Analysen im Einkauf

Unternehmen erfassen im Laufe ihrer täglichen Arbeit eine Menge Daten, die wertvolle Business Intelligence (BI) für Führungskräfte im Einkauf liefern:

• Einkaufsanfragen
• Bestellungen
• Einkaufsrechnungen

Business Central bietet viele Features, die Ihnen helfen, Einkaufsdaten Ihrer Organisation zu erfassen, zu analysieren und weiterzugeben:

• Power BI-Berichte für den Einkauf
• Ad-hoc-Analyse von Listen
• Ad-hoc-Analyse von Daten in Excel (über „In Excel öffnen“)
• Integrierte Verkaufsberichte

Jedes dieser Features hat Vor- und Nachteile, die von der Art der Datenanalyse und der Rolle der Benutzenden abhängen. Weitere Informationen finden Sie unter Analysen, Business Intelligence und Berichterstellung – Übersicht.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie diese Analysefeatures nutzen können, um Erkenntnisse über den Einkauf zu gewinnen.

Analyseanforderungen im Einkauf

Wenn Sie über Analyseanforderungen im Einkauf nachdenken, kann es hilfreich sein, ein auf Personas basierendes Modell zu verwenden, das verschiedene Analyseanforderungen allgemein beschreibt.

Mitarbeitende in unterschiedlichen Rollen haben unterschiedliche Anforderungen an die Daten und nutzen die Daten auf unterschiedliche Weise. Beispielsweise interagieren Mitarbeitende in der Anlagenverwaltung und im Finanzbereich anders mit Daten als im Vertrieb.

Rolle	Datenaggregation	Übliche Arten zur Datennutzung
COO, CSO, CFO, CEO	Leistungsdaten	KPIs Dashboards Finanzberichte
Einkaufsleiter	Trends, Zusammenfassungen	Integrierte Managementberichte Ad-hoc-Analysen
Einkaufsleitung, Einkaufsmitarbeitende	Detaillierte Daten	Integrierte betriebliche Berichte Aufgabendaten am Bildschirm

Power BI zur Überwachung von Einkaufs-KPIs verwenden

Ein Key Performance Indicator (KPI) ist ein messbarer Wert, der zeigt, wie effektiv Sie Ihre Ziele erreichen. In der Beschaffung werden häufig die folgenden KPIs verwendet, um die Leistung der Beschaffungsorganisation zu überwachen:

• Ausstehender Betrag (ohne MwSt.)
• Erhaltener, aber noch nicht fakturierter Betrag (ohne MwSt.)
• Wachstum der Einkäufe im Periodenvergleich (Betrag oder in Prozent)
• Einkäufe nach Artikel/Kreditor/Lagerort/Einkäufer
• Budgetvergleich tatsächliche Einkäufe

Diese Einkaufs-KPIs und mehr sind in der Power BI-Einkaufs-App für Business Central verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Power BI-Einkaufs-App.

In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wie Sie die Power BI-Einkaufs-App verwenden können.

Zweck ...	In Business Central öffnen (Strg + Auswahl)	Weitere Informationen
Eine allgemeine Zusammenfassung aller Einkaufsaktivitäten erhalten. Lassen Sie sich die Zahlen zum Einkauf, wie Zusammenfassungen von Beträgen, ausstehenden Beträgen, erhaltenen, aber noch nicht fakturierten Beträgen und fakturierten Beträgen, anzeigen.	Einkäufe Übersicht	Info zu „Einkäufe Übersicht“
Ermitteln der Kosten verschiedener Komponenten bei Einkäufen mithilfe einer detaillierten Aufschlüsselung der Einkaufsdaten nach Kategorien, Kreditoren, Geschäftsmonat sowie Jahr und Belegarten.	Einkäufe Aufschlüsselung	Info zu „Einkäufe Aufschlüsselung“
Analysieren Sie die täglichen Einkaufsaktivitäten und heben Sie die Trends und Ausnahmen bei den täglichen Ausgaben hervor. Überwachen Sie die täglichen Schwankungen im Einkauf und identifizieren Sie ungewöhnliche Ausgabenmuster.	Tägliche Einkäufe	Info zu täglichen Einkäufen
Analysieren Sie den gleitenden 30-Tage-Durchschnitt Ihrer Einkäufe, vergleichen Sie ihn mit dem Gesamteinkaufsbetrag und identifizieren Sie Einkauftrends und -muster.	Gleitende Durchschnitte	Info zu den gleitenden Durchschnitten
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Gesamtsumme aller Einkäufe über einen rollierenden Zeitraum von zwölf Monaten hinweg, um langfristige Trendanalysen und Prognosen zu erstellen.	Gleitend Jahr gesamt	Info zu Gleitend Jahr gesamt
Vergleich Ihrer Einkaufsdaten über verschiedene Zeiträume hinweg. Sie können Zahlen auf Jahres-, Quartals- oder Monatsebene vergleichen und ermitteln, wie sich die Einkäufe über diese Zeiträume hinweg entwickeln.	Periodenvergleich	Info zu Periodenvergleich
Erkenntnisse zu Ihrer Einkaufsleistung im Zeitverlauf gewinnen. Identifizieren Sie sich abzeichnende Trends oder Muster im Zeitverlauf.	Jahresvergleich	Info zum Jahresvergleich
Analysieren der Einkaufsaktivitäten nach Kreditor und Artikel, um einen besseren Überblick über die Artikel zu erhalten, auf die ein erheblicher Teil des Einkaufsbudgets entfällt.	Einkäufe nach Artikel	Info zu Einkäufen nach Artikel
Analysieren der Einkaufsaktivitäten nach Kreditoren, um herauszufinden, welche Kreditoren für den Großteil der Einkaufsaktivitäten verantwortlich sind.	Einkäufe nach Kreditor	Info zu Einkäufen nach Kreditor
Analysieren der Einkaufsaktivitäten nach Einkäufern, um Ihre Einkaufsteams und die individuelle Leistung zu managen.	Einkäufe nach Einkäufer	Info zu Einkäufen nach Einkäufer
Sich einen umfassenden Überblick über Ihre Einkaufsdaten über verschiedene Lagerstandorte hinweg verschaffen und Trends und Muster in ihren Einkaufsaktivitäten identifizieren.	Einkauf nach Lagerort	Info zu Einkauf nach Lagerort
Vergleich der tatsächlichen Ausgaben mit dem zugewiesenen Budget, um sicherzustellen, dass die Ausgaben den Finanzplänen entsprechen.	Budgetvergleich	Info zu Budgetvergleich

Tipp

Sie können die KPIs, die in den Power BI-Berichten angezeigt werden, ganz einfach mit Ihren Geschäftszielen vergleichen. Weitere Informationen finden Sie unter Verfolgen Sie Ihre Geschäfts-KPIs mit Power BI-Metriken nach.

Finanzberichte für die Erstellung von Finanzauswertungen und KPIs (im Zusammenhang mit dem Einkauf) verwenden

Das Feature Finanzberichterstattung gibt Ihnen Einblick in die in Ihrem Kontenplan (COA) enthaltenen Finanzdaten. Sie können Finanzberichte einrichten, um die Zahlen in den Sachkonten zu analysieren und Sachposten mit Budgetposten zu vergleichen. Speziell für den Einkauf können Sie Finanzberichte zu den Sachkonten einrichten, die Sie zum Verfolgen von Einkaufsbuchungen verwenden.

Dimensionen spielen eine wichtige Rolle bei Business Intelligence. Bei einer Dimension handelt es sich um Daten, die Sie einem Eintrag als Parameter hinzufügen können. Mit Dimensionen können Sie Posten mit ähnlichen Merkmalen gruppieren, z. B. Kundschaft, Regionen und Produkte und diese Gruppen leicht für Analysen abrufen. Sie verwenden Dimensionen u. a. bei der Festlegung von Analyseansichten und beim Erstellen von Finanzberichten. Um mehr darüber zu erfahren, gehen Sie zu Arbeiten mit Dimensionen.

Erfahren Sie mehr unter Finanzberichte unter Finanzberichte mit Finanzdaten und Kontenkategorien erstellen.

Finanzberichte über Konzernmandanten oder juristische Personen hinweg (im Zusammenhang mit dem Einkauf)

Einige Organisationen verwenden Business Central in mehreren Konzernmandanten oder juristischen Personen. Andere verwenden Business Central in Niederlassungen, die gegenüber den übergeordneten Organisationen Bericht erstatten. Business Central bietet der Buchhaltung Tools, die ihr helfen, Sachposten von zwei oder mehr Unternehmen (Tochtergesellschaften) in ein konsolidiertes Unternehmen zu übertragen. Insbesondere für das Einkaufsmanagement möchten Sie möglicherweise Sachposten für Ihre Einkaufskonten konsolidieren, um Verkaufs-KPIs über Konzernmandanten oder juristische Personen hinweg zu verfolgen.

Weitere Informationen finden Sie unter Unternehmenskonsolidierung.

Ad-hoc-Analysen von Einkaufsdaten

Manchmal wollen Sie nur prüfen, ob die Zahlen stimmen, oder schnell eine Zahl bestätigen. Die folgenden Features eignen sich hervorragend für Ad-hoc-Analysen:

• Datenanalysen auf Sachkontolistenseiten
• In Excel öffnen

Mit dem Feature Datenanalyse können Sie fast jede Listenseite öffnen, z. B. Bestellungen, Gebuchte Einkaufsrechnungen, Kreditorenposten oder Sachposten, in den Analysemodus wechseln und dann Daten nach Belieben gruppieren, filtern und pivotieren.

Ebenso können Sie die Aktion In Excel öffnen verwenden, um eine Listenseite zu öffnen, die Liste nach einer Teilmenge der Daten zu filtern und dann Excel zum Arbeiten mit den Daten zu verwenden. Indem Sie zum Beispiel FEatures wie „Daten analysieren“, „Was-wäre-wenn-Analyse“ oder „Prognoseblatt“ verwenden.

Tipp

Wenn Sie OneDrive für Systemfeatures konfigurieren, wird die Excel-Arbeitsmappe in Ihrem Browser geöffnet.

Weitere Informationen zur Ad-hoc-Analyse von Einkaufsdaten finden Sie unter Ad-hoc-Analyse von Einkaufsdaten.

Integrierte Berichte für den Einkauf

Business Central enthält mehrere integrierte Berichte, Nachverfolgungsfunktionen und Tools, die Einkaufsorganisationen bei der Berichterstattung über ihre Daten unterstützen.

Um einen Überblick über die für den Einkauf verfügbaren Berichte zu erhalten, wählen Sie auf Ihrer Homepage Alle Berichte aus. Dadurch öffnet sich der Rollen-Explorer, der nach den Features in der Option Bericht und Analyse gefiltert ist. Wählen Sie unter der Überschrift Einkauf die Option Erkunden aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Mit dem Rollen-Explorer nach Berichten suchen.

Einkaufsanalysen am Bildschirm

Business Central verfügt über mehrere Seiten, die Ihnen einen Überblick über den Einkauf und die zu erledigenden Aufgaben bieten. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, mit dem Sie anfangen können:

• Artikelverfügbarkeit anzeigen
• Daten für Einkäufe berechnen
• Einkaufsposten anzeigen

Mit dem Einkauf zusammenhängende Sachposten und Salden auf der Seite „Kontenplan“ anzeigen

Auf der Seite „Kontenplan“ werden alle Sachkonten mit aggregierten Zahlen zu den in der Finanzbuchhaltung gebuchten Beträgen angezeigt. Von dieser Seite aus können Sie beispielsweise Folgendes tun:

• Berichte ansehen, die die Sachkonteneinträge und -Salden zeigen.
• Eine Liste der Buchungsgruppen für dieses Konto überprüfen.
• Zeigen Sie separate Soll- und Habensalden für ein einzelnes Konto an.

Speziell für den Einkauf können Sie auf der Seite „Kontenplan“ eine Ansicht erstellen, in der nur die Konten angezeigt werden, die Sie zum Buchen von Einkaufsposten verwenden.

Weitere Informationen finden Sie unter Den Kontenplan verstehen.

Daten nach (mit dem Einkauf zusammenhängenden) Dimensionen analysieren

Dimensionen sind Attribute und Werte, die Posten kategorisieren, sodass Sie sie auf Dokumenten wie Bestellungen verfolgen und analysieren können. Dimensionen können beispielsweise angegeben, aus welchem Projekt oder aus welcher Abteilung ein Posten stammt.

Anstatt also separate Finanzbuchhaltungskonten für jede Abteilung und jeden Standort einzurichten, können Sie Dimensionen als Grundlage für die Analyse verwenden und vermeiden, dass Sie eine komplizierte Kontenplanstruktur erstellen müssen.

Mehr erfahren Sie unter Daten nach Dimensionen analysieren.

Siehe auch

Unternehmenskonsolidierung
Power BI-Einkaufs-App
Finanzberichte mit Finanzdaten und Kontenkategorien erstellen
Finanzberichte über Konzernmandanten oder juristische Personen hinweg verarbeiten
Ad-hoc-Analysen von Einkaufsdaten
Integrierte Einkaufsberichte
Den Kontenplan verstehen
Daten nach Dimensionen analysieren
Analysen, Business Intelligence und Berichterstellung – Übersicht
Arbeiten mit Business Central

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