr. ausgewählt und das Feld Manuelle Nr. nicht für die Nummernserie ausgewählt ist, wird das Feld automatisch mit der nächsten Nummer der Serie ausgefüllt. Das Feld Nr. wird auf der Karte oder dem Beleg nicht angezeigt.

   Auch wenn Sie Vorlagen mit verschiedenen Nummernserien für Debitoren festlegen, ist das Feld Nr. auf der Debitorenkarte nicht sichtbar, wenn die Nummernserie auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. auf diese Weise eingerichtet ist, unabhängig davon, welche Vorlage Sie verwenden. Gleiches gilt für andere Arten von Karten und Dokumenten.

   Notiz

   Wenn die Nummernserie nicht funktioniert, z. B. weil die letzte für ihren Bereich festgelegte Nummer erreicht ist, wird das Feld Nr. angezeigt, dass Sie manuell eine Nummer eingeben können. Sie können Probleme auf der Seite Nummernserie beheben.

2. Wenn Sie mehr als eine Nummernserie für einen Beleg- oder Kartentyp haben und das Kontrollkästchen Standardnr. für die aktuell zugewiesene Nummernserie nicht aktiviert ist, wird das Feld Nr. angezeigt, und Sie zur Seite Nummernserie gehen und die Nummernserie auswählen, die Sie verwenden möchten. Dann wird die nächste Nummer der Serie in das Feld Nr..

3. Wenn Sie keine Nummernserie für Beleg- oder Kartentyp eingerichtet haben oder wenn das Feld Manuelle Nr. für die Nummernserie ausgewählt ist, wird das Feld Nr. angezeigt und Sie müssen keine Zahl manuell eingeben. Sie können bis zu 20 alphanumerische Zeichen eingeben.

Wenn Sie einen neuen Beleg oder eine Karte öffnen, für den bzw. die eine Nummernserie vorhanden ist, dann wird die Seite Einrichtung Verkaufsnummernserien geöffnet, damit Sie eine Nummernserie für diese Art des Belegs oder der Karte einrichten und weiterarbeiten können.

Notiz

Wenn Sie eine manuelle Nummerierung z. B. für neue Artikelkarten aktivieren müssen, die mit einem Datenmigrationsvorgang erstellt wurden, bei dem das Feld Nr. standardmäßig ausgeblendet ist, wechseln Sie zur Seite Lagereinrichtung, und wählen Sie das Feld Artikelnummern aus, um die dazugehörige Nummernserie zu öffnen und auf Manuelle Nr. festzulegen.

Das Gleiche gilt, wenn Sie Servicemanagementfunktionen verwenden. Um das Problem zu beheben, gehen Sie zur Seite Serviceverwaltungseinrichtung und wählen Sie das Feld Serviceartikelnummern aus, um alle zugehörigen Nummernserien zu öffnen und auf Manuelle Nr. festzulegen.

Erstellen von Nummernserien

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Nummernserie ein und wählen Sie den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie die Aktion Neu aus.
3. Auf der neuen Zeile füllen Sie die Felder wie erforderlich aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.
4. Wählen Sie die Aktion Zeilen aus.
5. Auf der Seite Serienlinien füllen Sie die Felder aus, um die tatsächliche Verwendung und den Inhalt der in Schritt 2 erstellten Nummernserie zu definieren.
6. Wiederholen Sie Schritt 5 für beliebig viele Verwendungen der von Ihnen benötigten Nummernserie. Das Feld Startdatum legt fest, welche Nummernserienzeile aktiv ist.

Tipp

Um Benutzern zu erlauben, Nummern manuell anzugeben, wenn sie z.B. einen neuen Debitor oder Kreditor registrieren, wählen Sie das Feld Manuelle Nummern in der Nummernserie selbst. Um eine manuelle Nummerierung nicht zuzulassen, deaktivieren Sie das Feld.

Sie können den Vorlagen, die Sie für die verschiedenen Arten von Kunden und Kreditoren festgelegt haben, Nummernserien zuweisen, die Ihre Vertriebsmitarbeiter und Einkäufer am häufigsten eintragen. Legen Sie in diesem Fall die entsprechenden Zahlenserien fest, verknüpfen Sie sie über Beziehungen und fügen Sie dann die erste Zahlenserie in der entsprechenden Beziehung auf der entsprechenden Einrichtungsseite hinzu. Wenn ein Benutzer dann einen Debitor erstellt, wählt er die relevante Vorlage aus, und dem neuen Debitor wird eine Nummer aus der Nummernserie zugewiesen, die für diese Vorlage definiert ist.

Verbindungen zwischen Nummernserien herstellen:

Wenn Sie mehr als eine Nummernserie für dieselbe Art grundlegender Daten oder Transaktionen eingerichtet haben, können Sie Verbindungen zwischen diesen Serien herstellen. Dieses Feature kann Ihnen helfen, sich zwischen den Codes zu entscheiden, wenn Sie eine Nummer verwenden. Wenn Sie eine Beziehung zwischen einer Gruppe von Zahlenreihen festlegen, ordnen Sie alle zugehörigen Reihen einer Nummernserie zu. Dann können Sie diesen Code in ein Feld auf dem Inforegister Nummerierung auf der Einrichtungsseite eingeben, z. B. Debitoren & Verkauf Einr.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Nummernserie ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Wählen Sie die Zeile mit der Nummernserie, für die Sie Verbindungen herstellen wollen und wählen Sie Beziehungen.
3. Geben Sie im Feld Seriencode den Code für die Nummernserie ein, für die Sie eine Verbindung mit der in Schritt 2 ausgewählten Nummernserie herstellen möchten.
4. Fügen Sie für jeden Code, für den eine Verbindung mit der ausgewählten Nummernserie hergestellt werden soll, eine neue Zeile hinzu.
5. Schließen Sie die Seite.

Wenn Sie jetzt etwas einrichten, was eine Nummer benötigt, können Sie die von Ihnen erzeugten Verbindungen verwenden, um zwischen den verbundenen Nummernserien auszuwählen.

Einrichten, ob eine Nummernserie verwendet wird

Der folgende Ablauf zeigt, wie Nummernserien für den Verkaufsbereich eingerichtet werden. Die Schritte sind gleich wie bei anderen Bereichen.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Debitoren & Verkauf ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
2. Auf der Seite Debitoren & Verkauf im Inforegister Nummernserie, wählen Sie die gewünschte Serie für jede Verkaufs- Karte oder jeden Beleg aus.

Die ausgewählte Nummer wird nun gemäß Ihren Einstellungen im Feld Nr. der Karte oder des Belegs eingetragen.

Siehe auch

Einrichten von Business Central
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier