Administrer forslag til projektfakturaer
Finder anvendelse for: Project Operations for ressource-/ikke-lagerbaserede scenarier
Projektfakturaforslag kan behandles af din faktureringsafdeling, når følgende to betingelser er opfyldt:
- Projektlederen bekræfter proformafakturaen i Microsoft Dataverse.
- Alle ikke-fakturerede salgstransaktioner, der er inkluderet i proformafakturaen, bogføres ved at integrere Dynamics 365 Project Operations Integration-kladden.
Brug følgende trin til at færdiggøre et projektfakturaforslag i Dynamics 365 Finance.
- Gennemse faktureringsoplysninger for tids- og materialetransaktioner, og bogfør kladden til Integration af Project Operations.
- Gennemse faktureringsoplysninger milepæle med fast prisfakturering.
- Gennemse og formater et projektfakturaforslag.
- Bogfør og udskriv projektfakturaer.
Administrer faktureringsoplysninger i kladden til Integration af Project Operations
De faktiske projektoplysninger, der er oprettet i Dataverse, gennemses og bogføres i Finance af projektets bogholder. Du kan finde flere oplysninger om at arbejde med integrationskladden under Integrationskladde i Project Operations.
Faktiske omkostninger og ikke-fakturerede faktiske salgstal tilføjes til integrationskladden som separate linjer:
- Enhedsomkostningsprisen og omkostningsbeløbet i den faktiske omkostning er standardværdien fra projektets faktiske omkostningstransaktioner i Dataverse.
- Enhedens salgspris og salgsbeløbet på den ikke-fakturerede salgstransaktion er standardværdien fra projektets faktiske ikke-fakturerede salgstransaktion i Dataverse.
Fakturering af moms
Beregning af moms til fakturering bestemmes af kombinationen af felterne Fakturering af momsgruppe og Fakturering af varemomsgruppe på en ikke-faktureret salgspost i kladdelinjen i Integration af Project Operations. Systemet bruger som standard disse feltværdier på baggrund af indstillingerne under fanen Økonomi på siden Projektstyring og regnskabsparametre.
Metoden momsgruppe afgør standardlogikken for fakturering af momsgruppen:
- Projekt: Vil som standard altid være projektets fakturerede momsgruppe. Du kan gennemse eller ændre et projekts standard for fakturering af momsgruppen ved at vælge Vis standardregnskab på siden Alle projekter.
- Projektkontrakt: Vil som standard altid være projektkontraktens fakturerede momsgruppe. Du kan gennemse eller ændre en projektkontrakts standard for fakturering af momsgruppen ved at vælge Vis standardregnskab på siden Projektkontrakter.
- Kunde: Vil som standard altid være kundens fakturerede momsgruppe.
- Søg: Søger på tværs af alle ovennævnte objekter og vælger den første tilgængelige værdi. Søgningen starter med objektet Projekt, derefter objektet Projektkontrakt og til sidst objektet Kunde.
Metoden varemomsgruppe afgør standardlogikken for fakturering af varemomsgruppen:
- I forbindelse med transaktionstyper for tid, udgifter og gebyrer vil faktureringen af varemomsgruppen som standard altid stamme fra objektet Produktkategori.
- I forbindelse med materialetransaktionstyper er standarden for fakturering af varemomsgruppen baseret på indstillingen for Metoden varemomsgruppe i Parametre for projektstyring og regnskab. Varenummeret bruges som standard for varemomsgruppen og er baseret på objektet Frigivet produkt. Kategorien bruges som standard for varemomsgruppen og er baseret på objektet Projektkategori.
Økonomiske dimensioner
De økonomiske dimensioner for ikke-fakturerede salgsposter i kladden for Integration af Project Operations er som standard baseret på objektet Projekt. Økonomiske dimensioner kan gennemses og justeres ved at vælge Fordel beløb. Hvis du har brug for at ændre de økonomiske dimensioner i den ikke-fakturerede salgspost, efter at integrationskladden er bogført, men før proformafakturaen bekræftes, skal du gå til Alle projekter>Administrer>Bogførte transaktioner og vælge transaktionen og derefter vælge Behandl>Tilpas regnskab.
Valutakurser
Ikke-faktureret transaktionsvaluta i Dataverse anvendes som transaktionsvaluta i Finance og konverteres til virksomhedens regnskabsvaluta ved hjælp af de i Finance definerede valutakurser.
En projektkontrakt kan kræve, at der anvendes en konstant (fast) valutakurs i aftalens løbetid. I nogle tilfælde kan en fastkursaftale være påkrævet for at opfylde kontraktlige eller lovgivningsmæssige krav. Den faste valutakurs anvendes derefter, når salgsbeløb i den konfigurerede valuta konverteres til indtægtsposterne for virksomhedens regnskabsvaluta.
Oversigt over fastkursfunktionen
Fra og med 10.0.41-versionen er funktionen Aktivér brugen af faste valutakursaftaler for ressource-/ikke-lagerførte udrulninger tilgængelig for at understøtte kravet. Når denne funktion er aktiveret, indeholder Aktionsruden på siden Projektkontrakter i finans- og driftsarkitekturen en knap, der kan bruges til at oprette en fastprisaftale. Derudover kan der angives en salgsvaluta, en valutakurs og et valgfrit referenceaftalenummer for at aktivere en fastkursaftale.
Hvis der ikke er konfigureret en fastprisaftale for en bestemt projektkontrakt, bruger systemet som standard den valutakurs, der er konfigureret for den juridiske enhed.
Følgende dokumenter kan bruges sammen med fastkursaftaler:
- Kladder
- Tidsregistreringer
- Materialeforbrugslogge
- Milepæle og forskudshonorarer
- Udgifter
- Udgiftsrapporter
- Leverandørfakturaerer
- Estimater som timer, tid og materialer
Bemærk
Hvis en fast valutakurs er aktiveret i et projekt, der har eksisterende transaktioner, begynder eksisterende kladdeintegrationers kladdelinjer eller ventende projektfakturaer at bruge den nye kurs.
Eksempelscenarie
Contoso er baseret i USA og bruger amerikanske dollar (USD) som regnskabsvaluta. Det leverer et projekt til Coho Winery, der er baseret i Storbritannien. Det britiske pund (GBP) bruges som kontraktsalgsvaluta. GBP-til-USD-valutakurserne svinger regelmæssigt mellem 1,2 og 1,4. Derfor accepterede virksomhederne en fast kurs på 1,25 for deres forretningstransaktioner i kontraktens og projektets løbetid.
I Project Operations oprettes der en projektkontrakt. For denne projektkontrakt er der konfigureret en aftale om fast kurs, der bruger valutaen GBP og en valutakurs på 1,25. Contoso har oprettet et tids- og materialeprojekt med tid og udgifter, der akkumulerer indtægter til oprettelse af økonomiske poster for arbejde under udførelse (IGVA).
På projektet oprettes opgaver til planlægning af de forskellige projektfaser. Julia Funderburk vil fuldføre den første opgave, kravindsamling. Denne opgave har en anslået varighed på syv timer. Du kan åbne siden Alle projekter i finans- og driftsinfrastrukturen, vælge projektet og derefter vælge Timeprognoser på fanen Plan i handlingsruden. Siden viser posten til prognosen for syv timer. Vælg Vis Finans. Oversigt-fanen viser de anslåede omkostninger og en linje for 2.187,50 GBP omsætning for Projekt - faktureret indtægt-bogføringstypen. Vælg fanen Generelt for at få vist udspecificeringen af salg. Denne opdeling viser syv timers indsats og salgsprisen på 250. Det samlede salgsbeløb på 1.750 beregnes ved hjælp af en valutakurs på 125.
Contosos omsætning i regnskabsvalutaen beregnes på følgende måde:
7 timer × 250 GBP pris × 1,25 valutakurs = 2.187,50 USD
Når projektet begynder arbejdet, logger Julia sin tid for de første fire timers arbejde på den første projektfaktura. Den 27. august opretter hun en tidsregistrering på fire timer i forhold til kravindsamlingsopgaven. Når denne post er godkendt, oprettes den som en integrationskladde under den næste behandling af import fra midlertidig tabel. Integrationskladden viser to linjer: én for omkostninger og én for salg. Følgende tabel viser, hvordan disse linjer ser ud.
| Dokumenttype | Ressourcenavn | Timer | Kostbeløb | Salgsbeløb | Salgsvaluta | Valutakurs for pris |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Brug | Julia Funderburk | 4 | 480 | 0 | USD | 100 |
| Brug | Julia Funderburk | 4 | 0 | 1.000 | GBP | 125 |
For omkostningslinjen forbliver omkostningerne i firmaets valuta (USD). Derfor anvendes ingen valutakurs. For salgslinjen afspejler prisens valutakurs den faste valutakurs.
Bogføring af integrationskladden resulterer i følgende elementer:
- Bogføring af projektomkostningerne
- Post til projekt – IGVA – Salgsværdi
- Post til projektets periodiserede indtægter for IGVA ved hjælp af den faste valutakurs
| Konto | Navn | Beløb i transaktionsvaluta | Beløb i regnskabsvaluta | Valutakurs | Bogføringstype |
|---|---|---|---|---|---|
| 600300 | Lønfordeling | -480 | -480 | 0 | Projekt - Lønfordeling |
| 540100 | Projektomkostninger - arbejdskraft | 480 | 480 | 0 | Projekt - omkostning |
| 161300 | IGVA - Salgsværdi | 1.000 | 1.250 | 1,25 | Projekt - IGVF - Salgsværdi |
| 420200 | Periodiseret omsætning | -1.000 | -1.250 | 1,25 | Projekt - Periodiseret omsætning |
Når fakturaforslaget genereres, har det en enkelt linje for de fire timer til en salgspris på 250 til et samlet salgsbeløb på 1.000 GBP. Debitorfakturaen er i GBP.
Bogføring af fakturaforslaget resulterer i en debitorfaktura, der har følgende elementer:
- Tilbageførsel til projekt – IGVA – Salgsværdi
- Tilbageførsel til projektets periodiserede indtægter for IGVA ved hjælp af den faste valutakurs
- Post til faktureret omsætning ved hjælp af den faste valutakurs
- Post til kundesaldo ved hjælp af den faste valutakurs
4 timer × 250 GBP pris × 1,25 valutakurs = 1,250 GBP
| Account | Name | Beløb i transaktionsvaluta | Beløb i regnskabsvaluta | Valutakurs | Bogføringstype |
|---|---|---|---|---|---|
| 161300 | IGVA - Salgsværdi | -1.000 | -1.250 | 1,25 | Projekt - IGVF - Salgsværdi |
| 420200 | Periodiseret omsætning | 1.000 | 1.250 | 1,25 | Projekt - Periodiseret omsætning |
| 411100 | Omsætning – Arbejde | -1.000 | -1.250 | 1,25 | Projekt – Faktureret omsætning |
| 130100 | Debitorer | 1.000 | 1.250 | 1,25 | Kundesaldo |
Administrer de økonomiske attributter for faktureringsmilepæle
Projektkontraktlinjer, som bruger faktureringsmetoden med fast pris, faktureres via Fastprismilepæle. Projektets bogholder kan gennemgå faktureringsmilepæle i Finance ved at gå til Projektstyring og regnskab>Alle projekter>Administrer>Aconto transaktioner.
Fakturering af moms
Værdierne for Momsgruppe og Varemomsgruppe vises som standard under indstillingerne, når der oprettes en ny faktureringsmilepæl i Dataverse. Systemet bruger som standard værdierne fra disse felter på baggrund af indstillingerne under fanen Økonomi på siden Parametre for projektstyring og regnskab.
Metoden momsgruppe afgør standardlogikken for Fakturering af momsgruppen:
- Projekt vil som standard altid være projektets fakturerede momsgruppe. Du kan gennemse eller ændre et projekts standardmomsgruppen ved at vælge Vis standardregnskab på siden Alle projekter.
- Projektkontrakt vil som standard altid være projektkontraktens fakturerede momsgruppe. Du kan gennemse eller ændre en projektkontrakts standard for fakturering af momsgruppen ved at vælge Vis standardregnskab på siden Projektkontrakter.
- Kunde vil som standard altid være kundens fakturerede momsgruppe.
- Søg søger på tværs af alle ovennævnte objekter i denne liste og vælger den første tilgængelige værdi. Søgningen starter med objektet Projekt, derefter objektet Projektkontrakt og dernæst objektet Kunde.
Momsgruppe for fastprismilepæle bruges som standardværdien i feltet Varemomsgruppe for faktureringsmilepælen. Revisoren kan gennemse og ændre denne værdi på siden Acontotransaktioner. Systemet bruger værdien fra acontotransaktionen, når der oprettes en projektfakturaforslagslinje.
Økonomiske dimensioner
De økonomiske standarddimensioner for milepælen for fakturering af fast pris angives på projektkontraktlinjer. Gå til Projektkontrakter>Vis standardregnskab, og på fanen Kontraktlinjer skal du vælge Priskontraktlinje og derefter angive de økonomiske dimensionsværdier, som du vil bruge som standard.
Projektets bogholder kan redigere oplysningerne om moms og de økonomiske dimensioner i fakturamilepæle, indtil projektfakturaforslaget oprettes.
Opret projektfakturaforslag
Projektfakturaforslag kan gennemses i modulet Projektstyring og regnskab ved at gå til Projektfakturaer>Projektfakturaforslag.
Overskriften til projektfakturaforslag oprettes i Finance, når proformafakturaen bekræftes i Dataverse. Systemet angiver det samme nummer for projektfakturaforslaget i Finance til som ID'et for proformafakturaen i Dataverse. Da proformafakturaer ikke nødvendigvis bekræftes i samme rækkefølge, som de oprettes, skal nummerserien for projektfakturaforslag i Finance tillade ændringer til lavere og højere tal. Konfigurer nummerserier ved hjælp af følgende trin:
I Finance skal du gå til Administration af organisation>Nummerserier>Nummerserier.
I filteret Område skal du vælge Projekter.
I filteret Reference skal du vælge Fakturaforslag.
Brug feltet Virksomhed til at filtrere de enkelte juridiske enheder, hvor integration af Project Operations Dataverse er aktiveret.
Åbn Nummerseriedetaljer. På fanen Generelt kan du angive følgende værdier:
- Tillad brugerændringer: Til et lavere tal = Ja
- Tillad brugerændringer: Til et højere tal = Ja
Projektfakturaforslagslinjer tilføjes af systemet ved hjælp af den periodiske proces for Import fra midlertidig tabel (Projektstyring og regnskab>Periodisk>Integration af Project Operations>Import fra midlertidig tabel). Denne proces kan køres enten manuelt eller ved hjælp af en periodisk plan. Systemet tilføjer ikke linjer til fakturaforslagsdokumentet, før alle linjer er klar til at blive faktureret. Tids- og materialetransaktioner er kun klar til at blive faktureret, når de bogføres ved at integrere kladden til Project Operations.
Formater og udskriv fakturaforslag
Projektets bogholder kan tilpasse udskriften af en projektfaktura ved hjælp af siden Formater fakturaforslag og funktioner til udskrivning.
Formater fakturaforslag
Siden Formater fakturaforslag gør det muligt at vise brugerdefinerede grupperingstransaktioner i kundeprojektfakturaen.
På siden Projektfakturaforslag skal du vælge Udskriv>Formater fakturaforslag.
Vælg Ny for at oprette en ny gruppering for udskriften af projektfakturaen.
I feltet Detaljer/oversigt skal du vælge indstillinger for denne gruppering:
- Vælg Detalje for at udskrive transaktionsoplysningerne for kundefakturaen.
- Vælg Oversigt for at udskrive transaktionsoversigten for kundefakturaen.
Bemærk
Dit valg i feltet Detalje/oversigt på siden Formater fakturaforslag, tilsidesættes den indstilling, der er valgt i feltet Fakturaformat på siden Fakturaforslag, for at udskrive en detaljeret faktura eller en oversigtsfaktura.
- Vælg de transaktionslinjer, der skal inkluderes i dette afsnit, under fanen Tilgængelige transaktioner, og vælg Medtag transaktioner for at flytte dem til fanen Valgte transaktioner.
- Vælg Flyt op og Flyt ned for at ændre sektionernes rækkefølge.
- Vælg Vis udskrift for at få vist en forhåndsversion af den formaterede faktura.
Udskriftsstyring
I udskriftsstyring bruges forskellige rapportfiler til at udskrive, angive destinationer og tilpasse teksten i fakturaens sidefod. Udskriftsstyring kan konfigureres på modulniveau, men disse indstillinger kan tilsidesættes for et bestemt kunde-, kontrakt- eller fakturaforslag. Du kan få adgang til denne funktion på siden Projektfakturaforslag ved at vælge Udskriv>Udskriftsstyring.
Konfiguration af udskrivningsstyring vises som en trævisning, hvor de tilgængelige dokumenter, der skal justeres, vises på de enkelte nodeniveauer. Du kan tildele brugerdefinerede udskrifter på dokumentniveauet for modulet, kunden, kontrakten eller fakturaforslaget. Hvis du vil ændre udskriften af det oprindelige dokument, skal du udvide den ønskede node og vælge Oprindeligt element. I feltet Rapportformat skal du vælge det rapportformat, der skal bruges til udskrivning. Du kan bruge brugerdefinerede rapportformater ved hjælp af rammen for dokumentstyring for virksomheder.
Bogfør fakturaforslag
Når fakturaen er blevet gennemset og redigeret, og fakturaforslagslinjerne er klar, skal du kontrollere fakturaens totaler og moms. I gruppen Detaljer skal du vælge Totaler og derefter vælge Bogfør for at bogføre fakturaen.
Hvis du vil have vist fakturaen, før du bogfører den, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Bogfør. Proforma udskrives på fakturaen for at indikere, at det er en eksempelfaktura. Hvis du vil udskrive fakturaen, skal du markere afkrydsningsfeltet Udskriv fakturaen.
Ud over siden Fakturaforslag kan fakturaforslag også bogføres ved at køre det periodiske job Bogfør fakturaforslag. Du kan finde dette job ved at gå til Projektstyring og regnskab>Periodisk>Projektfakturaer>Bogfør fakturaforslag.
På denne side vises alle de fakturaforslag, der er klar til at blive bogført. Du kan planlægge at bogføre fakturaforslag ved at vælge Batch. Angiv Batchbehandlingsparameteren til Ja, og angiv gentagelsen af batchbehandling ved at vælge Gentagelse.