Afstemme bankkontoudtog ved hjælp af avanceret bankafstemning

Med den avancerede bankafstemning kan du importere elektroniske bankkontoudtog og automatisk afstemme dem med banktransaktioner i Dynamics 365 Finance. I denne artikel beskrives afstemningsprocessen.

Bemærk

Nogle af de funktioner, der beskrives i denne artikel, gælder kun, når funktionen Moderne bankafstemning er deaktiveret. Hvis funktionen er aktiveret, er procesforløbet anderledes, og følgende ekstra funktionalitet er tilgængelig:

• Validering og bekræftelse af bankkontoudtog.
• Forbedringer af sammenholdningsregler for bankafstemning. Du kan finde flere oplysninger i Kontantansøgning til avanceret bankafstemning, Rydde tilbagefør posteringer på bankkontoudtog, Rydde tilbageført virksomhedstransaktioner og Oprette et bilag i avanceret bankafstemning.
• Bogføring af debitor- og kreditorkladder direkte fra bankafstemningsarbejdsarket.
• Oprettelse af finansbilag direkte fra bankafstemningsarbejdsarket.

Importere et elektronisk bankkontoudtog ved hjælp af elektronisk rapportering

Du kan importere dine kontoudtog fra banken ved hjælp af handlingen Importér kontoudtog på siden Bankkontoudtog side. Bankkontoen identificeres på bankkontoudtoget via en kombination af værdier, der angives for bankkontooplysningerne. Disse værdier omfatter bankens navn, bankkontonummer, registreringsnummer, SWIFT-kode (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) og IBAN-nummer (International Bank Account Number).

Du kan overføre et bankkontoudtog, der indeholder oplysninger om enten en enkelt konto eller flere konti. Hvis der er flere konti, kan kontiene være i forskellige juridiske enheder.

• For at importere en enkelt bankkontofil for en enkelt konto skal du vælge Nej i indstillingen Importér kontoudtog for flere bankkonti i alle juridiske enheder og vælge den bankkonto, der er tilknyttet kontoudtoget. Vælg Gennemse for at vælge den tilknyttede bankkontofil, og vælg derefter Overfør.
• For at importere en enkelt bankkontofil for flere konti skal du vælge Ja i indstillingen Importér kontoudtog for flere bankkonti i alle juridiske enheder. Vælg Gennemse for at vælge den tilknyttede bankkontofil, og vælg derefter Overfør.

Hvis nogen kontoudtog i den elektroniske fil ikke kan knyttes til en bankkonto, eller hvis det er knyttet til flere bankkonti ved hjælp af id-felterne, kan de ikke importeres. Dog kan andre kontoudtog i filen stadig importeres. Brugeren modtager derefter en meddelelse om, at import af bankkontoudtog lykkedes for bestemte bankkonti.

Bemærk!

Den bruger, der importerer bankkontoudtogsfilen, skal have adgang til en juridisk enhed for at importere kontoudtog for den juridiske enheds bankkonti.

Du kan også bruge en zip-fil til at overføre flere kontoudtogsfiler til Finance i en enkelt proces. For at importere flere bankkontofiler for flere konti kan du kombinere alle bankkontofiler i én zip-fil. I dialogboksen Importér bankkontoudtog skal du vælge Ja i indstillingen Importér kontoudtog for flere bankkonti i alle juridiske enheder. Vælg Gennemse for at vælge den zip-fil, der indeholder bankkontofilerne, og vælg derefter Overfør. Importen vil genkende zip-filen og overføre hvert kontoudtog, som indgår i den, uanset den juridiske enhed for bankkontoen.

Indstillingen Afstem efter import er tilgængelig. Når denne indstilling er indstillet til Ja, validerer systemet automatisk bankkontoudtoget, opretter en ny bankafstemning og et regneark og kører Standard for sammenholdningsregelsæt, når kontoudtoget er blevet overført. Denne funktion automatiserer processen indtil det punkt, hvor posteringerne skal afstemmes manuelt.

Du kan også bruge Elektronisk rapportering (ER) til jævnligt at importere bankkontoudtog fra en SharePoint-mappe. Benyt følgende fremgangsmåde for at importere bankkontoudtog.

1. Konfigurere SharePoint for et bankkontoudtogsformat. Du kan finde flere oplysninger under Konfigurere dataimport fra SharePoint.
2. I funktionsstyring skal du aktivere funktionen Automatisk import af bankkontoudtog fra SharePoint-mappe.
3. Aktivér batchbehandling under import af bankkontoudtog, og konfigurer indstillinger for gentagelse. Bankkontoudtog kan derefter importeres fra den konfigurerede SharePoint-mappe i kontoudtogsformatet.

Importere et elektronisk bankkontoudtog ved hjælp af dataenheder

Du kan importere bankkontoudtog ved hjælp af dataenhedsstrukturen. To enheder er tilgængelige:

• Overskrift på bankkontoudtog
• Bankkontoudtogslinjer

Her er skabelonen til import af en overskrift på bankkontoudtog:

• STATEMENTID
• BANKACCOUNT
• VALUTA
• OPENINGBALANCE
• ENDINGBALANCE
• FROMDATE
• TODATE

Her er skabelonen til import af linjer på bankkontoudtog:

• LINENUMBER
• BANKACCOUNT
• STATEMENTID
• BOOKINGDATE
• BELØB
• BANKSTATEMENTTRANSACTIONCODE
• COUNTERAMOUNT
• COUNTERCURRENCY
• COUNTEREXCHANGERATE
• CREDITORREFERENCEINFORMATION
• DOCUMENTNUMBER
• ENTRYREFERENCE
• INSTRUCTEDAMOUNT
• INSTRUCTEDCURRENCY
• INSTRUCTEDEXCHANGERATE
• LINESTATUS
• REFERENCENUMBER
• RELATEDBANK
• RELATEDBANKACCOUNT
• REVERSAL
• TRADINGPARTY

Du kan finde flere oplysninger under Oversigt over dataenheder.

Validere bankkontoudtoget

Når du vil validere et kontoudtog, skal du vælge Valider på siden Bankkontoudtog. Bankkontoudtog skal valideres, før de kan afstemmes. Dette trin udføres automatisk, hvis Afstem efter import er indstillet til Ja på tidspunktet for importen.

Valideringen af bankkontoudtog kontrollerer følgende:

• Bankkontoudtoget svarer til den valgte bankkonto.
• Valutaen på bankkontoudtoget svarer til valutaen for bankkontoen.
• Startsaldoen for bankkontoudtoget er lig med ultimosaldoen for det forrige kontoudtog for bankkontoen.
• Datoen overlapper ikke datoen for et andet bankkontoudtog for den samme bankkonto.
• Datoer på kontoudtogslinjerne ligger mellem fra-datoen og til-datoen i bankkontoudtoget.
• Startsaldoen og opsummerede linjebeløb er lig med slutsaldoen.

Når valideringen er fuldført, opdateres status for bankkontoudtoget til Valideret. Et bankkontoudtog skal valideres, før det kan afstemmes.

Hvis funktionen Moderne bankafstemning er aktiveret, er knapperne Valider og Bekræft tilgængelige i overskriften til bankkontoudtoget.

• Valider – Bekræft dataene i bankkontoudtoget.
• Bekræft – Opdater status for bankkontoudtoget til Bekræftet.

Afstemme bankkontoudtoget

Når du har importeret et elektronisk bankkontoudtog og valideret kontoudtoget på siden Bankkontoudtog, kan du afstemme bankkontoudtoget ved hjælp af siderne Bankafstemning og Bankafstemningsarbejdsark.

På siden Bankafstemning skal du vælge Ny for at oprette en ny afstemning og derefter vælge bankkontoen for det kontoudtog, der blev importeret. En bankkonto kan kun have én åben bankafstemning. Skæringsdatoen bestemmer transaktionerne på bankkontoudtoget og de Operations-bankposteringer, der er medtaget i afstemningsarbejdsarket. Som standard bruges den aktuelle systemdato som skæringsdatoen, men du kan ændre datoen for afstemningen. De resterende oplysninger i hovedet hentes automatisk fra kontoudtoget. Dette trin udføres automatisk, hvis Afstem efter import er indstillet til Ja på tidspunktet for importen.

På siden Bankafstemning skal du vælge Regneark for at åbne siden Bankafstemningsarbejdsark. Hvis indstillingen Afstem efter import er Ja, køres Standard for sammenholdningsregelsæt automatisk for afstemningen. Hvis du vil køre sammenholdningsregler manuelt, skal du vælge Kør sammenholdningsregler for at vælge de sammenholdningsregelsæt eller sammenholdningsregler, der skal køres mod bankposteringerne. Hvis du har mange transaktioner at behandle, kan du udføre dette trin som en batchproces.

Siden Bankafstemningsarbejdsark har fire gitre, der indeholder posteringer. De to øverste gitre viser transaktioner fra kontoudtoget og Operations-handlinger, der endnu ikke er afstemt. De to nederste gitre viser afstemte posteringer. Fanen Transaktionsdetaljer i bankkontoudtog vises oplysninger om den ikke-sammenholdte kontoudtogspostering, der er valgt i det øverste gitter.

Du kan aktivere yderligere filtreringsfunktioner og et nyt gitter for nye transaktioner ved at aktivere funktionen Forbedring af avanceret bankafstemning: aktivér filtrering, og få et separat gitter til nye transaktioner.

Der er tre måder at sammenholde eller afstemme transaktioner på bankkontoudtog:

• Sammenhold kontoudtogstransaktionerne med banktransaktioner, der er bogført i Finance.
• Sammenhold kontoudtogstransaktioner med en tilbageførselstransaktion for bankkontoudtoget.
• Markér transaktionerne som Ny, så de kan bogføres senere som en banktransaktion i Finance.

Du sammenholder transaktioner manuelt ved at vælge transaktionerne i gitteret Bankkontoudtogstransaktioner, markere de tilsvarende transaktioner i gitteret Operations-bankposteringer og derefter vælge Afstem. De valgte posteringer flyttes fra de øverste gitre for ikke-sammenholdte transaktioner til de lavere gitre for sammenholdte posteringer. Desuden opdateres de samlede sammenholdte og ikke-sammenholdte beløb. Du kan have én-til-én, mange-til-en og mange-til-mange-transaktionssammenholdelser. Sammenholdelser skal følge reglerne for tilladte datodifferencer og tilknytning af transaktionstype. Disse regler angives på siden Kontant- og bankstyringsparametre.

Der kan forekomme øredifferencer i din afstemning. Du kan sammenholde en enkelt bankkontoudtogstransaktion med en enkelt Operations-banktransaktion, som har øredifferencer, hvis øredifferencerne er inden for det tolerancebeløb, der er defineret af feltet Tilladt øredifference på bankkontoen. Beløbet vises i feltet Korrektionsbeløb på den matchede Operations-banktransaktion. Når bankafstemningen er markeret som afstemt, bliver korrektioner automatisk bogført ved hjælp af den hovedkonto, der er defineret i den tilknyttede banktransaktionstype. Korrektioner understøttes ikke for dokumenttyperne Bankcheck og Depositum.

Tilbageførsel af bankkontoudtogtransaktioner sammenholdes ved hjælp af afstemningsarbejdsarket. To kontoudtogslinjer kan sammenholdes, hvis beløbene er modsat, og hvis en af posteringerne er markeret som en tilbageførsel. Du kan også oprette en sammenholdelsesregel for handlingen Ryd opgørelseslinjer til tilbageførsel.

Tilbageførte Operations-banktransaktioner skal afstemmes ved hjælp af siden Operations-banktransaktioner. Du kan afstemme to Operations-banktransaktioner sammen, hvis dokumenterne har den samme bankkonto, dokumenttype og betalingsreference, og hvis de har modbeløb. Du kan også afstemme en enkelt annulleret check for at forhindre, at disse transaktioner vises på afstemningsarbejdsarket.

Hvis der er nye banktransaktioner, som er iværksat af banken, f.eks. renter, afgifter og gebyrer, som endnu ikke findes i Finance, kan du føje dem til en kladde, der er tilknyttet den valgte afstemning af bankkontoudtoget. Vælg en bankkontoudtogstransaktion i gitteret Bankkontoudtogstransaktioner for ikke-sammenholdte transaktioner, og vælg derefter Markér som ny. Status for transaktionen indstilles til Ny, og transaktionen flyttes til gitteret Bankkontoudtogstransaktioner for sammenholdte posteringer. Senere skal du fra siden Bankkontoudtog bogføre posteringer, der er markeret som Ny. Hvis du aktiverer funktionen Aktivér bogføring af nye transaktioner i bankafstemning, kan transaktioner, der er markeret som Ny også bogføres direkte fra bankafstemningsarbejdsarket. For at få flere funktionsforbedringer kan du aktivere funktionen Nyt bilag og ny dato for nye transaktioner i det avancerede bankafstemningskontoudtog.

Du kan fjerne sammenholdelse af transaktioner, der er sammenholdt ukorrekt. Vælg den sammenholdte bankkontoudtogstransaktion, og vælg derefter Fjern sammenholdning. Alle tilknyttede transaktioner flyttes tilbage til de øverste gitre for ikke-sammenholdte transaktioner, og de samlede sammenholdte og ikke-sammenholdte beløb opdateres.

Når du har afsluttet afstemningsprocessen, skal du markere bankafstemningsarbejdsarket som afstemt. Denne proces bogfører automatisk rettelsesbeløb ved hjælp af de konti, der er angivet på siden Bankposttyper. Bankafstemningen for en opgørelse kan markeres som afstemt når som helst, selv hvis der er bankkontoudtogslinjer, der endnu ikke er afstemt. De uafstemte posteringer flyttes automatisk til næste afstemningsregneark som uafstemte banktransaktioner, der skal afstemmes. Når en afstemning af bankkontoudtog er markeret som afstemt, kan den ikke fortrydes. Afstemningen kan ikke længere redigeres, og du vil ikke længere have mulighed for at foretage opdateringer af afstemningen. Du kan aktivere funktionen Aktivér tilbageførsel af bankafstemning, selvom der er nye transaktioner bogført bankkontoudtog for at tilbageføre afstemningen. Du kan forbedre processen ved at aktivere funktionen Aktivér batchtilstand for "Markér som afstemt" på forhånd i bankafstemning.

Bogføre nye transaktioner, der er knyttet til afstemningen

Bankkontoudtogstransaktioner, du har markeret som Ny på afstemningsarbejdsarket, bogføres på siden Bankkontoudtog. På siden Bankkontoudtog skal du vælge kontoudtogs-id'et for at få vist oplysninger på kontoudtoget. I menuen Regnskab kan du bruge indstillingerne Få vist fordelinger og Vis regnskab til at få vist detaljerne bag de nye transaktioner, og de tilknyttede poster. Vælg indstillingen Bogfør for at bogføre de bankkontoudtogslinjer, der er markeret som Ny, i finansmodulet. Bogføring kan kun udføres én gang pr. bankkontoudtog. For at tilbageføre et bogført bankkontoudtog via en ny transaktion kan du aktivere funktionen Tilbagefør bogført bankafsemning via nye transaktioner.

Du kan få vist bilaget for en ny transaktion på en side for Bankkontoudtog ved at aktivere funktionen Vis bilag i bankkontoudtog .

Hvis funktionen Moderne bankafstemning er aktiveret, kan brugerne generere finansbilag direkte fra afstemningsarbejdsarket. Du kan finde flere oplysninger under Oprette et bilag i avanceret bankafstemning.

Bogfør debitor- og kreditorbetalinger fra bankkontoudtog og afstemningsregneark

Hvis funktionen Moderne bankafstemning er aktiveret, forbedres bankkontoudtoget og afstemningsarbejdsarkene. Her er nogle af de ekstra funktioner, der leveres:

• Du kan bogføre debitor- og kreditorbetalingskladder direkte fra udvalgte bankkontoudtogslinjer.
• De bogførte debitor- og kreditorbetalingskladder sammenholdes automatisk med de oprindelige bankkontoudtogslinjer i regnearket til bankafstemning.

For at anvende denne funktionalitet skal du følge disse trin:

1. Angiv standardkundebetalingskladden og navnene på standardkladder til kreditorbetaling i oversigtspanelet Afstemning af Bankkonti.

   Bemærk

   Du kan ikke angive kladdenavne, som en arbejdsgang for godkendelse er aktiveret for.

2. Vælg de nødvendige linjer i bankkontoudtoget på siden Bankkontoudtog eller Bankafstemningsarbejdsark.

3. Vælg Generer betalingskladde for at generere og bogføre betalingskladden.